SPESIFIKASI TEKNIS BARANG DAN PEKERJAAN

Nama Pekerjaan : Belanja Pemeliharaan Bahan Perpustakaan – Bahan Perpustakaan

Tercetak – Bahan Perpustakaan Tercetak Lainnya
SKPD : Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY
Program : Penyelenggaraan Keistimewaan Yogyakarta Urusan Kebudayaan
Kegiatan : Perlindungan dan Konservasi Arsip Kraton dan Kadipaten
Sub Kegiatan : Pengelolaan Koleksi dan Pengembangan Literasi Budaya
Tahun Anggaran : 2023

A. Tujuan Pemeliharaan Bahan Pustaka

Tujuan yang hendak dicapai terkait dengan kegiatan pemeliharaan bahan pustaka di
perpustakaan adalah:
a. menyelamatkan nilai informasi yang terkandung dalam setiap bahan pustaka atau
dokumen
b. menyelamatkan bentuk fisik bahan pustaka atau dokumen
c. mengatasi kendala kekurangan ruang (space)
d. mempercepat proses temu balik atau penelusuran dan perolehan informasi
e. menjaga kebersihan, keindahan dan kerapian bahan pustaka

B. Target dan Lokasi Pekerjaan

Jumlah Target Kinerja 380.000 eksemplar
Lokasi Pekerjaan :
- Koleksi bahan pustaka Kasultanan Ngayogyakarta Hadiningrat
- Koleksi bahan pustaka Kadipaten Pakualaman
- Koleksi bahan pustaka DPAD DIY dan Balaiyanpus DPAD DIY (kecuali koleksi
langka).

C. Jangka waktu pelaksanaan

Jangka waktu pelaksanaan selama 90 (sembilan puluh) hari kalender

D. Uraian Singkat Pekerjaan Pemeliharaan Bahan Pustaka

1. Pekerjaan perawatan bahan pustaka dilakukan sesuai kaedah ilmu perpustakaan,
antara lain meliputi:
a. melakukan disinfeksi ruangan dan membersihkan residu akibat disinfeksi ruangan.
b. membersihkan buku dari debu ataupun kotoran yang menempel, menggunakan
kuas:
 1) lembar per lembar pada buku langka Kadipaten dan Kasultanan
2) buku per buku pada bahan pustaka
3) keping per keping pada CD (jika ada CD) pada bahan perpustakaan
c. membersihkan rak penyimpanan buku dari debu yang menempel dengan sulak
microfiber (untuk area yang susah dijangkau) dan pembersih kaca + lap microfiber
pada rak penyimpan bahan pustaka.
d. melakukan pembersihan residu perawatan bahan pustaka di rak ataupun meja
dengan menggunakan sapu kecil dan pengki kecil, atau jika diperlukan
menggunakan sapu pada lantai.
e. melakukan penyedotan debu pada buku dan sekitar rak buku (menggunakan
vacuum buku) dan sekitar rak buku (menggunakan vacuum ruangan, jika
diperlukan) untuk mengurangi tersebarnya debu saat pelaksanaan pekerjaan.
f. meletakkan dan atau memberikan kapur barus, akar wangi, kayu cedar, berfungsi
untuk meminimalisir serangga penyerang buku seperti book worm book lice, rayap,
dll.
g. memberikan pengharum ruangan semprot, air freshener automatic, dan atau
pewangi gantung
h. meletakkan silica gel gantung pada rak yang berfungsi untuk mengurangi tingkat
kelembaban udara
i. memantau suhu udara/kelembaban dalam penyimpanan koleksi suhu ruangan
kisaran 20º C -24 º C
j. melakukan perawatan buku rusak ringan
k. melaporkan ke petugas layanan jika terdapat buku rusak sedang atau berat pada
bahan pustaka DPAD DIY (kecuali koleksi langka), Kadipaten Pakualaman,
Kasultanan Ngayogyakarta Hadiningrat.
l. Melakukan pendataan buku rusak sedang dan berat pada bahan pustaka
Kadipaten dan Kasultanan, serta DPAD DIY (kecuali koleksi langka), meliputi
antara lain: deskripsi kerusakan, foto buku, ukuran buku (panjang x tinggi x lebar),
dan identitas buku (judul, pengarang, tahun terbit, nomor panggil buku, nomor
inventaris) jika ada; dan jika memerlukan laminasi maka data juga disertai jumlah
halaman yang memerlukan laminasi disertai ukuran panjang x lebar masing-masing
halaman.
m. Melakukan karantina dan sterilisasi pada bahan pustaka yang terkena rayap.
n. mengkonsultasikan dan menindaklanjuti jenis kerusakan baru yang ditemukan
kepada pustakawan penanggungjawab kegiatan.
o. Melakukan penghitungan dan pendataan bahan pustaka yang dirawat.
 2. Pelaporan
1) Laporan akhir kegiatan, sejumlah 5 (lima) eksemplar sekurang-kurangnya berisi:
a. Latar belakang pekerjaan
b. Deskripsi rinci lokasi pekerjaan (termasuk lokasi dan jumlah bahan pustaka)
c. Langkah dan prosedur Perawatan Bahan Pustaka, dan bahan yang digunakan
d. Deskripsi pencapaian target, memuat salah satunya adalah jumlah eksemplar
dari tiap-tiap ruangan.
e. Kumpulan laporan bulanan, dan rangkuman pencapaian target akhir.
f. Gambar-gambar bukti pendukung laporan kegiatan.
g. Di atas kertas ukuran HVS ukuran A4, minimal 70 gram (dengan layout
memperhatikan kaedah kepantasan dan estetika).
h. Jilid minimal kertas manila.
i. Cover minimal berisi identitas pekerjaan (nama kontrak, kode rekening
pelaksanaan kegiatan, nilai kontrak,nama pelaksana pekerjaan, alamat
pelaksana pekerjaan, no. npwp pelaksana pekerjaan, logo dan nama dinas serta
tahun anggaran).
j. Dicetak sebannyak 5 (lima) buah.
k. Diserahkan paling lambat sebelum Berita Acara Serah Terima termin terakhir.

2) Laporan video, sejumlah 1 (satu) kegiatan, berisi: detil pendukung bukti laporan
kegiatan dan proses pekerjaan sampai hasilnya disertai ilustrasi pendukung.
Laporan berupa DVD sebanyak 5 (lima) keping copy dan diserahkan selambat-
lambatnya pada saat Berita Acara Serah Terima termin terakhir.

E. Ketentuan Teknis yang Harus Dilaksanakan Oleh Penyedia

1. melakukan seleksi calon tenaga sesuai dengan ketentuan di spesifikasi teknis;
2. menyediakan alat perlengkapan pendukung pendataan perawatan bahan pustaka
yang berfungsi dengan baik untuk digunakan oleh petugas perawatan bahan pustaka
saat pelaksanaan pekerjaan dengan jumlah sesuai dengan volume pekerjaan dan
lokasi yang harus diselesaikan. Peralatan tersebut meliputi:
a. kendaraan operasional
b. vacuum cleaner lantai
c. alat penyemprot disinfektan dalam ruangan
3. memiliki perwakilan menetap di wilayah DIY selama pelaksanaan pekerjaan (sampai
Berita Acara Serah Terima Pekerjaan termin terakhir), dengan personel yang memiliki
kemampuan pengambilan keputusan, komunikasi, koordinasi, dan administrasi yang
baik;
4. melaksanakan pencapaian target kegiatan dengan jadwal:
No. Uraian Kegiatan Perkiraan batas waktu Ketera-
pelaksanaan ngan
pekerjaan
1. Kesepakatan Langkah dan Prosedur sebelum kontrak
Kerja Perawatan Bahan Pustaka
2. Pencacahan (pendataan) bahan pustaka 90 hari kalender
perawatan dan pelaporan data awal. setelah kontrak
5. Selesai minimal 65.000 (enam puluh lima 90 hari kalender
ribu) eksemplar bahan pustaka telah setelah kontrak
dirawat

5. menyediakan tenaga kerja sesuai persyaratan sebanyak 4 (empat) orang. Data tenaga
kerja (fotocopy Ijazah, fotocopy KTP, Surat kesanggupan, dan Curikulum Vitae) harus
sudah diserahkan kepada PPK sebelum kontrak;
6. menyediakan mekanisme presensi tenaga kerja yang bisa dipertanggungjawabkan;
7. melaksanakan pembayaran bulanan kepada tenaga kerja setiap tanggal 1 (satu)
setiap bulannya, atau paling lambat tanggal 2 (dua) setiap bulannya; atau tanggal hari
kerja pertama setelah hari libur nasional, atau sabtu/minggu; atau sebelum masa
kontrak berakhir pada termin pembayaran terakhir; sesuai gaji minimal sesuai dengan
Surat Keputusan Gubernur DIY Nomor 352/KEP/2022 tentang Penetapan Upah
Minimal Kabupaten/Kota, UMR Kota Yogyakarta;
8. memberikan jaminan (melalui pembayaran dan pengurusan) asuransi (BPJS) tenaga
kerja sesuai hak dan kewajiban peserta tiap bulannya tepat waktu dan sesuai
ketentuan yang berlaku sejak bulan pertama:
a) jaminan kesehatan sebesar 4% dibayarkan oleh penyedia, 1 % oleh peserta
b) jaminan kecelakaan kerja dengan ketentuan 0,24 dibayarkan oleh penyedia
c) jaminan kematian 0,3% dibayarkan oleh penyedia
d) jaminan hari tua sebesar 3,7 % dibayarkan oleh penyedia, 2 % dibayarkan oleh
Peserta.
9. menyerahkan bukti kemajuan pelaksanaan pekerjaan sebelum pencairan anggaran;
10. menyerahkan bukti serah terima bahan pakai habis yang periode masa habisnya
lebih dari masa kontrak minimal yang diketahui oleh rekanan, pelaksana kegiatan
(pihak PPK), dan penanggungjawab lokasi masing-masing kegiatan perawatan, serta
pengurus barang dan menyelesaikan distribusi pembelian bahan-bahan perawatan
sebelum pekerjaan dimulai, sehingga tidak menghambat pelaksanaan pekerjaan;
 11. mendistribusikan dan menjamin ID Card dipakai tenaga kerja paling lambat 1 (satu)
hari setelah kontrak;
12. memberikan kepada tenaga kerja seragam sesuai tercantum dalam HPS/spesifikasi
teknis paling lambat 3 (tiga) minggu setelah kontrak;
13. melakukan dokumentasi kegiatan secara terinci dan sistematis dan tersaji dengan
baik melalui laporan tertulis dan laporan video paling lambat saat BAST termin
terakhir; dan
14. menanggung biaya yang diakibatkan keterlambatan pembayaran yang disebabkan
keterlambatan pengajuan permohonan pembayaran ataupun keterlambatan
penyelesaian administrasi.
15. menyerahkan bukti pemberian hak-hak petugas perawatan bahan pustaka yang lain,
sesuai spesifikasi teknis.
16. Ketentuan lain yang harus diperhatikan oleh Penyedia
a. Apabila tenaga yang bersangkutan mengundurkan diri sebelum 1 (satu) bulan
bekerja, DPAD DIY selaku pengguna berhak mengeluarkan surat rekomendasi
untuk tidak diterima bekerja kembali di DPAD DIY selama tahun berjalan, dan
penyedia wajib mengganti tenaga sesuai dengan kualifikasi yang dipersyaratkan
dalam dokumen pengadaan.
b. DPAD DIY selaku pengguna berhak melakukan evaluasi terhadap kinerja pekerja
(Petugas Perawatan Bahan Pustaka dan koordinatornya), jika dipandang perlu
DPAD DIY dapat meminta penyedia untuk mengganti tenaga perawatan bahan
pustaka/koordinatornya.
c. Pengguna jasa mempunyai hak untuk memberikan rekomendasi terhadap personil
dengan criteria pernah bekerja di DPAD DIY dan berkinerja baik.

F. Persyaratan Tenaga Kerja yang harus disediakan oleh Penyedia

Syarat – syarat Umum yang harus dipenuhi untuk tenaga:
a) Diutamakan calon tenaga yang memiliki pengalaman kerja di bidang Perawatan
Bahan Pustaka bagi petugas perawatan bahan pustaka dan koordinatornya;
b) Diutamakan berdomisili dan memiliki kartu tanda penduduk Daerah Istimewa
Yogyakarta
c) Memenuhi tes kompetensi dilakukan oleh penyedia, dan memenuhi syarat:
 Sehat jasmani dan rohani
 Teliti, displin, komunikatif, ramah dan sopan, dan empati terhadap orang lain
 Dapat bekerjasama dalam tim.
 Mempunyai komitmen, integritas, dan tanggung jawab terhadap ketugasannya.
  Sanggup ditempatkan di unit-unit ruang Perawatan Bahan Pustaka Kasultanan
Ngayogyakarta, DPAD DIY (kecuali ruangan langka DPAD DIY), dan atau lokasi
lain stakeholder DPAD DIY selama 3 (tiga) bulan sesuai kesepakatan DPAD DIY
dengan instansi/lembaga yang bersangkutan; di mana para pekerja bersedia
mentaati peraturan yang berlaku di masing-masing tempat.
d) Mampu melaksanakan ketugasan dengan baik.
e) Pendidikan minimal SMA/SMK berpengalaman/mampu dalam perawatan bahan
pustaka; atau minimal D3 Perpustakaan diutamakan.
f) Mampu mengoperasikan alat-alat perawatan bahan pustaka.
g) Mampu berbahasa Jawa dan berbahasa Indonesia dengan baik.
h) Usia minimal 22 tahun
i) Memiliki disiplin, komitmen, integritas, kemampuan komunikasi, dan tanggung
jawab dalam pelaksanaan pekerjaan.
j) Memiliki 3 (tiga) sertifikat vaksin Covid 19: Dosis I, Dosis II, dan Booster.
k) KTP DIY diutamakan.

1. Ketugasan Tenaga Perawatan Bahan Pustaka dan Koordinator

No. Uraian Rincian Rincian Tugas Pelaksanaan
1. Tenaga/ 4 orang x 1. Melakukan pemeriksaan dan penyiapan peralatan
Petugas 3 bulan utama dan pendukung perawatan bahan pustaka
Jasa 2. Melakukan perawatan bahan pustaka sesuai
Perawatan dengan tahapan yang standar
Bahan 3. Melakukan pendataan bahan pustaka yang
Pustaka dilibatkan dalam pekerjaan.
4. Melakukan penyusunan statistik dan laporan lain
yang diperlukan
5. Bersedia bekerja sistem shift jika dibutuhkan.
6. Melaporkan perkembangan dan kemajuan proses
perawatan bahan pustaka
7. Melaksanakan tugas lain yang diperlukan untuk
kelancaran pelaksanaan kegiatan kepada
supervisor
8. Bersedia melakukan tugas lain yang diperintahkan
atasan untuk kelancaran tugas pokok dan fungsi
seksi Pelestarian Bahan Pustaka.
9. Senantiasa berkoordinasi dengan pihak internal
 Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah DI
Yogyakarta dan stakeholder di mana tugas
dilakukan.
10. Jika dipersyaratkan, bersedia melakukan tes
antigen secara mandiri.
11. Bagi petugas perawatan bahan pustaka yang
wanita, bersedia mengenakan bawahan berupa
rok panjang di bawah lutut saat bertugas di
Kadipaten Pakualaman.

G. Spesifikasi teknis bahan yang harus disediakan

No Uraian Ilustrasi Gambar Jumlah Satuan

1. Pewangi Ruangan Semprot 30 buah
400 ml

2. Refil pewangi elektrik

30 buah

3. Pewangi gantung

50 buah
4. Akar wangi

10 kg
5. Kapur barus kayu (kayu
cedar)

300 buah
6. Naptahel ball

20 kg
7. Cawan kecil tempat kapur
barus

20 buah
8. Diffuser + Oil

20 buah
9. Refil Oil Difuser

30 buah
10. Absord gel (top dry gel) 1 kg

50 buah
11. Pewangi elektrik

30 buah
12. Masker isi 50 Pcs

6 dus

13. Sarung tangan latex powder

free

12 dus
14. Handzanitizer pump 500 ml

9 buah

15. Handsoap bottle pump 410

ml
9 buah

16. Cairan pembersih kayu

10 botol

17. Cairan pembersih kaca

3 botol

18. Kain Fiber pengangkat debu

(kanebo) ukuran 30 cm x 30
cm 48 buah

19. Sapu

4 buah

20. Pengki kecil & Kuas

4 buah

21. Kemoceng fleksibel 280 cm

1 kemoceng bisa
sekaligus memanjang dan
4 buah
memendek dan ditekuk
 22. Spray Pembasmi Serangga

20 buah

23. Kuas cat bulu halus 4 buah

pembersih buku min 3
inchi

24. Disinfektan foodgrade 5 lt

untuk Sterilisasi ruang
koleksi
6 jerigen

H. Spesifikasi Teknis Kelengkapan Petugas Perawatan Bahan Pustaka

No. Uraian Jumlah
1. Name tag (Identitas nama, foto, nama dan identitas instansi 4 buah
wajib disediakan perusahaan
1) Ukuran 85 mmx 55mm, bahan akrilik
2) Disertai id card holder dan yoyo dengan clip desain ID
card harus dengan persetujuan pengguna jasa.

3) ID Card melingkar di leher dengan pita (lanyard) ukuran

lebar minimal 1 (satu) cm yang dicetak tulisan kurang
lebih berbunyi ‘Perawatan Bahan Pustaka 2022 DPAD
DIY - Dana Keistimewaan.

2. Baju batik atasan: 4 stel

Kain primissima
Contoh atasan batik pria

Contoh atasan batik wanita

Yogyakarta, 7 Agustus 2023

Pejabat Pembuat Komitmen

RAKHMAT SUTOPO, S.E.

NIP. 19700210 199903 1 008