Value Stream Mapping

in Clinical Services

Fun, and Practical Workshop!

 Confidentiality Statement
The training material contained in this document is confidential
and proprietary to PT. SSCX International.

This document is submitted with the understanding that it will

be held in strict confidence and will not be distributed,
disclosed, duplicated or used, in whole or in part without the
prior written consent of PT. SSCX International.

This training material has been provided for your participation

in Value Stream Mapping at Siloam Hospitals on October 16th
and 17th, 2023
Tujuan Pelatihan
• Memahami Konsep Lean

• Memahami Value Stream Mapping (VSM)

• Mampu mengidentifikasi waste di proses pelayanan klinis

• Mengembangkan VSM untuk meningkatkan patient experiences

• Bagaimana membuat rencana tindakan dari VSM yang dibuat

Lean = ???

Lean
 Arti dan makna “LEAN”

Lean adalah sekumpulan konsep, prinsip dan

alat yang menggunakan sumber daya yang
minimal, pengetahuan dan ketrampilan yang
optimal untuk menciptakan dan memberikan
value atau nilai yang dilihat dari kacamata
atau perspektif pelanggan.

( Lean Enterprise Institute dalam Graban, 2012).

Tantangan di industri Healthcare :
– Lamanya proses administrasi pasient masuk
– Lamanya proses menunggu panggilan bertemu dokter
– Lamanya proses menunggu hasil Laboratorium
– Lamanya proses menunggu obat di bagian farmasi
– Lamanya proses kepulangan pasien setelah di nyatakan
boleh pulang dari dokter yang menangani

Apa lagi ……Apa lagi….

Value dan Waste

► Value Added Activity

• dibayar oleh patient / customer

► Non Value Added Activity

• tidak dibutuhkan dan tidak dibayar oleh customer

► Value Enabler (Business Non Value Add)

• tidak dibayar, tetapi dibutuhkan oleh proses lain.
 Arti dan makna “LEAN”

Lean memberikan ketentuan tentang value lebih spesifik

dengan cara menentukan apakah value-added( VA) atau non
value-added( NVA).
Ada tiga ketentuan yang harus ditemukan value added, yaitu :
1. Pelanggan harus layak membayar kegiatan tersebut
2. Kegiatan akan merubah bentuk dari “produk” / tahapan
utama layanan
3. Kegiatan dilaksanakan dengan benar pada saat pertama
kali

(Graban, 2012):
Product Lead Time / Waktu tempuh total

5’ 8’ 7’ 4’

4’ 15’ 10’

Lead Time :
5’+4’+8+15’+7’+10’+4’ = 53’
Traditional Results of
Leadtime Improvement

Time

Value Added Time mempunyai persentasi yang sangat kecil dari

total waktu tempuh.

Time

Traditional Cost Savings focus pada value added time. Small Amount of
Time Eliminated
Lean Results
Non-Value Adding Items

Time

Large Amount
of Time
Eliminated

Time

Menggeser perbaikan ke non Value-Added

Musuh Lean : Pemborosan (Waste)
Identifikasikan Waste yang tampak nyata
di area operasional Anda ….
5 Lean Principles
1. Berikan VALUE sesuai dengan kebutuhan pelanggan
2. Identifikasi VALUE STREAM untuk setiap produk/servis
3. Jadikan aliran proses menjadi continuous FLOW
4. Kembangkan sistem PULL, bukan push
5. Ulangi terus hingga menuju PERFECTION (zero-waste)

Source: Lean Solutions (James Womack, Daniel Jones)

 Kesimpulan
• Lean adalah bagaimana menghilangkan
pemborosan / waste
• Lean adalah bagaimana kita melakukan sesuatu
yang berbeda
• Lean adalah sistem dan tidak hanya sekedar alat /
tools perbaikan

“All we are trying to do is

shorten the lead time…”
Taiichi Ohno
Value Stream Mapping
( VSM )
Tujuan Belajar
► Mampu menyusun Value Stream Mapping
– Menyusun urutan aktivitas
– Mengukur waktu untuk sebuah aktivitas
► Memahami simbol-simbol standar untuk VSM
► Mampu menggunakan VSM untuk mengetahui titik-titik kritis yang
membutuhkan perbaikan
 Value Stream Mapping
• Arti dari ”Value Stream”
– Seluruh tindakan (VA & NVA)
– Tindakan yang dibutuhkan
– Tindakan untuk memproses suatu produk/layanan
yang melewati beberapa proses utama sampai
produk/layanan tersebut selesai
 Value Stream Mapping....?

• Salah satu Lean Tool yang digunakan untuk

membantu anda dalam melihat dan memahami
aliran material dan informasi dalam suatu
proses.
• Sebagai alat untuk menunjukan terjadinya
waste.
• Sebagai activitas perbaikan langsung
dan untuk menentukan skala prioritas.
More definitions of VSM
 Apakah “Value Stream Map sebuah peta ?”
Bayangkan “Value Stream Map” sebagai peta proses yang kaya akan
data:
Forecast, 6 Month, Fax MACHINING CUSTOMER
PURCHASING
& ASSEMBLY SERVICE Forecast, 90/60/30 Day, Fax
SUPPLIER Customer

MR MR MR 20,000 pcs/mo
Order, Weekly (5-day), Fax Order, Daily, Fax

1/Week
P P P Module=100

Work Orders, Daily Release, Paper

Receiving/Warehouse
1, 1x8 hr
shift
y= Raw Casting

2/Day
x= X-Purc Parts
I
P/T = 80 Sec
100 pcs I
C/O = 2 Min
Uptime 95%
100 I
pcs 100
Batch Size 500 •Machine 1d
•Raw castings •Forgings,
pcs bolts, nuts, •Assy 1, o-ring, bearing, •Assy 2
material snap ring
•Daily schedule washers •Daily schedule
Machine 1 •DailyMachine
schedule 2 Assembly 1 Assembly 2
• Daily schedule Distribution
• Daily schedule
1, 1x8 hr I 1, 1x8 hr I 1, 1x8 hr I 1, 1x8 hr I 1, 1x8 hr
shift shift shift 100 shift 200 pcs shift
y=machined part 1000 y=machined part5000 pcs y=assy 1 pcs y=assy 2 y=shipped order
x=X-Raw Casting pcs x=X-Machine 1 material
x=X-Machined part, bolts,
x=X-Assy
nuts, 1, O-ring, bearing, x=X-Assy 2, X-Packaging
C-Daily schedule C-Daily schedule washer, C-Daily schedule snap ring, C-Daily schedule C-Daily schedule
P/T = 30 Sec P/T = 45 Sec P/T = 60 Sec P/T = 50 Sec P/T = 90 Sec
C/O = 30 Min C/O = 60 Min C/O = 5 Min C/O = 10 Min C/O = 10 Min
Uptime 95% Uptime 80% Uptime 95% Uptime 95% Uptime 95%
Batch Size 100 Batch Size 100 Batch Size 100 Batch Size 100 Batch Size 100
80 sec + 1.8 hours 30 23.7 45 92.1 60 1.6 50 3 90 PLT = 122.3
sec hours sec
35 hours sec hours sec
40 hours sec hrs
VA = 145
20 50
sec sec sec sec sec

Sebuah “Value Stream Map” meningkatkan kegunaan dari process map

dengan menambahkan data seperti : material/inputan, arus informasi,
parameter operasional, lead time, dll.
Value Stream Mapping- Activity Flow
Material & Information Flows
Manfaat Value Stream Mapping (VSM)

❑ Sebagai tools yang cepat dan mudah dipelajari

❑ Mengidentifikasi elemen element Non Value Added (Waste)
❑ Improve Cross Fungsional kolaborasi
❑ Improve kualitas pelayanan akhir
❑ Membantu menemukan Bottle neck proses
❑ Dapat di gunakan di berbagai jenis Industri
3 Section utama dalam VSM

1. Aliran Informasi

2. Aliran Proses
(Operasional, data
& indicator terkait)

3. Waktu

Current State VSM

Contoh Future state VSM
Fase Aktifitas Improvement dengan VSM

1 A. Preparation

B. Identify and make

2
a Current State VSM

C. Analysis current state

3
and design Future State

D. Develop and execute

4
Transformation plan
A. Preparation
1. Pilih Pengelompokan Proses/Servise dan Scope VSM

?
A. Preparation
Pilih Pengelompokan Proses/Servise dan Scope VSM (con’t)
A. Preparation
2. Buat/Bentuk Team, Sponsor dan Champion

VSM adalah team based, terdiri dari mereka yang secara

langsung atau tidak langsung terkait dengan proses yang
akan dibuatkan VSM
Executive Sponsor Value Stream Champion
Name Angelina J, VP Ops John, imaging Director

Mapping Team
No. Function / Position Name
1 Director Imaging Mr AAA
2 VP Operations Mr.BBB
3 Director Admitting Mr.CCC
4 Radiologist Mr. DDD
5 Lead CT Tech Mr.EEE
6 Referring MD office Manager Mr. FFF
7 Manager Imaging Mr. GGG
8 Director IT Mr. HHH
9
 A. Preparation
3. Buat Charter dan persetujuan oleh Sponsor dan Champion
Value Stream Mapping Charter
Value Stream Outpatient imaging Executive Sponsor Angelina J, VP Ops
Spesific Conditions/ process CT Scans Value Stream Champion John, imaging Director
Demand Rate 15 CT Scan per Day Facilitator Andrew
First Step Physician office calls to schedule appointment Logistics Coordinator (Optional) George
February 4-6, 2022
Last Step Physician receives report Event Dates & Time 8.00 AM - 5.00 PM
Improvement 6 months
Time Frame Future state fully realized by August 15,2014
Current State Problem & Business Needs
1 Referrals Down 20% since competing imaging center opened
2 High staff turnover (50% last year).Using too many agency techs
3 Average patient wait time is 45 mins
4
5
Target Condition (prioritized quantitative) Mapping Team
1 Reduce lead time ( Patient arrival to report received) by 50% No. Function / Position Name
2 Increase referrals by 20% in 2014 1 Director Imaging Mr AAA
3 Improve staff morale ( Techs and admin ) 2 VP Operations Mr.BBB
4 Reduce Rework when sending reports by 50% 3 Director Admitting Mr.CCC
5 4 Radiologist Mr. DDD
Benefits to Customers & Business 5 Lead CT Tech Mr.EEE
1 Faster response time & report quality - happier doctors and patients 6 Manager Imaging Mr. GGG
2 Ability to recapture lost market share 7 Director IT Mr. HHH
3 Ability to atrract and retain highly skilled techs 8
4 Improved ROI for imaging equipment 9
5
Relevant Data Agreement
1 Market Share intelligence Executive Sponsor Value Stream Champion
2 Survey referring physicians Name Angelina J, VP Ops John, imaging Director
3 Survey radiologists & imaging staff Sign
4 Review patient surveys, especially anecdotal feedback
5 Date
 Template VSM Charter
Value Stream Mapping Charter
Value Stream Executive Sponsor
Spesific Conditions/process Value Stream Champion
Demand Rate Facilitator
First Step Logistics Coordinator (Optional)

Last Step Event Dates & Time

Improvement
Time Frame
Current State Problem & Business Needs
1
2
3
4
5
Target Condition (prioritized quantitative) Mapping Team
1 No. Function / Position Name
2 1
3 2
4 3
5 4
Benefits to Customers & Business 5
1 6
2 7
3 8
4 9
5
Relevant Data Agreement
1 Executive Sponsor Value Stream Champion
2 Name
3
Sign
4
5 Date
B. Identifikasi dan buat “Current State VSM”
1. Buat/gambarkan alur Proses

2. Gambarkan alur material

3. Gambarkan alur informasi

4. Kumpulkan data untuk prosesnya

5. Tambahkan waktu yang membentuk Lead time proses ( Cycle

Time atau Process Time, Value Added time, transition time )

6. Verifikasi peta actual ( Current State )

Langkah 1: Gambar Alur Proses

► Sepakati awal (start) dan akhir (end) value stream sebelum memulai
pemetaan sebagaimana pada Charter yang sudah dibuat

► Hati-hati pada proses-proses yang paralel dan yang seri.

► Gambarkan juga seluruh aktivitas rework dan pemeriksaan pada peta.

► Batasi value stream hanya pada satu produk atau kelompok proses/layanan

► Benar-benar pahami alur proses.

► Gunakan kertas, pensil, dan post-it notes, jangan menggunakan software

Langkah 1: Gambar Alur Proses
 Langkah 2 : Gambar Alur Material

► Menunjukan pergerakan material yang digunakan pada value

stream.
– Gabungkan material/dokumen,obat yang memiliki alur yang sama.

– Sertakan inspeksi barang datang, dan aktivitas test material jika ada.

– Contoh simbol:

Alur panah Menunjukan pergerakan arah Material

“ Material bisa dalam arti : formulir hasil periksa, data pasien, resep, obat, dll”
Langkah 3: Gambar Alur Informasi

► Petakan alur informasi:

– Dokumentasikan instruksi proses/layanan yang terkait dengan proses yang di
lalui value stream.
– Dokumentasikan sistem penjadwalan dan dokumen dari aktivitas selama
dalam value stream.
– Dokumentasikan bagaimana informasi didapatkan / didistribusikan contoh:
elektronik atau manual .
– Contoh simbol:

Informasi via Informasi via

elektronik manual

Tipe, frekuensi & metode Tipe, frekuensi & metode

Langkah 4: Kumpulkan Data untuk Proses

Identifikasi data yang diperlukan untuk setiap prosesnya

Misal : - Jumlah orang/perawat/dokter
- Jumlah pengiriman hasil kerja ke tiap tahapan/proses selanjutnya
- Data waktu ( Cycle Time/ Process Time , Value Added time, transfer
movement time antar proses/layanan, dll )
Langkah 5: Tambahkan waktu yang membentuk Total Leadtime

► Gambar sebuah garis waktu dibawah kotak proses dan inventory untuk
menuliskan waktu proses dan waktu transisi untuk membuat waktu lead
time.
Identifikasi data yang diperlukan untuk setiap prosesnya
Misal : Data waktu ( Cycle Time/ Process Time , Value Added time, transfer
movement time antar proses/layanan, dll )

Total PLT = Waiting Time + VA + NVA

8 hours 10 min 16 hours 5 min 5 min 1 day 40 hours Process Lead Time = 80.33 hours
16 hours
Value Add Time = 10 min
5 min 2 min 3 min

Waktu yang menambah nilai bagi pelanggan pada

bagian bawah (Customer Value Add)
Langkah 6: Verifikasi peta aktual
► Lakukan review dengan anggota lain di luar tim yang mengetahui proses.
► Review proses internal dan dengan pihak yang terkait ( bagian lain yang
terlibat dalam proses / interfaces )
► Lihat sekali lagi kondisi proses untuk verifikasi keadaan sekarang.
► Pastikan seluruh putaran balik rework sudah tergambar jika terdapat
rework
C. Analysis Current State and Design Future state

Analisa Current State VSM yang sudah di buat dengan memperhatikan

beberapa hal sebagai berikut :

1. Identifikasi Alur proses,material,informasi yang ada peluang untuk diperbaiki

2. Identifikasi Cycle Time, transition time yang paling lama (time trap) dan yang

cukup lama dan ada peluang di perbaiki (improve)

3. Identifikasi issue yang sering muncul di masing masing tahapan proses

4. Identifikasi titik yang memiiki Waste atau Non Value added

5. Gambarkan Future State VSM , hasil dari Analisa VSM current state
Ide Perbaikan : SCAMPER

Adalah checklist pertanyaan untuk memicu ide lain muncul.

SCAMPER adalah akronim dari:
• Substitute
• Combine
• Adapt
• Modify
• Put to Other Uses
• Eliminate
• Reverse
Ide Perbaikan : SCAMPER
1. Identifikasi ide atau subjek yang akan dibahas
2. Gunakan checklist di bawah ini untuk identifikasi solusi
Substitute Dapatkah kita memakai sumber daya lain/ di ganti?
Manual ke Auto/Digital
Combine Dapatkan kita kombinasikan sehingga menyelesaikan
beberapa masalah? Apakah bisa di jadikan satu ?
Adapt Adakah yang bisa kita contoh (adopsi) di sini ?
Dapatkah kita contoh?
Modify Bagaimana ini bisa dimodifikasi?
Put to Other Uses Apalagi kegunaan benda ini?
Eliminate Dapatkah kita hilangkan peraturan ini?
Reduce Dapatkan kita kurangi proses nya, tahapan nya,
orangnya , dll ?
Beberapa istilah dalam Lean yang dapat di gunakan di dalam VSM :

❑ Cycle Time
Adalah waktu yang di butuhkan oleh masing-masing atau satu bagian (sub
proses) untuk menyelesaikan 1 pekerjaan di bagian tersebut. Cycle time sering di sebut
juga dengan Process Time (PT)

❑ Total Lead Time

Adalah waktu yang di perlukan oleh satu proses/layanan dari start awal sampai
proses selesai yang dapat melalui beberapa sub proses.
Total Lead Time = Penggabungan seluruh waktu yang di lalui selama proses
dijalankan untuk pengerjaan 1 pekerjaan ( VA + NVA + waktu
jeda antar sub proses)
❑ Takt Time
Kecepatan selesainya proses/layanan di bagian akhir proses pada satuan waktu tertentu.
Takt Time mengidentifikasikan kemampuan proses memenuhi demand / target harian atau
per jam yang harus di selesaikan di bagian akhir proses/ layanan.

❑ Time Trap
Waktu terlama dari suatu sub proses dalam satu rangkaian proses. ( Cycle Time dengan
waktu terlama)
D. Develop and Execute Transformation Plan
Setelah gambaran Future VSM terbentuk, maka kita perlu menuju ke
pelaksanaan perbaikan ( transformation) yang sebenarnya.

Langkah awal perubahan ( transformasi ) yangkita lakukan adalah

dengan membuat “Value Stream Transformation Plan”yang mencakup :

# Measurable target

# Proposed Countermeasure

# Execution Method ( JDI (Just do it), Keizen Event, Project )

# Timeline for execution

D. Develop and Execute Transformation Plan
Tips Pembuatan VSM
► Gunakan flip chart dan Post-It (selama proses berjalan) dan pasang pada
dinding untuk mengumpulkan ide awal (drafting).
► Buat 4 daftar untuk tetap fokus:
– Ide perbaikan ( Lihat SCAMPER untuk ide perbaikan )
– Asumsi
– Pertanyaan
– Observasi tambahan
► Gunakan simbol Anda sendiri jika diperlukan
Workshop: Gambarkan Proses Kerja
Anda!
1. Tujuan:
Membuat Value Stream Mapping proses yang ada
2. Instruksi:
Identifikasi proses yang akan anda perbaiki
Dengan langkah-langkah yang sudah dipelajari, gambar proses tersebut
dengan menggunakan tool VSM
Analisa dan diskusikan hasilnya
Takeaway
► Mengetahui dan mampu menggambarkan secara detail proses kita
memberi kita informasi seberapa efisien proses kita
► Value Stream Mapping adalah alat yang efektif untuk menggambarkan
proses kita dan mengidentifikasi adanya pemborosan