Ujian Tengah Semester

Pelatihan

Dosen Pengampu

Anindra Guspa, S.Psi., MA.

KELOMPOK

Sukma Yosrinanda 20011163

Diniati Awaliyah 20011018

Whindy Listi 20011171

Amalia Nuri Rahmayani 20011005

DEPARTEMEN PSIKOLOGI
FAKULTAS PSIKOLOGI DAN KESEHATAN

UNIVERSITAS NEGERI PADANG

2023
A. Executive Summary
a. Latar Belakang

Pelatihan yang tidak mengikuti proses pentahapan akan menjadi tidak

efektif. Proses pelatihan yang sering diabaikan adalah assessment phase yang
substansinya dihasilkan lewat Training Need Analysis (TNA). Kebutuhan
harus dilakukan dalam program formal untuk memenuhi kebutuhan masing-
masing dan mencapai tujuan. Analisis kebutuhan pelatihan merupakan
komponen penting dari sistem pembelajaran karena keberhasilan perencanaan,
pelaksanaan dan evaluasi pelatihan di lingkungan organisasi tergantung pada
kualitas informasi yang dihasilkan dalam setiap tahap TNA (Ferreira 2014).
Training Need Analysis berfungsi sebagai dasar informasi dalam menetapkan
program pelatihan. kemampuan pemahaman terhadap Training Need Analysis
sangat penting karena Training Need Analysis dapat diperoleh gambaran yang
sangat jelas tentang persoalan yang muncul dikaitkan dengan kebutuhan
pelatihan.

Dengan adanya Training Need Analysis akan mempermudah

Communication Interpersonal Skill dalam berorganisasi. Komunikasi secara
interpersonal memungkinkan para pelaku organisasi dengan gaya bahasanya
dapat mempegaruhi, dan menciptakan relasi sedangkan untuk komunikasi
interpersonal, mereka dapat memahami dan memaknai sehingga mereka
menciptakan solusi terbaik untuk ruang lingkungannya sendiri. Komunikasi
interpersonal dalam berorganisasi memiliki banyak kemudahan bagi mereka
yang berkeinginan diberi kelancaran didalam sebuah organisasi
kemasyarakatan, karena dua hal tersebut sangatlah penting. Namun ada juga
beberapa organisasi yang tidak mengetahui komunikasi interpersonal ini.
komunikasi interpersonal merupakan antar individu antara dua orang atau
 lebih yang saling kenal (Hidayat, 2017 dalam Qudsi, Sthephani & Safitria,
2019).

Kemampuan dalam berinteraksi multikultural ini membuat seseorang

mampu menciptakan relasi dengan begitu cepat kerena dengan bahasa yang
digunkan mampu mempengaruhi orang lain hingga satu sama lain dapat saling
menguntungkan. Kecerdasan interpersonal membuat sebagian orang dapat
dengan mudahnya untuk saling memahami hingga dengan kemampuan itu
biasanya mereka dapat mengekspresikan pemikiran dan perasaan mereka
dengan cepat (Kelly, 2015 dalam Qudsi,Sthephani & Safitri, 2019).
Keterampilan komunikatif antar pribadi sangat dibutuhkan untuk sebuah
organisasi bukan untuk kemasyarakatan sekalipun karena komunikasi
interpersonal bisa berpartisipasi aktif secara efektif dalam seluruh kegiatan
organisasi (Okoro, Washington & Thomas, 2017 dalam Qudsi, Stephanie &
Safitri, 2019).

b. Deskripsi Umum Instansi

Himpunan Departemen Fisika (HIMAFI) merupakan suatu wadah
untuk mengembangkan dan menghimpun karya-karya mahasiswa fisika baik
dalam bidang akademik maupun non akademik yang diwujudkan dalam
bentuk program dan kegiatan yang dirancang oleh HIMAFI setiap tahunya.
HIMAFI salah satu himpunan mahasiswa yang ada di FMIPA UNP yang
identik dengan warna ungu.
Warna ungu fisika dipilih dari salah satu spektrum warna gelombang
elektromagnetik. Warna ungu memiliki frekuensi tertinggi dan panjang
gelombang terpendek pada spektrum warna. frekuensi satu gelombang
berbanding lurus dengan energi gelombang sesuai persamaan E = h f,
sehingga warna ungu memiliki energi terbesar. Hal ini bermakna bahwa
mahasiswa yang terhimpun dalam HIMAFI memiliki energi dan semangat
yang tinggi untuk maju dan berprestasi di bidang akademik dan non
akademik.
Warna ungu HIMAFI digagas pada taun 1992 berdasarkan ide dari
bapak Dt. Hamdi, M.Si. Warna ungu juga terdapat pada lambang HIMAFI
yang juga digagas oleh bapak Dt. Hamdi, M.Si. Pada tahun 1992. Lambang
dan makna HIMAFI bisa dilihat dibawah ini:

1. Tulisan “Himpunan Mahasiswa Departemen Fisika” yang

melingkar melambangkan bahwa mahasiswa Departemen Fisika
bersatu dan saling menolong dalam kebaikan demi kemajuan
Departemen Fisika dan bangsa.
2. Tulisan FMIPA UNP untuk latar hitam melambangkan bahwa
HIMAFI berada dibawah naungan FMIPA UNP dengan harapan
menjadi pita pengikat generasi penerus bangsa
3. Lambang berbentuk huruf Phi, Psi, Kappa melambangkan
penyusun tulisan fisika.
4. Warna Putih melambangkan kesucian, ketulusan dan kejujuran.
5. Warna Ungu melambangkan energi yang besar
6. Warna Hitam melambangkan keanggunan, kemakmuran, percaya
diri dan kuat
Struktur kepengurusan HIMAFI 2023
c. Tanggal Kelapangan
Kegiatan Need analysis dilakukan pada sabtu 14 oktober 2023,
dimulai sejak pukul 16.00-selesai di sekretariat HIMAFI UNP.

B. Tujuan dari Need Analysis

1). Menentukan langkah awal yang dalam penyusunan program diklat.
2). mengidentifikasi kebutuhan pengembangan kompetensi yang tidak hanya
didapatkan dari program training nantinya.

C. Metode Pengumpulan Data

1. Metode pengumpulan data yang digunakan dalam TNA ini adalah

Wawancara dilakukan untuk mendapatkan data pada penelitian ini
.wawancara/interview langsung kepada ketua dan wakil ketua, kepala
divisi PENRISTEK dan perwakilan 1 orang koordinator divisi yang ada.
Dari data yang telah diambil akan diperoleh untuk melakukan diskusi
lanjutan .
2. Diskusi dilakukan setelah mendapatkan data temuan yang dipergunakan
untuk menentukan tahapan-tahapan selanjutnya. Diskusi terkait dengan
permasalahan yang ada dan juga hal yang dibutuhkan dalam organisasi
HIMAFI serta dihubungkan dengan model TNA (Training Need Analysis)
.

D. Ringkasan dari Hasil Penemuan

setelah melakukan Training Need Analysis pada Himpunan
Departemen Fisika atau HIMAFI terkusus bidang PENRISTEK, ditemukan:
 a) Analisis Organisasi
Divisi penristek (pendidikan, riset dan teknologi) merupakan
divisi yang bertujun uuntuk penanaman dan pengembangan
semangat akademi, penelitian dan inovaif dari civitaas
akademika Fisika FMIPA UNP.

Deskripsi kerja
1) Memfasilitasi mahasiswa untuk megembangkan jwa
akademis dan saintis
2) menananmkan jiwa ilmiah dan melek teknologi kepada
mahasiswa fisika FMIPA UNP
3) mengajak mahasiswa fisika untuk even-even ilmiah

Program kerja
1) Seminar akademik (SEMAK)
2) Tutor Fisika
3) Komunitas ilmiah fisika (KOSMIK)
4) Lomba fisika (LoFi)

Berdasarkan hasil wawancara yang kelompok lakukan terhadap

organisasi yang dituju dalam hal ini adalah bidang Penristek, kami
menemukan permasalahan terkait Kurangnya kemampuan dalam bidang
manajemen even dapat dilihat bahwa bidang ini masih membutuhkan
bimbingan dari senior dan Pembina dalam melaksanakan even-even besar
dalam program kerjanya.

E. Training yang disarankan

Event Management

Manajemen berasal dari kata “to manage” yang berarti mengatur,

mengurus atau mengelola. Manjemen menurut Athoillah (2010) adalah ilmu
dan seni yang mengatur proses pemnfaatan sumber daya manusia secara
efektif. Torang & Syamsir (2014) mengatakan bahwa manajemen berorientasi
pada proses (procec ariented), yang berarti bahwa manajemen membutuhkan
sumber daya manusia, pengetahuan, dan keterampilan agar aktifitas menjadi
lebih efektif atau dapat menghasilkan tindakan dalam mencapai kesuksesan.

Event kata berbahasa Inggris yang berarti apapun yang terjadi,

terutama kejadian yang penting atau tidak biasa (Cambridge Dictionary).
Menurut Bladen et al. (2012), Event adalah pertemuan orang-orang yang
memiliki tujuan dan bersifat sementara, sedangkan Getz (2007)
mendefinisikan Event sebagai sebuah kejadian khusus dan penting yang
terjadi di tempat dan waktu tertentu, memiliki awalan dan akhir.

Event menjadi salah satu cara yang efektif dalam menyampaikan

informasi baik yang bersifat akademik maupun non-akademik. Event
merupakan suatu kegiatan terencana yang melibatkan lingkungan masyarakat
dan diselenggarakan pada waktu tertentu untuk suatu tujuan. Event yang
dilaksankan di dalam lingkungan perguruan tinggi berupa seminar
internasional dan nasional, workshop, talkshow, lomba dan pemeran.

Event memiliki banyak manfaat khususnya bagi mahasiswa untuk

menambah wawasan dan pengetahuan, meningkatkan soft skill dan hard skill,
menambah relasi dan pengalaman. Seorang mahasiswa dapat dikatakan
berpatisipasi pada suatu event jika memenuhi tiga syarat berikut. Pertama,
yaitu mahasiswa mendaftar untuk mengikuti event yang akan diselenggarakan.
Kedua, mahasiswa datang kelokasi event dan mengisi data kehadiran pada
waktu dan tempat yang telah ditentukan. Ketiga, yaitu mahasiswa
mendapatkan sertifikat sebagai bukti partisipasinya karena telah mengikuti
serangkaian kegiatan selama event berlangsung.

Menurut Goldblatt (2013), Manajemen Event adalah kegiatan

profesional mengumpulkan dan mempertemukan sekelompok orang untuk
tujuan perayaan, pendidikan, pemasaran dan reuni, serta bertanggung jawab
mengadakan penelitian, membuat desain penelitian, melakukan perencanaan
dan melaksanakan koordinasi serta pengawasan serta pengawasan untuk
merealisasikan kehadiran sebuah kegiatan. Sedangkan menurut Noor (2009),
Manajemen Event adalah suatu pengorganisasian kegiatan yang
diselenggrakan oleh komunitas atas lembaga yang dikelola secara profesional,
efisien dan efektif dari perencanaan, pelaksanaan, sampai dengan kegiatan
selesai. Menurut Bladen et al.,(2012), Manajemen Event adalah organisasi dan
koordinasi dari aktifitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan suatu secara
tertentu. Maka dapat disimpulkan bahwa manajemen Event adalah suatu
pengorganisasian kegiatan yang diselenggarakan dan dikelolah secara
profesional atau lembaga atau komunitas untuk tujuan tertentu. Berdasarkan
ketiga teori diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa manajemen Event
adalah sebuah proses pengorganisasian kegiatan penting yang dilakukan
secara profesional untuk tujuan tertentu.

Manajemen waktu merupakan sebuah proses perencanaan dan

tindakan kontrol diri dalam menentukan sejumlah. Waktu untuk melakukan
berbagai aktivitas yang diinginkan sehingga mampu melakukannya secara
efisien dan efektif. Manajemen waktu juga merupakan suatu hal yang paling
penting dalam menjalankan suatu bisnis tertentu karena dengan melakukan
pengolahan waktu yang tepat merupakan salah satu hal yang penting dalam
meraih kesuksesan. Oleh karena itu bagi seseorang yang menjalankan waktu
 kerjanya secara produktif agar mampu menyelesaikan tugas-tugasnya dan
tetap terjaga untuk menjalankan tugas yang akan datang selanjutnya adalah
suatu tantangan dalam kontrol diri setiap individu masing-masing. Jadi waktu
merupakan sumber daya yang pasti meskipun dengan mudah dapat berlalu
yang tidak bisa kembali untuk digunakan pada kesempatan berikutnya (Get,
2014).

Menurut Jones dan Barlett (2004) mendefisikan manajeman waktu

sebagai kemampuan untuk memprioritaskan, menjadwalkan dan
melaksanakan tanggung jawab individu demi kepuasan individu tersebut.
Leman (2007) manajemen waktu adalah menggunakan dan memanfaatkan
waktu sebaik-sebaiknya, seoptimal mungkin melalui perencanaan kegiatan
yang terganisir dan matang. Setiap individu akan melakukan pengaturan
waktu sejalan dengan kebutuhannya dalam melakukan aktifitasnya. Semakin
orang baik manajemen waktu maka semakin bagus dia berkontribusi pada
organisasi, hal ini sesuai dengan hasil penelitian yang dilakukan oleh
Reunanen dan Einolander tahun (2020) yang menunjukan adanya korelasi
yang positif antara manajemen waktu dan komitmen organisasi.

Berdasarkan buku berjudul “Special Event” yang ditulis oleh Joe

Goldblatt, manajemen Event memiliki proses yang terdiri dari 5 tahap yaitu
Researching, Designing, Planning, Coordinating dan Evaluating. Goldblatt
juga memaparkan bahwa terdapat 4 pilar yang dapat menentukan kesuksesan
jangka panjang sebuah manajemen Event yaitu Time, Finance, Technology,
dan Human Resource Skills.

Proses Manajement Event

 Menurut Dr. Joe Goldblatt dalam bukunya yang berjudul “ The Wiley vent
Management Series”, proses manajemen event terdiri dari 5 tahap, yaitu :

1. Researching, Riset merupakan tahap awal dalam merancang suatu event. Riset
yang baik akan mengurangi resiko, dan semakin matang riset yang dilakukan,
semakin sesuai pula hasil event dengan rencana-rencana yang telah
ditetapkan.
2. Design, Tahap ini merupakan tahap yang lebih mengutamakan penggunaan
otak kanan, yaitu seluruh aspek kreatif yang telah dituangkan dalam
merancang suatu event.
3. Planning, Tahap ini merupakan tahap paling lama dalam proses perancangan
manajemen event, dan tujuannya adalah agar dapat melaksanakan proses yang
lancar berdasarkan riset dan prosedur desain yang telah dilakukan dengan
cermat.
4. Coordinating, Tahap ini adalah tahap ketika event tengah berlangsung dan
menjadi tentangan bagi Event Managers karena diperlukannya kemampuan
untuk mengambil ratusan keputusan dalam waktu yang singkat.
5. Evaluation, Tahap ini merupakan tahap terakhir dalam sebuah perancangan
manajemen event, dimana dapat menjadi acuan bagi penyelenggara tentang
apa saja aspek yang perlu mereka tingkatkan ketika mengadakan event
selanjutnya.

Empat piler Kesuksesan Jangka Panjang Manajemen Event

Dr. Joe Goldblatt dalam bukunya yang berjudul “The Wiley Event
Management Series” mengemukana bahwa terdapat empat pilar yang dapat
menentukan kesuksesan sebuah manajemen even yaitu :
1. Time/ Waktu, Satu elemen kunci dari manajemen waktu yang efektif
adalah kemampuan untuk memanfaatkan waktu secara efektif dengan
membedakan apa yang mendesak dan apa yang penting. Kepentingan
adalah hasil dari cukupnya pengetahuan mengenai prioritas waktu, sumber
daya, dan tujuan acara.

2. Finance/ Finansial, Mengatur keuangan dengan bijak dan disiplin adalah

pilar lainnya yang dapat dibangun untuk kesuksesan jangka panjang
sebuah acara.

3. Technology/ Teknologi, Menguasai teknologi adalah hal esensial dalam

melaksanakan sebuah acara, dan merupakan penentu penting apakah suatu
acara akan menjadi biasa aja atau dapat menjadi hebat dengan potensi
berkembang yang benar.

4. Human Resource Skills / Sumber Daya Manusia, Memberdayakan orang-

orang adalah hal yang terpenting yang perlu dilakukan dalam mengadakan
sebuah event. Terdapat ribuan keputusan yang harus dilakukan untuk
menghasilkan sebuah acara yang sukses, maka perlu adanya
pemberdayaan yang baik agar dapat membuat keputusan-keputusan yang
tepat.

Organisatoris merupakan julukan untuk mahasiswa yang berperan

aktif dan memiliki peran atau tanggung jawab di dalam organisasi tersebut
(Ichwal, 2014). Mahasiswa yang memiliki dua tanggung jawab yaitu kuliah
dan menjadi pengurus dan organisasi membuatnya harus mengatur waktunya
agar dapat seimbang di kedua peran tersebut. Mahasiswa yang mengikuti
organisasi harus mau mengorbankan tenaga, pikiran, materi dan waktu untuk
melaksanakan tugas di organisasi yang diikuti. Dengan adanya dua peran
 tersebut mambuat mahasiswa seringkali bingung dalam menentukan prioritas
utama antara tanggung jawab kuliah dan tanggungan di organisasi yang
diikutinya.

F. Rekomendasi Langkah selanjutnya

Manfaat dari pelatihan manajemen even yang akan diterapkan diantaranya
adalah organisasi mampu mandiri dalam melakukan even organization
kedepannya, terlebih dalam mengatur individu dan manajemen waktu.
 DAFTAR PUSTAKA

Kovac, T. (2020). New perspectives and evaluation of training for Event

Management. Technium Soc. Sci. J., 8, 8.

Kristina, A. (2013). Model training needs analysis untuk membentuk perilaku

inovatif. Jurnal Ekonomi dan Keuangan.

Landey, J., & Silvers, J. R. (2005, February). The miracle of training in event
management. In Journal of Convention & Event Tourism (Vol. 6, No. 3, pp.
21-46). Taylor & Francis Group.

Moore, M. L., & Dutton, P. (1978). Training needs analysis: Review and
critique. Academy of Management Review, 3(3), 532-545.