BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Star Guesthouse adalah sebuah akomodasi yang menawarkan kenyamanan,

keramahan, dan nilai terbaik bagi para tamu yang berkunjung ke Kota Tegal.

Guesthouse ini terletak di lokasi yang strategis, mudah diakses dari berbagai tempat

wisata dan pusat bisnis. Dengan menyediakan fasilitas dan layanan seperti:

• Kamar yang bersih, nyaman, dan aman dengan AC, TV, dan Wi-Fi

gratis

• Kamar mandi dalam dengan air panas dan dingin

• Ruang tamu yang luas dan nyaman

• Dapur bersama untuk tamu yang ingin memasak

• Area parkir yang luas

• Layanan resepsionis 24 jam

• Layanan laundry

• Layanan antar jemput bandara (berbayar)

Harga kamar di Star Guest House Tegal sangat terjangkau, mulai dari Rp

150.000 per malam. Guesthouse ini menawarkan berbagai pilihan kamar untuk

memenuhi kebutuhan para tamu, mulai dari kamar single, kamar double, hingga

kamar keluarga. Star Guesthouse memiliki keunggulan antara lain lokasi yang

strategis, fasilitas lengkap, layanan ramah dan profesional, harga terjangkau, dan

suaasana yang nyaman dan aman.

62
 63

3.2. Tinjauan Perusahaan

1. Profile Perusahaan

Star Guesthouse adalah sebuah perusahaan di bidang perhotelan yang

terletak dikomplek Nirmala Square Blok H18, M1-M2, Kelurahan Mintaragen,

Kecamatan Tegal Timur, Kota Tegal yang berdiri pada tanggal 26 Desember

2023. Berdasarkan Undang-undang no 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja,

Pemerintah Republik Indonesia memberikan izin berupa Perizinan Berusaha

Berbasis Risiko dengan Nomor Induk Berusaha (NIB) 1803220026791 kepada

Star Guesthouse sebagai salah satu perusahaan perhotelan di wilayah Kota

Tegal. Perusahaan ini memiliki misi untuk menyediakan tempat penginapan

yang nyaman, murah, dan bersih. Dengan harga dibawah Rp. 200.000/Malam

Star Guesthouse menjadikan pilihan tujuan penginapan di Kota Tegal

dikarenakan harga yang terjangkau dan memiliki fasilitas seperti Free Parking

Area, Lobby, Free WiFi , dan lain-lain yang didukung dan diberi kepercayaan

dari penyelenggara Travel Online yaitu Tiket.com yang turut andil menambah

occupancy Star Guesthouse.

2. Visi dan Misi

1) Visi

Menjadikan Star Guesthouse pilihan utama warga tegal dan sekitarnya

sebagai penginapan yang memberikan pelayanan terbaik.

2) Misi

1. Memberikan layanan yang ramah dan profesional kepada semua

tamu.
 64

2. Menyediakan kamar yang bersih, nyaman, dan aman dengan

fasilitas yang lengkap.

3. Menawarkan harga yang kompetitif dan terjangkau bagi semua

kalangan.

4. Menjadi tempat yang ideal untuk beristirahat, bersantai, dan

menikmati suasana Kota Tegal.

5. Terus meningkatkan kualitas layanan dan fasilitas untuk

memberikan pengalaman terbaik bagi para tamu.

3. Sturktur Organisasi

Manajer Operasional
Yuniati Emi Purwanti

Accounting
Wibowo Kusuma

Front Office Staff Housekeeping Staff

1. Adam 1. Adnan Laundry Staff
2. Novi 2. Toni Aris
3. Restu 3. Pangestu

Gambar 3.1 Struktur organisasi

1) Tugas Manajer Operasional

1. Perencanaan Operasional, yaitu merencanakan kegiatan2 yang

diperlukan untuk mencapai visi misi perusahaan.

 65

2. Pengawasan Operasi, yaitu memantau jalannya proses operasional

untuk memastikan efisiensi dan kualitas kinerja.

3. Manajemen Staff, yaitu mengelola tim operasional, rekruitmen

karyawan, dan evaluasi kinerja.

4. Pengendalian biaya, yaitu mengelola anggaran operasional.

5. Menangani masalah sehari-hari yang muncul dalam operasi.

6. Manajemen persediaan, Mengelola persediaan barang dan bahan

baku yang diperlukan dalam operasional.

7. Berkomunikasi dengan pihak lain, Berinteraksi dengan pemasok.

Pelanggan, dan badan keamanan untuk memastikan kelancaran

operasi.

2) Tugas Accounting

1. Pencatatan transaksi, yaitu mencatat semua transaksi keuangan

perusahaan, seperti penjualan, pembelian, pengeluaran, dan

penerimaan.

2. Pelaporan keuangan, Menyiapkan laporan keuangan seperti neraca,

laporan laba rugi, dan laporan arus kas.

3. Audit internal, Melakukan audit internal untuk memeriksa

kepatuhan perusahaan terhadap prosedur dan kebijakan keuangan.

4. Pajak, Melakukan kewajiban perpajakan perusahaan, menghitung

pajak yang harus dibayarkan, dan melaporkannya ke otoritas pajak.

5. Penyusunan anggaran, Membantu dalam penyusunan anggaran

perusahaan dan memantau realisasi anggaran.

 66

3) Tugas Front Office

1. Menyambut tamu ketika tiba di hotel, memberikan pelayanan yang

ramah dan membantu dalam proses check-in,

2. Memproses Check-In tamu, Memberikan kunci kamar, dan

mengurus proses Check-Out. Termasuk perhitungan biaya

akomodasi.

3. Mengelola reservasi kamar hotel, menerima panggilan telepon, dan

memastikan ketersediaan kamar sesuai permintaan tamu.

4. Melakukan tugas administratif seperti mencetak faktur, mengisi

formulir, dan mengarsipkan dokumen penting

5. Mengatasi keluhan dan masalah yang mungkin dihadapi oleh tamu

dan berupaya memberikan solusi yang memuaskan.

4) Tugas Housekeeping

1. Membersihkan kamar tamu, termasuk mengganti sprei, handuk, dan

perlengkapan kamar mandi serta membersihkan lantai, meja, dan

permukaan lainnhya.

2. Membersihkan toilet, wastafel, dan perlengkapan kamar mandi.

3. Membersihkan dan merapikan ruang umum seperti lobi, koridor,

dan lainnya.

4. Memeriksa peerabotan kamar tamu, seperti lampu, televisi, dan AC,

untuk memastikan semuanya berfungsi dengan baik.

5. Melaporkan masalah atau kerusakan di kamar atau area umum

kepada manajemen untuk diperbaiki.

 67

5) Tugas Laundry

1. Pencucian linen, Mencuci dan menjaga kebersihan linen seperti

sprei, selimut, handuk, dan linen lainnya.

2. Pengeringan dan pelipatan, Mengeringkan linen setelah dicuci,

merapikan, melipat, dan menyiapkannya untuk penggunaan

kembali.

3. Penggantian linen, Menyediakan pasokan linen yang bersih dan

berkualitas untuk departemen Housekeeping.

4. Penananganan cucian kotor, Mengumpulkan cucian kotor dari

berbagai departemen hotel, memisahkan berdasarkan jenis dan

warna serta memastikan pencucian yang tepat.

5. Penggunaan deterjen dan kimia, Mengelola stok deterjen dan produk

kimia yang lain digunakan dalam proses pencucian

3.3. Permasalahan

Sistem berjalan yang ada saat ini pada Star Guesthouse tentunya tidak terlepas

dari beberapa permasalahan pokok terutama dalam absensi. Dalam hal absensi

terjadi beberapa kesalahan seperti misalnya karyawan tidak melakukan absen,

sehingga tidak terekap datanya oleh sekretaris. Jika data absennya tidak terekap

maka aka berpengaruh terhadap pembayaran gajinya. Dari segi pembuatan laporan

absen juga terkendala karena harus mengecek beberapa kali buku absen agar semua

absen karyawaran terekap dengan benar.

 68

3.4. Alternatif Pemecahan Masalah

Beberapa permasalahan yang terjadi pada Star Guesthouse yang telah dijelaskan

diatas. Maka dibuatkan sebuah pemecahan masalah guna memberikan solusi yang

terbaik yaitu dengan membuat sistem absensi berbasis Quick Respon Code.

3.5. Sistem Yang Berjalan

a. Prosedur Sistem Yang Berjalan

Prosedur sistem absensi yang berjalan pada Star Guesthouse saat ini akan

dijelaskan menjadi beberapa prosedur, yaitu:

1. Prosedur Pencatatan Absen

Setiap karyawan yang datang harus melakukan absensi di bagian

sekretaris yaitu dengan mengisi buku absensi. Absensi karyawan

tersebut nanti dicek oleh bagian sekretaris dan akan dilaporkan ke

direktur.

2. Prosedur Pembuatan Laporan

Setiap satu bulan sekali, sekretaris membuat sebuah laporan absensi

karyawan yang diambil dari buku absensi karyawan untuk dilaporkan

ke Direktur yang akan menjadi sumber patokan untuk pembayaran gaji

karyawan.
 69

b. Activy Diagram Sistem Yang Berjalan

Karyawan Accounting Manager

Operasional

Mulai

Mengisi Absensi Mengecek absensi

akaryawan

Membuat laporan Menerima

absensi Laporan absensi

Selesai

Gambar 3.2 Activy Diagram Sistem Yang Berjalan