MATERI 2

Communication:
Active Listening and
Questioning Skill

“E-Learning Dasar-Dasar Coaching Mentoring dan Counseling”

Materi ini akan terdiri dari 4 yaitu:
1. Building Rapport dan Body Language
2. Mengenali Jenis Kepribadian
3. Active Listening
4. Effective Questioning Skill

“E-Learning Dasar-Dasar Coaching, Mentoring dan Counseling” 2

 1. BUILDING RAPPORT
dan BODY LANGUAGE
Sebelum memulai coaching atau mentoring maupun counseling perlu
dilakukan pendekatan hingga coachee, mentee atau counselee merasa
nyaman untuk melakukan dialog.

Pendekatan itu disebut sebagai Building Rapport

“E-Learning Dasar-Dasar Coaching Mentoring dan Counseling”

 RAPPORT BUILDING
• Rapport adalah kualitas hubungan yang dibangun atas
respek (sikap menghargai) pada pemikiran dan perasaan
orang lain.
• Mengapa Perlu diciptakan Rapport untuk:
• Membuat mitra bicara nyaman
• Membangun rasa percaya (trust)
• Menciptakan kedekatan sepanjang interaksi
“E-Learning Dasar-Dasar Coaching, Mentoring dan Counseling”
 KAPAN RAPPORT BUILDING DILAKUKAN?

• Pada saat pertemuan pertama dan saat mengawali Coaching,

Mentoring dan Counseling
• Rapport dimulai sejak awal kontak dan dipelihara sepanjang
proses hubungan interpersonal.
• Bagaimana Caranya?
1. Teknik Pacing-Leading/Menyamakan-Mengarahkan
2. Teknik Matching- Mirroring/ Menyelaraskan-Menjadi
cermin

“E-Learning Dasar-Dasar Coaching, Mentoring dan Counseling”

 Pacing: Menyamakan/Menyelaraskan
• Yaitu menyesuaikan diri dengan siapa kita berbicara atau biasa disebut
menyamakan frekuensi.

• Bisa dilakukan dengan memasuki dunia coachee, mentee atau

counselee. Mencari persamaannya, misalnya asal daerah, hobby,
teman-teman yang dikenal, makanan kesukaan, visi hidup, dan lain-
lain.

Leading
• Mengarahkan coachee/mentee/counselee ke arah tujuan yg diinginkan
dengan menggunakan data yang diperoleh saat proses pacing
“E-Learning Dasar-Dasar Coaching, Mentoring dan Counseling”
Pacing-Leading dapat dilakukan dengan dua
cara yaitu:
1. VERBAL PACING
• Yakni menyamakan gaya bicara atau intonasi, tema obrolan, apa
yang disukai dan lain-lain. Contoh misalnya, Kita mengajak bicara
tentang anaknya, ketika coachee/mentee/counselee terlihat
antusias menceritakan anaknya barulah kita LEADING.
• Menceritakan tentang hobbynya berkebun, Ketika dia antusias
bercerita berarti rapport telah tercipta dan dapat kita LEADING

“E-Learning Dasar-Dasar Coaching, Mentoring dan Counseling” 7

2. NON VERBAL PACING
Yaitu melakukan sesuatu dengan menyamakan apa yang
dilakukan oleh Coachee, Mentee atau Counselee
• Lakukan penyamaan bahasa tubuh
▪ Postur tubuh (duduk, berdiri, jongkok)
▪ Gesture (tangan bergerak, mengusap dagu dll)
▪ Mimik muka (mengeryit, terbelalak, memicing dll)
▪ Tarikan dan hembusan nafas
▪ senyuman, anggukan, gelengan
▪ Contoh misalnya coachee sedang mengerjakan sesuatu, coach terlibat dalam
kegiatan tersebut
▪ Untuk melakukan PACING dengan cara NON VERBAL Hindari
mimicking (menyolok), perlu tersamar

“E-Learning Dasar-Dasar Coaching, Mentoring dan Counseling” 8

Matching-Mirrorring
• Teknik Building Rapport yang lain adalah Matching Mirrorring
• Matching adalah proses menyamakan Gerakan mitra bicara kita. Kalau
dia pegang dagu, kita pegang dagu. Kalau dia pegang alis, kita pegang
alis. Kalau dia menyilangkan tangan, kita menyilangkan tangan. Nah
jika mulai merasa nyaman, barulah kita leading.
• Sedangkan mirroring adalah berlaku seolah cermin. Prinsipnya sama
dengan matching.
• Melakukan Teknik ini harus hati-hati dan perlu Latihan, agar mitra
komunikasi tidak merasa diledek atau disindir.

“E-Learning Dasar-Dasar Coaching, Mentoring dan Counseling” 9

BODY LANGUAGE

10
 Saluran/channel komunikasi

Verbal Suara Nonverbal Jarak/proxemik

• Kata • Intonasi • Ekspresi wajah • Jarak personal

• Artikulasi • Kontak mata yang cukup untuk
• Bahasa
• Volume • Gerak Tubuh melakukan
komunikasi tatap
• Kecepatan & Jeda
muka dalam CMC
antar 1 sampai
1,5 meter

“E-Learning Dasar-Dasar Coaching, Mentoring dan Counseling” 11

Memahami Diri dan
Orang lain

“E-Learning Dasar-Dasar Coaching, Mentoring dan Counseling”

Bagaimana cara mengenali diri sendiri dan orang lain.

Diri Sendiri Orang Lain

Self evaluation dan Observasi sehari-hari atau

feedback dr orang sekitar dengan bantuan salah satu
yg dpt dibantu dengan tool, misalnya DISC untuk
mengetahui
Johari window kecenderunagn perilaku

“E-Learning Dasar-Dasar Coaching, Mentoring dan Counseling” 13

 Bagaimana mengenali diri sendiri ?
Johari Window

Untuk dapat memahami diri sendiri dilakukan dengan memperbesar area “known self”

“E-Learning Dasar-Dasar Coaching, Mentoring dan Counseling” 14

Terdapat 4 bagian dari matrik Johari Window
Known Self
Memperlihatkan kondisi yang diketahui diri sendiri dan orang lain.

Blind Self
Memperlihatkan sesuatu yang selama ini kita abaikan tapi dapat dipahami oleh orang lain.

Hidden Self
Memperlihatkan bagian diri kita yang hanya kita pahami sendiri.

Unknown Self
Dikatakan “Unknown”, karena baik yang bersangkutan, maupun orang lain dalam kelompoknya tidak
mengetahui. Untuk mengetahuinya dapat dilakukan dengan bantuan profesional

“E-Learning Dasar-Dasar Coaching, Mentoring dan Counseling” 15

“E-Learning Dasar-Dasar Coaching, Mentoring dan Counseling”
PERSONALITY
 Berikut link yang lebih
jelas teori DISC dr Dr
Marston

https://discinsights.com/
disc-theory

“E-Learning Dasar-Dasar Coaching, Mentoring dan Counseling” 18

“E-Learning Dasar-Dasar Coaching, Mentoring dan Counseling”
✓ BERANI
✓ BERINISIATIF
✓ ORIENTASI PADA HASIL
✓ GIGIH
✓ INOVATIF
✓ TEGAS
✓ TIDAK BERTELE-TELE
✓ PEMECAH MASALAH
✓ TANGGUH
✓ ANTUSIAS
✓ MENARIK
✓ MENGINSPIRASI
✓ MEYAKINKAN
✓ MUDAH BERGAUL
✓ PERCAYA DIRI
✓ OPTIMIS
✓ RAMAH
✓ MUDAH PERCAYA
✓ BERSAHABAT
✓ MENURUT METODE YG ADA
✓ SANTAI
✓ TULUS
✓ SABAR
✓ PENDENGAR YG BAIK
✓ STABIL
✓ PEMAIN TIM
✓ RAMAH
✓ AKURAT
✓ ANALITIS
✓ CERMAT
✓ DIPLOMATIS
✓ TELITI
✓ TEPAT
✓ STANDAR YANG TINGGI
✓ DEWASA
✓ LAMBAT MEMBUAT KEPUTUSAN
Coaching, Mentoring dan Counseling

Mendengar Bertanya
aktif efektif

“E-Learning Dasar-Dasar Coaching, Mentoring dan Counseling”

 adalah….

“E-Learning Dasar-Dasar Coaching, Mentoring dan Counseling”

 CARA MENDENGAR AKTIF
1. Pahami gaya komunikasi Anda:
▪ Miliki tingkat kesadaran diri tinggi yang dapat
menciptakan impresi positif dari orang lain.
▪ Pahami bagaimana orang lain memandang diri
kita.
▪ Buatlah orang lain senyaman mungkin dengan
memilih perilaku yang tepat yang sesuai
dengan personaliti kita selama mendengarkan
(Idealnya, anggukkan kepala)

“E-Learning Dasar-Dasar Coaching, Mentoring dan Counseling”

 CARA MENDENGAR AKTIF

2. Jadilah pendengar aktif:

▪ Saat anggota tubuh manusia memberikan perhatian,
maka akan dengan mudah memasuki arah pikiran.
▪ Dengarkan dengan suatu tujuan.
▪ Tujuan dapat memberi informasi, arah, saling
memahami, memecahkan masalah, berbagi
kepentingan, melihat bagaimana perasaan orang lain,
memperlihatkan dukungan, dll.
▪ Jika mengalami kesulitan untuk berkonsentrasi maka
lakukan pengulangan kata dalam pikiran Anda.

“E-Learning Dasar-Dasar Coaching, Mentoring dan Counseling”

 CARA MENDENGAR AKTIF

3. Gunakan komunikasi Nonverbal Ketika

mendengarkan:
▪ Senyum,
▪ Gestur,
▪ Eye contact,
▪ Anggukan
▪ Forward lean (mencondongkan badan)
.

“E-Learning Dasar-Dasar Coaching, Mentoring dan Counseling”

 CARA MENDENGAR AKTIF
4. Berikan Umpan Balik:
▪ Ingatlah bahwa apa yang disampaikan
seseorang dan apa yang kita dengar bisa
sangat berbeda.
▪ Ulangi lagi atau ikhtisarkan untuk
meyakinkan apa yang kita pahami.
▪ Ulang kembali apa yang Anda pikir Anda
dengar dan tanyakan, “apakah saya sudah
memahami dengan benar maksud Anda?”

“E-Learning Dasar-Dasar Coaching, Mentoring dan Counseling”

 ELEMEN ACTIVE LISTENING

1. Kata-kata Kunci (Keywords)

2. Emosi di Balik Kata-kata
3. Makna yang Tersirat

“E-Learning Dasar-Dasar Coaching, Mentoring dan Counseling”

 CONTOH ACTIVE LISTENING

KATA-KATA KUNCI

“Karir saya tidak berkembang. Sepertinya saya

menemui jalan buntu di pekerjaan. Yang saya
pikirkan setiap bangun tidur hanya ingin segera
resign. Tapi saya tidak tahu apakah saya
sebaiknya memulai bisnis atau mencari
pekerjaan di tempat lain…”
EMOSI DI BALIK KATA-KATA
ACTIVE LISTENING
• “Promosi ini sangat menantang
bagi saya. Saya punya kesempatan
untuk bekerja bersama orang-orang
dari top management. Saya bisa
buktikan kalau saya mampu. Di
samping itu mereka menempatkan
saya di daerah ini karena
keberhasilan saya di tugas
sebelumnya. Tapi saya merasa ada
hal lain yang saya perlu ketahui …”
 ACTIVE LISTENING
MAKNA YANG TERSIRAT
Apa yang menjadi keinginan dan harapan ?
Apa yang ia butuhkan? Arahan, kejelasan
dukungan/bantuan
Apa yang menjadi masalah / hambatan ?
TIPS MENDENGARKAN AKTIF

• Pilihlah suatu lingkungan yang kondusif untuk mendengarkan

• Bersihkan dan fokuskan pikiran anda
• Ulangilah frasa-frasa penting dalam hati, kalau perlu catat
• Akuilah si pembicara dengan komunikasi verbal dan nonverbal
• Dorong pembicara untuk terus berbicara
• Jangan siapkan bantahan pada saat pembica sedang berbicara
• Ajukan pertanyaan klarifikasi apabila anda tidak mengerti
• Ringkaskan dan berilah umpan balik
• Tangguhkan Penilaian – Jangan Menghakimi
• Usahakan untuk menetralisir emosi yang negatif
• Berikan respon yang layak
QUESTIONING SKILL

36
Bertanya Secara Efektif

• Dapat dilakukan dengan cara :

• Percakapan dan santai
• Gaya tidak menginterogasi

• Jenis Pertanyaan yang diajukan :

• Pertanyaan Terbuka (Open
Questions)
• Pertanyaan Tertutup (Closed
Questions)
Keterampilan Bertanya
ATTENDING SKILL (Menyatakan Perhatian)
• Beberapa kata-kata yang bisa menunjukkan keberadaan kita dalam
komunikasi yang berlangsung adalah :
• “Oh begitu…”
• “Ya..Benar”
• “Saya mendengarkan Anda..”
• “Ya, saya paham..”
• “Waah…menarik sekali”

“E-Learning Dasar-Dasar Coaching, Mentoring dan Counseling”

ENCOURAGING SKILL
• Mendorong Coachee, Mentee dan Counselee untuk lebih terbuka
dalam berdialog.
• Kalimat yang biasanya diucapkan misalnya:
• “Saya ingin tahu bagaimana perasaan Anda?”
• “Apakah Anda ingin membicarakannya?”
• “Apa Anda ingin mengatakan hal lain?”
• “Mungkin Anda ingin mengatakan kepada saya?”
• “Apakah ada hal lain yang perlu saya ketahui?”

“E-Learning Dasar-Dasar Coaching, Mentoring dan Counseling” 41

Silakan Mencoba..