Sekilas 4DX Untuk Project Management

dikompilasi oleh:
Sentot Baskoro
 RUBAH CARA PIKIR KITA

Kita Kerjakan Apa Yang Kita Pikir

Kita Dapat Apa Yang Kita Kerjakan
Kita Pikir Apa Yang Kita Lihat, Dengar dan Pelajari
IDE DAN KAPASITAS
DISCIPLINE 1
 1. Fokus Pada WIG (Wildly Important Goals)

Sebenarnya, semakin banyak yang kita coba lakukan, maka akan semakin sedikit
yang kita selesaikan. Selalu ada lebih banyak ide bagus yang melebihi kapasitas
kemampuan anda dan tim anda untuk melaksanakannya. Maka, tantangan
pertama anda adalah focus pada hal paling penting yang harus dicapai atau WIG.

Discipline 1: Fokus pada WIG meminta anda untuk kembali ke fungsi utama anda
sebagai Leader dan tidak tergoda pada focus lain yang kurang penting, sehingga
anda dan tim dapat mencapai tujuan lebih baik. Langkah ini dimulai dari
pemilihan satu atau dua tujuan yang paling penting dan bukan pada melakukan
semua hal sekaligus. Kegagalan mencapai WIG ini akan membuat keberhasilan
di sisi lain menjadi kurang dan bahkan tidak berarti sama sekali. 5, 10, bahkan 20
important goals akan membuat tim anda tidak fokus.

WIG tersebut akan membuat tim dapat membedakannya dengan “Whirlwind.”

Tim akan berpindah dari pekerjaan-pekerjaan yang tidak terlalu terdefinsikan,
sulit untuk dikomunikasikan dan sifatnya terpecah-pecah menjadi satu kesatuan
target yang dapat dicapai.
WHIRLYWIND dan GOALS
WILDLY IMPORTANT GOAL
WIG RULES

Rule #1: Tim tidak boleh focus

pada lebih dari 2 WIGs secara
bersamaan.
Rule #2: Cara yang dipilih harus
dapat memenangkan Perang..
Rule #3: Senior leaders punya
veto, namun tidak boleh mendikte

Rule #4: Semua WIGs harus punya

garis selesai, dimulai dari X ke Y
dalam jangka waktu kapan.
NASA 1969
DISCIPLINE 2
 2. Bertindak Pada LEAD MEASURE

Apapun strategi yang diambil, segala kemajuan dan keberhasilan akan diukur dari lag
dan lead measures.

Lag measures adalah ukuran yang diambil dari WIGs. Revenue, profit, market share,
dan customer satisfaction adalah lag measures, artinya, anda menerimanya dari hasil
kinerja lalu dan tidak dapat dirubah.

Lead measures adalah ukuran hal yang paling memberikan dampak yang harus
dicapai tim - perilaku baru yang akan mensukseskan lag measure.

Lead measure harus berkarakter: dapat dipredikasi untuk mencapai Goals dan dapat
dipengaruhi oleh anggota tim. Contoh: Program Turun Berat Badan. Lag measure-nya
adalah kilogram yg berkurang, sementara 2 lead measures adalah pembatasan kalori
per hari secara spesifik dan waktu latihan per minggu yang spesifik juga. Lead
measures ini dapat diprediksi krn, dengan melakukan hal tsb, anda dapat
memperkirakan berapa timbangan (lag measure) anda di minggu berikutnya. Kedua
Lead measures ini dapat dipengaruhi krn perilaku baru ini berada dalam kendali anda.

Mengerjakan hal dalam Lead Measures ini adalah salah satu rahasia dalam eksekusi.
Begitu anda dapat mengidentifikasi Lead measures anda, maka anda akan mempunyai
titik dongkrak dalam pencapaian Goals anda.
2. Bertindak pada LEAD MEASURE
2. Bertindak pada LEAD MEASURE
DISCIPLINE 3
 3. Jaga SCOREBOARD Wajib

Seseorang akan bermain berbeda jika permainan tsb dihitung. Dengan kata
lain: Seseorang akan bermain berbeda jika MEREKA menghitung permainan
tersebut. Bukan ANDA yang menghitung permainan mereka.

Discipline 3 adalah disiplin dalam keterlibatan. Tingkat kinerja tertinggi selalu

hadir dari orang-orang yang terlibat secara emosional. Dan, is the discipline of
engagement. In principle, the highest level of performatingkat tertinggi dari
keterlibatan adalah tatkala anggota tim mengetahui angka skor mereka,
menang ataupun kalah. Untuk itu diperlukan satu Scoreboard sederhana
namun wajib sifatnya untuk selalu ditindak-lanjuti.

Scoreboard seperti itu harus dibuat khusus untuk, dan terkadang dibuat
sendiri oleh, anggota tim yang menjadi pemain. Scroreboard harus sederhana
sehingga anggota tim bisa segera tahu apakah mereka berhasil atau tidak.
Jika tidak jelas, maka anggota tim akan meninggalkan Scoreboard tsb dan
larut dalam Puasaran (whirlwind) kegiatan lain yang kurang/tidak penting. Jika
tim anda tidak tahu apakah mereka berhasil atau tidak, maka itu merupakan
tanda bahwa mereka akan gagal.
3. Jaga SCOREBOARD Wajib
 3. Jaga SCOREBOARD Wajib

SCOREBOARD YANG BAIK :

1.Apakah Sederhana dan tidak multi tafsir?

2.Apakah bisa dilihat dengan mudah?
3.Apakah scoreboardnya memperlihatkan LAG dan LEAD
measures?
4.Dengan melihatnya sekilas apakah bisa saya mengetahui apakah
saat ini saya menang?
DISCIPLINE 4
 4. Buat Genjotan Tanggung-jawab

Discipline 4 (cadence of accountability) adalah saat dimana eksekusi dilakukan. 3

disiplin sebelumnya bicara pada persiapan dan pembentukan Game, namun tanpa
disiplin ke-4, tim anda belum masuk ke Game ini. Displin ke-4 bicara tentang prinsip
pertanggung-jawaban. Tanpa siapa bertanggung-jawab atas apa, maka Goals kita akan
terseret dan larut dalam pusaran Whirlwind.

Genjotan tanggung-jawab (the cadence of accountability) adalah irama dari rapat

reguler dengan para anggota tim yang memegang WIG. Rapat ini harus dilakukan
setidaknya satu kali per minggu dan tidak lebih dari 15 menit. Waktu yang pendek
tersebut digunakan untuk melihat tanggung-jawab kemajuan proses dari setiap
anggota tim, dan bukan bertele-tele dalam pusaran remeh-temeh Whirlwind.

Intinya ada pada genjotan. Tiap anggota tim harus dapat memegang pertanggung-
jawaban dari anggota tim lainnya secara reguler dan berirama. Tiap minggu, satu per
satu, tiap anggota tim harus dapat menjawab pertanyaan: “Apa 1-2 hal paling penting
yg dapat saya lakukan minggu depan, diluar remeh-temeh Whirlwind, yang dapat
memberi dampak terbesar pada Scoreborad?”
Kemudian anggota tim melaporkan apakah mereka telah mencapai target komitmen
minggu lalu dan bagaimana pergerakan lead dan lag measures mereka dalam
Scoreboard, dan komitmen mereka untuk minggu depan. Kesemuanya dalam hanya
hitungan menit saja.
 4. Buat Irama Tanggung-jawab

The secret to Discipline 4, in addition to the repeated cadence, is that team

members create their own commitments. Because they make their own
commitments, their ownership of them increases. Team members will always
be more committed to their own ideas than they will to orders from above.
Making commitments to their team members, rather than solely to the boss,
shifts the emphasis from professional to personal. The commitments go
beyond their job performance to becoming promises to the team.

Because the team commits to a new set of objectives each week, this
discipline creates a just-in-time weekly execution plan that adapts to
challenges and opportunities that can never be foreseen in an annual
strategic plan. In this way, the plan is adapting as fast as the business is
changing. The result? The team can direct enormous energy to the Wildly
Important Goal without getting blocked by the shifting Whirlwind of change
all around them. When your team begins to see the lag measure of a big goal
moving as a direct result of their efforts, they will know they are winning.
And, we have found nothing drives the morale and engagement of a team
more than winning.
 4. Buat Irama Tanggung-jawab

Create a Cadence of Accountability

 Rapat Tim secara Mingguan.

 10-15 Minutes, tidak boleh lebih.
 Review dan Update Scoreboard
 Diskusikan aktifitas Lead Measure
 Leader membuat komitmen untuk membantu tim di minggu
berikutnya.
4. Buat Genjotan Tanggung-jawab
WIG SESSION
WIG SESSION
WIG SESSION
CHANGE MANAGEMENT 4DX
 CHANGE MANAGEMENT 4DX

Tahapan Sosialisasi ke TIM :

1.Kejelasan
• Menjadi model
4. Optimalisasi
• Identifikasi lead measure
• Hargai gagasan kreatif
• Membuat scoreboard
• Tindak lanjut dan rayakan sukses
• WIG Session 1x/pekan
• Dorong anggota tim buat jalan
2.Peluncuran
• Fokus dan energy
• Laksanakan dg tekun 5. Kebiasaan
• Identifikasi penghalang • Rayakan pencapaian WIG
• Beralih ke WIG baru
3.Adopsi • Bantu anggota berkinerja
• Taat pada proses baru hasil unggul
• Komitmen tanggung jawab
• Pantau hasil scoreboard
• Lakukan penyesuaian
• Dukung anggota – pelatihan
• Jawab terus terang pada resistor
Ringkasan
Ringkasan
Terima Kasih, Syukron, Muliate,
Arigato, Gracias, Danke,
Matur Suwun, Hatur Nuhun,
Xie Xie Nien, Gamsa Hamnida,
Sakalangkong, Suksema, Makase
Merci Beaucoup, Mejuah-juah ..

sentot@baskoro.com
sentotbaskoro.academia.edu
+62 811 85 75 86