STANDARD OPERATING PROCEDURE

PENYALURAN PRODUK DASAR

No. Dok ISF/SOP-01-04/R03 Revisi 03 Berlaku 23 September 2022 Hal 1 dari 5

Disusun oleh, Diperiksa oleh, Disetujui oleh,

Arista Yolanda Hani Hamada, S.Farm., Apt. Ferdinand Herianto

Human Resources Development Apoteker Penanggung Jawab Direktur

1. TUJUAN
Memastikan produk yang disalurkan dari PT. Ikon Surabaya Farmamart sesuai dengan
surat pesanan dan memenuhi syarat dan ketentuan CDOB.

2. RUANG LINGKUP
Mengatur penyaluran produk dari gudang PT. Ikon Surabaya Farmamart kepada
pelanggan dan dokumentasinya.

3. TANGGUNG JAWAB
3.1 Apoteker Penanggung Jawab (APJ)
3.2 Sales dan Customer Service (CS)
3.3 Petugas gudang
3.4 Petugas logistik dan ekspedisi
3.5 Petugas pengiriman
3.6 Petugas keuangan

4. KETENTUAN UMUM
4.1 Calon pelanggan mendaftarkan diri sebagai pelanggan wajib mengisi Formulir
Spesimen Data Pelanggan (Lampiran 1).
4.2 Calon pelanggan mengumpulkan dokumen-dokumen pendukung berupa,
4.2.1 Pedagang Besar Farmasi
4.2.1.1 Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
4.2.1.2 Ijin Departemen Kesehatan
4.2.1.3 Fotokopi KTP Apoteker Penanggung Jawab
4.2.1.4 Fotokopi KTP direktur
4.2.1.5 Surat Izin Kerja Apoteker (SIKA)
4.2.2 Fasilitas Kefarmasian
4.2.2.1 Surat Izin Apotek (SIA)
4.2.2.2 Surat Izin Kerja Apoteker (SIKA)
4.2.2.3 Fotokopi KTP Apoteker Penanggung Jawab
4.2.2.4 Fotokopi KTP pemilik
4.2.3 Surat pesanan dari pelanggan harus mencantumkan:
4.2.3.1 Nama sarana sesuai izin yang berlaku
4.2.3.2 Nomor izin sarana
 STANDARD OPERATING PROCEDURE

PENYALURAN PRODUK DASAR

No. Dok ISF/SOP-01-04/R03 Revisi 03 Berlaku 23 September 2022 Hal 2 dari 5

4.2.3.3 Alamat lengkap sarana

4.2.3.4 Nomor telepon sarana
4.2.3.5 Nomor urut SP (Surat Pesanan)
4.2.3.6 Tanggal SP
4.2.3.7 Tanda tangan, nama, dan nomor izin dari penanggung jawab
sarana
4.2.3.8 Stempel sarana
4.2.3.9 Nama barang dan jumlah barang yang dipesan untuk produk
prekursor dan OOT (Obat-Obat Tertentu), digunakan SP khusus
yang menyertakan zat aktif prekursor atau OOT, bentuk dan
kekuatan sediaan, serta satuan dalam jumlah box atau botol).
4.2.3.10 Surat penolakan diberikan apabila ada produk yang tercantumkan
dalam SP tidak dapat dipenuhi.
4.3 Faktur Penjualan terdiri 4 (empat) rangkap.
4.3.1 Putih (asli), untuk bagian keuangan
4.3.2 Kuning, untuk outlet
4.3.3 Merah, untuk arsip APJ
4.3.4 Hijau, untuk arsip perusahaan

5. PROSEDUR
5.1 Sales atau CS
5.1.1 Sales atau CS menerima pesanan dari pelanggan yang memenuhi kriteria
sesuai dengan point 4.1 dan 4.2.
5.1.2 Apabila terdapat pelanggan yang telah memenuhi syarat ketentuan point
4.1 (telah menjadi pelanggan di PT. Ikon Surabaya Farmamart) namun
tidak melengkapi point 4.2 maka sales atau CS dapat menawarkan produk
suplemen, jamu, dan consumer goods kepada pelanggan.
5.1.3 Sales melakukan konfirmasi dan memastikan dengan benar seluruh
pesanan pelanggan melalui kunjungan, telepon, atau WhatsApp.
5.1.4 Sales melakukan input seluruh pesanan pelanggan ke program Sales
Order kemudian administrasi sales bertugas untuk mencetak faktur
penjualan sales dan lanjut ke point 5.1.7.
5.1.5 CS melakukan konfirmasi dan memastikan dengan benar seluruh pesanan
pelanggan melalui kunjungan, telepon, atau WhatsApp.
5.1.6 CS membuat faktur penjualan dan mencetak faktur penjualan.
5.1.7 CS membubuhkan stempel/cap perusahaan pada faktur penjualan.
5.1.8 CS menginformasikan kepada petugas gudang untuk membawa faktur
penjualan kepada APJ untuk diperiksa dan ditanda tangani.
 STANDARD OPERATING PROCEDURE

PENYALURAN PRODUK DASAR

No. Dok ISF/SOP-01-04/R03 Revisi 03 Berlaku 23 September 2022 Hal 3 dari 5

5.1.9 CS/penanggung jawab faktur gudang membawa faktur penjualan yang
telah ditanda tangani oleh APJ kepada kepala logistik.
5.2 Logistik dan Ekspedisi
5.2.1 Kepala atau administrasi logistik dan ekspedisi menerima faktur penjualan
yang telah sesuai dengan point 5.1.8 dari CS/penanggung jawab faktur
gudang.
5.2.2 Penanggung jawab faktur gudang membawa copy faktur penjualan
berwarna hijau agar segera disiapkan.
5.2.3 Kepala logistik dan ekspedisi merencanakan jadwal pengiriman dengan
konfirmasi ke CS/Sales (mengenai waktu pengiriman).

5.3 Gudang (Kepala Gudang, Picker, Checker)

5.3.1 Kepala/penanggung jawab faktur gudang segera membagikan salinan
faktur berwarna hijau kepada picker gudang dengan waktu yang telah
ditentukan oleh penanggung jawab faktur gudang.
5.3.2 Picker gudang menyiapkan produk sesuai salinan faktur hijau dengan
tepat waktu.
5.3.3 Setelah barang disiapkan, picker gudang menyerahkan kepada checker
gudang.
5.3.4 Checker gudang melakukan kroscek kesesuaian antara produk dengan
faktur.
5.3.5 Setelah melakukan kroscek kesesuaian produk, Checker gudang
menyerahkan kepada packer untuk dilakukan pengemasan (packing) pada
produk (dalam kota dikemas oleh pengirim dan luar pulau/PBF
dikemas oleh petugas packer gudang).
5.3.6 Produk yang sudah dikemas disiapkan agar didistribusikan oleh pengirim
ke outlet.

5.4 Petugas Pengirim

5.4.1 Pengirim mengirimkan produk ke outlet sesuai dengan alamat faktur.
5.4.2 Pengirim meminta dan membawa kembali :
5.4.2.1 Faktur asli warna putih lengkap dengan tanda tangan dan
stempel outlet.
5.4.2.2 Salinan faktur warna hijau lengkap dengan tanda tangan dan
stempel outlet.
5.4.2.3 Surat pesanan dari outlet lengkap dengan tanda tangan dan
stempel outlet.
5.4.3 Pengirim menyerahkan semua dokumen pada poin 5.4.3.1 s/d 5.4.3.3
kepada petugas administrasi logistik.
 STANDARD OPERATING PROCEDURE

PENYALURAN PRODUK DASAR

No. Dok ISF/SOP-01-04/R03 Revisi 03 Berlaku 23 September 2022 Hal 4 dari 5

5.5 Administrasi Logistik & Ekspedisi

5.5.1 Menerima dokumen poin 5.4.3.1 s/d 5.4.3.3 dari pengirim.
5.5.2 Memeriksa kelengkapan dokumen sesuai seperti pada poin 5.4.3.1 s/d
5.4.3.3
5.5.3 Input dokumen pada poin 5.4.3.1 s/d 5.4.3.3 ke spreadsheet monitoring
5.5.4 Mengurutkan dan memilah dokumen poin 5.4.3.1 s/d 5.4.3.3 mulai dari
5.5.4.1 Dokumen poin 5.4.3.1 s/d 5.4.3.3 dibagi menjadi 3 bagian :
5.5.4.1.1 Faktur produk biasa
5.5.4.1.2 Faktur produk OOT
5.5.4.1.3 Faktur produk prekusor
5.5.4.2 Mengurutkan berdasarkan tanggal faktur
5.5.4.3 Mengurutkan berdasarkan nomor faktur
5.5.5 Dokumen poin 5.4.3.1 s/d 5.4.3.3 yang sudah terbagi dan diurutkan,
diserahkan kepada bagian administrasi keuangan.

5.6 Administrasi Keuangan

5.6.1 Menerima dokumen poin 5.4.3.1 s/d 5.4.3.3 yang sudah terbagi dan
diurutkan sesuai poin 5.5.4.1.1 s/d 5.5.4.1.3
5.6.2 Input dokumen poin 5.4.3.1 s/d 5.4.3.3 ke spreadsheet monitoring
5.6.3 Mengurutkan dokumen poin 5.4.3.1 s/d 5.4.3.3 ke dokumen faktur
penjualan general supaya menjadi satu kesatuan dokumen faktur
penjualan.
5.6.4 Mengarsip dokumen faktur penjualan sesuai poin 5.4.3.1 s/d 5.4.3.3 yang
sesuai poin 5.5.4.1.1 s/d 5.5.4.1.3 setiap bulan berjalan.

6. LAMPIRAN
6.1 Formulir Spesimen Data Pelanggan

7. RIWAYAT

No. No. SOP Tanggal Berlaku Alasan Perubahan

1 ISF/SOP-04-07
2 ISF/SOP-04-07/R01
3 ISF/SOP-04-07/R02
06 Oktober 2019 Baru
 Menambahkan mekanisme
penanganan pengiriman obat yang
tidak sesuai dengan pesanan
29 Oktober 2019
(angka 12 dan 13 pada poin 5.2)
 Membuat Daftar Pengiriman
(Lampiran 2)
17 November 2021  Menambah dan merevisi prosedur
 STANDARD OPERATING PROCEDURE

PENYALURAN PRODUK DASAR

proses pendistribusian
 Penambahan judul SOP dan
No. Dok4 ISF/SOP-01-04/R03Revisi
ISF/SOP-01-04/R03 2303September
Berlaku202223 September 2022
membuat baru
5 dari 5
HalSOP dasar

Lampiran 1
Formulir Spesimen Data Pelanggan
STANDARD OPERATING PROCEDURE

PENYALURAN PRODUK DASAR