Lampiran III Surat Wakil Rektor Bidang Akademik

Nomor : 33953 /UN31.WR.1/PK.02.03/2020

Tanggal : 2 September 2020

SOAL DAN PEDOMAN PENSKORAN

TUGAS TUTORIAL/TUGAS MATA KULIAH
UNIVERSITAS TERBUKA

Program Studi : Kearsipan

Kode/Nama Mata Kuliah : ASIP4101/Pengantar Ilmu Kearsipan
Jumlah sks : 4
Nama Penulis : Effendi Wahyono Institusi : UT
Nama Penelaah : Institusi : UT
Tahun Pengembangan : 2020
Status Pengembangan : Baru

Tangerang Selatan, September 2020

Menyetujui, Telah divalidasi Pengampu Mata Kuliah,
Ketua Program Studi Kearsipan Pengampu Mata Kuliah,

Herwati Dwi Utami Effendi Wahyono

NIP 196 NIP 1960052119860031003
 LEMBAR SOAL
TUGAS TUTORIAL ATAU TUGAS MATA KULIAH III
Fakultas : FHISIP
Program Studi : Kearsipan Sumber Soal
Kode/Nama MK : ASIP4101/Pengantar Ilmu Kearsipan Kode MK &
Nomor KB
Penulis Soal/Institusi : Effendi Wahyono /UT Nomor Modul
Penelaah soal//institusi : Modul 9 KB 2
Tahun Penulisan : 2020
Butir Soal No. :1
Skor Maks. : 30

Capaian Pembelajaran : Mahasiswa dapat menjelaskan tentang Administrasi arsip dan akuisisi (termasuk siklus hidup
rekod hingga menjadi arsip)
Indikator : Mahasiswa dapat menjelaskan administrasi arsip dan akuisisi

Akuisisi arsip dilakukan berdasarkan garis haluan. Jelaskan apa yang menjadi dasar
pertimbangan dalam menentukan garis haluan akuisisi, dan faktor-faktor apa saja (sebutkan
tiga faktor) yang perlu menjadi bahan pertimbangan dalam menyusun garis haluan tersebut.

Jawab :
1. Alasan Praktis
Pengelolaan arsip merupakan suatu proses pengendalian secara sistematis atas siklus hidup
arsip (life cycle of records) dari sejak penciptaan arsip, penggunaan, pemeliharaan dan
penyusutan arsip. Penyusutan arsip merupakan upaya untuk mengurangi sejumlah arsip yang
tercipta, dengan cara memindahkan arsip in aktif dari suatu tempat ke tempat yang lain,
memusnahkan arsip yang tidak memiliki kegunaan maupun menyimpan arsip
secara permanen sebagai arsip statis, kegiatan ini merupakan proses akhir dari keseluruhan
pengelolaan arsip. Untuk dapat disimpan secara permanen maka arsip yang tercipta perlu
dipindahkan (transfer) ke lembaga kearsipan setelah terlebih dahulu dilakukan seleksi dan
penilaian. Dengan demikian, kegiatan akuisisi merupakan proses transisi yang tetap perlu
dilakukan selama ada pengelolaan arsip guna memperoleh arsip, baik secara jumlah dan
kualitas informasinya. Bagi lembaga kearsipan, kegiatan ini merupakan sarana untuk
menambah khazanah arsip, yaitu sejumlah arsip statis yang disimpan secara permanen dan
diperlakukan sebagai aset kekayaan warisan nasional (national heritage). Sementara bagi
lembaga pencipta arsip, kegiatan akuisisi arsip merupakan bentuk tanggung jawab dari
keseluruhan proses akhir penyelenggaraan administrasi yang dilakukan dengan cara
penyusutan arsip (records disposal).
2. Alasan Ekonomis
Dalam penjelasan awal disebutkan bahwa penyusutan arsip merupakan suatu cara untuk
mengurangi arsip yang tercipta di lembaga pencipta arsip. Pengurangan arsip dilakukan guna
menghindari adanya pemborosan dari segi
biaya pada saat menyimpan dan memelihara arsip. Mengingat arsip sebagai sumber informasi
memiliki nilai yang berkelanjutan (continuing value), tidak hanya dimanfaatkan oleh lembaga
pencipta arsip saja tetapi juga dapat
dimanfaatkan oleh publik secara luas maka adanya kegiatan akuisisi arsip berdampak kepada
efisiensi di dalam pengendalian arsip dinamis yang tercipta di lembaga pencipta arsip. Tidak
lagi mengeluarkan biaya yang tidak
perlu untuk keperluan pembelian peralatan kearsipan, sewa ruang ataupun lainnya karena telah
terjadi pengurangan arsip, arsip-arsip yang bernilai statis dapat diserahkan ke lembaga
kearsipan. Sementara bagi lembaga kearsipan, proses akuisisi arsip yang didahului dengan
 penyeleksian dan penilaian, tentunya diharapkan bahwa arsip statis yang diperoleh bukanlah
’sampah’ dari lembaga pencipta arsip maupun hanya sekadar ’menambah khazanah arsip’,
tetapi sesungguhnya usaha selektif yang bertujuan ekonomis sehingga jumlah arsip yang
diterima mewujudkan kualitas arsip statis.
3. Alasan Politis
Akuisisi arsip tidak hanya sekadar proses transfer arsip dari lembaga pencipta arsip kepada
lembaga kearsipan, tetapi juga ada proses pengambilalihan tanggung jawab kekuasaan dari
kedua belah pihak, menyangkut transfer kekuasaan untuk melakukan penyimpanan dan
pemeliharaan arsip dari yang semula tanggung jawab lembaga pencipta arsip, sekarang
sepenuhnya menjadi kekuasaan lembaga kearsipan. Lembaga kearsipan bertanggung jawab
untuk menyelamatkan dan melestarikan arsip statis untuk disimpan secara permanen dan
kemudian menyajikan informasi tersebut kepada publik. Upaya untuk melaksanakan tugas dan
tanggung jawab yang diemban lembaga kearsipan tersebut menuntut tanggung jawab politis
karena biar bagaimanapun khazanah arsip yang dimilikinya merupakan simbol keberhasilan
maupun kegagalan yang diperlihatkan suatu negara. Khazanah arsip ini merupakan memori
kolektif dari suatu perjalanan bangsa. Dengan demikian, proses akuisisi arsip memerlukan
tanggung jawab tidak hanya buat lembaga kearsipan saja, tetapi juga lembaga kearsipan
dinamis, yaitu setiap lembaga pencipta arsip.

Sumber Referensi :
Akuisisi Arsip ASIP4426/MODUL 1 1.8 - 1.9

LEMBAR SOAL
TUGAS TUTORIAL ATAU TUGAS MATA KULIAH III
Fakultas : FHISIP
Program Studi : Kearsipan Sumber Soal
Kode/Nama MK : ASIP4101/Pengantar Ilmu Kearsipan Kode MK &
Nomor KB
Penulis Soal/Institusi : Effendi Wahyono /UT Nomor Modul
Penelaah soal//institusi : Modul 10 KB 1
Tahun Penulisan : 2020
Butir Soal No. :2
Skor Maks. : 30

Capaian Pembelajaran : Mahasiswa dapat menjelaskan penerimaan, penataan, dan deskripsi arsip

Indikator : Mahasiswa dapat menjelaskan tentang prinsip-prinsip dasar kearsipan sebagai dasar penataan arsip di depo
arsip

Penataan arsip secara fisik dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu provenans dan original
order (susunan asli). Jelaskan perbedaan antara penataan arsip berdasarkan provenans dan
penataan arsip berdasarkan prinsip original order!

Jawab :
 Sesuai dengan daur hidup arsip maka setelah masa retensi arsip dinamis aktif (rekod) berakhir
berdasarkan jadwal retensi arsip, yaitu di mana frekuensi penggunaan arsip sudah mulai
berkurang maka arsip yang bersangkutan seharusnya ditransfer ke pusat arsip atau records
center. Tetapi arsip tersebut bukan berarti sepenuhnya tidak digunakan lagi, melainkan masih
memiliki nilai guna berkelanjutan di dalam organisasi. Jenis arsip yang demikian bukan berarti
kemudian tidak diolah atau disusun atau ditumpuk saja di gudang, yang hanya menimbulkan
pemborosan dana untuk tempat, tenaga, dan waktu. Pusat arsip menerima arsip yang tidak lagi
digunakan dalam kegiatan sehari-hari oleh unit pengolah atau unit kerja. Sehingga arsip yang
datang atau sudah dipindahkan, haruslah diolah dan diatur dengan baik untuk tujuan
memberikan informasi dan bahan bukti kegiatan dari Lembaga yang bersangkutan. Di samping
itu, pengaturan dan pengolahan arsip-arsip demikian dengan penerapan fungsi manajemen
secara terpadu dapat mengakibatkan organisasi mencapai produktivitas yang efektif dan efisien

Untuk mempermudah Anda dalam mempelajari administrasi arsip maka dalam modul ini akan
dibatasi pada pengelolaan arsip di pusat arsip (records center) lembaga atau bila tidak
memungkinkan adanya pusat arsip digunakan istilah unit kearsipan. Dalam skala nasional,
tempat seperti ini, biasanya disebut depo arsip dengan penanggung jawab adalah Arsip
Nasional Republik Indonesia. Depo Arsip Nasional menerima pemindahan atau mengakuisisi
arsip-arsip lembaga pemerintah atau swasta atau perorangan sebagai bahan
pertanggungjawaban nasional. Seperti sistem informasi lainnya, kearsipan juga dapat dianggap
sebagai sistem informasi. Artinya, penerimaan, pengolahan, dan pengelolaan, baik yang
berkaitan dengan penanganan fisik atau penanganan intelektual arsip diterapkan berdasarkan
fungsi-fungsi kegiatan tertentu. Tujuan administrasi

Sumber Referensi :
https://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/penataan-arsip-statis/

LEMBAR SOAL
TUGAS TUTORIAL ATAU TUGAS MATA KULIAH III
Fakultas : FHISIP
Program Studi : Kearsipan Sumber Soal
Kode/Nama MK : ASIP4101/Pengantar Ilmu Kearsipan Kode MK &
Nomor KB
Penulis Soal/Institusi : Effendi Wahyono /UT Nomor Modul
Penelaah soal//institusi : Modul 11 KB 1
Tahun Penulisan : 2020
Butir Soal No. :3
Skor Maks. : 20

Capaian Pembelajaran : Mahasiswa dapat menjelaskan jasa rujukan, akses, dan finding aids

Indikator Mahasiswa dapat menjelaskan jasa rujukan, akses, dan sarana bantu temu kembali arsip
Salah satu kata kunci yang digunakan pada depo arsip dalam memberikan layanan arsip
kepada masyarakat adalah kata “Akses”. Jelaskan apa yang dimaksud dengan kata “Akses”,
dan apa yang menjadi dasar penentuan “Akses”.

Jawab :
- Pengertian akses dalam arti luas : adalah akses yang merujuk kepada proses identifikasi
dan penempatan arsip, yang mengandung dan memiliki informasi berguna untuk memecahkan
masalah. Yang termasuk dalam akses dalam arti luas adalah akses intelektual. Akses
intelektual menyediakan keduanya, yaitu melalui penataan dan deskripsi arsip dan melalui
bantuan petugas jasa layanan rujukan. Akses intelektual, diperlukan deskripsi dan penataan
arsip untuk memungkinkan kegiatan layanan rujukan dengan menyediakan sarana bantu temu
kembali arsip (finding aids). Finding aids biasanya disusun berdasarkan prinsip 'provenance
dan original order', jenis sarana bantu ini, memang umumnya disediakan dan dirancang ketika
arsip sudah dikatakan statis dan menjadi akses publik.
- Pengertian akses dalam arti sempit : adalah merujuk kepada legal atau hukum. Yaitu akses
berarti wewenang atau izin untuk menggunakan arsip. Artinya arsip yang sifatnya personal
atau internal yang merupakan informasi rahasia, dan pada saat tercipta distribusinya terbatas
maka penggunaannya dibatasi oleh hukum dan kode etik, seperti privasi, kerahasiaan, foi
(freedom of informastion) dan hak cipta (copyright). Untuk Negara Republik Indonesia sudah
terbit dan disahkan sebagai landasan hukum layanan informasi adalah Undang-undang No. 14
tahun 2010 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Undang-undang ini jelas memberikan
penjelasan bahwa informasi merupakan kebutuhan pokok setiap orang bagi pengembangan
pribadi dan lingkungan sosialnya serta merupakan bagian penting bagi ketahanan nasional.
Hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia dan keterbukaan informasi publik
merupakan salah satu ciri penting negara demokratis yang menjunjung tinggi kedaulatan
rakyat untuk mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik. Keterbukaan informasi publik
merupakan sarana dalam mengoptimalkan pengawasan publik terhadap penyelenggaraan
negara dan Badan Publik lainnya dan segala sesuatu yang berakibat pada kepentingan publik.

Sumber Referensi :
ASIP4407/MODUL 1 1.5

LEMBAR SOAL
TUGAS TUTORIAL ATAU TUGAS MATA KULIAH III
Fakultas : FHISIP
Program Studi : Kearsipan Sumber Soal
Kode/Nama MK : ASIP4101/Pengantar Ilmu Kearsipan Kode MK &
Nomor KB
Penulis Soal/Institusi : Effendi Wahyono /UT Nomor Modul
Penelaah soal//institusi : Modul 12 KB 1
Tahun Penulisan : 2020
Butir Soal No. :4
Skor Maks. : 20

Capaian Pembelajaran : Mahasiswa dapat menjelaskan profesi dan kode etik profesi

Indikator : Mahasiswa dapat menjelaskan profesi, organisasi profesi, dan kode etik profesi

Arsiparis merupakan sebuah pekerjaan yang menuntut keahlian professional, yang menuntut
standar-standar etika dalam melakukan setiap pekerjaan kearsipan.
Jelaskan apa yang dimaksud dengan etika dan kode etik profesi

Jawab :
Kode Etik profesi merupakan suatu tatanan etika yang telah disepakati oleh suatu kelompok
masyarakat tertentu. Kode etik umumnya termasuk dalam norma sosial, namun bila ada kode
etik yang memiliki sangsi yang agak berat, maka masuk dalam kategori norma hukum.

Kode Etik juga dapat diartikan sebagai pola aturan, tata cara, tanda, pedoman etis dalam
melakukan suatu kegiatan atau pekerjaan. Kode etik merupakan pola aturan atau tata cara
sebagai pedoman berperilaku. Tujuan kode etik agar profesional memberikan jasa sebaik-
baiknya kepada pemakai atau nasabahnya. Adanya kode etik akan melindungi perbuatan yang
tidak profesional.

Dalam kaitannya dengan profesi, bahwa kode etik merupakan tata cara atau aturan yang
menjadi standart kegiatan anggota suatu profesi. Suatu kode etik menggambarkan nilai-nilai
professional suatu profesi yang diterjemahkan kedalam standaart perilaku anggotanya. Nilai
professional paling utama adalah keinginan untuk memberikan pengabdian kepada
masyarakat.

Nilai professional dapat disebut juga dengan istilah asas etis. yaitu : (1). Menghargai harkat
dan martabat (2). Peduli dan bertanggung jawab (3). Integritas dalam hubungan (4). Tanggung
jawab terhadap masyarakat.

Kode etik dijadikan standart aktvitas anggota profesi, kode etik tersebut sekaligus sebagai
pedoman (guidelines). Masyarakat pun menjadikan sebagai perdoman dengan tujuan
mengantisipasi terjadinya bias interaksi antara anggota profesi. Bias interaksi merupakan
monopoli profesi., yaitu memanfaatkan kekuasan dan hak-hak istimewa yang melindungi
kepentingan pribadi yang betentangan dengan masyarakat. kode etik sebagai pedoman yang
memaksa perilaku etis anggota profesi.
kode etik sebagai pola ketentuan, aturan, tata cara yang menjadi pedoman dalam menjalankan
aktifitas maupun tugas suatu profesi. Bahsannya setiap orang harus menjalankan serta
menjiwai akan Pola, Ketentuan, aturan karena pada dasarnya suatu tindakan yang tidak
menggunakan kode etik akan berhadapan dengan sanksi.