Dokumen Berbasis Digital
Dokumen Berbasis Digital
Prosedur Penyimpanan
dokumen
KATA KUNCI
1. Dokumen digital
2. SOP Penanganan Dokumen
3. SOP Penyimpanan Dokumen
4. SOP Perawatan Dokumen
5. Sarana Pengelolaan dokumen
B. Apersepsi
Anak-anak tahukah kalian keberadaan kita saat ini mulai dari kelahiran
sampai sekarang ini Kalian telah diakui sebagai anak, anggota
masyarakat dan warga Negara Indonesia itu karena adanya dokumen
pribadi yang kita miliki seperti akta kelahiran, KTP dan ijazah pendidikan
. Mengingat Negara kita adalah negara hukum pentingnya sebuah
dokumen dalam kehidupan kita akan menjadi satu perhatian tersendiri,
terlebih untuk keberadaan sebuah organisasi atau perusahaan.
C. Pengertian Dokumen
Secara etimologis kata dokumen berasal dari kata bahasa Inggris
“document” yang diambil dari bahasa latin “Documentum” yang berarti
kertas atau dokumen resmi. Kata documentum diturunkan dari kata
docere atau docile yang artinya mengajar.
Dari uraian diatas maka dapat diartikan bahwa dokumentasi adalah suatu
aktivitas yang menggunakan atau berkaitan dengan masalahdokumen
itu sendiri atau fisik dokumen yang meliputi mencari, mengumpulkan,
mengolah hingga menghasilkan keterangan untuk dijadikan sebuah
dokumen baik secara manual maupun elektronik.
1. Syarat dokumen.
Sebagai sebuah dokumen tentu memiliki syarat atau kriteria tertentu.
Persyaratan sesuatu dikatakan dokumen menurut Susan Dupuy-Briet
adalah:
a. Ada materialnya, artinya memiliki wujud fisik.
b. Memiliki intensionalitas artinya sebuah dokumen itu mempunyai
obyek tujuan atau maksud yang dapat diperlakukan sebagai
bukti.
c. Obyek merupakan proses artinya untuk menjadi sebuahdokumen
harus mengalami sebuah proses.
d. Memiliki posisi fenomenologis artinya suatu obyek dipersepsikan
sebagai dokumen.
2. Ciri-ciri dokumen
Untuk dapat disebut sebuah dokumen, maka dokumen tersebutharus
menyajikan informasi tertulis tentang kebijakan, proses dan prosedur
denga demikian sebuah dokumen akan memiliki karakteristik tertentu.
Ciri-ciri dokumen adalah:
a. Mengkomunikasikan informasi kepada semua orang yang
membutuhkan.
b. Perlu diperbaharui atau dilakukan pemeliharaan.
c. Harus diubah ketika kebijakan, proses atau prosedur berubah.
d. Memiliki format untuk merekan dan melaporkan informasi sesuai
standar.
3. Fungsi dokumen.
Melihat pengertian dokumen diatas maka fungsi dokumen dalam
organisasi dapat dibedakan menjadi dua menurut M. Prawiro dalam
artikel onlinenya pada tanggal 12 Oktober 2020 lalu melalui web
maximanroe.com.
a. Fungsi dokumen secara umum adalah
4. Tujuan Dokumen
Seperti yang telah disebutkan dalam pengertiannya, maka tujuan
adanya dokumen tidak lain adalah untuk mendapatkan pengakuan
dan keterangan pengetahuan serta bukti yang kuat mengenai suatu
hal.
5. Peranan dokumen
peranan dokumen dalam bidang manajemen dan layanan bisnis
adalah
a. Membantu pelayanan di bidang dokumentasi.
b. Menerbitkan jurnal publikasi dokumentasi.
c. Mengadakan konferensi seminar ilmiah.
d. Membantu perkembangan ilmu pengetahuan.
e. Membuat dan mengembangkan metode pengolahan dokumen.
f. Membuat dan mengembangkan katalog.
D. Jenis Dokumen
Jenis dokumen dalam pelaksanaan manajemen perkantoran dan layanan
bisnis akan banyak dijumpai dalam praktiknya. Namun Dari berbagai
jenis dokumen tersebut dapat dikelompokkan menjadibeberapa macam.
1. Menurut Pemakaiannya.
Dokumen menurut pemakaiannya dapat dibedakan menjadi empat
yakni.
a. Dokumen Pribadi yang menyangkut kepentngan perorangan,
seperti KTP, SIM, Akta Kelahiran, ijazah.
b. Dokumen Niaga, merupakan dokumen yang berkaitan denan
kepentingan perniagaan atau transaksi bisnis, seperti SIUP,
Kwitansi, surat perjanjian jual beli dan lainnya yang berkaitan
dengan kegiatan transaksi dan kegiatan bisnis.
c. Dokumen Pemerintah, merupakan dokumen yang berisi tentang
informasi yang dikeluarkan melalui badan pemerintah, seperti
perundangan, peraturan presiden, mentri, gubernur, wali kotadan
bupati.
d. Dokumen sejarah adalah surat-surat penting yang digunakan
sebagai bukti peristiwa di masa lampau, seperti Pancasila, Teks
Proklamasi.
Pendistribusia Penyimpanan
Sekarang ini berbagai sistem/ aplikasi yang dapat diakses secara gratis
maupun berbayar untuk memenuhi kebutuhan manusia sehari-hari atau
organisasi secara langsung dalam pemberian layanan pelanggan sudah
banyak tersedia. Dalam perkembangannya di era society 5.0 ini
masyarakat dituntut dapat memenuhi kebutuhannya secara mandiri
dengan bantuan teknologi sekarang ini.
5. Mocrosoft Excel.
6. TXT.
13. Vidio.