LAPORAN AUDIT INTERNAL

Departemen: Purchasing
Tanggal Audit: 15 July 2023
Auditee: Bu Ranny, Bu Diah, Bu Bu Yuni, Bu Fara.
Auditor: Elvis Halim, Musyafikin
FRM.19.QMR.09; Rev.00; 10 Juni 2019
No LAPORAN AUDIT
1 KPI : Ketepatan Penerimaan Barang Stock Lokal dengan target 100%.
PIC Purchasing Barang Lokal mempunyai tabel monitoring ketepatan penerimaan barang lokal,
di mana supplier yang lebih awal mengirimkan barang dinilai sebagai achieve sesuai KPI,
sementara supplier yang terlambat mengirimkan barang dinilai sebagai tidak memenuhi target
KPI.

Disarankan : Untuk supplier yang lebih awal mengirimkan barang juga dinilai sebagai tidak
memenuhi target KPI. Clausul 6.2
Status : OFI
2 KPI : Ketepatan Penerimaan Barang Stock Lokal dengan target 100%.
Ditemukan achievement KPI BSD tidak pernah mencapai 100% selama periode monitoring 6
bulan (Jan - Jun 2023). Penjelasan dari PIC Purchasing Lokal adalah karena faktor eksternal
(pihak supplier lokal)
Disarankan : Ada toleransi +/- 5% dalam hal penilaian ketepatan penerimaan barang lokal.
Clausul 6.2

Status : OFI
3 Laporan Audit : Pembelian Barang Import (SOP.19.PCH.01)
Sample 1 : PO 4530013019
Auditee mengikuti SOP dengan baik.
Sample 2 : PO 4530014050
Auditee mengikuti SOP dengan baik.
Sample 3: PO 4530014787
Auditee mengikuti SOP dengan baik.

Status : OK
4 Laporan Audit : Pembelian Barang Import (SOP.19.PCH.01)
Disarankan untuk membuat panduan kegiatan upload dokumen dan informasi ke dalam
shipment status, sehingga setiap perubahan informasi bisa terupdate dengan baik di shipment
status. Clausul 7.5.2.

Status : OFI
5 Laporan Audit : Pembelian Barang Local Stoc (SOP.19.PCH.02)
Sample 1 : PO 4530013815
Auditee mengikuti SOP dengan baik.
Sample 2: PO 4530011455
Auditee mengikuti SOP dengan baik.
Sample 3 : PO 45300012391
Auditee mengikuti SOP dengan baik.
Pada sample 3 ditemukan PO di download di SAP pada pukul 2:26:44 PM, dan
submitted/dirouting ke HOD Sales pada pukul 6:13:58 PM (pada hari yang sama).
Rentang waktu antara PO downloaded di SAP dan di routing ke Sales tidak diatur dalam SOP,
disarankan untuk menetapkan SLA untuk rentang waktu antara PO downloaded di SAP dan di
routing ke HOD Sales. Clausul 9.1.1.

Status : OFI
6 Laporan Audit : Pembelian Barang Asset (SOP.19.PCH.04)
Auditee dapat menunjukkan bukti kesesuaian SOP terhadap pengadaan barang Asset
dengan uji sample berikut :
- PO NO 4530013939 CIPTA SOLUSI PRIMA
 - PO NO 4530014532 TRAKTOR NUSANTARA
- PO NO 4530015424 KINGLAB MEDIKA LESTARI
Status : OK
7 Laporan Audit : Pembelian Barang Consumable (SOP.19.PCH.03)
Auditee belum memiliki dokumentasi proses pembanding supplier existing pengadaan barang-
barang consumable.
Saran : Sebaiknya minimal 1 tahun sekali dilakukan proses pembanding yang terdokumentasi
dengan supplier
Clausul 7.5.3 lain untuk
tentang mendapatkan
Penghendalian pembanding
Informasi yang terbaik/ kemungkinan2 lain
yang terdokumentasi
Status : OFI
Laporan Audit : IK Pengadaan Consumable Goods, Aset dan Jasa
8 ( WI.22.PCH.03;Rev.00; 11 Juli 2022)
Auditee belum memiliki dokumen terhadap penilaian atas kriteria-kriteria yang diterima untuk
pemilihan jasa armada.
Saran : Sebaiknya dibuat standard form acceptance criteria untuk pemilihan jasa armada, yang
juga dapat
Clausul 8.2 di share ke
tentang kandidat vendor
Persyaratan Produk agar mereka memenuhi kriteria tersebut.
dan Jasa
Status : OFI
9 Laporan Audit : Form Seleksi Supplier atau Vendor ( FRM.22.PCH.02;Rev.01, 01 Juli 2022 )
Auditee belum memiliki bukti dokumentasi approval pemilihan vendor terhadap proses
pengadaan yang bersifat penunjukan langsung ( direct appointment ).
Saran : Sebaiknya untuk penunjukan vendor langsung tetap dibuatkan approval pemilihan
vendor
Clausul yang disetujui
8.1 tentang oleh BOD terkait.
Perencanaan Operasional dan Pengendalian
Status : OFI
10 Laporan Audit : Supplier or Vendor Evaluation Frm (FRM.23.PCH.03;Rev.02; 12 Januari 2023
Auditee sudah melakukan evaluasi terhadap vendor secara berkala dengan form standard dan
dapat menunjukkan sampling data yang diminta ( evaluasi 2019, 2020, 2021, 2022) dan
menirimkan hasil kepada vendor jika hasilnya below .

Saran : Sebaiknya hasil evaluasi yang bagus juga diinformasikan sebagai appresiasi dan vendor
dapat termotivasi
.QMR.09; Rev.00; 10 Juni 2019
NO FTP

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A
N/A

N/A

N/A