KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA

REPUBLIK INDONESIA
KANTOR WILAYAH JAWA BARAT
LEMBAGA PEMASYARAKATAN KELAS IIB CIAMIS
Jl. Ir. H. Juanda No. 146 Ciamis 46211
Telepon : 0265-771013 Faksimili : 0265-771013
Laman : lapasciamis.kemenkumham.go.id. Surel : lp2ciamis@gmail.com

NOTULA

Hari : Senin
Tanggal : 27 September 2021
Pukul : 09.00 – 12.00 WIB
Tempat : Aula Lembaga Pemasyarakatan Kelas IIB Ciamis
Peserta Rapat
a. Hadir : Terlampir
b. Berhalangan hadir : -

Acara : Tindak Lanjut Hasil Monitoring dan Evaluasi Capaian pembangunan

ZI Menuju WBK/WBBM Bulan Juli-September 2021

Jalannya Rapat :
1. Rapat dibuka oleh Ketua ZI Ibu Sani Siti Aisyah
2. Paparan koordinator pokja terkait before, after, dan impact masing-masing area
pokja
a. Pokja Manajemen Perubahan oleh Bapak Rahadyan Buana Triarsa
 Lapas Kelas IIB Ciamis telah melaksanakan tahapan pembangunan ZI
yang diawali dengan pembentukan tim kerja, sebelumnya tim kerja
ditentukan tanpa melalui mekanisme yang telah ditetapkan, tahun ini
pembentukan tim kerja melalui asesmen kepada seluruh pegawai melalui
google form yang terdiri dari pertanyaan-pertanyaan RB dan ZI, kemudian
dilakukan wawancara terkait riwayat hidup dan rekam jejak pegawai
sehingga pembentukan tim sudah menyesuaikan dengan kebutuhan
masing-masing pokja dan sesuai dengan kompetensi
 Penyusunan rencana aksi dan rencana kerja telah melibatkan seluruh
anggota tim kerja, telah memuat seluruh komponen (apa, kapan
pelaksanaan, dan target prioritas), dan telah dilakukan sosialisasi internal
dan eksternal
 Pemanfaatan media sosial juga dimaksimalkan sehingga seluruh kegiatan
yang dikerjakan oleh Lapas Ciamis terpublikasikan kepada masyarakat,
termasuk proses pembangunan ZI
 Monev juga telah dilakukan secara kontinyu setiap 1 bulan sekali
b. Pokja Penataan Tatalaksana oleh Bapak Cepi
 Standarisasi dalam melaksanakan pelayanan belum ada sehingga
disusunlah SOP yang diharapkan dapat menjadi acuan dalam
meningkatkan kualitas kerja
 SOP bersifat dinamis sehingga tidak bisa dibuat permanen, karena
disesuaikan dengan kebutuhan
 Perlu dibuat SOP mengenai penggunaan uang elektronik dalam rangka
pembebasan peredaran uang

c. Pokja Penataan sistem manajemen SDM oleh Bapak Aceng

 Dengan adanya pemanfaatan teknologi informasi seperti Website, media
sosial dan aplikasi SILACI, masyarakat menjadi mengetahui proses dalam
perekrutan pegawai dan perencanaan kebutuhan pegawai yang
dibutuhkan Kemenkumham
 Lapas Ciamis telah melaksanakan peta jabatan dan analisis beban kerja
pegawai melalui aplikasi untuk mengetahui kebutuhan jumlah pegawai dan
beban kerja masing-masing subsi
 Perlu dilakukan analisis lebih dalam mengenai kebutuhan pegawai oleh
baik per subsi atau per UPT agar tidak ada kekurangan atau kelebihan
tenaga
 Aplikasi alarm pengingat di WA sebagai pengingat kepada pegawai untuk
mengisi jurnal harian, cuti, dan kehadiran yang tentunya berimpact kepada
pegawai
 Telah dilaksanakan reward and punishment untuk kedisiplinan dan kode
etik pegawai sehingga memberikan semangat meningkatkan kinerja

d. Pokja Penguatan Akuntabilitas Kinerja oleh Bapak Uyun Bahtiar

 Rapat penyusunan RKAKL telah dilaksanakan dengan dipimpin oleh
Bapak Kalapas dan melibatkan seluruh pejabat struktural
 Rapat pencapaian kinerja dilaksanakan secara rutin per triwulan sehingga
kinerja dapat terpantau dan pimpinan dapat memberikan arahan untuk
perbaikan kinerja
 Ketepatan dalam pembuatan setiap laporan berpengaruh terhadap kualitas
kinerja pegawai

e. Pokja Penguatan Pengawasan oleh Bapak Asep Gunara

 Pembuatan SK tim pengendalian gratifikasi, pelaksanaan public campaign
kepada seluruh pegawai, dan pembuatan twibbon anti gratifikasi yang
digunakan seluruh pegawai untuk dipublikasikan di medsos
 Pembuatan SK tim SPIP oleh Bapak Kalapas dan seluruh pejabat
struktural, telah dilaksanakan identifikasi manajemen resiko, serta
sosialisasi SPIP dan manajemen resiko kepada seluruh pegawai
  Pembuatan SK tim pengaduan masyarakat dengan layanan pengaduan
melalui nomor khusus yang dijadikan banner, serta didokumentasikan
pelaporannya, serta respon terhadap pengaduan masyarakat secara cepat
dan tepat
 WBS, telah dilaksanakan sosialisasi WBS kepada seluruh pegawai oleh
inspektorat jenderal
 Penanganan benturan kepentingan dengan melaksanakan identifikasi
benturan kepentingan dan penanganannya guna mencegah potensi
terjadinya benturan kepentingan dan KKN
 Pengisian LHKPN dan LHKASN melalui website oleh seluruh pejabat dan
pegawai secara tepat waktu

f. Pokja Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik oleh Bapak Hardi

 Tersedianya standar layanan dan sudah terdapat penambahan dengan
adanya inovasi serta sudah dibuatkan SOP nya, seperti SILACI, SMS
Gateaway
 Budaya pelayanan prima telah dilaksanakan sosialisasi dan capacity
buliding, pada tahun 2021 dengan melibatkan pihak eksternal yaitu dari
pihak BSI. Selain itu sudah diadakan simulasi aplikasi SILACI sehingga
petugas lebih menguasai untuk disampaikan kepada masyarakat
 Kompensasi terhadap kurangnya pelayanan, sudah dibuat dasar SK
reward dan punishment untuk petugas layanan terpadu dan kompensasi
sudah dicantumkan di dalam maklumat pelayanan
 Inovasi seperti self service untuk masyarakat sudah disediakan di ruang
layanan terpadu dan untuk WBP di depan ruang registrasi. Saat ini
ditambahkan dengan aplikasi SILACI dan SMS Gateaway yang semakin
meningkatkan pelayanan terhadap masyarakat lebih cepat, tepat, dan
mudah. Sudah banyak yang mengunduh dan merasakan manfaatnya
 Program TESA MANIS yang dapat menampung pertanyaan dan keluhan
dari WBP untuk langsung ditindaklanjuti.

3. Tutup

Notulis, Disahkan oleh,

Kepala

Nunu Nurholik Soni Sopyan

NIP. 19991030 202012 1 001 NIP. 19660513 198603 1 001
Lampiran Dokumentasi Kegiatan