SISTEM MANAJEMEN INTEGRASI

(MUTU & LINGKUNGAN)

PT SINERGI GULA NUSANTARA
Pabrik Gula Gempolkrep

Standar Operasional Prosedur

Audit Internal
GK/SOP/ISO/003
PENGESAHAN
Disusun Oleh : Diperiksa Oleh :
Wakil QMR QMR

N. Sholahuddin Tites Agung Priyono, S.T.

Diperiksa Oleh : Disahkan Oleh :
EMR General Manager

A f f a n d i, S.T. Edy Purnomo, S.T.P.

No. Dokumen : GK/SOP/ISO/003 No. Revisi : 05

TanggalTerbit : 11 Juli 2023 Halaman : 1 dari 6

PERINGATAN
Dokumen ini adalah milik PT. Sinergi Gula Nusantara - PG Gempolkrep, Mojokerto
Dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alas an apapun membuat salinan
Tanpa seijin Management Representative

Alamat: Jl. Raya Gempolkrep Gedeg Mojokerto

Telp. (0321) 362111
 PT SINERGI GULA NUSANTARA No Dokumen : GK/SOP/ISO/003
PABRIK GULA GEMPOLKREP Tanggal Terbit : 11 Juli 2023

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR No. Revisi : 05

AUDIT INTERNAL Halaman : 2 dari 6

1. TUJUAN
1.1. Prosedur ini ditetapkan untuk memastikan agar Audit Internal dilakukan
secara konsisten dan memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan serta
mengarah pada perbaikan yang berkesinambungan.

2. RUANG LINGKUP
2.1. Prosedur ini meliputi perencanaan Audit Internal, pelaksanaan Audit
Internal, pembuatan Laporan & Kesimpulan Audit Internal, verifikasi
Tindakan Perbaikan & Pencegahan dan tindak lanjut hasil temuan Audit
Internal serta pelaporan hasil Audit Internal kepada Manajemen Puncak.

3. DEFINISI
3.1 Auditor Internal : Orang yang ditunjuk oleh General Manager untuk
melakukan audit padaBagian atau Seksi dimana ia tidak
memiliki keterlibatan langsung dalam operasional
kesehariannya
3.2 Auditee : Orang yang mewakili Bagian atau Seksi yang diaudit
3.3 Audit : Proses yang sistematik, independen dan
terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan
mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan
kelanjutan sejauh terpenuhinya kriteria audit
3.4 Lead Auditor : Personil/pegawai yang telah lulus pada Pelatihan
Internal Lead Auditor dan ditunjuk oleh MR & General
Manager untuk bertugas memimpin, mengorganisasi,
merencanakan dan melaksanakan Internal Audit di PG.
Gempolkrep serta melaporkan hasil Internal Audit
kepada General Manager
3.5 Temuan audit : Hasil evaluasi bukti audit yang dihimpun tersebut
terhadap kriteria audit
(Temuan audit dapat mengindikasikan apakah
(1)Kesesuaian atau (2) Ketidak-sesuaian terhadap
kriteria audit atau (3) Kesempatan untuk peningkatan/
Observasi).
3.6 Kesesuaian : Terpenuhinya kriteria audit pada fakta yang ditemukan
3.7 Ketidaksesuaian : Tidak terpenuhinya kriteria audit pada fakta yang
ditemukan
 PT SINERGI GULA NUSANTARA No Dokumen : GK/SOP/ISO/003
PABRIK GULA GEMPOLKREP Tanggal Terbit : 11 Juli 2023

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR No. Revisi : 05

AUDIT INTERNAL Halaman : 3 dari 6

Kriteria ketidak sesuaian dibedakan menjadi 2 :

Kriteria Pengertian Contoh
MAJOR Ketidaksesuaian yang berpotensi
menghasilkan :
1. Dampak yang serius terhadap
 Tidak berjalannya
pencapaian mutu produk dan lindungan
system operasional
lingkungan.
pabrik/operasional
stasiun
2. Kerugian financial yang besar dan  Terjadinya
mempengaruhi image/ nama baik pencemaran
perusahaan. Lingkungan yang
menimbulkan
keluhan dari pihak
luar/masyarakat.
3. Ketidak patuhan terhadap standar wajib
 Tidak dilakukan
internasional
Internal Audit &
RTM
MINOR Ketidaksesuaian yang tidak berpotensi  Inkonsistensi
memiliki dampak yang serius terhadap pelaksanaan
pencapaian mutu prosedur / IK
Produk dan lindungan lingkungan  Penempatan arsip
yang tidak sesuai
dengan pengaturan
standar rekaman

3.8 Observasi : Saran/rekomendasi yang diberikan oleh auditor dengan

tujuan :
a. Peningkatan efektifitas system manajemen integrasi
b. Sebagai pencegahan atas potensi ketidaksesuaian
yang mungkin terjadi di kemudian hari.
3.9 OK : Temuan positif yang menunjukkan bahwa proses/ produk/
layanan yang dimaksud telah sesuai dengan persyaratan
ISO 9001, ISO 14001, peraturan dan perundang-
undangan yang berlaku, serta dibuktikan dengan
kelengkapan data-data yang dibutuhkan.
 PT SINERGI GULA NUSANTARA No Dokumen : GK/SOP/ISO/003
PABRIK GULA GEMPOLKREP Tanggal Terbit : 11 Juli 2023

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR No. Revisi : 05

AUDIT INTERNAL Halaman : 4 dari 6

3.10 Koreksi : Tindakan untuk menghilangkan ketidaksesuaian

3.11 Tindakan : Tindakan untuk menghilangkan penyebab
Perbaikan ketidaksesuaian

4. REFERENSI
4.1 ISO 9001:2015; ISO 9001:2015 Klausul 9.2 Audit Internal

5. DOKUMEN TERKAIT
5.1 Jadwal Audit Internal
5.2 Surat Penunjukan Tim Audit Internal
5.3 Surat Pemberitahuan Audit Internal
5.4 Checklist Audit Internal
5.5 Laporan Ketidaksesuaian Audit
5.6 Laporan Kesimpulan Hasil Audit
5.7 Form Ketidaksesuaian
5.8 Form Tindakan Perbaikan dan Tindakan Pencegahan

6. PIHAK TERKAIT
6.1 Management Representative
6.2 Sekretaris MR
6.3 Tim Auditor Internal
6.4 Auditee

7. PROSEDUR
7.1 PERENCANAAN AUDIT INTERNAL
a. MR merencanakan dan menetapkan Program Audit dan Jadwal
Audit Internal minimal 1 (Satu) Kali dalam setahun
b. MR membentuk Tim Auditor yang terdiri dari Lead Auditor, Auditor
dan pihak – pihak yang diperlukan untuk program Audit.
c. MR memastikan bahwa Seleksi Tim Audit yang akan melaksanakan
Audit harus memiliki persyaratan / criteria sebagai berikut :
1) Lead Auditor & Auditor harus Independen untuk memastikan
objektivitas dan kenetralan dari proses audit
2) Lead Auditor & Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaannya
sendiri
 PT SINERGI GULA NUSANTARA No Dokumen : GK/SOP/ISO/003
PABRIK GULA GEMPOLKREP Tanggal Terbit : 11 Juli 2023

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR No. Revisi : 05

AUDIT INTERNAL Halaman : 5 dari 6

3) Lead Auditor & Auditor telah lulus mengikuti Pelatihan Audit

Internal.
4) Lead Auditor harus dapat mengorganisir, memimpin Tim Audit
serta dapat memecahkan permasalahan yang timbul.
d. MR membuat Surat Penunjukkan Tim Audit Internal yang ditujukan
kepada Tim Auditor
e. MR membuat Surat Pemberitahuan Audit Internal kepada setiap
bagian terkait (Auditee) sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan
f. Lead Auditor membuat Checklist Audit Internal dan memberikan
kepada setiap bagian terkait (Auditor).

7.2 PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL

a. Tim Auditor dan Auditee melakukan Opening Meeting sesuai
dengan Jadwal Audit yang sudah dibuat
b. Apabila ada perubahan isi dari jadwal (ex: waktu berubah), maka
segera diungkapkan saat opening meeting, dan harus disepakati
kedua belah pihak (Tim Auditor & Auditee)
c. Tim Auditor melaksanakan Audit Internal sesuai dengan Jadwal
Audit yang telah disepakati tersebut
d. Jika Tim Auditor menemukan ketidaksesuaian, maka menulis kan
hasil temuan ketidaksesuaian tersebut pada Laporan
Ketidaksesuaian Audit Internal.
e. Setelah Audit Internal selesai dilaksanakan maka Lead Auditor &
Tim Auditor meminta waktu kepada Auditee untuk merumuskan
hasil temuan (Mayor, Minor atau Observasi)
f. Tim Auditor menuliskan Kesimpulan Audit pada Laporan
Kesimpulan Hasil Audit Internal
g. Lead Auditor menyampaikan Kesimpulan Hasil Audit Internal
secara keseluruhan kepada Auditee dalam Closing Meeting
h. Jika Auditee tidak setuju dengan Kesimpulan Hasil Audit Internal,
maka langsung dilakukan klarifikasi dan dilakukan penyelesaian
dengan Tim Auditor.
i. Jika sudah sesuai, maka Auditee menandatangani Laporan
Ketidaksesuaian Audit
j. Lead Auditor menyerahkan Laporan Ketidaksesuaian Audit
kepada Auditee untuk ditindak lanjuti.

7.3 TINDAK LANJUT TEMUAN AUDIT & VERIFIKASI KOREKSI DAN

TINDAKAN PERBAIKAN
a. Auditee melakukan analisa dan menentukan akar penyebab
masalah dari ketidaksesuaian yang timbul.
 PT SINERGI GULA NUSANTARA No Dokumen : GK/SOP/ISO/003
PABRIK GULA GEMPOLKREP Tanggal Terbit : 11 Juli 2023

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR No. Revisi : 05

AUDIT INTERNAL Halaman : 6 dari 6

b. Auditee menetapkan Koreksi dan Tindakan Perbaikan serta

target waktu penyelesaiannya.
c. Auditee menginformasikan kepada Lead Auditor mengenai target
waktu penyelesaiannya agar dapat diverifikasi oleh Tim Auditor
d. Auditee melaksanakan Koreksi dan Tindakan Perbaikan sesuai
dengan point 6.3.2 diatas.
e. Tim Auditor melakukan verifikasi terhadap Koreksi dan Tindakan
Perbaikan yang telah dilakukan oleh Auditee.
f. Jika Koreksi dan Tindakan Perbaikan yang dilakukan dinilai efektif
oleh Tim Auditor, maka Lead Auditor memberikan status
“EFEKTIF” lalu menandatangani Laporan Ketidaksesuaian Audit
Internal tersebut sebagai bukti bahwa telah dilakukan verifikasi.
g. Jika Koreksi dan Tindakan Perbaikan yang dilakukan dinilai tidak
efektif oleh Tim Auditor, maka Lead Auditor meminta Auditee
untuk menganalisa kembali akar penyebab dan menetapkan
tindakan perbaikan yang lain sesuai dengan akar penyebab.

7.4 PELAPORAN HASIL AUDIT INTERNAL

a. Lead Auditor menyerahkan Laporan Kesimpulan Hasil Audit
Internal kepada MR.
b. Lead Auditor menyerahkan Laporan Ketidaksesuaian Audit
Internal yang telah selesai di verifikasi kepada MR.
c. MR melakukan kajian terhadap hasil Koreksi dan Tindakan
Perbaikan yang telah dilakukan oleh Auditee.
d. MR melakukan analisa hasil temuan Audit Internal secara
keseluruhan sebagai bahan masukan kepada Manajemen
Puncak dalam merencanakan Program Audit periode berikutnya
serta menjadi Agenda Pembahasan dalam Rapat Tinjauan
Manajemen.

8. DAFTAR REVISI

REV. PERUBAHAN TANGGAL

01 Perubahan Pejabat Struktural tahun 2018 02 Juli 2018
02 Penambahan kriteria hasil audit observasi 30 Agustus 2018
03 Perubahan Pejabat Struktural tahun 2019 20 Mei 2019
04 Perubahan Pejabat Struktural 23 Agustus 2021
Perubahan Entitas Perusahaan dan Nama Bagian
05 Quality Assurance menjadi Manajemen Kualitas 11 Juli 2023
dan atau disingkat MK