Belajar 4 Disciplines of Execution (4DX)

Anda pergi ke kantor dengan tekad untuk melakukan suatu pekerjaan penting dengan
tenggat waktu minggu depan. Sesampai di kantor, suasana begitu sibuk dan hiruk
pikuk. Ada sedemikian banyak email yang harus dibalas, telpon berdering dari
berbagai client dan rekan kerja lain, beberapa rapat penting yang harus dihadiri. Dan
akhirnya di sore hari, Anda duduk di kursi, merasa sangat lelah telah bekerja keras
seharian penuh, dan Anda baru teringat belum melakukan pekerjaan penting yang
telah dijadwalkan sebelumnya.
Sounds familiar?
Saya pun sangat sering mengalami hal ini. Ujung-ujungnya, kita merasa terpuruk,
tidak mendapat pencapaian prestasi yang berarti, jauh berbeda dengan apa yang telah
kita rencanakan jauh-jauh hari sebelumnya; padahal sudah bekerja begitu keras
membanting tulang.
Mari kita simak video berikut ini:
Inilah permasalahan terbesar dalam proses melaksanakan planning kita, yaitu
pekerjaan kita sehari-hari! Ya, untuk melakukan pekerjaan rutin kita membutuhkan
begitu banyak energi dan waktu yang tersita, sehingga ironisnya kita sulit melakukan
hal baru walau telah direncanakan dan diprioritaskan sebelumnya.
Goal yang telah kita rencanakan untuk bergerak maju sangatlah penting, namun saat
berbenturan dengan hal yang mendesak dan penting, tentu saja hal mendesak lah yang
akan didahulukan setiap waktu, bukan?
Beruntung saya mendapatkan informasi buku keren yang ditulis oleh Chris
McChesney, Sean Covey, dan Jim Huling berjudul The 4 Disciplines of Execution,
atau biasa disebut sebagai 4DX.
Buku ini mengungkapkan betapa whirlwind, pusaran angin yang sebenarnya adalah
hal-hal yang mendesak, membuat kita luar biasa terganggu konsentrasinya untuk
menyelesaikan hal-hal yang sifatnya lebih penting. Begitu banyak perencanaan hebat
yang kita lakukan, awalnya terlaksana baik, namun pada akhirnya layu dan sirna
karena semua orang yang terlibat harus menangani hal-hal lain yang kelihatannya
lebih penting dan mendesak.
Benar sekali sih, kalau kita mengabaikan hal-hal yang mendesak, tentu kita akan
mengalami banyak masalah sekarang. Namun jika sebaliknya kita mengabaikan yang
penting, maka kita akan menjumpai masalah di kemudian hari.
Jika kita hanya mengurusi whirlwind saja, maka kita tidak akan maju sejengkal pun,
walau sebesar apapun energi yang kita curahkan di sana. Kita harus fokus
melaksanakan tugas untuk mencapai goal yang paling penting di tengah dahsyatnya
pusaran angin!
Secara sederhana, konsep 4DX ini didasarkan pada
prinsip focus, leverage, engagement, dan accountability, terlihat dari 4 prinsip
berikut:

1. Focus on the Wildly Important

2. Act on the Lead Measures
3. Keep a Compelling Scorecard
4. Create a Cadence of Accountability

4DX Disiplin #1: Fokus Pada Wildly

Important Goals

I believe that this nation should commit itself to

achieving the goal, before this decade is out, of
landing a man on the moon and returning him
safely to the earth. No single space project in
this period will be more impressive to mankind,
or more important for the long-range
exploration of space.
John F Kennedy, May 25, 1961
Pada pidatonya di depan Congress pada tgl 25 Mei 1961, Presiden John F Kennedy
menegaskan suatu misi yang luar biasa penting, bahwa NASA haruslah mampu
mendaratkan seorang manusia di bulan dan mengembalikannya ke bumi dalam
keadaan selamat sebelum akhir dekade tersebut. Inilah yang disebut sebagai Wildly
Important Goals dalam konsep 4DX – The 4 Disciplines of Execution.
Merumuskan Wildly Important Goals (selanjutnya saya sebut dengan WIG saja)
merupakan langkah yang sangat penting. Bagaimana bisa mencapai sesuatu goal yang
sangat penting, jika kita tidak tahu goal penting apa yang ingin dicapai? Secara
sederhana, gunakan format “from X to Y by When” dalam merumuskan WIG, di
mana:
  X adalah kondisi sekarang
 Y adalah hasil yang ingin dicapai
 When adalah tenggat waktu kapan Y akan tercapai
Dengan format “from X to Y by When” ini, maka WIG akan memiliki pengukuran
yang jelas sehingga kita mengerti benar bahwa WIG telah tercapai. Misalnya, kita
menetapkan WIG sebagai berikut:

 “Menurunkan berat badan dari 77 kg menjadi 70 kg pada tgl 31 Desember

2016”
 “Menambah tabungan dari Rp 10.000.000 menjadi Rp 15.000.000 pada tgl
31 Desember 2016”
 “Meningkatkan omzet penjualan bulanan dari Rp 100.000.000 menjadi Rp
120.000.000 pada periode Desember 2016”
Wuih, ternyata mudah ya membuat WIG!
Eiiit hati-hati.. Walau memang membuat WIG jadi lebih mudah dengan rumus “from
X to Y by When”, namun kita perlu ingat bahwa manusia hanya mampu melakukan
satu hal dalam satu waktu dengan excellence. Semakin sedikit goal yang dicanangkan,
semakin tinggi kemungkinan mencapai goal tersebut dengan excellence. Franklin
Covey menyarankan jumlah goal yang dikejar maksimal 3 saja, namun haruslah
benar-benar penting (wildly important). Inilah yang dikenal sebagai The Law of
Diminishing Return.
Nah, tantangannya sekarang adalah, bagaimana caranya membedakan goal yang
penting dan yang benar-benar penting! Satu hal yang mudah dicermati adalah Wildly
Important Goals membawa konsekuensi, yaitu bila WIG gagal dicapai, maka hal ini
akan mengakibatkan semua pencapaian lainnya menjadi terabaikan.
Jika telah membuat beberapa WIG, sekaligus telah menguji apakah WIG tersebut
benar-benar penting seperti penjelasan di atas, maka kini saatnya kita menentukan
prioritas WIG mana yang akan dicapai. Ingat prinsip The Law of Diminishing Return,
jadi kita harus pilih hanya 3 WIG terpenting yang akan membawa impact positif
paling besar bagi kita.
Di artikel ini kita telah belajar membuat WIG:

 Menggunakan format “From X to Y by When”

 Melakukan pengujian WIG ini sekedar penting ataupun benar-benar penting
 Memberikan penilaian prioritas untuk setiap WIG yang dibuat
Kini giliran Anda untuk mulai mempraktekkannya mulai sekarang. Ayo bagikan
pengalaman Anda saat merumuskan WIG di komentar bagian bawah artikel ini.

4DX Disiplin #2: Bertindak Pada Lead

Measures

A good lead measure has 2 basic

characteristics: It is predictive of achieving the
goal and it can be influenced by the team
members.
A: “Goal saya, turun berat badan 5 kilo akhir tahun ini. Titik.”
B: “Wow keren, lalu rencana kamu mau ngapain tiap hari agar goal itu tercapai?”
A: “Pokoknya ya kurangi makan sama olahraga rutin lah tiap hari. Plus timbang badan
juga, biar termotivasi terus.”
Kebanyakan kita cenderung berfokus pada “Lag Measures” atau pengukuran
seberapa baik kita mencapai goal di masa lalu. Kenapa demikian? Karena Lag
Measures sangatlah mudah diukur, dalam contoh di atas, cukup dengan menimbang
berat badan saja. Namun dalam konsep 4DX – The 4 Disciplines of Execution,
ditekankan bahwa kita justru haruslah bertindak/berfokus pada Lead
Measures karena inilah salah satu kunci penting keberhasilan eksekusi.
Bilamana kita hanya melakukan rencana di atas: mengurangi makan, olahraga rutin,
dan menimbang badan; belum tentu kita dapat mencapai goal sesuai yang diharapkan.
Kenapa?
Karena mengurangi makan dan olahraga rutin sama sekali tidak spesifik. Mengurangi
makan 1-2 sendok rasanya tidak bakal mengurangi berat badan, demikian pula
olahraga rutin berjalan santai 10 menit per hari
Menimbang badan merupakan upaya melihat apakah kita sudah mencapai goal atau
belum; dan sama sekali tidak dapat dipengaruhi karena lag measures adalah hasil dari
upaya masa lalu
Berkebalikan 180 derajat dari Lag Measures, Lead Measures justru memiliki dua
karakteristik:

1. Terprediksi, artinya jika Lead Measures bergerak, maka Goal / Lag

Measures akan bergerak pula
2. Dapat dipengaruhi, artinya kita memiliki kontrol sepenuhnya di tangan
kita
Misalnya, turun berat badan 5 kilogram pada akhir tahun 2016 adalah Goal (Lag
Measures), sementara berolahraga 30 menit dan berjalan cepat 3 kilometer per-hari
adalah Lead Measures, karena:

1. Terprediksi: jika kita berolahraga 30 menit dan berjalan cepat 3 km setiap

hari sampai akhir tahun 2016, maka turun berat badan 5 kg akan tercapai
2. Dapat dipengaruhi: berolahraga 30 menit dan berjalan cepat 3 km setiap hari
adalah murni keputusan kita
Misalkan kita tinggal di Semarang dan ingin mengadakan perjalanan ke Jakarta (Goal
/ Lag Measures). Jarak Semarang – Jakarta adalah 450 km. Jika kita mengendarai
mobil dengan kecepatan rata-rata 60 km/jam, berapa jam waktu yang dibutuhkan
untuk sampai di Jakarta?
Banyak orang, termasuk Anda barangkali, akan menjawab 7.5 jam. Namun bagaimana
bila ternyata rute yang diambil adalah ke arah Timur (arah Surabaya) atau Selatan
(arah Yogyakarta), dan justru bukan ke arah Barat? Tentu tidaklah mungkin sampai di
Jakarta dalam 7.5 jam bukan? Inilah yang saya maksudkan dengan terprediksi.
Tindakan yang dilakukan haruslah selaras dengan tujuan yang ingin dicapai. Jika dari
Semarang ingin ke Jakarta, ya harus menempuh rute Semarang – Pekalongan –
Pemalang – Brebes – masuk tol Cipali – hingga akhirnya sampai di Jakarta.
Selanjutnya, jika kita menumpang bis umum, dapatkah kita mencapai Jakarta dari
Semarang dalam waktu 7.5 jam? Sulit bukan? Karena kita tidak memiliki pengaruh
atas berjalannya bis umum tersebut. Sopir bis umum biasanya harus menghentikan bis
pada beberapa terminal yang telah ditentukan, juga harus berhenti untuk menurunkan
dan menaikan penumpang, dan lain-lain.
Jadi, dengan dua contoh di atas, kita tentu semakin jelas dengan
syarat Terprediksi dan Dapat Dipengaruhi, bukan?
Bagaimana dengan target penjualan yang harus mencapai 100 juta per-bulan
misalnya? Ok, masih ingat syaratnya Lead Measures? Ya betul, Terprediksi dan
Dapat Dipengaruhi. Kita asumsikan, penjualan 100 juta dapat tercapai jika bisa
menjual produk ke 10 pembeli (alias harga produk adalah Rp 10 juta). Dari statistik
historis penjualan yang kita miliki, diketahui bahwa dari 10x penjelasan produk, ada 3
calon pembeli yang tertarik, dan akhirnya mengerucut ke 1 pembeli. Sehingga
otomatis bisa kita hitung dan prediksikan bahwa kita perlu melakukan 100x
penjelasan produk, di mana akan ada 30 calon pembeli yang tertarik, dan
menghasilkan 10 pembeli. Jika 1 bulan kita bekerja 25 hari, maka kita harus
melakukan 4x penjelasan produk setiap harinya; kalau tidak tercapai, maka target kita
terancam tidak tercapai.
Di artikel ini kita telah belajar bertindak pada Lead Measures:

 Mengerti perbedaan pokok Lead Measures vs Lag Measures

 Kriteria penting Lead Measures: Terprediksi dan Dapat Dipengaruhi
Manfaatkan momentum ini untuk segera merumuskan Lead Measures seperti apa
yang cocok untuk WIG Anda?

4DX Disiplin #3: Gunakan Scoreboard yang

Memotivasi

The highest level of performance always comes

from people who are emotionally engaged and
the highest level of engagement comes from
knowing the score.
McChesney, Covey, and Huling
Bayangkan, Anda datang terlambat untuk menonton suatu pertandingan sepakbola
antara team favorit yang paling Anda sukai melawan musuh bebuyutannya.
Pertandingannya berjalan seru, bola digiring dari ujung lapangan sana ke sini dan
bolak-balik terjadi goal. Namun ada 1 hal yang tidak ada, yaitu Papan Skor
(Scoreboard) dimatikan. Sama sekali tidak ada informasi kedudukan/skor saat ini,
tidak ada informasi sisa waktu pertandingan.
Pertanyaannya, apakah Anda dan semua penonton bisa menikmati pertandingan yang
seru tersebut?
Pertanyaan penting selanjutnya, kira-kira apa yang dirasakan oleh para pemain
sepakbola itu?
Kebanyakan orang akan menjawab “sama sekali tidak seru!”. Ya, tentu saja.. Mana
mungkin suatu pertandingan bisa menarik bilamana tidak ada scoreboard? Apalagi
bagi pemain, mana mungkin mereka terpacu untuk mati-matian mengejar bola dan
mencetak goal, bila mereka tidak tahu bahwa ternyata mereka
tertinggal goal dari team lawan?
Nah, 4DX Disiplin ke-3 menekankan pentingnya menggunakan Scoreboard yang
memotivasi.
Ada 3 prinsip penting yang harus dimengerti:

1. Kinerja pemain akan jauh berbeda jika menggunakan skor (karena jika tidak
menggunakan skor, itu namanya latihan)
2. Scoreboard untuk pemain sangatlah sederhana,
sedangkan scoreboard untuk pelatih jauh lebih kompleks
3. Penggunaan Scoreboard adalah untuk memotivasi para pemain untuk
menang!
Lalu, apa kriteria / karakteristik Scoreboard yang memotivasi tadi?

 Sederhana
 Mudah dilihat oleh seluruh anggota team
 Sebaiknya menunjukkan baik lead dan lag measurement
 Dalam waktu kurang dari 5 detik, harus bisa menunjukkan apakah kita
menang atau kalah
Apa saja yang harus diperhatikan saat membuat Scoreboard tersebut?

 Sedapat mungkin libatkan seluruh anggota team dalam

pembuatan Scoreboard, sehingga rasa memiliki Scoreboard akan terbangun
total
 Tambahkan nama team, foto seluruh anggota team, slogan, dan hal-hal lain
di Scoreboard yang bisa menggalang kebersamaan team
 Tentukan siapa yang bertanggungjawab untuk meng-update
Scoreboard tersebut dan tentukan pula seberapa sering frekuensi update-nya
Di artikel ini kita telah belajar bagaimana menggunakan Scoreboard yang memotivasi:
  3 prinsip penting tentang Scoreboard
 Kriteria / karakteristik Scoreboard yang memotivasi
 Hal-hal apa saja yang harus diperhatikan saat membuat Scoreboard
Ayo, mari segera kita buat Scoreboard yang memotivasi kita beserta seluruh anggota
team untuk mencapai WIG bersama!

4DX Disiplin #4: Menciptakan Irama

Accountability

Productivity is never an accident. It is always

the result of a commitment to excellence,
intelligent planning, and focused effort.
Paul J. Meyer
Masih ingat tatkala kita bersama team baru saja melaksanakan rapat menentukan
perencanaan dan target kerja? Minggu pertama, minggu ke dua, minggu ke tiga. Kita
masih rajin untuk melaporkan hasil progress (baca: lead dan lag measures)
di scoreboard kita.
Lalu apa yang terjadi di minggu-minggu berikutnya?
Kita bahkan sudah mulai bosan dan sungkan untuk menanyakan hasil
pelaksanaan lead measures ke anggota team lain, karena selalu mendapatkan jawaban
yang sama: tersenyum tipis dan gelengan kepala.
Nah di sini lah letak pentingnya disiplin ke-4: Menciptakan Irama Accountability.
4DX mengharuskan kita melakukan WIG session, dengan satu tujuan:
membuat team fokus kembali ke WIG walaupun ada sekian banyak kesibukan
(whirlwind) yang melanda setiap harinya. WIG session seharusnya diadakan secara
teratur, minimal seminggu sekali atau lebih sering.
Agenda WIG session dimulai dengan masing-masing anggota team melaporkan
hasil komitmen minggu lalu berikut hasil pencapaiannya.
Lalu WIG session dilanjutkan dengan melakukan review atas scoreboard yang ada.
Di sini, sang Leader harus jeli dalam tahap melakukan review. Usahakan sedapat
mungkin, seluruh anggota team memperoleh pembelajaran tentang bagaimana
mengulangi dan memperbesar keberhasilan yang dicapai; serta bagaimana
menghindari kegagalan yang terjadi minggu sebelumnya. Juga gunakan kesempatan
ini untuk merayakan keberhasilan atau pencapaian kecil yang berhasil didapat, untuk
memompa semangat semua anggota team.
Dan WIG session diakhiri dengan masing-masing anggota team menyatakan
komitmennya untuk minggu berikutnya. Sang Leader bisa membantu
anggota team untuk memilah-milah komitmen mana yang akan
memberikan impact terbesar bagi pencapaian WIG.
Kunci keberhasilan WIG session adalah:

 Tetapkan jadwal yang teratur dan konsisten

 Jagalah agar durasi WIG session tetap singkat (maksimal 20-30 menit)
 Sebagai Leader, berikan contoh dengan langsung melaporkan komitmen
dan pencapaian kita
 Perbaharui scoreboard
 Rayakan keberhasilan mencapai komitmen
 Bagikan review tentang apa yang membuat berhasil dan yang gagal
 Jangan biarkan whirlwind mengacaukan 4DX kita
 Tetap lakukan lead measures walaupun whirlwind sedang deras-derasnya
Di artikel ini kita telah belajar bersama tentang WIG session:

 Apa itu WIG session

 3 agenda yang dibahas di tiap WIG session
 Kunci keberhasilan menyelenggarakan WIG session