15 Langkah Mudah Transisi OHSAS 18001 ke ISO 45001

OCT 19, 2018

ISO 45001 sudah diterbitkan oleh ISO di bulan Maret 2018 lalu. ISO 45001: 2018 membawa
beberapa perubahan signifikan dalam konsep dan pendekatan dibandingkan dengan OHSAS
18001. Tetapi perubahan ini bukanlah hal berat bagi organisasi, dengan pendekatan sistematis
dan komitmen dari manajemen, tentunya hal ini bisa ditransisiskan dengan baik.

IAF (International Accreditation Forum) sudah menerbitkan persyaratan untuk migrasi dari
OHSAS 18001 ke ISO 45001. IAF, Group Proyek OHSAS dan ISO telah menyetujui periode
migrasi tiga tahun dari tanggal publikasi ISO 45001: 2018.

Langkah-Langkah Transisi OHSAS 18001 ke ISO 45001

Berikut langkah-langkah yang disarankan dalam masa transisi dari OHSAS 18001 menuju ke
standar yang baru :

1. Membuat perencanaan proses transisi dan implementasi ISO 45001.

Organisasi diminta menujuk pihak yang akan bertanggungjawab terhadap proses migrasi ke
ISO 45001. Pihak yang bertanggungjawab ini sebaiknya sudah memahami persyaratan di
OHSAS 18001, bertanggung jawab penuh dalam proses transisi dan menunjuk anggota team
untuk support.

2. Mempelajari persyaratan baru ISO 45001

Sebagai langkah awal organisasi diminta untuk memiliki persyaratan baru dari ISO 45001.
Pihak yang bertanggungjawab harus memahami persyaratan di ISO 45001. Proses
pemahaman bisa dilakukan secara mandiri atau dengan mendatangkan trainer yang
berkompeten. Dari pemahaman ini akan dapat diidentifikasi kesenjangan dan menganalisa gap
antara OHSAS 18001 dan ISO 45001 dalam aktifitas organisasi

3. Melakukan training dan kesadaran ISO 45001

Memastikan kebutuhan kompetensi baru terpenuhi dan menciptakan kesadaran bagi semua
pihak yang berdampak pada efektivitas SMK3. Partisipasi pekerja, keterlibatan, komunikasi dan
kesadaran peran pekerja ditingkatkan, ini termasuk peran non-manajerial dalam penyelidikan
insiden, penilaian risiko, kontrol dan pemantauan dan kegiatan audit internal.
4. Definisikan konteks organisasi.
Ini adalah langkah awal dalam Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja yang
baru (SMK3). Konteks adalah eksternal dan internal isu yang dapat mempengaruhi organisasi
untuk mencapai tujuannya. Semua standar yang menggunakan HLS (High Level Structure) juga
akan mempersyaratkan konteks, tetapi setiap standar memiliki ruang lingkup dan informasi
tersendiri mengenai konteksnya, misalnya, ISO 9001 akan mencakup masalah yang berkaitan
dengan kualitas produk dan kepuasan pelanggan. Meskipun standar memiliki lingkup yang
berbeda, proses yang sama untuk definisi konteks dapat digunakan – hanya masalahnya yang
berbeda yang akan dianalisis. Contoh internal isu dalam organisasi adalah budaya kerja,
kompetensi pekerja, ketersediaan alat pelindung, dll. Contoh ekternal isu adalah regulasi
pemerintah mengenai K3, kondisi cuaca dan lingkungan kerja, dll

5. Tentukan kebutuhan dan harapan pekerja dan pihak berkepentingan lainnya.

Ini akan membantu organisasi untuk menyesuaikan arah strategisnya. Pekerja mendapat
perhatian utama dalam hal ini disamping pihak berkepentingan lainnya. Pihak berkepentingan
didefenisikan sebagai orang atau organisasi yang terpengaruh atau dapat mempengaruhi
kegiatan dan atau keputusan organisasi. Contoh dari kebutuhan dan harapan dari pekerja
adalah mendapatkan pekerjaan yang aman dari bahaya dan mendapatkan perlengkapan
pelindung, dll.

6. Tinjau kembali ruang lingkup dari SMK3.

Masa transisi ini adalah saat yang tepat untuk mempertimbangkan kembali ruang lingkup SMK3
organisasi, apakah sudah mencakup semua aktifitas organisasi.

7. Demontrasikan kepemimpinan dan komitmen pimpinan puncak.

Persyaratannya mirip dengan komitmen manajemen dalam versi sebelumnya, dan versi baru
menempatkan penekanan yang lebih besar pada kepemimpinan. Demonstrasi kepemimpinan
melalui pengambilan akuntabilitas untuk SMK3, menyediakan sumber daya, dan menetapkan
Kebijakan K3 dan tujuan. Beberapa contoh kepemimpinan dan komitmen pimpinan puncak :

 Keterlibatan aktif dalam peninjauan SMK3 organisasi, mulai dari perencanaan, apa yang
dibicarakan dan poin tindakan yang disepakati
 Keterlibatan aktif dalam pengaturan kebijakan K3, bukan hanya menandatanganinya.
 Keterlibatan aktif dalam pengaturan sasaran K3, daripada hanya menandatanganinya.
 Pimpinan puncak sering diskusi dan peduli dengan penanggung jawab K3.
8. Sesuaikan objektif atau target K3 dengan strategi perusahaan.
SMK3 organisasi harus kompatibel dengan arah strategis perusahaan. Dalam ISO 45001 ada
persyaratan untuk membuat rencana dalam mencapai tujuan.

1. a) apa yang akan dilakukan;

2. b) sumber daya apa yang diperlukan;
3. c) siapa yang akan bertanggung jawab;
4. d) kapan akan selesai;
5. e) bagaimana hasilnya akan dievaluasi, termasuk indikator untuk pemantauan;
6. f) bagaimana tindakan untuk mencapai tujuan K3 akan diintegrasikan ke dalam proses
bisnis organisasi.

9. Melakukan penilaian resiko dan peluang.

Menurut standar baru, risiko dan peluang harus diatasi. Bukan hanya resiko dan peluang dalam
hal bahaya. Tetapi juga pada kemampuan organisasi untuk mencapai hasil yang diinginkan
serta keefektifan SMK3. Seperti keefektifan pelaksanaan internal audit, kepatuhan terhadap
peraturan dan perundangan dll. Setelah risiko dan peluang diidentifikasi, organisasi perlu
mengembangkan rencana untuk mengatasinya.

10. Identifikasi dan evaluasi bahaya K3.

Standar baru ISO 45001 tidak membawa terlalu banyak perubahan dalam hal ini , tetapi ini
adalah kesempatan yang baik dan peluang besar untuk mengevaluasi kembali bahaya dalam
kesehatan dan keselamatan kerja suatu organisasi.

11. Tentukan kewajiban kepatuhan.

Tidak banyak perbedaan dengan OHSAS 18001. Persyaratan untuk mematuhi persyaratan
undang-undang dan peraturan sudah ada dalam OHSAS 18001. Selain persyaratan kepatuhan
ini, standar baru juga mencakup pihak yang berkepentingan dan kebutuhan serta harapan
mereka untuk diamati sebagai kewajiban kepatuhan.

12. Mengontrol informasi yang terdokumentasi.

Informasi yang terdokumentasi adalah istilah baru. Dalam OHSAS 18001 ini mengacu pada
manual, prosedur, instruksi kerja dan catatan. Organisasi diminta untuk mengganti semua kata
OHSAS 18001 dengan ISO 45001 serta mensesuaikan nomor klausul OHSAS dengan nomor
klausul ISO 45001. Organisasi kini memiliki kebebasan lebih dalam memutuskan bagaimana
mendokumentasikan dan mengelola informasi yang didokumentasikannya; salah satu
alternatifnya adalah menggunakan e-dokumentasi dan hindari bentuk kertas sebanyak mungkin
13. Kontrol Operasional
Versi baru membutuhkan kontrol proses yang lebih baik, termasuk kriteria operasi dan
menerapkan kontrol proses sesuai dengan kriteria. Standar baru membawa persyaratan
tambahan untuk pengendalian operasional dalam hal perubahan manajemen, outsourcing,
pengadaan, dan kontraktor.

14. Evaluasi kinerja.

Tujuannya adalah untuk mengevaluasi kinerja dan efektivitas SMK3 organisasi. Standar baru
sangat menekankan pentingnya pengukuran dan pelaporan, terutama mengenai evaluasi
kinerja yang disebutkan di atas. Selain itu, proses audit internal dan tinjauan manajemen
merupakan alat yang sangat berguna untuk menentukan kondisi dan kinerja SMK3. Meskipun
teknik untuk melakukan audit internal dan tinjauan manajemen tetap sama, ada perubahan
dalam elemen input dari tinjauan dan persyaratan manajemen yang diaudit selama audit
internal. Internal auditor harus memahami persyaratan baru yang sudah menggunakan High
Level Structure. Jadi organisasi harus melakukan internal audit terlebih dahulu dengan
menggunakan audit kriteria ISO 45001.

15. Perbaikan yang berkesinambungan

Organisasi harus mempertimbangkan hasil dari analisis dan evaluasi kinerja SMK3, evaluasi
kepatuhan, audit internal dan tinjauan manajemen saat mengambil tindakan untuk perbaikan
yang berkesinambungan.
Selanjutnya organisasi yang sudah melakukan 15 langkah diatas bisa menghubungi badan
sertifikasi untuk mengatur jadwal audit migrasinya.

M.Aristian