TUGAS TUTORIAL I

MATA KULIAH PENGANTAR ILMU KEARSIPAN

KODE MATA KULIAH ASIP4101

NAMA : TINTO KARADIN

NIM : 045371244
JURUSAN : KEARSIPAN (D-IV)
SEMESTER : I (SATU)
ASAL : UPBJJ MEDAN

FAKULTAS HUKUM, ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS TERBUKA
2022
 LEMBAR SOAL
TUGAS TUTORIAL ATAU TUGAS MATA KULIAH I

Fakultas : FHISIP
Sumber Soal
Program Studi : Kearsipan
Kode MK &
Kode/Nama MK : ASIP4101/Pengantar Ilmu Nomor
Nomor
Kearsipan KB
Modul
Penulis Soal/Institusi : Effendi Wahyono /UT
Penelaah Soal/Institusi : Modul 1 KB 1
Tahun Penulisan : 2020
Butir Soal No. :1
Skor Maks. : 20

Capaian Pembelajaran : Mahasiswa dapat menjelaskan konsep dan teori dalam

kearsipan.

Indikator : Mahasiswa mampu menjelaskan konsep arsip dalam arti luas sebagai
informasi terekam.

Berdasarkan fungsinya, arsip dapat dikategorikan menjadi dua, sebutkan dan jelaskan!

Dari segi fungsinya asrip terbagi menjadi dua yaitu:

1. Arsip dinamis yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
digunakan secara langsung dalam administrasi negara.
2. Asrip statis yaitu arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, kehidupan kebangsaan pada umunya ataupun penyelenggaraan
sehari-hari administrasi negara.
 LEMBAR SOAL
TUGAS TUTORIAL ATAU TUGAS MATA KULIAH I

Fakultas : FHISIP
Sumber Soal
Program Studi : Kearsipan
Kode MK &
Kode/Nama MK : ASIP4101/Pengantar Ilmu Nomor
Nomor
Kearsipan KB
Modul
Penulis Soal/Institusi : Effendi Wahyono /UT
Penelaah Soal/Institusi : Modul 1 KB 2
Tahun Penulisan : 2020
Butir Soal No. :2
Skor Maks. : 20

Capaian Pembelajaran : Mahasiswa dapat menjelaskan konsep arsip sebagai

informasi terekam.

Indikator : Mahasiswa mampu menjelaskan konsep manajemen arsip dinamis.

Arsip dinamis merupakan arsip yang penggunaannya untuk kepentingan pencipta arsip
masih tinggi. Sebutkan ruang lingkup kegiatan manajemen arsip dinamis!

Ruang lingkup manajeman arsip dinamis meliputi :

1. Retensi arsip dinamis yang artinya penyimpanan arsip dinamis untuk menjamin
agar arsip dinamis hanya disimpan selama memenuhi keperluan operasional,
hukum, fiskal, atau historis.
2. Penyimpanan arsip dinamis inaktif sehingga mudah untuk ditemukan Kembali
dengan cepat dan tepat.
3. Perlindungan arsip dinamis vital sehingga arsip dinamis yang keberadaanya
penting bagi badan korporasi tetap aman.
4. Pembuatan dan pelaksanaan sistem pemberkasan untuk mengelola arsip dinamis
aktif.
5. Pendayagunaan teknologi pencitraan digital, seperti mikrografis dan EDI
(electronic document imaging).
6. Manajemen formulir, mulai dari desain sampai dengan penyimpanannya. Ini
merupakan control arsip dinamis sejak dari pembuatan sampai dengan
pemusnahannya.
7. Manajemen laporan yaitu manajemen arsip dinamis yang mendesain,
menggunakan, menyimpan, dan memusnahkan laporan.
 LEMBAR SOAL
TUGAS TUTORIAL ATAU TUGAS MATA KULIAH I

Fakultas : FHISIP
Sumber Soal
Program Studi : Kearsipan
Kode MK &
Kode/Nama MK : ASIP4101/Pengantar Ilmu Nomor
Nomor
Kearsipan KB
Modul
Penulis Soal/Institusi : Effendi Wahyono /UT
Penelaah Soal/Institusi : Modul 2 KB 1
Tahun Penulisan : 2020
Butir Soal No. :3
Skor Maks. : 20

Capaian Pembelajaran : Mahasiswa dapat menjelaskan konsep rekod baik yang

dierima atau diciptakan

Indikator : Mahasiswa dapat menjelaskan manajemen surat edaran dan formulir

Pengelolaan surat edaran harus dilakukan sesuai dengan kaidah yang ada. Hal-hal apa
saja yang perlu diperhatikan dalam mendesain sistem distribusi surat edaran!

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mendesain surat edaran adalah sebagai berikut:
1. Urutan Paragraf
Format surat edaran dideskripsikan sedemikian rupa sehingga menghasilkan
penyajian baku informasi dalam urutan yang logis. Urutan yang lazim digunakan
adalah :
a. Tujuan,
b. Ruang lingkup atau jangkauan penerapan,
c. Pembatalan,
d. Kewenangan/latar belakang,
e. Rujukan,
f. Kebijakan,
g. Tujuan,
h. Defisini,
i. Pertanggungan jawab,
j. Paragraf substansi mencakup informasi, instruksi, dan prosedur,
k. Tanggal mulai berlaku (apabila berbeda dengan tanggal persetujuan),
l. Formulir yang diuraikan (apabila ada),
m. Laporan yang diperlukan (apabila ada),
n. Tanggal jatuh waktu (khusus surat edaran sementara).
 2. Pinggiran/ Indensi
Bagian pinggir atau margin setiap halaman diatur sedemikian rupa sehingga
dapat meningkatkan daya bacanya.
3. Penomoran Halaman
a. Halaman pertama tidak diberi nomor,
b. Halaman kedua (bagian halaman sebelah kiri) diberi nomor 2 dan selanjutnya
diberi nomor urut.
c. Semua halaman bagian kiri bernomor genap, sedangkan halaman bagian
kanan bernomor ganjil.
4. Materi Suplemen
Materi semacam apendiks, lampiran, dan lembar lepas ditempatkan pada bagian
paling akhir setiap bab atau bagian paling akhir surat edaran, tergantung pada
ketentuan yang menguntungkan pemakai.
5. Angka
Nomor gambar digunakan untuk mengidentifikasi ilustrasi, bagan, dan table yang
berada pada surat edaran.
6. Rujukan
Rujukan digunakan apabila materi berhubungan langsung dengan subjek yang
dibahas.
7. Lembaran Pengantar
Lembaran pengantar dapat digunakan untuk menyebarkan surat edaran kepada
pemakai.
8. Revisi
Proses pembuatan revisi hendaknya dibakukan guna mencegah kekacauan akibat
revisi yang beraneka ragam. Lembaran revisi memuat nomor perubahan dan
tanggal revisi.
9. Suplemen
Suplemen pada surat edaran dimungkinkan guna memperkuat keluwesan
manajerial dengan cara mengeluarkan instruksi khusus yang menyangkut
prosedur atau menafsirkan kebijakan untuk keseluruhan badan korporasi.

Sistem surat edaran yang baik meliputi sisten distribusi surat edaran sesuai dengan
jadwal dan jumlah kopi atau eksemplar surat edaran. Sistem distribusi surat edaran dapat
menggunakan sistem manual ataupun terotomasi. Sistem distribusi surat edaran yang
baik dengan mensyaratkan adanya keseragaman dalam permintaan perubahan pada
daftar distribusi.
 LEMBAR SOAL
TUGAS TUTORIAL ATAU TUGAS MATA KULIAH I

Fakultas : FHISIP
Sumber Soal
Program Studi : Kearsipan
Kode MK &
Kode/Nama MK : ASIP4101/Pengantar Ilmu Nomor
Nomor
Kearsipan KB
Modul
Penulis Soal/Institusi : Effendi Wahyono /UT
Penelaah Soal/Institusi : Modul 3 KB 1
Tahun Penulisan : 2020
Butir Soal No. :4
Skor Maks. : 20

Capaian Pembelajaran : Mahasiswa dapat menjelaskan manajemen rekod

Indikator : Mahasiswa dapat melakukan pemberkasan arsip dinamis berdasarkan

system abjad, subjek, dan non abjad

Susunlah berkas nama-nama kota di bawah ini berdasarkan abjad geografi langsung:
Pandaan, Padang, Jayapura, Banda Aceh, Martapura, Makasar, Manado, Serang,
Semarang, Jambi, Palembang, Balikpapan, Banjarmasin, Bandanaira, Bengkulu.

Susunan nama-nama kota diatas berdasarkan abjad geografis langsung adalah sebagai
berikut :
Balikpapan
Banda Aceh
Bandanaira
Banjarmasin
Bengkulu
Jambi
Jayapura
Makasar
Manado
Martapura
Padang
Pelembang
Pandaan
Semarang
Serang
 LEMBAR SOAL
TUGAS TUTORIAL ATAU TUGAS MATA KULIAH I

Fakultas : FHISIP
Sumber Soal
Program Studi : Kearsipan
Kode MK &
Kode/Nama MK : ASIP4101/Pengantar Ilmu Nomor
Nomor
Kearsipan KB
Modul
Penulis Soal/Institusi : Effendi Wahyono /UT
Penelaah Soal/Institusi : Modul 4 KB 1
Tahun Penulisan : 2020
Butir Soal No. :5
Skor Maks. : 20

Capaian Pembelajaran : Mahasiswa dapat menjelaskan skema klasifikasi dan

thesaurus.

Indikator : Mahasiswa dapat membuat klasifikasi arsip dinamis dan thesaurus untuk
penelusuran dan temu kembali arsip

Apa yang dimaksud dengan klasifikasi arsip?

Mengapa klasifikasi DDC (Dewey Decimal Classification) tidak cocok digunakan untuk
menyusun klasifikasi arsip?

Klasifikasi arsip adalah proses yang mengategorikan atau mengelompokkan arsip dalam
susunan tertentu.
Klasifikasi DDC (Dewey Decimal Classification) tidak cocok digunakan untuk
menyusun klasifikasi arsip dikarenakan adanya pendekatan yang berbeda dan klasifikasi
DDC lebih cocok digunakan untuk perpustakaan sedangkan klasifikasi arsip dinamis
lebih cocok menggunakan klasifikasi fungsional karena lebih mengarah kepada
pelaksanaan fungsi sebuah badan korporasi.
 Referensi

Prof. Dr. Sulistyo Basuki. (2013). Pengantar Ilmu Kearsipan. Tangerang Selatan: Penerbit
Universitas Terbuka. Halaman 1.3 – 4.6