Foto pesawat

kertas
 ▪ perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengendalian sumber
Pengertian daya (baik manusia maupun alat-alat)
untuk mencapai tujuan organisasi
secara efektif dan efisien.
 efisiensi

EFISIENSI
 Meningkatkan kualitas

MENINGKATKA
N KUALITAS
MENINGKATKAN
Meningkatkan
PRODUKTIVITAS
produktivitas
 MENINGKATKAN KEPUASAN
KEPUASANPELANGGAN
PELANGGAN
 STRATEGI
MANAJEMEN
OPERASIONAL
 LEAN MANAGEMENT
LEAN MANAGEMENT

Value
costumers

Waste /
pemborosan
Customers RS
Pelanggan utama RS
adalah Pasien
Berikutnya:
Staf,
Manajemen,
Owner,
Pembayar,
Pemerintah
dan Masyarakat
 Value
▪ kualitas dan manfaat yang didapatkan konsumen dari
suatu produk/jasa
▪ Value added : nilai extra yang ditambahkan pada suatu
produk sehingga lebih menarik dibandingkan produk

VALUE kompetitor sejenis

Kenapa pasien memilih kita?

 NVA NNVA VA

NECESSARY BUT NON

NON VALUE ADDED VALUE ADDED
VALUE ADDED

⮚ TIDAK BERNILAI ⮚ TIDAK BERNILAI

⮚ BERNILAI TAMBAH
TAMBAH TAMBAH NAMUN
DIBUTUHKAN
 Kriteria Value Added

Pelanggan bersedia Mengubah produk/jasa Benar sejak

membayar kegiatan tsb mjd lebih berarti pertama kali
 ▪ NVA : Aktivitas atau proses yang tidak memiliki nilai
tambah bagi costumer

▪ NNVA : Necessary but non Value Added : merupakan

kegiatan yang tidak memberikan nilai tambah pada suatu
produk namun harus dilakukan untuk menggenapi proses

Non Value produksi sebuah produk secara keseluruhan.

Added
Apakah ada proses di sekitar kita yang tidak
bernilai tambah?
Bagian mana dari proses layanan kita yang
tidak dibutuhkan/diinginkan pasien?
 ▪ segala aktifitas yang tidak memberi nilai
tambah kepada produk yang dapat
menyebabkan kepuasan pelanggan. Jadi,
Waste / segala aktifitas dianggap sebagai waste
pemborosan jika tidak memberikan kontribusi untuk
peningkatan nilai produk di mata
pelanggan.
 Tidak rata
Muda mura
muri overload
Transportasi
(transportation)
 ▪ Pemborosan transportasi dapat
dihilangkan dengan cara mendekatkan
proses yang satu dengan yang lainnya.
▪ Contoh : Unit-unit pelayanan di rumah
1 sakit seperti : poliklinik, farmasi,
Transportasi laboratorium, radiologi, kasir
(transportation)
ditempatkan di satu area yang terintegrasi
dan berdekatan, sehingga pasien tidak
perlu berjalan kesana-kemari untuk
mendapatkan pelayanan.
 2
Gerakan
(motion)
Gerakan
(motion)
 ▪ Banyaknya kesibukan (gerakan) staf tidak
selalu berbanding lurus dengan produktifitas,
jika gerakan yang mereka lakukan tidak
memberi nilai tambah bagi penyelesaian

2 pekerjaan.
▪ Contoh : tata letak ruang kerja yang tidak
Gerakan teratur menyebabkan urutan gerakan kerja
(motion) yang tidak teratur. Atau pengaturan
penempatan barang yang tidak sistematis
menyebabkan banyaknya gerakan ekstra untuk
menemukan dan mencapai barang tersebut.
 ▪Staf yang tidak bekerja karena belum ada
pekerjaan, alat laboratorium yang tidak
difungsikan karena tidak ada sampel

3
yang akan dikerjakan, petugas apotik
yang tidak bekerja karena tidak ada resep
yang datang adalah bentuk pemborosan
Waktu menunggu yang sering terjadi. Hal ini dapat diatasi
(waiting)
dengan cara melakukan penjadwalan
pekerjaan dengan baik, sehingga waktu
menunggu ini bisa dikurangi.
 ▪ Melakukan suatu proses
melebihi dari apa yang
diperlukan.

4
Proses berlebihan
▪ Contoh : Dokter melakukan
serangkaian pemeriksaan dan tes
(overprocessing) yang melebihi kebutuhan untuk
penegakan diagnosa. Hal ini
dapat diatasi dengan penerapan
“Clinical Pathway”.
 ▪ Makin banyak persediaan disimpan, akan
makin banyak pemborosan terjadi.
Pemborosan itu berupa : nilai persediaan
yang diam (tidak produktif), nilai ruang

5
Persediaan
yang harus disediakan untuk menyimpan,
beban administrasi pengelolaan, beban kerja
untuk proses penerimaan, penyimpanan,
(inventory) pengeluaran kembali, barang yang rusak
atau kadaluwarsa selama penyimpanan, dan
lain-lain. Upaya yang harus dilakukan
adalah meminimalisir nilai persediaan.
 ▪Contoh : persediaan obat di
gudang farmasi diminimalkan.
Untuk tetap dapat memenuhi
Persediaan kebutuhan operasional,
(inventory) diantisipasi dengan cara
meningkatkan frekuensi
pemesanan obat dengan volume
yang kecil tiap pemesanan.
 ▪Menghasilkan produk cacat jelas
merupakan pemborosan, karena segala
upaya yang dilakukan untuk

6
memproduksi barang tersebut menjadi
sia-sia. Upaya pencegahannya adalah
menciptakan sistim dimana cacat
Barang cacat
(defect) produk dapat terdeteksi sejak awal
sehingga dapat dikoreksi sebelum
produk itu jadi dan sampai ke
konsumen.
 ▪Contoh : Salah pemberian
obat kepada pasien. Hal ini
Barang cacat dapat dicegah dengan
(defect) penerapan check-list di
setiap proses penyiapan
obat.
 ▪Produksi berlebihan merupakan
pemborosan karena produk tersebut
tidak dapat diserap oleh konsumen.

7
Produksi berlebihan
▪ Contoh : membuka ruang rawat
baru sementara tidak ada
permintaan untuk itu. Akibatnya
(over production)
adalah terjadi pemborosan dari
biaya listrik, kebersihan, sterilisasi
alat, dan lain-lain.
 ▪Potensi sumber daya

8
manusia, kapasitas
inteligensi, kreativitas
Potensi SDM (Human
Potential) yang tidak digunakan
secara optimal.
 TOOLS UNTUK
MENGHILANGKA
N WASTE
 ▪ Waktu yang dibutuhkan untuk
memproduksi satu barang/jasa tertentu.
▪ Waktu yang dibutuhkan oleh dokter untuk
melayani satu pasien
▪ Waktu yang dibutuhkan oleh petugas
farmasi untuk memproses satu lembar
CYCLE TIME resep
▪ Waktu yang dibutuhkan oleh analis lab
untuk memproses satu specimen
laboratorium

▪ Cycle time ini jika dilakukan dengan

baik, relatif tidak akan berubah.
 CYCLE TIME

Sangat bermanfaat untuk standarisasi waktu

produksi / penyediaan jasa.
▪.
Jika cycle time terstandar, maka waktu produksi /
penyediaan jasa akan terstandar
 ▪Waktu yang tersedia untuk memproduksi
suatu barang atau jasa dibagi dengan
jumlah barang atau jasa yang diminta
pelanggan dalam kurun waktu tersebut.
▪ Waktu yang diminta oleh pelanggan /
pasien untuk menghasilkan satu produk /
jasa.
TAKT TIME
▪ Karena diminta pelanggan, maka
waktunya pun tidak tetap. Takt time akan
bertambah singkat jika jumlah pelanggan
makin banyak; dan sebaliknya bertambah
lambat jika pelanggan makin sedikit.
 TAKT TIME
Contoh:
•Seorang dokter praktek jam 8.00 a.m. - 10.00 a. m
• norm memeriksa pasien adalah 5 menit (cycle time)
•Selama 2 jam tersebut dia menerima 20 pasien.
•Maka takt time nya adalah:
•2 jam (120 menit) / 20 = 6menit per pasien
•Takt time > cycle time = tidak dibutuhkan penambahan tenaga
 TAKT TIME

Contoh:
• jika cycle time dokter adalah 5 menit
•Jumlah pasien 50 orang, maka takt time = 120 menit /50 = 2,4
menit
•Jumlah dokter yang dibutuhkan adalah = Cycle time /takt time =
5 menit /2,4 menit = ± 2 orang
 TAKT TIME
Contoh:
•norm waktu mendaftarkan pasien adalah 5 menit
•Dalam 1 shift, terdapat 250 pasien, maka takt time nya adalah (7
jam x 60 menit ): 250 pasien = 1,68 menit
•Maka , dalam 1 shift tersebut, dibutuhkan petugas sebanyak : 5
menit / 1,68 menit = 2,9 orang = 3 orang
TAKT TIME ▪Jika takt timenya lebih cepat
dibandingkan cycle time, maka
sudah waktunya kita menambah
sumber daya.
▪ Tapi jika takt timenya masih lebih
lambat dari cycle time, tidak ada
alasan bagi kita untuk menambah
sumber daya.
 ▪Heijunka adalah kata dalam bahasa
Jepang yang berarti “leveling” atau
“meratakan”.
▪Maksudnya adalah mengupayakan
HEIJUNKA seluruh proses pekerjaan berlangsung
pada level tertentu yang sama dan rata
(MERATAKAN)
pada semua kondisi.
▪ Tujuannya adalah untuk menghindari
terjadinya fluktuasi. Karena fluktuasi
berarti sesuatu yang tidak terencana.
 HEIJUNKA

•Sesuatu yang tidak terencana berarti sesuatu yang sulit untuk

diantisipasi. Dan kita sering melakukan upaya lebih untuk
menghadapi sesuatu yang sulit untuk diantisipasi ini.
•Dan melakukan upaya lebih dari yang diperlukan berarti
pemborosan.
HEIJUNKA
▪ Menurut Taiichi Ohno, kura-kura yang lambat
tetapi konsisten lebih baik dari kelinci yang
berlari cepat tetapi adakalanya berhenti untuk
istirahat. Bahkan, beliau bilang Toyota
Production System dapat terlaksana hanya jika
seluruh pekerja menjadi kura-kura.
 ▪Heijunka Jam Praktek
Dokter
HEIJUNKA
▪ Heijunka Kunjungan
Pasien
HEIJUNKA KUNJUNGAN
• MeniruPASIEN
program promosi “Happy Hours”
yang diterapkan beberapa restoran untuk
menarik pelanggan di jam-jam senggang.

• Pencetakan berbagai materi promosi

(standing banner, leaflet, dll) yang
menjelaskan keuntungan appointment
pada jam-jam tersebut.
HEIJUNKA KUNJUNGAN PASIENsistim call center, dimana seluruh
▪
Membuat
pasien yang ingin berkunjung ke poliklinik
diarahkan untuk menghubungi call center
tersebut. Selanjutnya pihak call center akan
mendistribusikan pasien secara merata
sepanjang hari sesuai slot jam praktek yang
tersedia.
HEIJUNKA KUNJUNGAN PASIEN
• Meminimalisir kunjungan pasien langsung tanpa
appointment (drop-in). Caranya dengan memperkuat
sistim call center dan memberi support kepada pihak
frontliner, agar secara konsisten dapat menyatakan
dengan cara yang baik jika slot poliklinik untuk hari itu
sudah penuh. Kemudian pasien diarahkan untuk mau
menggunakan sarana call center untuk melakukan
penjadwalan ulang kunjungannya. Jika pasien tetap
memaksa berobat, dapat diarahkan ke poliklinik Unit
Gawat Darurat (UGD).
SPAGHETTI
DIAGRAM
 Aliran sistem produksi atau pekerjaan dilakukan dengan cara
menyelesaikan satu proses produksi satu demi satu.

ONE PIECE Satu produk diselesaikan sampai tuntas, kemudian dilanjutkan

membuat produk kedua sampai tuntas, begitu seterusnya
FLOW Kebalikannya disebut sistem batch

Yaitu sistem bahan baku diproduksi secara massal.

4. ONE PIECE
FLOW ▪ Video
melakukan pekerjaan dengan
menyelesaikan tahp demi tahap
pekerjaan
 GEMBA

TURUN KE
LAPANGAN
GEMBA
GEMBA
▪ SUDAH BERAPA ORANG YANG SAYA PERMUDAH
PEKERJAANNYA HARI INI....?
 • EASY LEAN
• USAHAKAN NO COST / LOW COST
KARTU IDE • KREATIVITAS KARYAWAN

VISUAL • UKUR – LIHAT - BUKTIKAN

5S
SEIRI / RINGKAS
S E I TRAP
O N /IRAPI
SEISORESIK
/ RESIK
SEIKETSU/
RAWATRAWAT
 SHITSUKE / RAJIN

RAJIN
KAIZEN
 Fujita mendefinisikan Kaizen sebagai :
▪ Pilihan cara yang lebih baik atau
perubahan dari metode saat ini untuk
mencapai suatu sasaran tertentu.
▪ Kumpulan dari perubahan-perubahan
kecil
KAIZEN ▪ Jadi, kira-kira Kaizen berarti perubahan-
perubahan kecil yang dilakukan terus-
menerus di segala bidang untuk
mencapai keadaan yang lebih baik dari
kondisi sebelumnya.
 Kaizen merupakan jiwa dari Lean Thinking
(Toyota Production System). Hal ini sangat jelas
tersurat dari ucapan tokoh-tokoh mereka :
▪ "Human beings think our way is the best, but at
Toyota, we are told we have to always change.
KAIZEN We believe there is no perfect way, so we
continue to search. The goal is to break the
current condition through Kaizen.“ (Shoichiro
Toyoda, Chairman Toyota Motor Corporation,
December 2000)
BEFORE KAIZEN AFTER KAIZEN
 PENUGASAN
1. Buat daftar kegiatan non value added yang selama ini ada di unit
anda dan tindak lanjut untuk mengurangi atau menghilangkan NVA
tersebut

2. Buat daftar value added yang sudah atau dapat anda berikan
kepada costumer anda

3. Lakukan identifikasi waste di unit/sub unit anda dan kelompokkan

berdasarkan jenis waste dalam lean

a) Buat solusi/ tindak lanjut dari masing-masing waste yang anda

temukan

b) Setidaknya, lakukan minimal 1 dari rencana tindak lanjut anda

dalan 1 minggu ke depan dan visualisasikan dalam foto before-
after
No Non Value Added yang ada Tindak lanjut untuk mengurangi atau
menghilangkan NVA
No Value Added yang dilakukan selama ini Value added yang dapat dikembangkan
No Jenis Waste Temuan Follow Up
▪ Foto before

▪ Foto after