Gambaran Umum Perusahaan

PT. Trijaya Union sejak berdirinya pada tanggal 15 November 1978 sampai saat ini
telah tumbuh dan berkembang serta tetap konsisten sebagai perusahaan yang bergerak di
bidang industri kendaraan bermotor (otomotif).
Perusahaan kami focus pada kepuasan pelanggan. Oleh karena itu kami secara terus
menerus berusaha untukmeningkatkan kualitas produk, melakukan pengembangan sistim
manajemen maupun sistem produksiuntuk menghasilkan produk khas Trijaya Union dengan
didukung oleh SDM yang professional, kreatifdan inovatif yang sejalan dengan trend pasar
otomotif masa kini.
Berikut ini adalah gambaran perkembangan PT. Trijaya Union :

1. Januari 1982 : Mendapat bantuan dan pengawasan teknik dari KUREHA

Motors, sekarang Mitsubishi Bus Manufacture (anak perusahaan dari
Mitsubishi Motors Corporation),mulai dari tahap pendirian pabrik karoseri
sampai tahap teknik pembuatan karoseri bus.
2. September 1986 : Mendirikan pabrik prakitan (assyplant) Chassis Mitsubishi
Fuso Bus BL 117.
3. Mei 1987 : Pengabungan pabrik karoseri ex Prabu Jaya Indah dengan
PT.Trijaya Union.
4. April 1991 : Krama Yudha Tiga Berlian Motors (KtB) menanam Modal pada
PT.Trijaya Union.
5. Agustus 2000 : Mendapat kepercayaan dari PT. Krama Yudha Tiga Berlian
Motors untuk merakit Mitsubishi Colt Diesel FE 446 F Chassis bus.
6. Januari 2005 : Mendapat kepercayaan untuk merakit Mitsubishi Colt Diesel
FE 334 dan 347 Chassis Bus.
7. Januari 2007:Mendapat kepercayaan untuk merakit Mitsubishi Fuso FE 83 BC
dan Fe 84BC dari MFTBC.
8. Juni 2010 :Mendapat kepercayaan dari PT. KTB untuk memproduksi Part
komponen Chassis bus.
9. Agustus 2012 :PT.Krama yudha Tiga Berlian Motors meningkatkan hubungan
kerja sama dengan PT. Trijaya union di tandai dengan mengalihkan produksi
Mini Bus Sl L300 Diesel Starwagon dari line Krawang ke karoseri Trijaya
union, menyusul PT. Trijaya Union mendirikan line produksi baru bersama
enginering PT. KTB. dalam bantuan tehnik dan pengawasan quality.
 Gambar 3.1 Gambar Perusahaan
Adapun tujuan, isi dan misi PT. Trijaya Union, diantaranya sebagai berikut:
TUJUAN PERUSAHAAN
PT. Trijaya Union Mempunyai tugas memproduksi karoseri (mobil Bus, Mobil
angkutan barang dan kendaraan Khusus), Perakitan Chassis bus, pembuatan komponen/part
dan bangku/seat bus dalam rangka memenuhi kebutuhan pasar otomotif.

VISI
Terwujudnya produk berkualitas berbasis standar industri Indonesia dan memenuhi
kebutuhan dengan kualitas melebihi harapan customer serta dapat memenuhi kebutuhan
pasar.

MISI
1. Membuat produk yang berkualitas berbasis pada standar industri yang di
tetapkan oleh Pemerintah.
2. Melakukan pengembangan produk melalui SDM yang professional, kreatif
dan inovatif untuk merancang design, teknik rancang bangun & rekayasa
produk dengan merek/brand TJU serta didukung oleh perangkat sistim
engineering, spesifikasi material dan prosedur kerja baku.
3. Mengutamakan pelayanan dan kepuasan konsumen, keunggulan produk dan
keunggulan sistim.
4. Melakukan harmonisasi dan sinergi kepentingan antara kepentingan
perusahaan dan pekerja guna memupuk semangat dan disiplin kerja, kesatuan
dan persatuan dalam bersikap dan bertindak dalam rangka tercapainya tugas
pokok, visi dan misi perusahaan.
 5. Terwujudnya efisiensi dan produktifitas dalam menjalankan produksi
sehingga memberikan manfaat bagi Pemerintah, pemilik usaha, karyawan,
pemasok serta konsumen.

Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagianserta posisi
yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankankegiatan operasional
untuk mencapai tujuan. Berikut ini adalah struktur organisasipada PT. Trijaya Union yaitu:

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 3.3 Struktur Organisasi Marketing Department

 Gambar 3.4 Struktur Organisasi Finance & Accounting Department

Gambar 3.5 Struktur Organisasi Production Department

Gambar 3.6 Struktur Organisasi Personel & General Affairs Department

Tugas dan Tanggung Jawab
1. President Direktur

Tugas :

1. Menyusun strategi dan visi

2. Menjalin hubungan dan kemitraan strategis
3. Mengatur investasi, alokasi dan divestasi
4. Memimpin direksi
5. Membuat rencana pengembangan perusahaan dan usaha
perusahaan dalam jangka pendek dan jangka panjang.
6. Menjalin hubungan kerjasama dengan berbagai perusahaan.
7. Memimpin perusahaan dan mengawasi kelancaran perusahaan
sesuai dengan tujuan dan kebijakan yang telah ditetapkan
8. Melakukan hubungan dengan pihak luar baik swasta maupun
pemerintah yang bertujuan untuk kelancaran perusahaan.
9. Menetapkan kebijakan-kebijakan perusahaan
10. Menerima dan memeriksa laporan dari masin- masing Vice
President

Tanggung Jawab :

11. Bertanggung jawab penuh dalam melaksanakan tugasnya untuk

kepentingan perseroan dalam mencapai maksud dan tujuannya.
12. Memastikan bahwa prinsip tata kelola perusahaan benar-benar
diterapkan dengan baik
13. Bertanggung jawab terhadap kemajuan perusahaan dan
mengkoordinasikan seluruh kegiatan perusahaan
2. Managing Director

Tugas :

1. Managing Direktur mempunyai atasan langsung Presiden

Direktur dan bawahan langsung para Direktur untuk mengelola
suatu usaha agar berjalan lancar hingga mencapai prestasi /
target diharuskan mendapat hasil untung / profit.
 2. Managing Direktur berhak untuk mengangkat /
memberhentikan General Manager sesuai aturan.
3. Menentukan kebijakan tertinggi perusahaan.
4. Memelihara dan mengawasi kekayaan peseroan terbatas.
5. Mewakili perusahaan, mengadakan perjanjian-perjanjian,
merencanakan dan mengawasi pelaksanaan tugas personalia
yang bekerja pada perusahaan.
6. Menyusun dan melaksanakan kebijakan umum pabrik sesuai
dengan kebijakan RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham).
7. Menetapkan besarnya deviden perusahaan.

Tanggung Jawab :

8. Managing Direktur bertanggung jawab penuh untuk

mengangkat / memberhentikan General Manager sesuai aturan.
9. Managing Direktur harus bertanggung jawab membuat laporan
secara rutin apapun hasil yang dicapai kepada Presiden
Direktur dan para Direktur dengan tembusan ke Dewan
Komisaris.
10. Bertanggung jawab terhadap keuntungan dan kerugian
perusahaan.
11. Bertanggung jawab dalam memimpin dan membina perusahaan
secara efektif dan efesien.
12. Bertanggung jawab dalam memimpin dan membina perusahaan
secara efektif dan efesien.
3. Secretary Managing Director

Tugas :

1. Membuka surat untuk managing director.

2. Menerima dikte dari managing director.
3. Menerima tamu managing director.
4. Menerima telepon untuk managing director dan menjawab
telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
5. Menyimpan arsip/surat managing director.
6. Menyusun dan membuat jadwal kegiatan managing director.
 7. Mengolah data menjadi laporan.
8. Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau
instansi luar.
9. Menyusun surat rahasia (confidential).
10. Menyusun acara pertemuan bisnis.
11. Pembelian kado atau cindera mata.
12. Membetulkan letak atau posisi alat tulis managing director
serta perlengkapan yang diperlukan.
13. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi
kepada relasi.
14. Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping managing
director selama mengadakan pertemuan bisnis.
15. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu
diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau
penambahan alat-alat dan sarana kantor.
16. Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan
dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.
17. Mencatat janji-janji untuk managing director.
18. Menyusun acara kerja sehari-hari managing director.
19. Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan
pidato atau pernyataan pimpinan.
20. Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat
dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang
ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.
21. Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan,
formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.
22. Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.

Tanggung Jawab :

23. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui

pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.
24. Mendukung kelancaran alur kerja antara managing director
dengan bagian-bagian lainnya.
25. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus
pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.
 26. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan
perusahaan.
27. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung
kelancaran kerja.
28. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.
29. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di
lingkungan perusahaan.
30. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan
efisiensi kerja di kantor.
31. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia
bekerja.
4. Manager Marketing

Tugas :

1. Membuat, merumuskan, menyusun, menetapkan konsep dan

rencana umum perusahaan, mengarahkan dan memberikan
kebijakan/keputusan atas segala rancang bangun dan
implementasi manajemen pemasaran, penjualan dan promosi
ke arah pertumbuhan dan perkembangan perusahaan.
2. Mengarahkan karyawan untuk meningkatkan seluruh sumber
daya yang ada secara optimal bagi kepentingan perusahaan.
3. Memberikan kemampuan profesional secara optimal bagi
kepentingan perusahaan.
4. Menyusun, mengatur, menganalisis, mengimplementasi dan
mengevaluasi manajemen pemasaran, penjualan dan promosi
secara bertanggungjawab bagi perkembangan dan kemajuan
perusahaan.
5. Melakukan pengawasan dan pengendalian atas seluruh kinerja
manajemen pemasaran, penjualan dan promosi bagi
kepentingan perusahaan.
6. Membuat laporan kegiatan kepada Direktur Utama setiap 1
(satu) bulan sekali sebagai pertanggungjawaban seluruh
aktivitas manajemen pemasaran, penjualan dan promosi.
7. Mengadakan pengawasan terhadap seluruh kinerja departemen
pemasaran, penjualan dan promosi.
 8. Menciptakan konsep dasar, kerangka dan prosedur
departemental berdasarkan kebutuhan dan konsep yang
diajukan oleh departemen pemasaran, penjualan dan promosi.

Tanggung Jawab :

9. Bertanggungjawab atas seluruh kegiatan, kinerja dan prosedur-

prosedur yang dipergunakan.
10. Bertanggungjawab atas seluruh kinerja, kebijakan dan
prosedur-prosedur manajemen pemasaran, penjualan dan
promosi hubungannya dengan sistem dan mekanisme
perusahaan dan sumber daya manusia pada umumnya.
11. Bertanggungjawab atas pengembangan sistem dan mekanisme
manajemen pemasaran, penjualan dan promosi secara umum.
12. Bertanggungjawab terhadap penelitian dan pengembangan
yang berhubungan dengan kualitas keseluruhan kinerja
perusahaan.
5. Manager Finance & Accounting

Tugas :

1. Mengkoordinasi perencanaan anggaran.

2. Mengembangkan format-format pengajuan dan
pertanggungjawaban keuangan.
3. Melakukan rekonsialisi keuangan.
4. Mengkoordinasi pelaksanaan audit.
5. Melakukan sistem pencatatan keuangan.
6. Membuat laporan secara periodik kepada managing direktor
pertanggungjawaban masing-masing bidang kerja.
7. Merencanakan dan memelihara sistem kompensasi.
8. Melakukan rapat kordinasi ditingkat unit kerja atau antar
bidang kerja.

Tanggung Jawab :

9. Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan

informasikeuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang
dibutuhkanperusahaan secara akurat dan tepat waktu.
 10. Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan
danpembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efisien,
akurat, tepatwaktu, dan sesuai dengan peraturan pemerintah
yang berlaku.
11. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus
kasperusahaan (cashflow), terutama pengelolaan piutang dan
hutang,sehingga memastikan ketersediaan dana untuk
operasionalperusahaan dan kesehatan kondisi keuangan.
12. Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan
anggaranperusahaan, dan mengontrol penggunaan anggaran
tersebut untukmemastikan penggunaan dana secara efektif dan
efisien dalammenunjang kegiatan operasional perusahaan.
13. Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem
danprosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol
pelaksanaannyauntuk memastikan semua proses dan transaksi
keuangan berjalandengan tertib dan teratur, serta mengurangi
risiko keuangan.
14. Mengkoordinasikan dan melakukan perencanaan dan analisa
keuanganuntuk dapat memberikan masukan dari sisi keuangan
bagi pimpinanperusahaan dalam mengambil keputusan bisnis,
baik untuk kebutuhaninvestasi, ekspansi, operasional maupun
kondisi keuangan lainnya.
15. Merencanakan dan mengkonsolidasikan perpajakan
seluruhperusahaan untuk memastikan efisiensi biaya dan
kepatuhan terhadapperaturan perpajakan
6. Manager Production

Tugas :

1. Merencanakan dan mengatur jadwal produksi untuk semua

jenis produk.
2. Mengatur pengalokasian sumber daya produksi seperti jam
kerja mesin, jam kerjaoperator, pengiriman bahan baku yang
berhubungan dengan proses produksi.
3. Melakukan pengawasan dan pengendalian produksi agar hasil
produksi sesuai denganspesifikasi dan standart mutu yang telah
ditetapkan.
4. Membuat laporan produksi secara berkala mengenai pemakaian
bahan baku.
 Tanggung Jawab :

5. Bertanggungjawab terhadap kelancaran proses produksi mulai

dari penerimaan bahan baku sampai proses produksi hingga
menjadi produk akhir.
7. Manager Personel & General Affairs

Tugas :

1. Mengawasi penggunaan data, barang dan peralatan pada

masing-masing departemen.
2. Merekrut dan melatih pegawai baru yang dibutuhkan
perusahaan.
3. Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan tugas dari kepala-
kepala bagian.
4. Mengerjakan administrasi kepegawaian.
5. Menyusun, merencanakan, mengawasi dan mengevaluasi
anggaran biaya kegiatan secara efektif dan efisien serta
bertanggung jawab terhadap setiap pengeluaran hasil kegiatan
6. Melaksanakan seleksi, promosi, transfering, demosi terhadap
karyawan yang dianggap perlu.
7. Melaksanakan kegiatan-kegiatan pembinaan, pelatihan dan
kegiatan lain yang berhubungan dengan pengembangan mental,
keterampilan dan pengetahuan karyawan sesuain dengan
standard perusahaan.
8. Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang berhubungan
dengan rekapitulasi absensi karyawan,perhitungan gaji,
tunjangan dan bonus.

Tanggung Jawab :

9. Bertanggung jawab di dalam pengelolaan dan pengembangan

Sumber Daya Manusia, yaitu dalam hal perencanaan,
pelaksanaan dan pengawasan kegiatan sumber daya manusia,
termasuk pengembangan kualitasnya dengan berpedoman pada
kebijaksanaan dan prosedur yang berlaku di perusahaan.
10. Bertanggung jawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan
kegiatan-kegiatan pembinaan government & industrial serta
mempunyai kewajiban memelihara dan menjaga citra
perusahaan.
 11. Bertanggung jawab terhadap perencanaan, pengawasan dan
melaksanakan evaluasi terhadap jumlah tenaga kerja yang
dibutuhkan oleh perusahaan.
8. Marketing Secretary

Tugas :

1. Membuka surat untuk manager marketing.

2. Menerima dikte dari manager marketing.
3. Menerima tamu manager marketing.
4. Menerima telepon untuk managing director dan menjawab
telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
5. Menyimpan arsip/surat manager marketing.
6. Menyusun dan membuat jadwal kegiatanmanager marketing.
7. Mengolah data menjadi laporan.
8. Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau
instansi luar.
9. Menyusun surat rahasia (confidential).
10. Menyusun acara pertemuan bisnis.
11. Pembelian kado atau cindera mata.
12. Membetulkan letak atau posisi alat tulis manager
marketingserta perlengkapan yang diperlukan.
13. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi
kepada relasi.
14. Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping manager
marketingselama mengadakan pertemuan bisnis.
15. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu
diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau
penambahan alat-alat dan sarana kantor.
16. Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk manager
marketing dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.
17. Mencatat janji-janji untuk manager marketing
18. Menyusun acara kerja sehari-hari manager marketing.
 19. Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan
pidato atau pernyataan manager marketing
20. Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan,
formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.
21. Mewakili manager marketing dalam berbagai resepsi atau
pertemuan.

Tanggung Jawab :

22. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui

pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.
23. Mendukung kelancaran alur kerja antara managing director
dengan bagian-bagian lainnya.
24. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus
pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.
25. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan
perusahaan.
26. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung
kelancaran kerja.
27. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.
28. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di
lingkungan perusahaan.
29. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan
efisiensi kerja di kantor.
30. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia
bekerja. Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-
tugas pimpinan sehingga dapat
9. Finance & Accounting Secretary

Tugas :

1. Membuka surat untuk manager finance & accounting.

2. Menerima dikte dari manager finance & accounting.
3. Menerima tamu manager finance & accounting.
4. Menerima telepon untuk manager finance & accountingdan
menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
 5. Menyimpan arsip/surat manager finance & accounting.
6. Menyusun dan membuat jadwal kegiatanmanager finance &
accounting.
7. Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau
instansi luar.
8. Menyusun surat rahasia (confidential).
9. Menyusun acara pertemuan bisnis.
10. Pembelian kado atau cindera mata.
11. Membetulkan letak atau posisi alat tulis manager finance &
accountingserta perlengkapan yang diperlukan.
12. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi
kepada relasi.
13. Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping manager
finance & accountingselama mengadakan pertemuan bisnis.
14. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu
diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau
penambahan alat-alat dan sarana kantor.
15. Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk manager
finance & accountingdan penyediaan dana untuk keperluan
sehari-hari.
16. Mencatat janji-janji untuk manager finance & accounting
17. Menyusun acara kerja sehari-hari manager finance &
accounting
18. Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan
pidato atau pernyataan manager finance & accounting
19. Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan,
formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.
20. Mewakili manager finance & accountingdalam berbagai
resepsi atau pertemuan.

Tanggung Jawab :

21. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui

pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.
22. Mendukung kelancaran alur kerja antara managing director
dengan bagian-bagian lainnya.
 23. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus
pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.
24. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan
perusahaan.
25. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung
kelancaran kerja.
26. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.
27. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di
lingkungan perusahaan.
28. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan
efisiensi kerja di kantor.
29. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia
bekerja. Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-
tugas pimpinan sehingga dapat
10. Personel & General Affairs Secretary

Tugas :

1. Membuka surat untuk manager personal & general affairs

2. Menerima dikte dari manager personal & general affairs
3. Menerima tamu manager personal & general affairs
4. Menerima telepon untuk manager personal & general
affairsdan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat
telepon.
5. Menyimpan arsip/surat manager personal & general affairs.
6. Menyusun dan membuat jadwal kegiatan manager personal &
general affairs.
7. Mengolah data menjadi laporan.
8. Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau
instansi luar.
9. Menyusun surat rahasia (confidential).
10. Menyusun acara pertemuan bisnis.
11. Pembelian kado atau cindera mata.
 12. Membetulkan letak atau posisi alat tulis manager personal &
general affairsserta perlengkapan yang diperlukan.
13. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi
kepada relasi.
14. Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping manager
personal & general affairs selama mengadakan pertemuan
bisnis.
15. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu
diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau
penambahan alat-alat dan sarana kantor.
16. Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk manager
personal & general affairs dan penyediaan dana untuk
keperluan sehari-hari.
17. Mencatat janji-janji untuk manager personal & general affairs
18. Menyusun acara kerja sehari-hari manager personal & general
affairs
19. Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan
pidato atau pernyataan manager personal & general affairs
20. Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan,
formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.
21. Mewakili manager personal & general affairsdalam berbagai
resepsi atau pertemuan.

Tanggung Jawab :

22. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui

pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.
23. Mendukung kelancaran alur kerja antara managing director
dengan bagian-bagian lainnya.
24. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus
pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.
25. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan
perusahaan.
26. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung
kelancaran kerja.
27. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.
 28. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di
lingkungan perusahaan.
29. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan
efisiensi kerja di kantor.
30. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia
bekerja. Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-
tugas pimpinan sehingga dapat
11. Production Secretary

Tugas :

1. Membuka surat untuk manager production

2. Menerima dikte dari manager production
3. Menerima tamu manager production
4. Menerima telepon untuk manager productiondan menjawab
telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
5. Menyimpan arsip/surat manager production.
6. Menyusun dan membuat jadwal kegiatan manager production.
7. Mengolah data menjadi laporan
8. Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau
instansi luar.
9. Menyusun surat rahasia (confidential).
10. Menyusun acara pertemuan bisnis.
11. Pembelian kado atau cindera mata.
12. Membetulkan letak atau posisi alat tulis manager production
serta perlengkapan yang diperlukan.
13. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi
kepada relasi.
14. Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping production
selama mengadakan pertemuan bisnis.
15. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu
diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau
penambahan alat-alat dan sarana kantor.
 16. Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk manager
production dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.
17. Mencatat janji-janji untuk manager production
18. Menyusun acara kerja sehari-hari manager production
19. Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan
pidato atau pernyataan manager production
20. Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan,
formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.
21. Mewakili manager productiondalam berbagai resepsi atau
pertemuan.

Tanggung Jawab :

22. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui

pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.
23. Mendukung kelancaran alur kerja antara managing director
dengan bagian-bagian lainnya.
24. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus
pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.
25. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan
perusahaan.
26. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung
kelancaran kerja.
27. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.
28. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di
lingkungan perusahaan.
29. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan
efisiensi kerja di kantor.
30. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia
bekerja. Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-
tugas pimpinan sehingga dapat

Tata Laksana Sistem yang Berjalan

Prosedur Sistem Yang Berjalan
Di PT. Trijaya Union, terdapat 4 departemen utama yaitu : Marketing, Finance &
Accounting (FA), Production, dan Personel & General Affairs (PGA). Dimana setiap
departemen memiliki jajaran staf masing-masing. Dan dalam hal laporan ke Managing
Directur, para staf memberikan laporan kepada manager departemen masing-masing berupa
print out melalui sekertaris manager department. Kemudian direkap oleh sekretaris manager
department. Setelah selesai, sekertaris manager department menyerahkan laporan kepada
manager department untuk di tandatangani, setelah selesai di tandatangani,sekretaris
manager departement menyerahkan sekertaris managing direktur melalui email. Sehingga
laporan masing-masing terkumpul di sekertaris managing direktur. Lalu direkap kembali,
diolah dan diserahkan kepada managing direktur untuk dianalisa.

Metode Analisa Sistem

Analisis Balanced Scorecard

1. Visi & Misi PT Trijaya Union

1. Visi PT Trijaya Union Terwujudnya produk berkualitas
berbasis standar industri Indonesia dan memenuhi kebutuhan
dengan kualitas melebihi harapan customer serta dapat
memenuhi kebutuhan pasar.
2. Misi PT Trijaya Union
1. Membuat produk yang berkualitas berbasis pada
standar industri yang ditetapkan oleh
Pemerintah.
2. Melakukan pengembangan produk melalui SDM
yang professional, kreatif dan inovatif untuk
merancang design, teknik rancang bangun &
rekayasa produk dengan merek/brand TJU serta
didukung oleh perangkat sistim engineering,
spesifikasi material dan prosedur kerja baku.
3. Mengutamakan pelayanan dan kepuasan
konsumen, keunggulan produk dan keunggulan
sistem.
4. Melakukan harmonisasi dan sinergi kepentingan
antara kepentingan perusahaan dan pekerja guna
memupuk semangat dan disiplin kerja, kesatuan
dan persatuan dalam bersikap dan bertindak
dalam rangka tercapainya tugas pokok, visi dan
misi perusahaan.
5. Terwujudnya efisiensi dan produktifitas dalam
menjalankan produksi sehingga memberikan
 manfaat bagi Pemerintah, pemilik usaha,
karyawan, pemasok serta konsumen.
2. Hubungan Antara Visi, Misi dan Strategi Perusahaan dengan Perspektif yang
Dipiih serta Tujuan Strateginya

Gambar 3.14 Balanced Scorecard PT Trijaya Union

3. Empat Perspektif Balanced Scorecard

Gambar 3.15 Empat Perspektif Balanced Scorecard

Sumber : www.think-differently.org
4 Karakteristik Balance Scorecards

1. Financial (A)
2. Customer (B)
3. Business Process (C)
 4. Learn & Growth (D)

Untuk masing-masing department yang ada di PT. Trijaya Union :

1. Marketing Department (Customer point - B)

 Bagian Sales

 Bagian Product Design

 Bagian Promotion
 Bagian Delivery
2. Finance & Accounting Department (Financial point – A)
3. Production Department (Business Process point - C)
4. Personel & General Affairs Department (Learn & Growth point – D)

Tabel 3.1 Tabel Maping Empat Perspektif Balaced Scorecard

TabelScore Card
 Tabel 3.2 Tabel Score Card
Berdasarkan tolak ukur diatas, dapat disimpulkan data-data yang diperlukan adalah
sebagai berikut :

1. Marketing Department
 1. Bagian Sales
 Data Penjualan : No order, customer, tanggal, bulan,
tahun, sales, qty order (unit), model (big, medium,
mini), type (AC, STD), design (Triun, Dolphin, Jet,
Custom), price/unit, total price.
 Data target penjualan : bulan, tahun, target, realisasi.
 Data customer : customer, alamat (lengkap, kota,
provinsi), status (lama, baru). Total customer
 Data target customer : bulan, tahun, target, realisasi.
 Data claim customer : customer, no. Order, tgl
claim, qty claim, waktu penanganan, rasio layanan
purna jual (total claim yang berhasil ditangani/total
claim x 100 %)
 Data kepuasan pelanggan : bulan/tahun, jumlah
keluhan, total customer, kepuasan customer (jumlah
keluhan / total customer x 100 %)
2. Bagian Product Design
 Data Product Design : kode design, design, status
(lama, baru)
3. Bagian Promotion
 Data Promotion : Jenis (brosur, pameran,
cindramata, lain-lain), bulan, jumlah, jumlah
kembali.
4. Bagian Delivery
 Data Delivery : no. Order, schedule delivery, actual
delivery, status (tepat waktu/tidak tepat waktu).
2. Finance & Accounting Department
1. Data Laba Penjualan : No. Order, tgl delivery, harga jual, total
biaya, laba
2. Data activa : Tgl, bulan, tahun, kode, jumlah, total activa
3. Data pasiva : Tgl, bulan, tahun, kode, jumlah, total pasiva
4. Data laba bersih : bulan, jumlah laba bersih, total laba bersih
5. ROA : laba bersih, total aktiva, ROA (laba bersih/total aktiva x
100%)
 3. Personel & General Affairs Department
1. Data karyawan : NIK, Nama karyawan, department, bagian,
jabatan, tgl masuk, jenis kelamin, alamat, status
(aktif/baru/keluar), total karyawan.
2. Data produktivitas karyawan : tahun, total produksi (= jumlah
penjualan/order), total karyawan, produktifitas (total
produksi/total karyawan x 100 %)
3. Data Retensi karyawan : bulan/tahun, total karyawan keluar,
total karyawan, retensi (total karyawan keluar/total karyawan)
4. Production Department
1. Data produksi : bulan/tahun, waktu pengolahan, waktu
penyelesaian, MCE (waktu pengolahan/waktu penyelesaian x
100 %)

Analisis Batasan Sistem

Setiap sistem mempunyai batasan sistem (boundary) yang memisahkan sistem dengan
lingkungan luarnya. Kesatuan luar merupakan kesatuan diluar sistem yang dapat berupa
orang, organisasi, atau sistem lainnya yang memberikan input atau menerima output dari
sistem. Melihat permasalahan yang ada di PT. Trijaya Union, dan dikarenakan waktu yang
terbatas, maka peneliti membatasi permasalahan perancangan pada Executive Information
System di PT. Trijaya Union yaitu mulai dari mengolah laporan yang kurang lebihnya
disesuaikan dengan konsep Balance Score Card di :

1. Marketing Department
1. Bagian Sales
 Data Penjualan : No order, customer, tanggal, bulan,
tahun, sales, qty order (unit), model (big, medium,
mini), type (AC, STD), design (Triun, Dolphin, Jet,
Custom), price/unit, total price.
 Data target penjualan : bulan, tahun, target, realisasi.
 Data customer : customer, alamat (lengkap, kota,
provinsi), status (lama, baru). Total customer
 Data akuisisi customer : bulan/tahun, total customer
baru, total customer, akuisisi (total customer
baru/total customer x 100 %)
 Data retensi customer : bulan/tahun, total customer
lama, total customer periode sebelumnya, retensi
 (total customer lama/total customer periode
sebelumnya x 100 %)
 Data target customer : bulan, tahun, target, realisasi.
 Data claim customer : customer, no. Order, tgl
claim, qty claim, waktu penanganan, rasio layanan
purna jual (total claim yang berhasil ditangani/total
claim x 100 %)
 Data kepuasan pelanggan : bulan/tahun, jumlah
keluhan, total customer, kepuasan customer (jumlah
keluhan / total customer x 100 %)
2. Bagian Product Design
 Data Product Design : kode design, design, status
(lama, baru)
 Data inovasi product baru : total product baru, total
laba dari product baru, total keseluruhan laba,
kontribusi (total laba dari product baru/totak
keseluruhan laba x 100 %)
3. Bagian Promotion
 Data Promotion : Jenis (brosur, website, teman, lain-
lain), bulan, jumlah yang disebar, jumlah kembali.
4. Bagian Delivery
 Data Delivery : no. Order, schedule delivery, actual
delivery, status (tepat waktu/tidak tepat waktu).

5. Finance & Accounting Department

1. Data Laba Penjualan : No. Order, tgl delivery,

harga jual, total biaya, laba
2. Data activa : Tgl, bulan, tahun, kode, jumlah,
total activa
3. Data pasiva : Tgl, bulan, tahun, kode, jumlah,
total pasiva
4. Data laba bersih : bulan, jumlah laba bersih,
total laba bersih
 5. ROI : laba bersih, total aktiva, ROI (laba
bersih/total aktiva x 100%)
2. Personel & General Affairs Department
1. Data karyawan : NIK, Nama karyawan,
department, bagian, jabatan, tgl masuk, jenis
kelamin, alamat, status (aktif/baru/keluar), total
karyawan.
2. Data produktivitas karyawan : tahun, total
produksi (= jumlah penjualan/order), total
karyawan, produktifitas (total produksi/total
karyawan x 100 %)
3. Data Retensi karyawan : bulan/tahun, total
karyawan keluar, total karyawan, retensi (total
karyawan keluar/total karyawan)
3. Production Department
1. Data produksi : bulan/tahun, waktu pengolahan,
waktu penyelesaian, MCE (waktu
pengolahan/waktu penyelesaian x 100 %)

Analisis Kekurangan Sistem Yang Berjalan

Berdasarkan dari analisis yang dilakukan penulis, terhadap sistem yang berjalan di
PT. Trijaya Union, terdapat beberapa kekurangan sistem yang berjalan diantaranya sebagai
berikut:

1. Belum adanya sistem infomasi yang memudahkan pihak eksekutif untuk

memantau informasi kinerja perusahaan.
2. Belum adanya sistem informasi yang membantu pihak eksekutif sebagai
bahan analisis pendukung perencanaan strategi penjualan.
3. Belum adanya sistem informasi yang mudah diakses pihak eksekutif.
4. Informasi yang disajikan masih sering direvisi karena kurang teliti dalam
pengolahan data.
5. Lambatnya laporan yang diterima pihak eksekutif.

Analisis Kontrol
Adanya permasalahan pada sistem yang berjalan disebabkan oleh faktor pengontrolan
yang lemah. Pengontrolan pengolahan data belum dilakukan sehingga laporan yang
dihasilkan belum selalu akurat. Sementara belum ada pengontrolan terhadap hasil
pengolahan data, sehingga laporan yang diterima oleh pihak eksekutif tidak diperiksa ulang
dan jika terjadi kesalahan dari hasil pengolahan data mengakibatkan laporan harus direvisi
kembali.
Analisis Prosedur
Berdasarkan dari analisis yang dilakukan penulis, dalam hal prosedur yang berjalan
saat ini masih belum berjalan baik. Hal ini bisa dilihat dengan kurangnya kontrol dari
masing-masing pihak yang bersangkutan. Dimulai dari kurang telitinya para staf dalam
mengolah data tanpa adanya pengecekan kembali. Hal ini menyebabkan pihak eksekutif
mengalami hambatan dalam penerimaan laporan, sehingga dalam memantau dan
menganalisis hasil penjualan terhambat.
Analisis Waktu dan Tenaga Kerja
1. Berdasarkan dari analisis yang dilakukan penulis, waktu yang dibutuhkan saat
ini untuk menghasilkan laporan dari keseluruhan departmentmembutuhkan
waktu ± 360 menit. Hal ini dikarenakan data yang diolah masih dengan cara
pengetikan dengan bantuan Microsoft Exel.80 menit waktu yang dibutuhkan
untuk seorang staf memberikan laporannya ke sekretaris manager department,
120 menit waktu yang dibutuhkan untuk seorang sekretaris manager
department menyelesaikan rekap laporannya, dan 120 menit lagi waktu yang
dibutuhkan untuk sekretaris managing director.
2. Untuk tenaga yang ada pada saat ini yaitu 1 orang staf untuk masing-masing
bagian, 1 orang sekretaris department untuk masing-masing department, dan 1
orang sekretaris managing director dirasa kurang cukup karena banyaknya
laporan yang diminta oleh pihak eksekutif, terlebih jika mendekati akhir
bulan.

Analisis Kebutuhan Sistem

Dalam merancang sebuahsistem perlu adanya analisis kebutuhan sistem. Berikut ini
merupakan kebutuhansistem yang diperlukan yaitu sebagai berikut :

1. Dapat membantu mengolah data darisetiap bagian unit kerja

2. Dapat membantu membuat laporan baik harian, bulanan maupun tahunan.
3. Dapat menghubungkan setiap department, sehingga data yang dinput bisa
langsung dilihat oleh pimpinan.
4. Dapat membantu memonitor kinerja perusahaan.
5. Dapat menampilkan laporan dalam bentuk tabel dan grafiksehingga pihak
eksekutif lebih mudah dalam membaca laporan dan menyusunstrategi
penjualan.

Konfigurasi Sistem Berjalan

1. Spesifikasi Hardware
 1. Processor : Dual Core 2,8
2. Monitor : LED 14.0 "
3. RAM : DDR 3 2 GB
4. Harddisk : 250 GB
2. Spesifikasi Software
1. Microsoft Windows 7
2. Microsoft Office 2010
3. Hak Akses (Brainware)
Dalam proses penginputan data dilakukan oleh para staf dan untuk rekap
laporan oleh skretaris.

Struktur Organisasi HRD

 
Job Deskripsi
1.      HRD ( Human Resources of Development ) Manager
HRD (Human Resources of Development) Manager ini mempunyai fungsi
dan lingkup pekerjaan yaitu :
a.      Bertanggung jawab di dalam pengelolaan dan pengembangan
Sumber Daya Manusia, yaitu dalam
hal perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan kegiatan sumber daya
manusia, termasuk pengembangan kualitasnya dengan berpedoman pada
kebijaksanaan dan prosedur yang berlaku di perusahaan.
b.      Bertanggung jawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan
kegiatan-kegiatan pembinaan government & industrial serta mempunyai
kewajiban memelihara dan menjaga citra perusahaan.
Sedangkan uraian tugas dari HRD (Human Resources of Development)
Manager adalah sebagai berikut:
a.      Menyusun, merencanakan, mengawasi dan mengevaluasi anggaran
biaya kegiatan secara efektif dan efisien serta bertanggung jawab
terhadap setiap pengeluaran hasil kegiatan
b.      Bertanggung jawab terhadap perencanaan, pengawasan dan
melaksanakan evaluasi terhadap jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan
oleh perusahaan.
c.      Melaksanakan seleksi, promosi, transfering, demosi terhadap
karyawan yang dianggap perlu.
d.      Melaksanakan kegiatan-kegiatan pembinaan, pelatihan dan kegiatan
lain yang berhubungan dengan pengembangan mental, keterampilan dan
pengetahuan karyawan sesuain dengan standard perusahaan.
e.      Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang berhubungan dengan
rekapitulasi absensi karyawan,perhitungan gaji, tunjangan dan bonus.
2.      HRD ( Human Resources of Development ) Recruitment
Tugas Pokok dan Tanggung Jawab:
a.      Bertanggung jawab dalam membantu dan melaporkan kepada HRD
(Human Resources Of Development) Manager dalam bidang hiring &
firing tenaga kerja.
b.      Menyusun prosedur seleksi recruitment karyawan baru.
c.      Melakukan koordinasi ke departemen lain untuk mengumpulkan
rencana permintaan karyawan setiap tahun dan membuat status data
karyawan dan turnover setiap bulan dari masing-masing divisi.
d.      Memasang iklan lowongan kerja, melakukan sortir lamaran,
melakukan tes psikologi dan interview awal untuk mendapatkan calon
karyawan yang sesuai.
e.      Merekomendasikan kandidat berdasarkan hasil tes psikologi dan
interview awal, serta mengatur jadwal interview lanjutan (user, hrd,
presdir), agar proses rekrutmen dapat berjalan dengan baik sesuai
rencana.
f.       Menyiapkan perjanjian kerja dan kontrak kerja karyawan serta
mengupdate masa berlakunya kontrak kerja.
g.      Menginput data karyawan dan ke sistem agar semua terdata dengan
baik
h.      Membuat laporan rekapitulasi mutasi, promosi dan status karyawan
(tambahan anak, menikah, berhenti).
3.      General Affair Supervisor
Tugas Pokok dan Tanggung Jawab:
a.      Mendukung seluruh kegiatan operasional kantor dengan melakukan
proses pengadaan seluruh peralatan kebutuhan kerja (seperti; ATK,
komputer, meja/kursi kerja, AC, dst), maupun sarana atau fasilitas
penunjang lain (seperti; kendaraan operasional, office boy, satpam,
operator telpon, dst.) dengan cepat, akurat/berkualitas serta sesuai
dengan anggaran yang ditentukan.
b.      Melakukan analisa kebutuhan anggaran atas pengadaan dan
pemeliharaan seluruh fasilitas dan sarana penunjang aktivitas kantor
untuk kemudian diajukan kepada bagian keuangan dan manajemen
perusahaan untuk dianggarkan dan disetujui. Melakukan aktivitas
pemeliharaan atas seluruh fasilitas dan sarana penunjang, serta
melakukan proses penggantian atas fasiltias/sarana penunjang yang
rusak.
c.      Membina hubungan dengan para vendor atau supplier barang dan
jasa fasilitas/prasarana kantor serta membantu dalam menangani
komplain atas vendor/supplier termasuk tindak lanjut atas penanganan
nota pembayaran/invoice maupun kontrak kerja dengan pihak terkait.
d.      Membuat, menjalankan dan mengembangkan sistem kerja/prosedur
atas pengadaan dan pemeliharaan fasilitas penunjang kerja.
e.      Melakukan survei tingkat kepuasaan atas pelayanan yang diberikan
kepada seluruh karyawan/unit dalam perusahaan untuk tujuan
peningkatan kualitas/mutu, ketepatan dan kecepatan pelayanan yang
diberikan.
f.       Menyiapkan laporan bulanan untuk keperluan rapat anggaran,
laporan keuangan atas aset dan beban biaya kantor.
4.      Non Material Warehouse Staff
Tugas Pokok dan Tanggung jawab:
a.      Melakukan kontrol stock barang-barang keperluan kantor, seperti
ATK, Alat Kebersihan, dsb.
b.      Bertangung jawab atas keluar masuknya barang- barang keperluan
perusahaan, seperti ATK, Alat Kebersihan, dan barang-barang yang
dibutuhkan baik untuk keperluan dalam maupun luar kantor.
5.      Compensation and Benefit Supervisor
Tugas Pokok dan Tanggung jawab:
a.      Menganalisis dan mengembangkan sistem remunerasi di perusahaan
sebagai rekomendasi untuk meningkatkan motivasi karyawan dan
mendukung pencapaian target kinerja perusahaan.
b.      Memaintain dan memverifikasi data / pencatatan kehadiran
pekerja, Surat Perintah Kerja Lembur, shift, cuti, training, dinas dan
medical sehingga dapat dipakai sebagai dasar yang benar dalam
membayarkan kompensasi dan benefit (salary, allowance, incentive,
iuran pensiun/asuransi)
c.      Melakukan proses payroll berdasarkan data yang benar sehingga
pembayaran gaji dapat dilakukan dengan jumlah yang benar dan tepat
waktu
d.      Memverifikasi expense report yang diajukan pekerja atas
perjalanan dinas, cuti,medical, training, sehingga pembayaran dapat
dilakukan dengan jumlah yang benar
e.      Memproses administrasi perjalanan dinas didalam dan diluar negeri
(reservation, advance, formalitas), sehingga perjalanan dapat dilakukan
dengan tepat waktu dan lancar.
f.       Memaintain fasilitas perusahaan (perumahan, kendaraan, telepon,
komputer) sesuai dengan policy dalam rangka program retensi dan
peningkatan produktivitas pekerja
g.      Menyelenggarakan administrasi pensiun / asuransi / pajak dan
pengakhiran pekerja sesuai dengan ketentuan, agar setiap proses
pembayaran dilaksanakan dengan benar & tepat waktu.
6.      Payroll Staff
Uraian tugas :
a.      Melakukan proses pengambilan cuti tahunan dan mempersiapkan
laporan-laporannya.
b.      Melakukan proses pengambilan “Day Off Payment”, tukar “Day
Off” dan tukar shift karyawan.
c.      Melakukan perhitungan “meal coupon” karyawan.
d.      Membantu HRD (Human Resources of
Development) Administrator dalam pengarsipan dan pembuatan surat-
surat.
7.      Welfare Staff
a.      Mengajukan dana untuk penggantian obat rawat jalan setiap 2 kali
seminggu, bagi karyawan yang telah menyampaikan resep pengobatan
dari dokter.
b.      Membuat laporan dana iuran Pensiun / astek setiap bulan.
c.      Memeriksa dan mendata ijin sakit karyawan.
d.      Mengurus administrasi ke asuransi / rumah sakit.
8.      Trainning Supervisor
a.      Melakukan proses trainning new comer.
b.      Melakukan proses trainning motivasi kepada seluruh karyawan
setiap 1 tahun sekali.
c.      Melakukan proses trainning sesuai dengan masing-masing
departemen.
d.      Menyiapkan segala administrasi yang berhubungan dengan
trainning.
e.      Mendata karyawan yang butuh trainning khusus.
f.       Membuat laporan rekapitulasi pelaksanaan training dan evaluasi
pelaksanaan untuk dikirimkan ke direksi.

Sktuktur HRD

 
 
Human Resources Departement Game Republic memiliki beberapa jabatan seperti yang tertera diatas.
Seluruh posisi tersebut memiliki tugas dan fungsi masing, sebagai berikut :
Manajajer SDM
Fungsi dan Lingkup Pekerjaan Yaitu :
1. Bertanggung jawab di dalam pengelolaan dan pengembangan Sumber Daya Manusia, yaitu dalam hal
perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan kegiatan sumber daya manusia, termasuk pengembangan
kualitasnya dengan berpedoman pada kebijaksanaan dan prosedur yang berlaku di perusahaan.
2. Bertanggung jawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan pembinaan government &
industrial serta mempunyai kewajiban memelihara dan menjaga citra perusahaan.
Tugas :
1. Menyusun, merencanakan, mengawasi dan mengevaluasi anggaran biaya kegiatan secara efektif dan efisien
serta bertanggung jawab terhadap setiap pengeluaran hasil kegiatan
2. Bertanggung jawab terhadap perencanaan, pengawasan dan melaksanakan evaluasi terhadap jumlah
tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan.
3. Melaksanakan seleksi, promosi, transfering, demosi terhadap karyawan yang dianggap perlu.
4. Melaksanakan kegiatan-kegiatan pembinaan, pelatihan dan kegiatan lain yang berhubungan dengan
pengembangan mental, keterampilan dan pengetahuan karyawan sesuain dengan standard perusahaan.
5. Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang berhubungan dengan rekapitulasi absensi
karyawan,perhitungan gaji, tunjangan dan bonus.
Rekrutmen
Tugas Pokok dan Tanggung Jawab:
1. Bertanggung jawab dalam membantu dan melaporkan kepada HRD (Human Resources Of Development)
Managerdalam bidang hiring & firing tenaga kerja.
2. Menyusun prosedur seleksi recruitment karyawan baru.
3. Melakukan koordinasi ke departemen lain untuk mengumpulkan rencana permintaan karyawan setiap tahun
dan membuat status data karyawan dan turnover setiap bulan dari masing-masing divisi.
4. Memasang iklan lowongan kerja, melakukan sortir lamaran, melakukan tes psikologi dan interview awal
untuk mendapatkan calon karyawan yang sesuai.
5. Merekomendasikan kandidat berdasarkan hasil tes psikologi dan interview awal, serta mengatur jadwal
interview lanjutan (user, hrd, presdir), agar proses rekrutmen dapat berjalan dengan baik sesuai rencana.
6. Menyiapkan perjanjian kerja dan kontrak kerja karyawan serta mengupdate masa berlakunya kontrak kerja.
7. Menginput data karyawan dan ke sistem agar semua terdata dengan baik
8. Membuat laporan rekapitulasi mutasi, promosi dan status karyawan (tambahan anak, menikah, berhenti).
General Affair Supervisor
Tugas Pokok dan Tanggung Jawab:
1. Mendukung seluruh kegiatan operasional kantor dengan melakukan proses pengadaan seluruh peralatan
kebutuhan kerja (seperti; ATK, komputer, meja/kursi kerja, AC, dst), maupun sarana atau fasilitas penunjang
lain (seperti; kendaraan operasional, office boy, satpam, operator telpon, dst.) dengan cepat, akurat/berkualitas
serta sesuai dengan anggaran yang ditentukan.
2. Melakukan analisa kebutuhan anggaran atas pengadaan dan pemeliharaan seluruh fasilitas dan sarana
penunjang aktivitas kantor untuk kemudian diajukan kepada bagian keuangan dan manajemen perusahaan
untuk dianggarkan dan disetujui. Melakukan aktivitas pemeliharaan atas seluruh fasilitas dan sarana
penunjang, serta melakukan proses penggantian atas fasiltias/sarana penunjang yang rusak.
3. Membina hubungan dengan para vendor atau supplier barang dan jasa fasilitas/prasarana kantor serta
membantu dalam menangani komplain atas vendor/supplier termasuk tindak lanjut atas penanganan nota
pembayaran/invoice maupun kontrak kerja dengan pihak terkait.
4. Membuat, menjalankan dan mengembangkan sistem kerja/prosedur atas pengadaan dan pemeliharaan
fasilitas penunjang kerja.
5. Melakukan survei tingkat kepuasaan atas pelayanan yang diberikan kepada seluruh karyawan/unit dalam
perusahaan untuk tujuan peningkatan kualitas/mutu, ketepatan dan kecepatan pelayanan yang diberikan.
6. Menyiapkan laporan bulanan untuk keperluan rapat anggaran, laporan keuangan atas aset dan beban biaya
kantor.
Non Material Warehouse Staff
Tugas Pokok dan Tanggung jawab:
1. Melakukan kontrol stock barang-barang keperluan kantor, seperti ATK, Alat Kebersihan, dsb.
2. Bertangung jawab atas keluar masuknya barang- barang keperluan perusahaan, seperti ATK, Alat
Kebersihan, dan barang-barang yang dibutuhkan baik untuk keperluan dalam maupun luar kantor.
Compensation and Benefit Supervisor
Tugas Pokok dan Tanggung jawab:
1. Menganalisis dan mengembangkan sistem remunerasi di perusahaan sebagai rekomendasi untuk
meningkatkan motivasi karyawan dan mendukung pencapaian target kinerja perusahaan.
2. Memaintain dan memverifikasi data / pencatatan kehadiran pekerja, Surat Perintah Kerja Lembur, shift, cuti,
training, dinas dan medical sehingga dapat dipakai sebagai dasar yang benar dalam membayarkan kompensasi
dan benefit (salary, allowance, incentive, iuran pensiun/asuransi)
3. Melakukan proses payroll berdasarkan data yang benar sehingga pembayaran gaji dapat dilakukan dengan
jumlah yang benar dan tepat waktu
4. Memverifikasi expense report yang diajukan pekerja atas perjalanan dinas, cuti, medical, training, sehingga
pembayaran dapat dilakukan dengan jumlah yang benar
5. Memproses administrasi perjalanan dinas didalam dan diluar negeri (reservation, advance, formalitas),
sehingga perjalanan dapat dilakukan dengan tepat waktu dan lancar.
6. Memaintain fasilitas perusahaan (perumahan, kendaraan, telepon, komputer) sesuai dengan policy dalam
rangka program retensi dan peningkatan produktivitas pekerja
7. Menyelenggarakan administrasi pensiun / asuransi / pajak dan pengakhiran pekerja sesuai dengan ketentuan,
agar setiap proses pembayaran dilaksanakan dengan benar & tepat waktu.
Payroll Staff
Tugas Pokok :
1. Melakukan proses pengambilan cuti tahunan dan mempersiapkan laporan-laporannya.
2. Melakukan proses pengambilan “Day Off Payment”, tukar “Day Off” dan tukar shift karyawan.
3. Melakukan perhitungan “meal coupon” karyawan.
4. Membantu HRD (Human Resources of Development) Administrator dalam pengarsipan dan pembuatan
surat-surat.
Welfare Staff
Tugas Pokok :
1. Mengajukan dana untuk penggantian obat rawat jalan setiap 2 kali seminggu, bagi karyawan yang telah
menyampaikan resep pengobatan dari dokter.
2. Membuat laporan dana iuran Pensiun / astek setiap bulan.
3. Memeriksa dan mendata ijin sakit karyawan.
4. Mengurus administrasi ke asuransi / rumah sakit.
Trainning & Development Supervisor
Tugas Pokok :
1. Melakukan proses trainning new comer.
2. Melakukan proses trainning motivasi kepada seluruh karyawan setiap 1 tahun sekali.
3. Melakukan proses trainning sesuai dengan masing-masing departemen.
4. Menyiapkan segala administrasi yang berhubungan dengan trainning.
5. Mendata karyawan yang butuh trainning khusus.
6. Membuat laporan rekapitulasi pelaksanaan training dan evaluasi pelaksanaan untuk dikirimkan ke direksi.