BAB III

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1 Tinjauan Perusahaan

Hotel Srikandi cukup populer di Kota Klaten, karena memiliki beber

apa cabang yang tersebar di sepanjang Jalan Raya Yogyakarta - Solo.

Dalam analisis system berjalan ini, penulis melakukan penelitian pada obyek r

eservasi kamar pada Hotel Srikandi Klaten.

Sejarah Institusi/Perusahaan

Hotel Srikandi beralamat di Jl. Raya Solo - Yogyakarta, Jayan Jombor

Kec. Ceper, Kabupaten Klaten, Jawa Tengah. Hotel ini dekat dengan beberap

a tempat wisata popular seperti Umbul Ponggok, Rowo Jombor, dan Umbul C

okro. Konsep hunian yang sederhana dan asri, tentunya para tamu akan betah

di Hotel Srikandi. Bagian depan dan samping hotel merupakan area yang cuk

up luas, tamu Hotel bisa memakirkan kendaraan pribadi disana.

Hotel Srikandi Klaten bukan hanya memiliki kamar untuk menginap s

aja tetapi juga memiliki ruang untuk bersantai yang jaraknya tak jauh dari lobi

Hotel Srikandi. Tempat tersebut hampir selalu ramai pengunjung karena bagia

n dalam bangunan Hotel Srikandi dilengkapi dengan ornamen ukiran kayu ya

ng indah dan di berikan kain batik. Biasanya, ornamen tersebut dijadikan seba

gai background foto oleh para pengunjung. Selain itu, masih ada banyak spot

menarik yang biasa dijadikan sebagai tempat selfie oleh wisatawan. Kamar-ka

mar di Hotel Srikandi berada di bangunan terpisah dari lobi. Kamar-kamar di

Hotel Srikandi memiliki gaya atau tema yang bervariasi, yang dapat dilihat da

ri ornamen yang dipasang. Ada kamar dengan konsep sederhana dan minimali

s, ada juga kamar yang berkonsep mewah dengan nuansa kuning dan emas di

bagian dinding. Setiap kamar dilengkapi dengan perabotan lengkap, termasuk

TV, AC/kipas angin, set meja rias, lemari pakaian, dan kasur. Disetiap pojok

kamar Hotel Srikandi, sudah terdapat kamar mandi yang difasilitasi dengan to

ilet jongkok atau duduk, gantungan untuk meletakkan handuk atau baju, peral

atan mandi lengkap, dan shower air panas. Setiap kamar mandi juga dilengka

pi dengan pewangi khusus dan kaca. Setiap ruangan di Hotel Srikandi sudah d

idukung dengan jaringan internet super cepat dan gratis. Layanan internet ters

ebut bisa didapatkan dengan cara mengakses Wifi hotel dan memasukka pass

word yang didapatkan dari resepsionis.

3.1.1 Struktur Organisasi dan Fungsi

Dalam pengelolaan perusahaan yang baik dan optimal, terutama mana

jemen perhotelan dan pembagian departemen kerja, di dalamn manajemen per

hotelan terdapat struktur organisasi. Adapun struktur organisasi ini sendiri, da

pat dikatakan sebagai suatu kerangka yang dan pola. Bentuk struktur organisa

si yang dimiliki Hotel Srikandi Klaten adalah sebagai berikut :

Bagan 3. Struktur Organisasi Hotel Srikandi Klaten

FRONT OFFICE MANAGE

R

FRONT OFFICE

SUPERVISOR

ADMINISTRASI &

FRONT DESK AGEN

RESERVATION
sumber :Hotel Srikandi Klaten
Gambar III.1 Struktur Organisasi Hotel Srikandi Klaten

Fungsi-fungsi dari tiap bagian organisasi sebagai berikut:

a. Front Office Manager Departemen Head

1) Menyeleksi, menempatkan, melatih, dan mengawasi karyawan fro

nt office

2) Menjaga keharmonisan antara bagian penjualan dan pemasaran me

ngenai harga kamar.

3) Membuat laporan bulanan tentang daftar tamu, tingkat hunian mau

pun keuntungan dan kerugian di bagian kantor depan.

4) Menjaga ke disiplinan karyawan dengan memberikan peringatan da

n sanksi bagi yang melanggar ketentuan.

5) Membuat budget tahunan, menganalisis operasi, dan pendapatan h

otel secara harian dari sisi pendapatan dan rata-rata harga kamar.

b. Front Office Supervisor

1) Membantu front office manager dalam hal kontrol dan administrasi

2) Memantau operasional di front office

3) Mengarahkan dan mengawasi terhadap pekerjaan resepsionis

4) Terjun langsung ke operasional hotel pada saat tamu ramai

5) Menghadiri briefing pagi manajemen hotel dan mewakili front offi

ce manager saat berhalangan hadir

6) Menangani keperluan tamu yang membutuhkan bantuan

c. Administrasi dan Reservation

 1) Mencatat dan memproses seluruh pemesanan kamar secara akurat s

ekaligus mempromosikan produk hotel serta menciptakan dan men

jaga citra hotel yang baik melalui pemberian pelayanan yang baik d

an maksimal.

2) Menjalin hubungan yang baik dengan tamu serta memenuhi kebutu

han tamu.

3) Mencatat dan memproses pemesanan kamar yang dilakukan denga

n berbagai macam media seperti telpon, dan faximail.

4) Memproses perubahan pemesanan kamar.

5) Mencatat metode pembayaran yang sudah diatur khusus untuk tam

u , rombongan.

d. Front Desk Agen

1) Menawarkan harga kamar dan meningkatkan harga jual kamar kepa

da tamu bilamemungkinkan.

2) Membantu mengkoordinir pada bagian Front Desk Departemen dan

Housekeeping Departemen.

3) Memastikan bahwa pembayaran yang benar dicatat ke folio tamu ya

ng sesuai.

4) Menanggapi pertayaan tamu.

5) Menyediakan administrasi, penerimaan dan dukungan program unt

uk manajemen dan staff.

6) Mengelola aktifitas telepon, termasuk menyediakan fasilitas telpon

umum.
3.2 Prosedur Sistem Berjalan

Prosedur sistem berjalan adalah suatu proses atau langkah-langkah y

ang menunjukan perjalanan data atau dokumen pada suatu sistem atau proses

keluar masuknya berkas yang terjadi pada suatu sistem yang sedang berjalan a

tau berlangsung. Tujuan dari penulisan ini adalah untuk mengetahui gambaran

secara jelas mengenai sistem yang sedang berjalan didalam suatu perusahaan a

tau instansi atau lembaga terkait. Prosedur sistem berjalan sistem informasi ya

ng ada di Hotel Srikandi Klaten ini ada 3 (tiga), yaitu:

3.1.1 Prosedur Reservasi Kamar

a. Prosedur Cek In

Berikut merupakan langkah-langkah untuk melakukan cek in di

Hoten Srikandi Klaten sebagai berikut:

1) Tamu datang ke hotel untuk melakukan pemesanan kamar.

2) Resepsionis akan mencatat data tamu ke dalam buku agenda.

3) Resepsionis meminta tamu membayar uang di muka sebanyak 50

% sebagai jaminan awal pemesanan kamar yang sudah dilakukan.

4) Resepsionis mencatat pemesanan kamar.

5) Resepsionis mencatat data transaksi didalam buku agenda hotel.

6) Lalu resepsionis membuat bukti pemesanan kamar yang diberikan

kepada tamu hotel.

b. Prosedur penggunaan fasilitas di Hoten Srikandi Klaten

1) Fasilitas restoran yaitu para tamu hotel dapat menggunakan fasilita

s hotel dengan memperlihatkan bukti pemesanan kamar kepada bag

ian restoran dan tamu hotel dapat memesan makanan, pihak restora
 n mencatat pesanan tamu hotel, bagian restoran membuat bukti pe

mbayaran atau nota sebanyak 3 rangkap (satu untuk bagian restora

n sebagai arsip, satu untuk receptionist, satu untuk tamu hotel yang

memesan) sebagai tanda bukti pemesananan fasilitas restoran.

c. Prosedur tamu keluar atau check out di Hotel Srikandi Klaten, tamu ya

ng akan check out akan menyerahkan bukti pemesanan kamar kepada r

esepsionis.

1) Resepsionis mencatat data tamu keluar mengecek kembali biaya ya

ng harus dibayar oleh tamu hotel beserta biaya dari fasilitas yang di

gunakan.

2) Receptionist membuat bukti pembayaran dengan menulis di kwitan

si pembayaran.

3) Receptionist menghitung jumlah total biaya yang harus dibayar ole

h tamu hotel.

4) Setelah semua ditulis ke dalam kwitansi pembayaran sebanyak 2 ra

ngkap. Satu kwitansi diberikan kepada tamu hotel sebagai tanda bu

kti pelunasan, satu lagi disimpan oleh receptionist sebagai arsip.

5) Dari slip transaksi tersebut receptionist membuat laporan sebanyak

2 rangkap. Satu disimpan sebagai arsip oleh receptionist, satu lagi

di berikan kepada manager hotel.

3.1.2 Prosedur Pembayaran

Prosedur pembayaran berdasarkan sistem informasi reservasi, k

onsumen dapat melakukan purchasing untuk melakukan pembayaran s

ecara tunai. Kemudian bagian purchasing akan membuatkan Invoice ti

 ga rangkap sebagai bukti pembayaran telah lunas. Konsumen memberi

kan Sales Order lembar satu kepada bagian purchasing yang akan di tu

kar dengan invoice lembar satu kemudian invoice lembar dua dan tiga

akan diarsip pada bagian arsip Invoice/pembayaran.

3.1.3 Prosedur Pembuatan Laporan

Setiap akhir bulan, bagian keuangan akan membuat laporan penjual

an berdasarkan arsip dari Sales Order dan arsip Invoice selama 1 bulan da

n arsip invoice dilihat berdasarkan nomer yang keluar.

3.3 Activity Diagram

Berikut ini diagram aktivitas pada pelayanan hotel sistem berjalan den

gan pola manual yang saat ini dilaksanakan, yaitu sebagai berikut:
sumber :Hotel Srikandi Klaten
Gambar 3.1 Ativity Diagram Reservasi Kamar Sistem Berjalan

3.3.1 Pelanggan

Tahapan reservasi kamar dimulai dari customer atau pelanggan

yang melakukan reservasi awal. Reservasi awal digunakan pihak penge

lola hotel untuk memberitahukan detail kamar. Customer juga bisa me

mbatalkan pesanan awalnya jika memang tidak berkenan dengan tawara

n yang diberikan.
 3.3.2 Resepsionis

Resepsionis akan bekerja dan mulai penerimaan pesanan awal hingga p

encatatan data. Arsip data yang dilaksanakan oleh pihak hotel juga terf

okus pada sistem manual, ketika customer setuju untuk melakukan res

ervasi maka akan diberikan invoice

Admin akan melakukan pembuatan laporan, dengan menggunak

an sistem manual maka tentunya akan memiliki banyak kelemahan. Pen

yimpanan data yang dilaksanakan dengan sistem manual pada dasarnya

akan menimbulkan dampak negatif.

3.4 Spesifikasi Dokumen Masukan

Bentuk dokumen masukan adalah bentuk dari dokumen-dokumen yan

g masuk atau diterima untuk melakukan proses. Di bawah ini adalah uraian be

ntuk dokumen masukan yang ada dalam sistem reservasi kamar di Hotel Srika

ndi Klaten.

Nama Dokumen : Room Reservation Manual

Fungsi : Untuk pemesanan kamar

Sumber : Customer

Tujuan : Resepsionis

Frekuensi : Setiap kali pemesanan kamar

Jumlah : 1 lembar

Bentuk : Lampiran A-1

3.5 Spesifikasi Dokumen Keluaran

a. Nama Dokumen : Reservation Confirmation

Fungsi : Untuk persetujuan sewa kamar

Sumber : Resepsionis
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap kali persetujuan penyewaan kamar
Jumlah : 2 lembar
Bentuk : Lampiran A-2
b. Nama Dokumen : Invoice

Fungsi : Untuk transaksi pembayaran sewa kamar

Sumber : Resepsionis

Tujuan : Customer

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap kali pembayaran sewa kamar

Jumlah : 1 lembar

Bentuk : Lampiran A-3.

3.6 Permasalahan Pokok

Sistem reservasi kamar yang telah berjalan di Hotel Srikandi umumny

a telah berjalan dengan baik. Dalam proses pengelolaan data reservasi pada H

otel Srikandi Klaten masih mengunakan cara manual,Namun, penulis masih m

elihat adanya kelemahan dalam proses reservasinya yaitu: proses reservasi ka

mar dilakukan secara manual, dan pembayaran reservasi kamar Hotel Srikandi

Klaten dilakukan dengan pembayaran ditempat, belum bisa dengan sistem tran

sfer ataupun melalui kartu debit dan kredit.

Pemecahan Masalah
 Pemecahan masalah yang ditawarkan peneliti adalah dengan membuat

aplikasi Prototype menggunakan figma, agar memudahkan tamu untuk

melakukan reservasi kamar secara praktis, untuk reservasi kamar hotel di dala

mnya dapat dicantumkan tentang berbagai pilihan spesifikasi kamar, dan meto

de pembayaran bisa menggunakan non tunai. Melalui alternatif pemecahan ma

salah ini diharapkan proses reservasi kamar pada Hotel Srikandi Klaten dapat

berjalan lebih maksimal dan dapat lebih menarik minat customer untuk mengi

nap.