SE.15.FMC.01.07-2014.01.007.

R-01

1.5.A Endstate Document TIGER

Endstate pelaksanaan Unschedule Breakdown FMC

Version 2
05 March 2015
CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY
 TIGER : SOP untuk pelaksanaan unscheduled breakdowns FMC
Sebelum perbaikan
T I
1 2
Talk to Customer
1.1
Radioman
Setiap informasi breakdown
unit dari customer harus
tercatat di logbook Radioman
dan diinformasikan ke
Supervisor
1.2 Radioman
Setiap problem unschedule
harus dibuatkan WO sesuai
job tipe unscheduled (USC)
di SAP dan detail insidennya
dicatat di database
1.3 SPV
Team Dedicate Unschedule
ditugaskan untuk pergi ke
unit dan menangani
Unschedule
1.4 SPV
Team unscheduled
breakdown yang
ditugaskan, difasilitasi
dedicate sarana
tranportasi lengkap
dengan tools khusus
Output
Catatan insiden baru
dalam database
Tim respon menuju ke
unit
1R’man : Radioman; 2PH : Part Handler
Selama perbaikan Setelah perbaikan
G E R
3 4 5
Inspect unit and Go ahead and
Enter data in report Review job
investigate problem do the repair
3.1 Mech 4.1 Mech 5.1 Mech PDCSS ADM
2.1 Mech SPV SPV SPV 5.5
PPC
/WPSR
Supervisor atau leader harus ada Pre release info ke customer dan Detail pekerjaan unscheduled Root Cause Problem Solving Spare parts yang sudah
dilapangan untuk mensupervisi tim radioman dilakukan 30 menit yang dilakukan wajib diisikan wajib dilakukan ketika ada dipakai harus di good
ketika terjadi breakdown unschedule sebelum unit ready dan dicatat di kedalam Form Maintenance & pekerjaan unscheduled dan
issue dan yang tidak
logbook oleh radioman Repair Record secara lengkap dicatat di Form Maintenance
terpakai harus di return
& Repair Record hal ke 2
2.2 Mech SPV ke Parts Departement
4.2 SPV Mech maksimal 1 hari setelah
Action plan perencanaan repair 3.2 SPV
selalu dibuat setelah inspeksi unit
5.2 SPV dokumen NPB/SPB
Pengisian problem log konsisten
Ground test dan final inspection Semua dokumen diterima di PDCSS/WPSR
dan investigasi problem dan dilakukan untuk setiap temuan
dilakukan sebelum unit di release masalah atau kendala pada saat unschedule repair
dicatat pada Maintenance &
pelaksanaan unschedule dan dievaluasi dan direview
Repair Record form
dilakukan problem solving pengisiannya maksimal 1 5.6 ADM PPC
hari setelah pekerjaan
2.3 SPV Parts Handler
selesai TECO Work Order di
Adanya fungsi part handler yang 3.3 SPV Radioman SAP maksimal 3 hari
bertugas melakukan order part dan Informasi waktu selesainya 5.3 Radioman setelah pekerjaan
memastikan part tersebut cepat 4.3 Mech Unschedule breakdown
perbaikan harus diinfokan ke MCR Update dokumen
tersedia MTC wajib diinput maksimal 2 hari selesai
customer dan ke radioman untuk unschedule breakdown ke
setelah pekerjaan selesai
dicatat di logbook dan diupdate di database KPI dan database
2.4 SPV Radioman database action tracker maksimal 2
Setiap order part unschedule hari setelah pekerjaan
menggunakan RPL SAP dan di selesai
stempel urgent
5.4 SPV
2.5 Parts Handler
Follow-up action dari RCPS
Setiap spare part diterima dari PDC
wajib ditindaklanjuti dan
harus di good received dengan
diupdate di database action
barcode
tracker secara rutin
2.6 Parts Handler
Serah terima part unschedule ke
mekanik menggunakan NPB/SPB
Rencana action untuk Perbaikan selesai, unit Hlm 1 Form Maintenance & Hlm2 Form Maintenance &
perbaikan bekerja kembali Repair Record lengkap Repair Record lengkap
Action RCPS dimasukan ke
Order parts dilakukan dan Pemberitahuan customer MTC mobile terinput di action tracker
dikirim ke field dilakukan system Part ter-GI
UT SBPR | 1
1.5.A 1 Talk to the operator
Seperti apakah seharusnya penanganan Unscheduled Breakdown yang baik itu ...

1.5.A 1.1
Setiap informasi breakdown unit harus tercatat di logbook dan diinformasikan ke
Supervisor
Setiap problem unschedule harus dibuatkan WO sesuai job tipe unscheduled (USC)
1.5.A 1.2
di SAP dan mencatat detail insiden dicatat di database

1.5.A 1.3
Tersedianya team khusus disertai rooster yang benar (merata dari sisi jumlah,
leadership dan kompetensi)
Ada dedicate sarana tranportasi lengkap dengan tools khusus untuk team
1.5.A 1.4
unscheduled breakdown

UT SBPR | 2
 Setiap informasi breakdown unit harus tercatat di logbook dan diinformasikan ke
1.5.A 1.1
Supervisor
PIC: Radioman

Radioman mencatat problem unschedule di Log Book Radioman

Checklist standar untuk Info breakdown1

Model/kode unit

Lokasi

Service meter reading (SMR) di mesin pada saat breakdown

Status – Berhenti atau masih operasi?
Radioman sebagai point

Komponen problem
of contact pertama

Deskripsi trouble:
Time
PIC Status
Date No WO Code Unit Location BUS/ SCH Actual
Info Trouble
Down
Start Job
Estimasi Pre Release
RFU Info
RFU
SMR Start SMR Finish Problem Description Action Component Resp. Mechanic Name
Customer (RFU/ CT) o Detail gejala (symptom)
02-Mar-15 576582 DT 3663 PIT Angrek SCH 8:00:00 AM 7:45:00 AM 8:15:00 AM 9:45:00 AM 9:50:00 AM 10:00:00 AM 11134 11149 PI UT Addle D.S Bakhtiar RFU

05-Mar-15 575456 DT 3889 PIT Mawar BUS 2:30:00 AM 2:20:00 AM 2:30:00 AM 2:45:00 AM 3:10:00 AM 3:30:00 AM 10334 10350 Error 03
-Reposisi Clamp
PAMA Anggiandika Bakhtiar RFU
o Kode error (jika ada)
-ACC Pedal
08-Mar-15 576585
11-Mar-15 576589
DT 3784
DT 3987
PIT Binggo
PIT Mawar
SCH 8:00:00 AM 7:48:00 AM 8:10:00 AM 12:00:00 PM 11:50:00 AM 12:05:00 PM 9084 1094
SCH 10:00:00 AM 9:57:00 AM 10:15:00 AM 11:45:00 AM 11:55:00 AM 12:00:00 PM 11834 11899
PS 500
PI
PS 500 UT
UT
Purnama Bakhtiar RFU
Purnama Bakhtiar RFU
o Part number atau part yang bermasalah (jika tersedia)
15-Mar-15 576583 DT 3123 PIT Angrek BUS 6:00:00 PM 5:40:00 PM 6:30:00 PM 11:30:00 PM 11:40:00 PM 11:45:00 PM 13455 13508 Unit Can't Start Cleaning Strainer Strainer UT Addle D.S Bakhtiar RFU
17-Mar-15 576584 DT 3917 PIT Angrek BUS 11:00:00 PM 10:45:00 PM 11:05:00 PM 11:30:00 PM 11:45:00 PM 12:00:00 AM 14544 14600 Engine Low Power Replace Fuel Fil ter Fuel Filter UT Anggiandika Bakhtiar RFU o Info/detail lainnya yang relevan terhadap breakdown

Log Book radioman

Mengapa hal ini penting ?

• Pencatatan problem di logbook berguna sebagai informasi bagi supervisor untuk melakukan tindakan perbaikan dan sebagai
bahan pertimbangan pada saat reconsiliasi breakdown unit dengan customer.

UT SBPR | 3
 Setiap problem unschedule harus dibuatkan WO sesuai job tipe unscheduled (USC)
1.5.A 1.2
di SAP dan detail insidennya dicatat di database
PIC: Radioman

Radioman membuat WO pekerjaan terhadap unit yang breakdown tersebut

Radioman sebagai point Naikkan Work Order USC Mencatat detail insiden
of contact pertama baru di SAP dan catat di database
nomor WO

Evidence :
• Terdapat WO untuk pekerjaan unschedule
• Terdapat detail insiden yang tercatat di database

Mengapa hal ini penting ?

• Work Order (WO) adalah dasar mekanik untuk melakukan tugas atau pekerjaan dan sebagai referensi input MTC.
• Work Order (WO) digunakan sebagai referensi untuk mencari history pekerjaan
• Tipe WO unschedule (USC) diperlukan untuk tracking OTIF part.
• Record database sebagai inputan untuk membuat report KPI dan pareto problem

UT SBPR | 4
1.5.A 1.3
Team Dedicate Unschedule ditugaskan untuk pergi ke unit dan menangani
Unschedule
PIC: Supervisor

Ada tim khusus untuk menangani PI & Unschedule breakdown

• rooster mekanik
dibuat dengan
komposisi yang
Supervisor memilih team Respon
sesuai dengan rooster seimbang,
pertimbangannya
meliputi grade dan
pemilik kimper

Team respon sesuai dengan rooster Struktur Organisasi FMC

Evidence :
• Terdapat team respon khusus di rooster mekanik dan di struktur organisasi yang sudah di tentukan sebelumnya untuk
menangani unit yang mengalami unschedule breakdown

Mengapa hal ini penting ?

• Team khusus diperlukan agar respon dan resolution pekerjaan unscheduled menjadi lebih cepat
• rooster yang benar diperlukan agar kemampuan masing-masing team merata (dalam jumlah dan kompetensi)

UT SBPR | 5
 Team unscheduled breakdown yang ditugaskan, difasilitasi dedicate sarana
1.5.A 1.4
tranportasi lengkap dengan tools khusus
PIC: Supervisor

Ada kendaraan khusus untuk Unschedule Breakdown

Hidraulic Tools

Elektric Tools
Dedicated vehicle yang digunakan
oleh tiger team

Publikasi

Part Book/ Shop Manual Wiring Diagram SOP TIGER MRR

Part Reference

Mengapa hal ini penting ?

• Respon team terhadap unit yang mengalami unscheduled breakdown menjadi lebih cepat
• Pekerjaan menjadi lebih efisien karena tools tersedia lengkap dimobil

UT SBPR | 6
1.5.A 2 Inspect unit and investigate problem
Seperti apakah seharusnya penanganan Unscheduled Breakdown yang baik itu ...
Supervisor atau leader harus ada dilapangan untuk mensupervisi tim ketika terjadi
1.5.A 2.1
breakdown unschedule

1.5.A 2.2
Action plan perencanaan repair selalu dibuat setelah inspeksi unit dan investigasi
problem dan dicatat pada Maintenance & Repair Record form

1.5.A 2.3
Adanya fungsi part handler yang bertugas melakukan order part dan memastikan
part tersebut cepat tersedia

1.5.A 2.4 Setiap order part unschedule menggunakan RPL SAP dan di stempel urgent

1.5.A 2.5 Setiap spare part diterima dari PDC harus di good received dengan barcode

1.5.A 2.6 Serah terima part unschedule ke mekanik menggunakan NPB/SPB

UT SBPR | 7
 Supervisor atau leader harus ada dilapangan untuk mensupervisi tim ketika terjadi
1.5.A 2.1
breakdown unschedule
PIC: Supervisor Mekanik

Contoh proses supervisi

Mekanik dan supervisor / leader harus berdiskusi dan

membuat action plan untuk repair:
1. Tindakan korektif yang akan dilakukan
2. Parts yang dibutuhkan
3. Sumber daya lain yang diperlukan - lube truck, crane
truck dsb.
4. Pembagian tugas di dalam tim – siapa yang akan pergi
menjemput parts, bisakah salah satu melakukan PI
opportunistik dsb.
5. Perkiraan lead time yang diperlukan untuk perbaikan

Evidence :
• Ada Action Plan yang tertulis pada Form Maintenance & Repair Record halaman pertama
• Terdapat estimasi durasi pekerjaan yang diinformasikan supervisor atau mekanik ke radioman.

Mengapa hal ini penting ?

• Supervisor/ leader ke lapangan untuk mempercepat penanganan unschedule dengan cara membantu troubleshooting dan
perencanaan eksekusi.
• Perkiraan lead time sangat diperlukan agar mekanik mempunyai target terhadap pekerjaan yang dilakukan dan untuk arrange
operator (ketika unit ready, operator sudah siap unituk mengoperasikan unit)

UT SBPR | 8
 Action plan perencanaan repair selalu dibuat setelah inspeksi unit dan investigasi
1.5.A 2.2
problem dan dicatat pada Maintenance & Repair Record form
PIC: Supervisor Mekanik

Contoh action plan pada Maintenance & Repair Record form

Field yang harus diisi saat membuat

Action Plan :

1. Kelengkapan identitas unit, status

operasi unit dan letak unit

2. Detail rencana serta estimasi

pekerjaan yang akan dilakukan
dan Estimasi RFU

3. Nama Man Power dan NRP untuk

masing – masing pekerjaan

Mengapa hal ini penting ?

• Action plan dan estimasi lead time perencanaan repair selalu dibuat agar proses repair terukur dan berjalan sesuai target
• Agar customer dapat memperkirakan kapan unit akan selesai sehingga pada saat unit sudah selesai, operator sudah siap

UT SBPR | 9
 Adanya fungsi part handler yang bertugas melakukan order part dan memastikan
1.5.A 2.3
part tersebut cepat tersedia
PIC: Supervisor Parts Handler

Adanya fungsi Part Handler untuk mem-backup orderan part Unschedule Breakdown

• Harus ditunjuk parts handler dan

material handler, yang bertugas
memproses order parts untuk
unscheduled breakdown dan
dilakukan agreement untuk
meningkatkan responsibilitynya

• Terdapat Agreement penunjukan part

handler yang bertugas untuk mem-
backup orderan part Unschedule
Breakdown.

Mengapa hal ini penting ?

• Dengan adanya fungsi part handler maka order part unschedule bisa dipercepat proses pengorderannya dan termonitor

UT SBPR | 10
1.5.A 2.4 Setiap order part unschedule menggunakan RPL SAP dan di stempel urgent
PIC: Supervisor Radioman

Contoh RPL SAP untuk order part unschedule

Contoh Stempel Urgent

• Stempel urgent digunakan sebagai

penanda bahwa spare part yang
diorder dibutuhkan segera untuk
perbaikan unit, sehingga sparepart
Contoh RPL yang sudah di
yang diorder harus cepat tersedia
stempel urgent

Mengapa hal ini penting ?

• RPL SAP merupakan dokumen resmi untuk mengorder spare part dan stempel urgent digunakan agar penanganan part
unschedule menjadi lebih cepat

UT SBPR | 11
1.5.A 2.5 Setiap spare part diterima dari PDC harus di good received dengan barcode /
manual SAP PIC: Parts Handler

Contoh ilustrasi good receive parts

Contoh pengecekan GI pada SAP

Mengapa hal ini penting ?

• Good received dengan barcode / manual SAP dilakukan untuk akurasi dan efisiensi proses BAST

UT SBPR | 12
1.5.A 2.6 Serah terima part unschedule ke mekanik menggunakan NPB/SPB
PIC: Parts Handler

Contoh Nota Pengambilan Barang (NPB) / Surat pengiriman Barang (SPB)

Hal yang perlu diperhatikan

1. Mekanik memastikan spare part sudah

sesuai dengan RPL

2. Mekanik menandatangani NPB/SPB

pada kolom yang tersedia

Mengapa hal ini penting ?

• NPB/SPB wajib ditandangani & dibawa oleh mekanik sebagai media kontrol untuk pengambilan dan pemakaian parts

UT SBPR | 13
1.5.A 3 Go ahead and do the repair
Seperti apakah seharusnya penanganan Unscheduled Breakdown yang baik itu ...

1.5.A 3.1
Pre release info ke customer dan radioman dilakukan 30 menit sebelum unit ready
dan dicatat di logbook oleh radioman

1.5.A 3.2 Ground test dan final inspection dilakukan sebelum unit di release

1.5.A 3.3
Informasi waktu selesainya perbaikan harus diinfokan ke MCR customer dan ke
radioman untuk dicatat di logbook dan diupdate di database

UT SBPR | 14
 Pre release info ke customer dan radioman dilakukan 30 menit sebelum unit ready
1.5.A 3.1
dan dicatat di logbook oleh radioman
PIC: Supervisor Mekanik

Contoh alur pre release info

Time
Date No WO Code Unit Location BUS/ SCH Actual Estimasi Pre Release SMR Start SMR Finish
Info Trouble Start Job RFU
Down RFU Info
02-Mar-15 576582 DT 3663 PIT Angrek SCH 8:00:00 AM 7:45:00 AM 8:15:00 AM 9:45:00 AM 9:50:00 AM 10:00:00 AM 11134 11149

05-Mar-15 575456 DT 3889 PIT Mawar BUS 2:30:00 AM 2:20:00 AM 2:30:00 AM 2:45:00 AM 3:10:00 AM 3:30:00 AM 10334 10350

08-Mar-15 576585 DT 3784 PIT Binggo SCH 8:00:00 AM 7:48:00 AM 8:10:00 AM 12:00:00 PM 11:50:00 AM 12:05:00 PM 9084 1094
11-Mar-15 576589 DT 3987 PIT Mawar SCH 10:00:00 AM 9:57:00 AM 10:15:00 AM 11:45:00 AM 11:55:00 AM 12:00:00 PM 11834 11899
15-Mar-15 576583 DT 3123 PIT Angrek BUS 6:00:00 PM 5:40:00 PM 6:30:00 PM 11:30:00 PM 11:40:00 PM 11:45:00 PM 13455 13508
Supervisor/Mekanik, Radioman dan Customer 17-Mar-15 576584 DT 3917 PIT Angrek BUS 11:00:00 PM 10:45:00 PM 11:05:00 PM 11:30:00 PM 11:45:00 PM 12:00:00 AM 14544 14600
memberi pre release info penerima informasi pre
ke customer dan radioman release info Informasi pre release info dicatat pada kolom
yang tersedia

Evidence :
• Terdapat pencatatan pre release info yang tercatat di log book radioman.

Mengapa hal ini penting ?

• Pre release info diperlukan agar customer bisa mempersiapkan operator sehingga pada saat unit ready, unit bisa langsung
beroperasi

UT SBPR | 15
1.5.A 3.2 Ground test dan final inspection dilakukan sebelum unit di release
PIC: Supervisor Mekanik

Ground test unit yang akan di release

Setelah perbaikan selesai lakukan ground test

Mengapa hal ini penting ?

• Ground test dilakukan untuk menguji apakah problem sudah selesai diperbaiki dan unit beroperasi secara normal
• Final inspection diperlukan agar tidak ada masalah lagi setelah unit di release

UT SBPR | 16
 Informasi waktu selesainya perbaikan harus diinfokan ke MCR customer melalui
1.5.A 3.3
radioman dan dicatat di logbook kemudian diupdate di database
PIC: Supervisor Radioman

Ilustrasi flow komunikasi

Supervisor Supervisor Radioman Radioman

Dapatkan informasi waktu
Minta operator Hubungi radioman dan Hubungi MCR customer
selesainya perbaikan, catat di
memberitahu MCR informasikan waktu untuk konfirmasi waktu
logbook dan update di
customer,unit sudah ready selesainya perbaikan selesainya perbaikan
database

Time
PIC Status
Actual Estimasi Pre Release SMR Start SMR Finish Problem Description Action Component Resp. Mechanic Name
Info Trouble Start Job RFU Customer (RFU/ CT)
Down RFU Info
8:00:00 AM 7:45:00 AM 8:15:00 AM 9:45:00 AM 9:50:00 AM 10:00:00 AM 11134 11149 PI UT Addle D.S Bakhtiar RFU
-Reposisi Clamp Informasi unit release
2:30:00 AM 2:20:00 AM 2:30:00 AM 2:45:00 AM 3:10:00 AM 3:30:00 AM 10334 10350 Error 03 PAMA Anggiandika Bakhtiar RFU dicatat pada kolom yang
-ACC Pedal
8:00:00 AM 7:48:00 AM 8:10:00 AM 12:00:00 PM 11:50:00 AM 12:05:00 PM 9084 1094 PS 500 UT Purnama Bakhtiar RFU telah tersedia
PS 500
10:00:00 AM 9:57:00 AM 10:15:00 AM 11:45:00 AM 11:55:00 AM 12:00:00 PM 11834 11899 PI UT Purnama Bakhtiar RFU
6:00:00 PM 5:40:00 PM 6:30:00 PM 11:30:00 PM 11:40:00 PM 11:45:00 PM 13455 13508 Unit Can't Start Cleaning Strainer Strainer UT Addle D.S Bakhtiar RFU
11:00:00 PM 10:45:00 PM 11:05:00 PM 11:30:00 PM 11:45:00 PM 12:00:00 AM 14544 14600 Engine Low Power Replace Fuel Filter Fuel Filter UT Anggiandika Bakhtiar RFU

Log Book radioman

Mengapa hal ini penting ?

• Informasi waktu selesai harus diinfokan ke MCR (Machine Control Room) dan radioman agar pencatatan waktu breakdownnya
sama, untuk keperluan rekonsiliasi breakdown unit.

UT SBPR | 17
1.5.A 4 Enter data in report
Seperti apakah seharusnya penanganan Unscheduled Breakdown yang baik itu ...

Detail pekerjaan unscheduled yang dilakukan wajib diisikan kedalam Form

1.5.A 4.1
Maintenance & Repair Record secara lengkap
Pengisian problem log konsisten dilakukan untuk setiap temuan masalah atau
1.5.A 4.2
kendala pada saat pelaksanaan unschedule dan dilakukan problem solving
1.5.A 4.3 MTC wajib diinput maksimal 2 hari setelah pekerjaan selesai

UT SBPR | 18
1.5.A 4.1
Detail pekerjaan unscheduled yang dilakukan wajib diisikan kedalam Form
Maintenance & Repair Record secara lengkap
PIC: Mekanik

Memasukkan detail pekerjaan ke Form Maintenance & Repair Record

• Mekanik melakukan reporting atas

pekerjaan Unschedule Breakdown
yang dilakukan dengan menginput
data yang ada pada Form
Maintenance & Repair Record
halaman pertama.
• Mekanik wajib menginput data
secara lengkap pada Form
Maintenance & Repair Record

Mengapa hal ini penting ?

• Form Maintenance & Repair Record merupakan inputan untuk pengisian history pekerjaan di database

UT SBPR | 19
 Pengisian problem log konsisten dilakukan untuk setiap temuan masalah atau
1.5.A 4.2
kendala pada saat pelaksanaan unschedule dan dilakukan problem solving
PIC: Supervisor Mekanik

Memasukkan problem log untuk setiap temuan masalah

Langkah –langkah implementasi :
1. Supervisor dan atau team leader mengisi problem log pada
saat masalah atau isu yang perlu dieskalasi muncul
2. Melengkapi problem log
3. Masing-masing Supervisor in-charge wajib mengumpulkan
problem log kepada PPC pada satu hari (H-1) sebelum
meeting koordinasi internal service departement
4. Ringkasan Problem log akan didiskusikan atau ditunjukkan
pada saat internal meeting service
5. Beberapa problem yang terkait dengan customer akan
ditunjukkan ketika weekly customer meeting

Catatan penting :
1. Problem log bertujuan untuk memastikan pekerjaan dapat
selesai sesuai dengan target dan agar problem yang sama
tidak berulang kembali
2. Supervisor/ team leader wajib mencatat PIC pelapor dan PIC
pe-follow up problem tersebut

Mengapa hal ini penting ?

• Problem log harus diisi agar kendala yang timbul bisa didata dan dibuatkan PICAnya untuk antisipasi pekerjaan berikutnya

UT SBPR | 20
1.5.A 4.3 MTC wajib diinput maksimal 2 hari setelah pekerjaan selesai
PIC: Mekanik

Contoh proses pengisian MTC

Mengapa hal ini penting ?

• MTC harus segera diinput agar man hours mekanik tercatat dan WO dapat segera di closing

UT SBPR | 21
1.5.A 5 Review job
Seperti apakah seharusnya penanganan Unscheduled Breakdown yang baik itu ...

1.5.A 5.1 Root Cause Problem Solving wajib dilakukan ketika ada pekerjaan unscheduled
dan dicatat di Form Maintenance & Repair Record hal ke 2

1.5.A 5.2 Semua dokumen unschedule repair dievaluasi dan direview pengisiannya maksimal
1 hari setelah pekerjaan selesai

1.5.A 5.3
Update dokumen unschedule breakdown ke database KPI dan database action
tracker maksimal 2 hari setelah pekerjaan selesai

1.5.A 5.4
Follow-up action dari RCPS wajib ditindaklanjuti dan diupdate di database action
tracker secara rutin
Spare parts yang sudah dipakai harus di good issue dan spare parts yang tidak
1.5.A 5.5 terpakai harus di return ke Parts Departement maksimal 1 hari setelah dokumen
NPB/SPB diterima di PDCSS/WPSR

1.5.A 5.6
TECO Work Order di SAP maksimal 3 hari setelah pekerjaan Unschedule breakdown
selesai

UT SBPR | 22
 Root Cause Problem Solving wajib dilakukan ketika ada pekerjaan unscheduled
1.5.A 5.1
dan dicatat di Form Maintenance & Repair Record hal ke 2 (1/2)
PIC: Supervisor Mekanik

Contoh pengisian RCPS (Root Cause Problem Solving)

• Mekanik melakukan reporting atas
pekerjaan Unschedule Breakdown yang
dilakukan dengan menginput data yang
ada pada Form Maintenance & Repair
Record halaman kedua.

• Mekanik wajib menginput data secara

lengkap pada Form Maintenance &
Repair Record halaman kedua (RCPS)

• Mencari akar masalah dengan metode 5

Why

• Menentukan tindakan preventive atas

akar masalah tersebut

Mengapa hal ini penting ?

• RCPS wajib dilakukan untuk mencari akar masalah dan menentukan tindakan permanen agar breakdown unschedule tidak
terjadi lagi

UT SBPR | 23
1.5.A 5.1
Root Cause Problem Solving wajib dilakukan ketika ada pekerjaan unscheduled
dan dicatat di Form Maintenance & Repair Record hal ke 2 (2/2)
PIC: Supervisor Mekanik

Contoh penggunaan 5 why untuk analisa akar masalah

Metode “5 Why” untuk analisis akar masalah Contoh

Tanyakan “Why” berulang-ulang sampai anda

1. Mengapa mesinnya mati?
mendapatkan akar masalah dari problem
tersebut ▪ Karena overload fuse putus

Problem
Problem 2. Mengapa overload fuse putus?
▪ Karena oli di dalam shaft tidak
cukup
Why? Why?
3. Mengapa olinya tidak cukup?
▪ Pompa oli tidak memompa oli
Why? Why? Why? yang cukup

4. Mengapa pompa oli tidak

Why? Why? bekerja dengan baik?
▪ Karena shaftnya rusak

Why? Why? 5. Mengapa shaftnya rusak?

▪ Karena oil strainer tersumbat
Akar oleh pecahan metal
Why?
masalah
…

UT SBPR | 24
1.5.A 5.2
Semua dokumen unschedule repair dievaluasi dan direview pengisiannya
maksimal 1 hari setelah pekerjaan selesai (1/2)
PIC: Supervisor

Contoh dokumen yang harus direview

1 Form Maintenance & Repair Record

Mengapa hal ini penting ?

• Evaluasi dan review dokumen dilakukan agar pengisiannya lengkap dan benar sebelum diinput ke database

UT SBPR | 25
1.5.A 5.2 Semua dokumen unschedule repair dievaluasi dan direview pengisiannya
maksimal 1 hari setelah pekerjaan selesai (2/2)
PIC: Supervisor

Contoh dokumen yang harus direview

2 Problem Log 3 Nota Pengambilan Barang

UT SBPR | 26
 Update dokumen unschedule breakdown ke database KPI dan database action
1.5.A 5.3
tracker maksimal 2 hari setelah pekerjaan selesai
PIC: Radioman

Follow Up action tracker RCPS secara rutin kepada PIC terkait

Update database action tracker
Update database KPI

ACTION TRACKER
*Memonitor detail problem serta fol ow up action, jika diperlukan agar dibuat PICA tersendiri.

Problem Actual Start Exec. Actual End Exec. Dur SPV In

No Date Location WO ID Unit Status Unit Model Unit Code Supervisor Leader Component Problem Corrective Action Action Plan PIC Deadline Action Date Status
Group No Charge
Date Time Date Time HH : MM
Ujang
1 RC001 18-Jul-13 KM9 57303103 BUS P420 LD465 Puspo T Steering System Steering Abnormal 17-Aug-14 7:30 17-Aug-14 11:30 4 : 0 Replace Pipe & Steering Pump Replace Pipe Steering & Steering Pump With New Part TEAMTIGER 18-Jul-13 20-Jul-13 Ujang CLOSE
Ismail

Replace Spring Assy & Retorque U- Every

2 RC002 19-Jul-13 W/S KRA 57303655 BUS P124 LD409 Agus Lisanto Ryan Suspension Spring Rear RH Broken 1-Jan-14 19:10 2-Jan-14 22:00 26 : 50 Inspeksi road condition, retorque U-bolt STE OPEN
Bolt Sesuai Standar Manufaktur month

3 0:0

▪ Update database KPI berdasarkan

inputan RR form halaman 1

Update database action tracker berdasarkan form RR halaman ke 2 (RCPS) dan

problem log

Mengapa hal ini penting ?

• Update database KPI 2 hari setelah pekerjaan selesai akan bermanfaat untuk pencapaian KPI atas performance unschedule
• Problem log dan RCPS diinput ke database action tracker agar bisa di monitor secara lengkap

UT SBPR | 27
1.5.A 5.4
Follow-up action dari RCPS wajib ditindaklanjuti dan diupdate di database action
tracker secara rutin
PIC: Supervisor

Follow Up action tracker RCPS secara rutin kepada PIC terkait

Mengirim email dan

menyerahkan hardcopy action
tracker

Database action tracker

Follow up action tracker RCPS
Update action tracker RCPS yang
telah difollow up

Mengapa hal ini penting ?

• Follow-up action dari RCPS diperlukan sebagai tindakan preventive agar tidak terjadi lagi problem berulang baik pada unit
yang sama maupun unit yang lain.

UT SBPR | 28
 Spare parts yang sudah dipakai harus di good issue dan spare parts yang tidak
1.5.A 5.5 terpakai harus di return ke Parts Departement maksimal 1 hari setelah dokumen
NPB/SPB diterima di PDCSS/WPSR PIC: PDCSS/WPSR ADM PPC

Contoh proses good issue

2. Mengembalikan spare parts yang
1. Memeriksa NPB/SPB dan parts yang tidak digunakan ke Parts Dept
tidak digunakan 3. Melakukan good issue atas part
yang digunakan

▪ PDCSS/WPSR Officer akan melakukan

▪ PDCSS/WPSR Officer berdasarkan NPB/SPB
memastikan apakah spare parts PS sudah
digunakan seluruhnya atau ada yang harus di
return
proses return spare parts ke warehouse
jika ada spare parts yang tidak digunakan
pada saat unschedule breakdown
▪ Jika spare parts tersebut sudah
digunakan maka ADM PPC akan
▪ Parts Dept. akan melakukan proses good melakukan proses good issued
issued atas spare parts yang sudah diterima
dari PDCSS/WPSR Officer karena tidak
dipakai pada saat unschedule breakdown

Mengapa hal ini penting ?

• Good issue dilakukan untuk closing JIP atas spare parts yang sudah dipakai
• Pengembalian spare parts yang tidak dipakai dilakukan agar JIP atas spare parts tersebut dapat di closing sehingga spare
parts tersebut bisa dilakukan on hand (menjadi stok spare parts)

UT SBPR | 29
1.5.A 5.6 TECO Work Order di SAP maksimal 3 hari setelah pekerjaan Unschedule breakdown
selesai
PIC: ADM PPC

Contoh proses closing work order di SAP

Closing job di SAP maksimal 3 hari dari tanggal

pekerjaan selesai

▪ ADM PPC melakukan GI atas pemakaian spare parts

dan memastikan MTC sudah tercatat semua sebelum
WO di TECO

Mengapa hal ini penting ?

• Closing job di SAP harus dilakukan untuk tertib administrasi dan transfer cost.

UT SBPR | 30