PENGELOLAAN SURAT MASUK DENGAN E-OFFICE DI KANTOR WILAYAH BPN
PROVINSI BENGKULU
Jestika Safitri 1, Andi Prasetio 2, Silvia Aggitasari 3, Dandi Sunardi, M.Kom 4
1,2,3,4
Universitas Muhammadiyah Bengkulu
JL.Kampung Bali
Email : jestikasafitri@gmail.com1
Abstrak
A. Pendahuluan
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang pesat
sekarang ini, membuat kita untuk lebih membuka diri dalam
menerima perubahan-perubahan yang terjadi akibat
kemajuan dan perkembangan tersebut. di Kantor Wilayah
Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasiona Provinsi
Bengkulu (ATR/ BPN) telah menggunakan sistem
kearsipan yaitu pengendalian surat masuk yang dulunya
manual atau konvensional dan kemudian beralih ke sistem
kearsipan elektronik dengan menggunakan aplikasi
Electronik Office (E-Office) guna menghadapi era
globalisasi dengan berbagai perkembangan teknologi yang
ada untuk dapat bersaing di dunia bisnis.
Dengan penggunaan aplikasi E-Office dalam prosedur
pengelolaan surat masuk di dalam perkantoran banyak
memberikan dampak positif di dalam penyampaian
informasi baik internal maupun eksternal. Aplikasi EOffice
memberikan kemudahan di dalam akses informasi dan
manajemen dokumen, dimana informasi dapat diakses oleh
semua unit kerja Perkantoran yang memiliki akun E-Office
kapan saja, terciptanya budaya kerja yang terstruktur secara
jelas jika dengan pengelolaan surat masuk secara manual
budaya kerja terpisah menurut unit kerja masing-masing di
dalam perkantoran.
Berdasarkan dari uraian di atas, maka penulis tertarik untuk
membahasnya secara lebih mendalam dalam bentuk laporan
akhir dengan judul “Pengelolaan Surat Masuk Dengan E-
Office di Kantor Wilayah Agraria dan Tata Ruang/Badan
Pertanahan Nasional Provinsi Bengkulu.”
B semua yang terlibat di dalamnya.
. Tinjauan Pustaka
a. Pengertian Pengelolaan
Setiap organisasi tidak pernah lepas dari kegiatan
pengelolaan. Pengelolaan ini dimaksudkan agar kegiatan
yang dilakukan organisasi tersebut berjalan dengan baik dan
lancar. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1991 :
470) pengelolaan mempunyai beberapa arti, yaitu :
1. Proses, cara, perbuatan mengelola
2. Proses melakukan kegiatan tertentu dengan
menggerakan tenaga orang lain
3. Proses yang merumuskan kebijakan dan tujuan
operasional
4. Proses yang memberikan pengawasan pada
semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan dan
pencapaian tujuan Pengelolaan tersebut
dimaksudkan untuk mengawasi semua hal
yang terlibat dalam pelaksanaan, kebijaksanaan
dan pencapaian tujuan suatu organisasi atau
instansi terkait.
Menurut Poerwadarminta, (2006 : 88) pengelolaan adalah
“proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan
organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada
semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijaksanaan
dan pencapaian tujuan”.
Sedangkan menurut Ibnu syamsi, (2008 : 8) Pengelolaan
adalah “proses, cara, perbuatan pengelolaan yang membantu
merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau yang
memberikan pengawasan suatu hal yang terlibat 20 dalam
pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan dengan
menggunakan tenaga orang lain”. Menurut pendapat
beberapa ahli diatas maka dapat disimpulkan bahwa
pengelolaan adalah suatu proses dalam merumuskan dan
menjalankan suatu pekerjaan untuk mencapai tujuan
tertentu. Termasuk memberikan pengawasan terhadap
b. Pengelolaan Surat Masuk
Pengelolaan surat masuk merupakan kegiatan penting dalam
suatu organisasi yang mempunyai tujuan untuk
menyampaikan segala jenis surat dari instansi maupun
perorangan untuk diedarkan ke bagian yang ditujukan.
Pengelolaan surat masuk merupakan proses pengelolaan dari
menerima surat sampai mengarsipkan surat. Menurut Ida
Nuraida (2007 : 76) surat masuk adalah “surat yang masuk
ke dalam suatu instansi/perusahaan atau bagian lain pada Tamu dari Instansi/Individu, Pengelolaan Surat Masuk,
instansi/perusahaan, baik yang berasal dari digitalisasi/scan Surat Masuk, Penggandaan surat masuk
instansi/perusahaan lain atau dari bagian lain pada dengan Foto copy,dan Mencetak Surat/Dokumen.
instansi/perusahaan yang sama”.
Sedangkan menurut Gina Madiana (2004 : 49), “surat
masuk adalah semua surat yang diterima oleh organisasi
kantor”. Disamping itu menurut Wursanto (2004 : 108-110)
pengelolaan surat masuk adalah : 21 Proses kegiatan
mencatat semua jenis surat yang diterima instansi lain
maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor
pos) maupun yang diterima dari kurir (pengirim surat)
dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi).
Pengelolaan surat masuk dibagi menjadi 5 langkah adalah
penerimaan surat, penyortiran surat, pembukaan surat,
pencatatan surat dan pengarahan surat.
Berdasarkan pendapat beberapa ahli diatas maka dapat
disimpulkan bahwa pengelolaan surat masuk adalah proses
kegiatan mencatat semua jenis surat yang diterima dari 1. Pelaksana Kerja
instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima melalui Dari hasil pengamatan yang telah dilakukan pada Kantor
pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengirim Wilayah Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional
surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi) Provinsi Bengkulu yaitu, penulis melihat bahwa surat masuk
yang kemudian diedarkan ke bagian yang dituju. Setiap yang ada pada Kantor Wilayah graria dan Tata Ruang/Badan
surat yang masuk ke instansi atau perusahaan tentu sangat Pertanahan Nasional Provinsi Bengkulu Sudah
berharga. Karena surat dapat menjadi bahan otentik menggunakan Apliaksi E-Office untuk menerima Surat
sekaligus landasan bagi organisasi atau lembaga tersebut Masuk dan penyimpanan softcopy surat masuk yang masih
untuk melakukan kegiatannya. Oleh karena itu, harus ada disimpan didalam folder biasa pada komputer kantor,
pengelolaan yang tepat agar surat masuk tersebut dapat pengiriman surat masuk, Serta penyimpanan hardcopy surat.
diperlakukan sebagaimana mestinya. Hal seperti ini tentunya sangat membantu karwayan untuk
mecari data-data surat. Dalam pembahasan ini akan dibahas
ialah aplikasi penglolaan surat masuk untuk mengirim dan
C. Metode Penelitian mendisposisi surat masuk yang tentunya akan lebih
mempermudah pengelolaan surat masuk pada di Kantor
1. Studi Literatur
Wilayah Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional
Literatur merupakan metode pengumpulan data Provinsi Bengkulu. Hasil pengamatan menyimpulkan bahwa
dengan cara mencari referensi dari berbagai sumber Langkah-langkah pengelolaan surat masuk dengan E-Office
seperti buku – buku literatur ataupun menggunakan meliputi:
ekplorasi internet. 1. Halam Login
2. Observasi
Adapun Halaman utama pada pengelolaan surat
Observsi adalah pengamatan dan wawancara dengan ATR BPN yang tertara pada gambar
pegawai di Kantor Wilayah Agraria dan Tata Pada halaman login pengelolaan surat ada beberapa
Ruang/Badan Pertanahan Nasiona Provinsi Bengkulu fitur yang diantaranya pengguna harus masuk
(ATR BPN). terlebih dahulu dengan mengisi nama pengguna
dan kode pengguna.
D. Pembahasan
1. Hasil Kegiatan Magang
Hasil Kegiatan Magang Yang Telah
Dilakukan Selama satu bulan melakukan
kuliah kerja praktek (KKP) di Kantor
Dinas komunikasi dan informatika
Palembang penulis ditempatkan di Tata
Usaha bagian Loket selama 40 (Empat
puluh) Hari Sub untuk menangani surat
masuk . Selama melaksanakan Kuliah
kerja praktek (KKP) penulis mendapatkan
banyak pengetahuan tentang surat-
menyurat baik mengagenda, mendisposis,
mengarsip dan mendistribusikan surat.
1. Pengelolaan Surat Masuk dengan aplikasi
2. Halaman Admin
E-Office Bidang Kerja
dapat dilihat pada gambar sebagai berikut :
Dalam pelaksanaan PKL selama 40 hari di tempatkan di Pada halaman utama ada beberapa fitur mulai
ruangan Tata Usaha bagian Loket layanan Informasi Publik beranda, Administrasi surat, Buat Data, Dokumen
di Kantor Wilayah Agraria dan Tata Ruang/Badan TTE, Naskah Dinas ,Rapat Oline,Informasi
Pertanahan Nasional Provinsi Bengkulu seperti Menerima Surat,Laporan,Pengaduan,Kuisoner,Panduan,kemu
 dian ada beberapa notice berupa Kotak Masuk dari
Loket,Kotak Masuk dari Email dan kotak Masuk
Insernal.
3. Surat Mauk
Langkah-langkah pengelolaan surat masuk
1. Klik menu pilih admnistrasi surat lalu pilih Kontak
masuk
2. Klik pada surat masuk
3. Klik pada bagian lampiran surat masuk
4. Klik dowload surat masuk dan di print/dicetak
5. Kemudian kirim surat masuk sesuai dengan tujuan
surat
111Buat data surat masuk
Pada halaman Buat Data ada Pengenal
Surat,Tujuan Surat
Langkah-Langkah Buat data surat Masuk
6. Mengisi Metode Pengeriman kolom ini
diiisi dari mana surat masuak tersebut
berasal (loket,Email)
7. Mengisi Asal Surat kolom ini diisi
sesuai dengan nama individu atau
instansi surat tersebut berasal.
8. Mengisi Nomor Surat kolom diisi
sesuai nomor surat tersebut berasal.
9. Mengisi Sifat Surat kolom ini diisi
sesuai dengan pilihan surat tersebut
(segera, biasa, undangan, penting)
10. Mengisi Jenis Surat kolom ini diisi
sesuai dengan hal surat tersebut (laporan
, umum, pengaduan dll)
11. Mengisi Tanggal Surat , kolom tanggal
surat diisi sesuai dengan tanggal, bulan,
dan tahun surat tersebut dibuat
12. Mengisi Prihal, bagian ini diisi
mengikuti perihal isi surat masuk
13. Mengisi Keterangan Surat
4. Hasil input data surat Masuk Ke Mikcosoft
Excel
Langkah-langkah input surat masuk ke excel:
1. Mengisi Isi Nomor Data, adalah nomor data
yang sudah terekam secara otomatis terbaca
oleh aplikasi.
2. mengiIsi Asal Surat, kolom ini diisi sesuai
dengan nama individu atau instansi surat
tersebut berasal.
3. Mengisi Tanggal Penerimaan, kolom ini diisi
sesuai dengan tanggal, bulan, dan tahun surat
tersebut diterima oleh petugas administrasi
4. Mengisi Nomor Surat, diisi sesuai nomor surat
tersebut berasal
5. Mengisi Tanggal Surat, kolom tanggal surat
diisi sesuai dengan tanggal, bulan, dan tahun
surat tersebut dibuat.
6. Mengisi, kolom ini diisi sesuai hal yang
dicantumkan dalam surat tersebut.
7. Ditujukan Kepada, kolom ini diisi sesuai
dengan ditujukan kepada siapa,bagian dan
bidang apa surat tersebut.
5. Lembar Disposis
Disposisi ini petunjuk atas tindak lanjut dari surat
masuk yang pada umumnya bersifat segera atau harus
segera dilaksanakan atau ditindaklanjuti secepatnya.
Berikut merupakan tahap – tahap dalam menjalankan
surat dari disposisi;
 1. Mengisi nomor agenda surat, nomor agenda surat
terletak pada setiap surat masuk, nomor tersebut
diberikan oleh mailing room atau bagian penerima
surat guna mendata surat masuk.
2. asal surat, merupakan tempat menginformasikan
pengirim dari surat masuk r tersebut.
3. mengisi nomor surat, kolom ini diisi sesuai dengan
nomor surat yang tertera pada surat masuk tersebut.
4. Kemudian pengisian perihal surat, bagian ini diisi
mengikuti perihal isi surat
5. Tanggal Surat yaitu yang tanggal yang tertera di 7. Photocopy/penggandaan Surat,
surat masuk Photocopy/penggandaan Surat dilakukan jika dilembar
6. Tanggal terima yang diisi sesuai dengan tanggal disposisi terdapat arahan yang disetujui lebih dari satu
tujuan.
surat masuk yang sedang dikelola.
langkah – langkah dalam Photocopy/penggandaan Surat
menggunakan mesin photocopy:
1. Persiapkan Surat masuk yang ingin di photocopy dan
ketahui berapa banyak Photocopy/penggandaan surat
yang dibutuhkan,
2. Pastikan mempersiapkan mesin photocopy dalam
keadaan menyala dan siap bekerja,
3. Setelah Surat masuk dan mesin siap, letakan surat
masuk pada layar mesin dengan tepat,
4. Atur ukuran kertas, banyaknya jumlah cetak, dan
kecerahan hasil cetak pada bagian pengaturan mesin,
4. Setelah semua siap, klik cetak pada bagian tombol
mesin dan tunggu mesin hingga selesai mencetak,
5. Saat semua telah tercetak dan hasilnya baik, ambil
dokumen yang ada pada layar mesin lalu rapihkan
kembali.
6. Digitalisasi Surat Masuk
Didigitalisasi dilakukan apa bila surat masuk diterima
secara langsung dari Loket maka harus discan
selanjutnya disimpan ke dalam folder – folder yang
berkaitan guna penyimpanan file yang lebih tertata,
untuk memudahkan pencarian bila suatu saat dicari atau
dibutuhkan
Langkah-Langkah Digitalisasi sebagai Berikut
1. Setelah melakukan pengiputan dalam Microsoft
Excel surat masuk, kemudian dokumen siap
dimasukan alat scan dengan memastikan untuk
melepaskan pengait kertas seperti strapless, paper
clip ataupun binder clip, karena dapat membuat
kertas rusak pada proses scanning. 8. Distribusi atau buku Agenda

2. Lalu pastikan pada alat scanner siap untuk
menyala, dan masukan kertas pada alat scan,
3. Setelah kertas siap telah rapih tersusun pada alat
scan, buka aplikasi scan dikomputer dan pilih
tempat penyimpanan atau folder penempatan scan,
4. Setelah itu klik scan dan tunggu hingga selesai,
5. Folder lalu dinamai dengan cara menamakan pada
Surat masuk .
Dalam tugas ini adalah tahap terakhir untuk pengelolaan
Surat Masuk tersebut, Praktikan akan menyampaian surat
masuk yang sudah diproses dan sudah diperintahhkan
kepala divisi atau disposisi terarah yang telah bertujuan
sesuai surat tersebut. Pengiriman surat kepada pihak yang
selanjutnya ini menggunakan tanda terima bukti berupa
buku.
Tahap – tahap yang ditempuh dalam pendistribusiannya
yaitu:
1. Memo yang telah siap dikirim, ditulis nomor
dan perihalnya pada kolom buku Agenda
 2. Bila Surat masuk telah diterima oleh divisi 1. Kebijakan tentang pemanfaatan aplikasi e-office
yang bersangkutan, biasanya penerimanya bagi karyawan lebih disosialisasikan kembali.
adalah agendaris, 2. Penggunaan aplikasi e-office ini sebaiknya lebih
3. Lalu penerima tersebut / agendaris divisi ditingkatkan pemanfaatannya bagi karyawan di
mendatatangani ekspedisi sebagai tanda terima Kantor Wilayah Agraria dan Tata Ruang/Badan
Surat Mauk Pertanahan Nasional Provinsi Bengkulu
3. Mohon Jaringan Wifi di Loket di Kantor Wilayah
Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan
Nasional Provinsi Bengkulu diperkuat supaya
memperlancar pekerjaan dalam mengakses E-
Office

A. Kesimpulan dan saran

1. kesimpulan
Berdasarkan hasil yang telah di teliti dan pembahasan
yang telah di lakukan mengenai Pengelolan surat masuk
secara E-office pada di Kantor Wilayah Agraria dan
Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional Provinsi
Bengkulu ini sangat mempermudah dan mempercepat
karyawan dalam proses pengelolaan Surat masuk
hanya saja ada sedikit hambatan Ketika Masalah sinyal
mengalami gangguan maka dalam proses pengelolaan
surat masuk menggunakan aplikasi E-office akan
terhambat karena aplikasi tersebut terhubungan dalam
jaringan internet, dan aplikasi. E-office hanya bisa di
akses melalui leptop dan tidak bisa di akses di
handpone,sulitnya mengetahui adanya notif pada saat
penerimaan surat masuk .

2. Saran