Single Vendor Vs.

Multi-Vendor: Sebuah Pilihan Strategis

23 September 2008

Oleh
Jana Hermawan

Di era digital yang sangat kompetitif sekarang ini, telah terjadi perubahan yang sangat pesat
yang dipengaruhi oleh kemajuan dalam bidang teknologi komunikasi dan informasi
(information and communication technology). Hal ini mendorong organisasi baik di
pemerintahan maupun swasta untuk dapat memanfaatkan kemajuan teknologi ICT tersebut
dalam memberikan pelayanan yang terbaik bagi masyarakat ataupun pelanggannya.
Penggunaan teknologi informasi dalam perusahaan menjadi sangat penting dengan asumsi
bahwa teknologi Informasi dapat memberikan keuntungan strategis dalam penyelesaian
pekerjaan, meningkatkan kualitas dan produktifitas, meningkatkan kecepatan pelayanan,
meningkatkan mutu pelayanan konsumen, mempermudah komunikasi dan kerjasama,
dan juga memperbaiki suatu proses bisnis.
Suatu organisasi, baik pemerintah maupun swasta, tentunya menginginkan adanya sistem
teknologi informasi yang handal yang dapat memberikan keuntungan yang maksimal. Untuk
mendapatkan hasil yang maksimal tersebut, suatu organisasi suatu saat diharuskan untuk
memilih apakah sistem informasi yang akan digunakan adalah strategi
menggunakan single vendor atau multi–vendor. Single vendor yang dimaksud disini adalah
penyediaan barang ataupun jasa baik berupa aplikasi (software) dan juga hardware suatu
sistem informasi dengan menggunakan jasa satu penyedia (vendor) saja, sedangkan
pada multi–vendor, aplikasi dan hardware sistem informasi didapatkan dari satu atau lebih
vendor.
Tentunya untuk mampu mengambil keputusan yang tepat apakah menggunakan single
vendor ataupun multi-vendor, diperlukan berbagai pertimbangan-pertimbangan yang
menjadi dasar pengambilan keputusan yang sangat penting ini. Diharapkan keputusan yang
diambil akan menguntungkan perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang.
Sebelumnya mari kita lihat keuntungan dan kerugian dari single vendor dan multi-vendor
sebagai berikut:
1. Lebih sederhana dan mudah dalam pembuatan kontrak kerja.
2. Users dan Pengelola IT tidak terlalu sulit untuk menggunakan dan menangani sistem
yang single culture.

Kerugian single vendor:

1. Ketergantungan kepada satu vendor/provider (tidak banyak pilihan untuk merubah
sistem)
2. Pemilihan single–vendor yang tidak tepat akan menimbulkan inefisiensi dan juga
kegagalan di dalam sistem.
3. Kontrol terhadap sistem baik aplikasi dan hardware lebih besar berada pada vendor yang
menjadi penyedia.
4. Bila terjadi pemutusan supply chain dari vendor yang kita gunakan, akan
berisiko terhentinya operasi sistem informasi yang dimiliki.
5. Terdapat persaingan yang tidak sehat, karena single vendor cenderung untuk tidak
“menerima” vendor dari luar.
Keuntungan multi-vendor:
1. Lebih banyak expert yang dapat menangani pekerjaan dalam konsentrasi keahlian yang
berbeda;
2. Perusahaan mempunyai kontrol yang lebih besar dan dapat mengelola berbagai vendor;
3. Dapat mengurangi resiko kerugian yang lebih jauh akibat satu vendor;
4. Mendukung adanya persaingan yang sehat dengan
menawarkan inovasi dan opportunities;
5. Dapat memberikan potensi penghematan dengan memilih pilihan outsourcing vendor.

Kerugian dari multi-vendor:

1. Kompleksitas dan keragaman sistem memerlukan sumber daya manusia yang mampu
beradaptasi dengan berbagai sistem yang berbed-beda.
2. Dokumen kontrak lebih kompleks karena melibatkan berbagai pihak.
3. Kehandalan aplikasi dan peralatan sangat tergantung dengan pilihan yang tepat berbagai
macam produk yang dipilih.
Setelah mengetahui keuntungan dan kerugian dari pemilihan kedua pemilihan vendor
tersebut, kita dapat dahulu karakteristik organisasi yang kita miliki dan juga potensi-potensi
yang ada. Terdapat beberapa faktor yang dapat menjadi pertimbangan yaitu:
1. Business continuity. Apabila perusahaan kita termasuk perusahaan yang sangat
tergantung kepada kehandalan sistem (seperti bank, pusat data, rumahsakit dll.) tentunya
pertimbangan penggunaan single vendor atau multi vendor tergantung kepada
kehandalan dan kekhususan aplikasi dan perangkat yang akan digunakan. Pilihan vendor
tertentu baik single maupun multi vendor dapat dipilih dengan
pertimbangan sofware dan hardware yang ditawarkan vendor dikenal reliable untuk
menjaga kelangsungan proses bisnis.
2. Kemampuan sumber daya manusia (SDM). Suatu organisasi perlu mengetahui kesiapan
pegawai yang akan mengelola (administrator) dan menggunakan (users) sistem teknologi
informasi. Kemampuan SDM memberikan sedikit banyak masukan untuk menentukan
vendor mana yang dapat dipilih. Pada single vendor aplikasi dan hardware
yang familiar akan lebih mudah dipergunakan, selain itu SDM yang lebih mengenal single
culture akan lebih mudah untuk mengelola dan menggunakan sistem informasi
yang single vendor.
3. Kemampuan financial. Sebuah perusahaan tentunya mempunyai kemampuan finansial
yang berbeda-beda. Sebagai contoh, sebuah perusahaan dengan cashflow yang baik
tentunya dapat menggunakan jasa multi vendor dengan catatan bahwa perusahaan
tersebut dapat memberikan training dan pengenalan pada berbagai sistem multi vendor
kepada karyawannya. Sebaliknya sebuah perusahaan dapat memilih menggunakan single
vendor yang menawarkan aplikasi dan hardware sistem yang handal namun relatif lebih
mahal sebagai mitigasi resiko kerugian yang lebih besar apabila terjadi system failure.
4. IT Security. Pertimbangan keamanan menjadi fokus yang penting apabila institusi yang
anda kelola adalah sangat memerlukan jaminan kerahasiaan dan keamanan (seperti Bank,
Financial Securities dll). Dengan semakin marak dan
berkembangnya cyber crime, penyebaran malware dan lain-lain, statistik di Indonesia
sendiri menunjukkan angka yang cukup mengkhawatirkan, oleh karena itu banyak
perusahaan keuangan mulai secara serius untuk menangani IT security sebagai bagian
yang terpenting dalam proses bisnisnya.
Untuk dapat memilih single vendor ataupun multi vendor, terdapat beberapa tahapan dalam
proses smart outsourcing, yaitu: (1) vendor evaluation ; (2) vendor development dan
(3) vendor negotiation.
Vendor evaluation atau penilaian terhadap vendor adalah tahapan yang berkenaan dengan
kegiatan pencarian vendor yang sesuai, termasuk penilaian seksama apakah pelayanan
vendor masih akan tetap didapatkan di masa yang akan datang.
Pengembangan vendor merupakan kerjasama antara penyedia barang dan jasa dimana
terdapat kegiatan seperti pelatihan, bantuan teknis, pengembangan infrastruktur dan
prosedur transfer informasi. Hubungan yang baik antara client dan vendor mutlak dibutuhkan
untuk dapat mewujudkan suatu sisem informasi yang dapat terus berkembang,
Sedangkan negosiasi vendor memfokuskan kepada kualitas, pengiriman, dan biaya
pengadaan barang dan jasa yang dilakukan. Aspek finansial, legal dan kualitas sistem
informasi perlu dibahas secara terperinci untuk menghindari adanya hak dan kewajiban yang
tidak terpenuhi. Demikian pula dengan hak cipta dan penggunaan dan
pengembangan software/aplikasi perlu ditentukan terlebih dahulu apakah
bersipat open atau tertutup.
Sekarang, bagaimana akhirnya kita dapat menentukan vendor mana yang paling cocok untuk
kita: apakah single vendor atau multi-vendor? Memang tidak ada jaminan bahwa memilih
salah satu dari dua pilihan itu adalah benar karena karakteristik organisasi berbeda-beda dan
mempunyai kekhususannya sendiri. Namun bila anda adalah seorang pengambilan keputusan
pada perusahaan anda, ada baiknya memperhatikan berbagai faktor yang telah dibahas
diatas sebagai masukan dalam pertimbangan anda.
Kenyataannya, dalam perkembangan teknologi IT saat ini, trend strategi penggunaan multi
vendor semakin banyak diminati dibandingkan dengan single-vendor. Tuntutan ini juga telah
mendorong berbagai vendor kecil maupun besar untuk menyediakan jasa outsourcing multi–
vendor yang dirancang untuk membantu perusahaan-perusahaan untuk lebih meningkatkan
inovasi, integritas dan keamanan yang lebih tinggi dari sistem teknologi informasinya.
Vendor-vendor mulai pula menawarkan jasa migrasi dan juga aplikasi komunikasi antar sistem
yang berbeda-beda.
Selain itu, salah satu keunggulan adanya strategi multi vendor adalah lebih
bersipat responsive terhadap berbagai perubahan. Keamanan sistem IT selalu dapat
dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan. Monopolistik dalam penyediaan
aplikasi dan hardware seperti yang ditawarkan single vendor cenderung tidak disukai dan
lebih banyak diminati oleh perusahaan-perusahaan dengan sistem IT yang
bersifat less complex . Demikian pula di sektor pemerintahan, trend pelaksanaan e-
government mulai marak dan telah memulai merintis pelelangan dengan e-procurement yang
tidak memungkinkan lagi adanya monopoli dalam penyediaan barang dan jasa dan juga
menciptakan suasana yang lebih kompetitif bagi para vendor.
Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa, karakteristik dan kebutuhan
organisasi/perusahaan dapat menentukan apakah memilih single vendor ataupun multi
vendor karena kedua pilihan tersebut mempunyai keunggulan dan kelemahannya masing-
masing. Pilihan tersebut lebih bersifat strategis dengan menitikberatkan kepada keuntungan
dan manfaat yang lebih besar dari organisasi tersebut. Namun
demikian, trend perkembangan teknologi IT dan juga
kebutuhan clients mengharus vendor untuk mengubah strateginya untuk dapat
melayani outsourcing vendor sebagai antisipasi terhadap berbagai perubahan yang terjadi.
Sebagai akibat, pemilihan multi–vendor cenderung dapat memberikan opportunities kepada
suatu organisasi/perusahaan untuk dapat lebih meningkatkan kualitas dan
produktifitas, meningkatkan kecepatan pelayanan, meningkatkan mutu pelayanan
konsumen, mempermudah komunikasi dan kerjasama, dan juga memperbaiki suatu proses
bisnis, memberikan jaminan keamanan yang lebih tinggi, dan yang terakhir, dapat
memberikan solusi dari berbagai permasalahan.

Referensi:
Turban,Efraim. Information Technology for Management. Wiley International Student
Version, 2008.
Rahardjo, Budi. Keamanan Sistem Informasi Berbasis Internet. PT Insan Infonesia Bandung ,
2005.
Siemens IT Solution and Services . Selective Outsourcing with Multiple Providers: A Growing
Trend.Norwalk, 2007(post at http://www.usa.siemens.com/it-solutions).