LAPORAN PELAKSANAAN

PRAKTEK KERJA LAPANGAN (PKL)

SISTEM PENGELOLAAN SURAT MASUK

DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA KOTA TASIKMALAYA
(KOMINFO)

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat penilaian / pengujian

Praktek Kerja Lapangan (PKL)
Tahun pelajaran 2017 / 2018

Disusun Oleh :

Nama : Shinta Kania Sari

NIS : 101516364
Kelas : XII RPL 4
Kompetensi Keahlian : Rekayasa Perangkat Lunak

YAYASAN MANANGGA PRATAMA

SMK MANANGGA PRATAMA

Kampus : Jln. Bojong Tengah No. 2D. Tlp./Fax. (0265) 338194 – 340565 Kota
Tasikmalaya
2017

1
 LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

SMK MANANGGA PRATAMA

Disahkan Oleh :

Ketua Panitia, Pembimbing,

Iwan Setiawan, S.Pd., M.Pd. Teguh Gusmantara,M.Kom.

NIP. 19700428 2006 1 006

Mengetahui :

SMK Manangga Pratama Kota Tasikmalaya

Kepala Sekolah,

Japar Solihin, S.Pd., M.Pd,

NIP. 19740615 200604 1 006

2
 KATA PENGANTAR

Bismillahirrohmanirrohiim,

Puji syukur kita panjatkan kehadirat Illahi Rabbi karena atas segala nikmat dan
karunia-Nya yang telah memberikan kemudahan kepada saya dalam menyelesaikan
penyusunan Laporan hasil Kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini dengan baik dan tepat
waktu.
Sholawat dan salam semoga tetap tercurah kepada Nabi Muhammad SAW. kepada
keluarganya, sahabatnya, tabiin-tabiinnya dan sampailah kepada kita selaku umatnya sampai
akhir zaman, dan kepada keluarga yang sangat membantu dalam setiap kendala yang terjadi,
Aamiin.
Laporan yang berjudul “Sistem Pengelolaan Surat Masuk Dinas Komunikasi dan
Informatika Kota Tasikmalaya” ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat pengujian
Praktek Kerja Lapangan (PKL). Selama proses pengerjaan laporan ini tidak sedikit kendala
yang saya hadapi akan tetapi saya selalu berusaha untuk memberikan yang terbaik.
Pada Kesempatan ini saya ucapkan Terima kasih kepada semua pihak yang telah
membantu saya dengan terselesaikannya laporan ini baik secara moril, spritual maupun
material, terutama kepada yang terhormat:
1. Bapak Japar solihin, S.Pd,M.Pd. selaku Kepala Sekolah SMK MANANGGA
PRATAMA Kota Tasikmalaya.
2. Bapak Teguh Gusmantara, M.Kom. selaku Ketua Program Keahlian Rekayasa
Perangkat Lunak Kota Tasikmalaya.
3. Bapak Erik Permana, B.SW. selaku Pembimbing Kegiatan Prakter Kerja Lapangan
(PKL) di Kantor Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Tasikmalaya (KOMINFO).
4. Semua pihak yang telah membantu saya menyelesaikan dalam penyusunan laporan
kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL).

Saya selalu berusaha mengintrospeksi diri dan saya sudah berusaha semaksimal
mungkin dalam menyelesaikan laporan ini. Tetapi tetap saja laporan ini banyak
kekurangannya. Oleh karena itu saran dan kritik yang membangun untuk perbaikan laporan
ini dengan senang hati akan saya terima. Namun harapan besar dari saya semoga laporan ini
bermanfaat untuk semua orang yang membacanya.

Tasikmalaya, 22 November 2017

Hormat saya

Penulis

3
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN .......................................................................................... i

KATA PENGANTAR ...................................................................................................ii
DAFTAR ISI ..................................................................................................................iii

BAB I PENDAHULUAN................................................................................................1
1.1 Latar Belakang.............................................................................................................1
1.2 Identifikasi Masalah.....................................................................................................1
1.3 Tujuan...........................................................................................................................2
1.4 Ruang Lingkup.............................................................................................................2

BAB II PEMBAHASAN.................................................................................................3
2.1.Sistem yang Sedang Berjalan.......................................................................................3
2.1.1. Analisis Sistem yang SedangBerjalan......................................................................3
2.1.2. Flowmap Sistem yang Sedang Berjalan...................................................................4
2.1.3. Kelebihan Sistem yang Sedang Berjalan.................................................................5
2.1.4. Kekurangan Sistem yang Sedang Berjalan..............................................................5
2.2. Sistem yang Diajukan.................................................................................................5
2.2.1. Usulan Perancangan Sistem.....................................................................................5
2.2.2. Tujuan Perancangan Sistem.....................................................................................5
2.2.3. Perancangan Prosedur yang Diajukan......................................................................6
2.2.4. Perancangan Flowmap Sistem yang Diajukan.........................................................6
2.2.5. DFD Sistem yang Diajukan.....................................................................................7
2.2.6. ERD Sistem yang Diajukan.....................................................................................9
2.2.7. Antar Muka Program...............................................................................................10

BAB III PENUTUP.......................................................................................................12

3.1. Kesimpulan..................................................................................................................12
3.2. Saran............................................................................................................................12

DAFTAR PUSTAKA......................................................................................................13

4
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Pada era globalisasi teknologi, komputer memegang peranan yang sangat penting
untuk membantu proses aktivitas kerja di instansi maupun diperkantoran baik dari lembaga
pemerintah maupun swasta. Penggunaan perangkat komputer sebagai perangkat pendukung
manajemen dan pengolahan data adalah sangat tepat dengan pertimbangan perangkat
komputer dalam setiap informasi sangat diperlukan manajemen atau perkantoran.
Penggunaan teknologi komputer sebagai alat teknologi informasi dalam dunia perkantoran
keberadaan teknologi informasi juga sangat berguna bagi pihak instansi untuk mempermudah
kinerja dalam kegiatan sehari-hari.
Pengolahan surat masuk pada Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Tasikmalaya
masih menggunakan cara manual yang akan mengakibatkan kesulitan dalam pencarian data,
keterlambatan dalam menyelesaikan atau tindak lanjut dari surat yang masuk dan terjadi
kesalahan pada penomoran surat. Oleh karena itu, pengolahan surat masuk sedang
diupayakan agar dapat dioperasikan dengan cara dikomputerisasikan.
Berdasarkan uraian diatas, penulis tertarik untuk merancarng sebuah sistem
pengelolaan surat masuk yang diwujudkan dalam bentuk terkomputerisasi agar dapat
mempermudah dalam pengelolaan surat masuk.

1.2.Identifikasi Masalah
Berdasarkan uraian singkat di atas pada Kantor Dinas Komunikasi dan Informatika
Kota Tasikmalaya, terutama pada pengelolaan surat masuk, penulis mengindentifikasi
beberapa masalah yang timbul yaitu :

1. Sistem yang digunakan pada Kantor Kominfo Kota Tasikmalaya terutama pada
pengelolaan surat masuk masih bersifat manual dalam pencatatannya, sehingga
Sistem Pengelolaan yang berjalan tidak efektif dan efisien.

2. Penyimpanan data-data surat masuk tidak terorganisir dengan baik.

3. Pencarian data surat masuk memerlukan waktu yang sangat lama.

5
1.3. Tujuan

Adapun tujuan dari dibuatnya sistem pengelolaan surat masuk ini adalah sebagai berikut:

1. Mempercepat dalam penanganan surat masuk

2. Mempermudah dalam pencarian data surat masuk.
3. Menyediakan sistem yang aman dalam pengelolaan surat masuk.
4. Dapat menjaga keakuratan data.

1.4. Ruang Lingkup

Berdasarkan survei terhadap permasalahan dengan ruang lingkup sebagai berikut :

1. Sistem Pengelolaan Surat Masuk ini bisa digunakan jika surat masuk datang ke
kantor Dinas Komunikasi dan Informatika.
2. Merubah sistem pengelolaan surat masuk dari manual menjadi sistem
terkomputerisasi.
3. Input data surat masuk menggunakan sistem yang telah dibuat.

6
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1.SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

2.1.1. Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
Analisis Sistem dapat diartikan sebagai suatu proses untuk memahami sistem yang ada
yaitu sistem pengelolaan surat masuk. Sistem ini meliputi analisa prosedur sistem
pengelolaan surat masuk, flowmap sistem pengelolaan surat masuk, dan analisa dokumen
surat masuk.
Cara pengisian buku agenda dan prosedur pengolahan data surat masuk sesuai hal yang
ditentukan :
1. Nomor urut
2. Nomor surat masuk
3. Hari / tanggal masuk
4. Surat dari
5. Perihal
6. Nomor register
7. Keterangan.

Prosedur Melakukannya adalah :

1. Setiap surat masuk yang diterima maka surat tersebut langsung di agendakan melalui buku
agenda yang sudah disediakan di Dinas Komunikasi dan Informatika. Setelah di agendakan
maka di catat kembali kedalam lembaran disposisi yang bisa langsung diserahkan kepada
kepala dinas dan bisa langsung ditindak lanjuti.
2. Setelah surat tersebut turun di kepala dinas, maka surat tersebut diberikan kepada
sekretaris dinas yang bisa langsung di kelola untuk siapa surat tersebut diberikan. Untuk
selanjutnya didalam lembaran disposisi tersebut sudah tertulis dan dinyatakan surat tersebut
misalnya diberikan kepada Bidang AIP. Maka surat tersebut ditinjak lanjuti oleh Bidang AIP.
3. Jika surat tersebut berisi undangan rapat untuk Bidang AIP maka yang bersangkutanlah
yang menandatangani surat dan harus melaksanakan kegiatan tersebut dengan membawa
surat tersebut jika diperlukan ataupun tidak jika tidak diharuskan.

7
2.1.2. Flowmap Sistem yang Sedang Berjalan
Adapun fungsi dari flowmap adalah untuk mempermudah penggambaran aliran data
yang berupa dokumen sistem yang sedang berjalan dapat dilihat pada gambar berikut ini.

Gambar.2.1.2. Flowmap Sistem yang Sedang Berjalan

8
2.1.3. Kelebihan Sistem yang Sedang Berjalan

1. Teliti di dalam kinerja yang sedang berlangsung.

2. Jika terjadi kesalahan, mudah untuk dipertanyakan kepada yang bersangkutan.

2.1.4. Kekurangan Sistem yang Sedang Berjalan

Dalam sistem yang sedang berjalan masih terdapat kekurangan yaitu:

1. Sistem pengelolaan berjalan tidak efektif dan efisien.

2. Pengelolaan data surat masuk memerlukan waktu yang lama.
3. Kurang Akurat.
4. Data mudah hilang & rusak.
5. Penyimpanan laporan data-data surat masuk tidak terorganisir dengan baik.

2.2. SISTEM YANG SEDANG DIAJUKAN

2.2.1. Usulan Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan suatu kegiatan pengembangan prosedur dari proses
yang sedang berjalan untuk menghasilkan sistem yang baru atau memperbaharui sistem yang
sudah ada untuk meningkatkan efektifitas kerja, agar dapat member hasil yang sesuai tujuan
yang diharapkan dengan memanfaatkan teknologi dan fasilitas yang tersedia. Rancangan
sistem yang baru akan ditempatkan suatu kegiatan untuk menemukan dan mengembangkan
metode-metode atau prosedur dan proses suatu data agar tujuan dari suatu organisasi dapat
tercapai suatu perancangan sistem yang diinginkan.
Sistem pengelolaan yang dirancang dengan sistem komputerisasi akan menjadi
optimal untuk menyelesaikan suatu kegiatan yang berhubungan dengan perancangan sistem
ini. Sistem pengelolaan yang dirancang dan diusulkan ini bertujuan untuk membantu pihak
kantor (instansi) member suatu alternative rancangan sistem pengelolaan yang diharapkan
dapat digunakan untuk memecahkan masalah yang ada.

2.2.2. Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan utama dari perancangan proses sistem secara umum adalah untuk memberikan
gambaran secara umum kepada tata usaha / kesekretariatan di kantor mengenai sistem yang
sedang baru. Perancangan sistem secara umum merupakan tahap persiapan dari perancangan
sistem secara terperinci. Pada tahap perancangan proses, menjelaskan komponen-komponen
yang terkait di dalam sistem yang dirancang dengan tujuan untuk membuat suatu system
informasi tata persuratan pada bidang surat-menyurat sehingga dapat membantu pegawai tata
usaha / dikesekretariatan untuk lebih mudah dan cepat dalam bekerja terutama dalam hal
penanganan masalah pengelolaan surat masuk.

9
2.2.3. Perancangan Prosedur yang Diajukan
Prosedur pengelolaan surat masuk yang diusulkan adalah :
1. Setiap surat masuk yang datang, surat tersebut diperiksa oleh bagian tata usaha atau
kesekretariatan. Setelah diperiksa maka bisa langsung di scan/di update dengan sistem
pengelolaan yang sudah dibuat.
2. Setelah di scan/di update dan sudah terdapat pernyataan untuk siapa surat tersebut di
berikan, maka surat tersebut dilaporkan terlebih dahulu kepada kepala dinas agar bisa
ditindak lanjuti dan agar terlaksananya kegiatan yang sudah ada dalam pernyataan surat
masuk tersebut. Dalam prosedur sistem pengelolaan surat masuk yang diusulkan terdapat
empat entitas, yaitu : Instansi lain, Kesekretariatan, Kepala dinas, Bidang AIP.

2.2.4. Perancangan Flowmap yang Diajukan

Dalam merancang suatu flow map harus dianalisa prosedur yang sedang berjalan,
setelah melakukan analisa terhadap sistem yang sedang berjalan maka perlu adanya
perancangan aliran dokumen yang dirancang dalam sistem yang baru dapat dilihat pada
gambar di bawah ini.

Gambar.2.2.4. Flowmap Sistem Yang Diajukan

10
 2.2.5. DFD (Data Flow Diagram) yang Diajukan
a. DFD Diagram Konteks
Suatu diagram yang Menggambarkan suatu arus data sistem.

Sistem
Pengelolaan Surat
Surat Masuk Masuk Lap.Data Surat Masuk Kesekretariatan
Instansi Lain

Surat yang telah di disposisi

Surat yang telah di disposisi

Kepala Dinas

Gambar.2.2.4.a. Diagram Konteks Yang Diajukan

b. DFD Diagram Nol (Level -1)

Penjabaran sistem dari diagram kontek, diturunkan menjadi beberapa proses yang
terjadi antara entitas yang terlibat dengan sistem.

Instansi Lain Kepala Dinas

Surat Masuk Lap Data Surat Masuk

1.0
1.0 Proses
Surat Masuk Data Surat Masuk
Proses Kesekretariatan Menindak
Pengiriman Lanjuti Data
Surat Masuk Surat Masuk

Lap.data surat masuk

Data Surat Masuk 1.0 Proses

Bidang AIP menyerahkan
surat &
melaksanakannya

Gambar.2.2.5.b. Diagram Nol Yang Diajukan

11
c. DFD Diagram Rinci
Merupakan diagram yang menguraikan proses apa yang ada dalam diagram nol (0).

Mengirim
Instansi Lain Surat Kesekretariatan

Proses Proses Input

Kepala Dinas Disposisi Surat Masuk

DB Surat Masuk

Proses
Menindak
Lanjuti

Proses
menyerahkan
Bidang AIP surat &
menindak
lanjuti

Gambar.2.2.5.c. Diagram Rinci Yang Diajukan

12
 2.2.6. ERD (Entity Relationship Diagram) yang Diajukan

Merupakan salah satu model yang digunakan untuk mendesain database dengan
tujuan menggambarkan data yang berelasi pada sebuah database.

NIP
Nama Alamat
Nama Alamat Tlp

Mengirim
Instansi Lain Kesekretariatan
Surat

Menyerahkan Menyerahkan
Kepala Dinas
Surat Surat
ur
at
NIP Alamat
Nama

NIP Nama Alamat

Bidang AIP Menyerahkan

Surat

Gambar.2.2.6. ERD Yang Diajukan

13
2.2.6. Antar Muka

Berikut adalah Desain Antar Muka program yang kami usulkan untuk sistem
pengelolaan surat masuk di Dinas Kominfo Kota Tasikmalaya.

a) Form Input Data Surat Masuk

Gambar.2.2.6. Form Input Data Surat Masuk Yang Diusulkan

14
b) Form Lampiran Disposisi Surat Masuk

Gambar.2.2.6. Form Lampiran Disposisi Surat Masuk Yang Diusulkan

15
 BAB III

PENUTUP

3.1. Kesimpulan

Penulis mengambil kesimpulan sistem pengelolaan surat masuk di dinas komunikasi

dan informatika kota tasikmalaya yaitu :
1. Sistem Pengelolaan Surat Masuk ini dirancang dengan tujuan untuk mengganti pencatatan
data surat masuk secara manual menjadi terkomputerisasi yaitu untuk meminimalisasi tingkat
kesalahan dalam pencatatan dan mengelola data surat masuk.
2. Sistem pengelolaan surat masuk ini dapat mempermudah dan mempercepat waktu dalam
memperoses data surat masuk.
3. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi ini, mempermudah dalam pencarian data
surat masuk.

3.2. Saran

Saya sadari bahwa dalam membuat sistem yang diajukan ini masih banyak
kekurangan, sehingga saya berharap dalam pengembangan sistem dalam era globalisasi yang
berkembang ini dapat membantu di masa yang akan datang dan dalam penerapan dengan
menggunakan sistem yang saya ajukan sehingga operasi kerja sangat cepat dan tepat, serta
saya menyarankan agar dilakukan pelatihan dalam penerapan sistem komputerisasi yang
sedang berkembangan di masa sekarang.

16
 DAFTAR PUSTAKA

www.rplsmkmananggaprtama.kotatasikmalaya.com

www.kominfo.tasikmalayakota.co.id

www.elib.unikom.com

www.google.com

www.yahoo.com

17