ALUR KERJA DAN PROSES

PENGELOLAAN PROJECT INTERIOR

PT TRITUNGGAL SINAR MAS

Berikut Ini kami sampaikan alur kerja dan proses pengelolaan project
yang akan di kerjakan oleh PT Tritunggal Sinar Mas.

Dalam masa kali ini kami akan berbagi apa saja tahapan yang terlibat dan
seperti apa alur kerja yang akan saya laksanakan dari menerima tugas
dari team marketing Perusahaan hingga serah terima dan selesai masa
retensi atau masa pemeliharaan dengan owner atau pemberi tugas.
1: PENERIMAAN ORDER ATAU PRA
PELAKSANAAN PROJECT
Awal dari keseluruhan proses yang akan kita laksanakan dimulai oleh fase
ini yaitu fase penerimaan order atau permintaan pelaksanaan project dari
team marketing.

Saya mengarahkan setiap awal project/order yang datang dari team

marketing melalui konsultasi/ meeting pendahuluan karena:

 Melakukan proses pemeriksaan dokumen dan gambar kerja dari

pemberi tugas/ owner maupun konsultan perencana dan pengawas
apabila ada ,sehingga bisa di pastikan tidak ada dokumen untuk
pengerjaan dan persiapan yang tertinggal atau kurang.
 Mempelajari durasi waktu kerja yang di sampaikan oleh owner atau
pemberi tugas dan lokasi maupun daerah dan lokasi kerja.
 Melakukan koordinasi dengan team yang membawahi tenaga
kerja/manpower sipil,Tenaga kerja workshop produksi, team
administrasi team mekanikal dan elektrikal, dan team logistic
mengenai kesiapan secara internal untuk project yang akan di
laksanakan, yang mana berkaitan juga dengan lokasi kerja daerah
kerja dan area kerja.
 Membagi tugas untuk produksi workshop dan persiapan material
yang akan digunakan dalam project tersebut.
 Melakukan proyeksi dan durasi waktu kerja awal berdasarkan
ketersediaan material yang ada dan durasi waktu pemenuhan
kebutuhan material yang kurang untuk proses pekerjaan di
workwshop.
 Melakukan koordinasi dan memastikan untuk supplay material sipil
yang akan digunakan pada project tersebut
 Melakukan koordinasi dan memastikan mengenai hal pengiriman
barang atau mobilisasi material dari dan menuju lokasi area kerja.
 Melakukan koordinasi mengenai perlu tidaknya tempat tinggal
sementara pekerja di seputaran lokasi dan area kerja guna
mempercepat akselerasi pelaksanaan pekerjaan project yang akan di
laksanakan.
 Melakukan koorinasi dengan pihak terkait mengenai perizinan lokasi
dan tempat area kerja project yang akan di laksanakan.
 Pembuatan time frame awal due date pekerjaan persiapan dari
project yang akan di laksanakan.
2: PEKERJAAN PERSIAPAN

Untuk fase yang selanjutnya adalah fase pelaksanaan pekerjaan saya

akan mulai dari pekerjaan survey lokasi project yang akan di laksanakan.

 Pelaksanaan survey lokasi project untuk memastikan lingkup

pekerjaan persiapan diantaranya pekerjaan sipil, pekerjaan mekanikal
dan elektrikal maupun pekerjaan bongkaran fitting out yang tidak
diperlukan.
 Melakukan kegiatan administrasi dan perizinan keterkait dengan
lokasi dan area kerja.
 Melakukan fitting out dan pengukuran terhadap lokasi dan area kerja
di lapangan, melakukan inventarisir dan pengambilan data dan
dokumentasi di lapangan sedetail detailnya dan sejelas jelasnya.
 Survey lokasi ini juga dilakukan untuk memastikan apakah lokasi area
kerja dapat dijangkau dari workshop oleh pekerja atau tidak, apabila
tidak maka akan dilakukan pencarian dan survey lokasi maupun harga
tempat tinggal temporary untuk pekerja selama masa project.
 Melaksanakan survey terhadap lokasi toko material terdekat apabila
ada keperluan mendesak, maupun loose material yang lebih baik di
beli dekat lokasi.
 Persiapan daftar man power yang akan di tempatkan di lokasi project
yang akan berjalan.
 Revisi pembuatan time frame dan due date setelah pengambilan data
di lapangan.
 Pembuatan soft drawing sesuai hasil survey, detailing DED sebagai
bahan acuan pekerjaan di lapangan.
 Approval dokumen DED dan Colour Scheme kepada pemberi tugas.
 Pembuatan RAB/HPP berdasarkan AHSP
 Inventarisir kebutuhan dan kekurangan material untuk pekerjaan
project tersebut.
 Melakukan dokumentasi atau review hari per hari progress pekerjaan
persiapan sebagai bahan perbaikan di kemudian hari.
 Pembuatan Dokumen pelaksanaan pekerjaan persiapan sebagai
lampiran approval dari owner/pemberi tugas maupun sebagai
lampiran Invoice.
 Kordinasi dengan atasan mengenai pembiayaan project
 Koordinasi dengan pihak admin dan finance maupun legal mengenai
hal yang terkait di dalamnya
 Kick off meeting Project
 Pengiriman Invoice kepada owner/ pemberi tugas.

3: PEKERJAAN ENGINEERING DAN

PRODUKSI
Fase yang melibatkan pekerjaan di workshop beserta pendukungnya
seperti produksi, engineering, logistik, procurement maupun admin.

Fase pekerjaan ini harus dapat di laksanakan secara paralel dengan

pekerjaan sipil di lokasi atau pekerjaan fitting out project.

Dokumentasi project hari per hari beserta review dan komunikasi maupun
koordinasi.

Bagaimana Langkah yang ada pada fase ini:

 Pembuatan time frame due date untuk masing masing unit kerja yang
harus di laksanakan dan dipatuhi pencapaianya secara professional.
 Inventarisir kebutuhan material yang akan di gunakan dalam proses
produksi. Agar dipastikan sudah tercukupi secara kuantitas dan
kualitasnya.Mencegah terjadinya delaying time pada masa fabrikasi
di workshop.
 Inventarisir komponen dan alat kerja yang akan di gunakan dalam
proses produksi, agar di pastikan tidak ada delay waktu selama masa
produksi untuk mengejar pencapaian dalam segi waktu dan kualitas.
 Aproval contoh unit yang sudah jadi kepada pemberi tugas dalam hal
ini owner, sebelum berlanjut kepada produksi skala besar, untuk
mencegah kesalahan, material terbuang maupun waktu kerja yang
terbuang.
 Jadwal pengiriman material yang harus ditepati dan disepakati
Bersama baik antara team lapangan dan team produksi serta team
engineering, sebagai percepatana dan efisiensi dalam pelaksanaan
pekerjaan.
 Wrapping/Packaging unit yang akan di kirim ke lokasi dipastikan tidak
membuat unit tersebut rusak ataupun cacat pada masa pengiriman.
 Durasi dan waktu masa pengiriman.
 Ketersediaan unit angkut dan alat bantu pengangkutan.
 Naik dan turun unit dan pergerakan ke arah lokasi kerja beserta alat
bantunya.
 Ketepatan waktu pengiriman berdasarkan kesiapan lokasi dan area
project.
 Pemasangan unit / setting unit dan fitting out di lokasi project.
 Sinergi dan keselarasan kerja dalam setting unit furniture di lokasi
Bersama team sipil maupun team Mekanikal & elektrikal di project.

4: PEKERJAAN KONSTRUKSI SIPIL ,

MEKANIKAL & ELEKTRIKAL
Fase pekerjaan konstruksi di site project merupakan fase yang
dilaksanakan berbarengan atau parallel dengan fase produksi unit
furniture di workshop. Dalam fase pekerjaan ini unit mekanikal dan
elektrikal ikut pula di laksanakan pengerjaan nya.

Bagaimana pelasanaan pekerjaanya:

 Memastikan persiapan dan jadwal material yang akan di kirim ke site

project sudah sesuai dengan time schedule pekerjaan yang akan di
laksanakan.
 Pengiriman material ke lokasi site project.
 Pengiriman tenaga kerja menuju site project, beserta tempat tinggal
sementara tenaga kerja pada area lokasi project.
 Persiapan untuk tempat tinggal pekerja project.
 Marking site.
 Pelaksanaan pekerjaan bongkaran.
 Pelaksanaan pekerjaan Sipil.
 Pelaksanaan pekerjaan Mekanikal dan elektrikal.
 Pelaksanaan pekerjaan Fitting out/ Setting antara furniture dan unit
yang dikerjakan secara fabrikasi.
 Commissioning unit elektrikal
 Commissioning unit elektrikal
 Pembersihan akhir.
 Item checklist bersama owner/pemberi tugas.
 Dokumentasi keseluruhan project
 De mobilisasi pekerja dan unit material sisa yang dibawa bersama
pekerja.
 Persiapan dokumen dan data invoice 100 % BAST.
 Masa retensi /pemeliharaan sesuai spk .

5: DOKUMENTASI
Sejauh ini, ini adalah bagian terpanjang dari proses desain karena
melibatkan banyak pekerjaan terperinci dan waktu yang dihabiskan untuk
mendokumentasikan detail yang lebih baik dari desain bengkel tukang
kayu/kabinet, ketinggian plafond, mekanikal dan elektrikal, fitting out di
lokasi proyek, transportasi material dll. Ini juga merupakan fase dari
sebuah proyek. yang juga memiliki andil terbesar.Dan runutan hal ini
sangat di butuhkan proses dokumentasi yang rinci sebagai bahan
perbaikan di kemudian harinya.

Bagaimana:

 Atur kunjungan rutin ke setiap unit secara berkala.

 Tugaskan manpower secara spesifik untuk tugas dokumentasi secara
berkala dan terjadwal.
 Dokumentasi ini sebagai bahan review dan akselerasi project .
 Dilaporkan secara berkala dan terjadwal.
 Di koneksikan dengan dokumen pendukung sebagai bahan pengajuan
invoice.
 Pengambilan gambar secara proporsional dan detail.
6: ADMINISTRASI
fase ini adalah fase yang kritis dalam sebuah proyek , Dimana faktor
pembiayaan proyek yang melibatkan berbagai aspek di dalamnya ,
melibatkan juga pihak pihak pengambil Keputusan .

Bagaimana:

 Kelengkapan dokumen DED dan segala dokumen turunanya dari

pemberi tugas.
 SPK dengan segala kelengkpan dan legalitasnya .
 Pengiriman dokumen feedback dari pihak kita ke owner.
 Dokumen dan faktur-faktur dan runutan nya dalam setiap project
yang terpisahkan antar project.
 Pengumpulan semua dokumen oleh satu document control.
 Penyusunan administrasi dan finance oleh orang yang berkompetensi
dan memahami alur kerjanya.
 Perhitungan loose and profit dapat mulai di reconsiliasi per project
untuk mengetahui perkembangan keuntungan dan kerugian sebagai
tanggung jawab terhadap Perusahaan.
 Pembuatan system cost control
 Memperhatikan akselerasi kerja dengan cost control.
7: PENYELESAIAN PROYEK &
KONTINUITAS PROYEK
Apa:

Fase terakhir proyek saya adalah fase penyelesaian formal dan

merupakan langkah penting untuk mendapatkan ulasan, studi kasus, dan
gambar proyek yang telah di selesaikan pengerjaanya, untuk dibagikan
sebagai bukti sosial dalam pemasaran. Jangan lewati langkah ini!

Bagaimana:

 Kirim faktur akhir + dapatkan bayaran.

 Jaga kualitas project.
 Segera kerjakan untuk temuan defect selama masa retensi.
 Fotografi proyek profesional - atau mengambil foto sendiri, terutama
di awal project.
 Kirim email check in ke owner/pemberi tugas selama beberapa
minggu pasca proyek untuk memastikan semuanya baik-baik saja
 Minta ulasan/referensi dari owner/pemberi tugas.
 Tambahkan pengingat ke buku harian Anda untuk check-in
rutin/tetap berhubungan dengan owner/pemberi tugas.
 Kembangkan website dan perluas jaringan dan koneksi.

Dan itulah alur kerja saya!

Beberapa proyek akan mencakup semua langkah ini. Itu sangat

bergantung pada ukuran proyek dan bantuan apa yang dibutuhkan
owner/pemberi tugas saya. Ketika bisnis berkembang dan Perusahaan ini
mendapatkan lebih banyak pekerjaan, ukuran dan kualitas proyek
Perusahaan ini meningkat dan Perusahaan ini dapat memilih jenis proyek
yang ingin di kerjakan sehingga pada akhirnya hanya benar-benar
mengerjakan proyek yang lebih besar yang melibatkan semua orang serta
margin profit yang besar. Sehingga Perusahaan ini dapat fokus
menghasilkan pendapatan.
Fokus pada pendapatan dan kualitas adalah hal yang juga harus di
konsentrasikan.

Selain itu, selama periode awal itu saya tidak tahu apa yang saya lakukan
(dari sudut pandang bisnis) dan harus belajar banyak tentang cara
menjalankan proyek yang sukses melalui trial and error. Jadi saya
berharap dengan membagikan beberapa hal yang telah saya pelajari
selama bertahun-tahun membantu Anda mengembangkan proses dan
alur kerja dengan klien yang sesuai dengan Anda dan gaya kerja Anda.

Tapi ingat - bisnis Anda adalah bisnis ANDA. Jalankan sesuai keinginan
Anda.

Hal yang paling penting adalah memberikan pengalaman owner/pemberi

tugas yang luar biasa dan berkualitas tinggi serta hasil proyek yang
membuat klien Anda senang.

Ada banyak cara berbeda untuk mencapai titik tersebut dan tidak ada
cara yang benar atau salah untuk mencapainya.

Saya harap ini bermanfaat.

Akhirul kalam ……..wassalam mualaikum warahmatullahi wabarakatuh…….