MAKALAH

PENERAPAN ADMINISTRASI KEARSIPAN DALAM PELAYANAN PUBLIK

NAMA : YUSHAN TAHER PELU

NIM : 2022-22-043

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS PATTIMURA
2023
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Rumusan Masalah
C. Tujuan
BAB II PERMASALAHAN DAN KASUS
A. Pelayanan Publik Pada Pengelolaan Kearsipan Di Kantor Wilayah Kementerian Agama
Provinsi Gorontalo
B. Faktor Penentu Pelayanan Publik Pada Pengelolaan Kearsipan di Kantor Wilayah
Kementerian Agama Provinsi Gorontalo
BAB III PEMBAHASAN
A. Administrasi Kearsipan
B. Pelayanan Publik

C. Masalah yang Dihadapi di Dalam Penerapan Administrasi Kearsipan Dalam Pelayanan

Publik

BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan
B. Rekomendasi

DAFTAR PUSTAKA

BAB I
 PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Dalam rangka pembangunan nasional yang berencana yang dilakukan secara
bertahap, maka administrasi merupakan sarana mutlak diperlukan bagi keberhasilan
pembangunan nasional. Administrasi diartikan sebagai suatu bentuk kerjasama
sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Salah satu pekerjaan
administrasi di dalam suatu organisasi adalah kearsipan. Hal tersebut dapat dikatakan
bahwa kantor dimana kearsipan dijalankan tidak lagi dipandang sebagai kerja tambahan
saja dalam organisasi tetapi telah merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam setiap
organisasi yang ingin mencapai tujuan. Setiap tugas pekerjaan pokok untuk mencapai
tujuan tertentu pada suatu instansi pemerintah harus didukung oleh pelayanan
perkantoran.
Pelayanan perkantoran terdiri dari segenap pekerjaan perkantoran yang
dilaksanakan untuk mendukung tercapainya suatu tujuan pokok. Pada dewasa ini warkat
yang memuat keterangan tertulis tentu diperukan pada setiap organisasi (instansi
pemerintah maupun swasta) dalam proses operatifnya untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan. Sebagai contoh apabila Departemen Luar Negeri Republik Indonesia
mengirim surat kepada suatu perwakilan negara asing, disini dilakukan tatausaha. Untum
pembuatan surat tersebut mungkin harus dihimpun keterangan-keterangan tertentu,
konsep surat harus disiapkan, kemudian diketik dan dilakukanlah langkah-langkah
lainnya sampai surat tersebut dikirimkan, sedangkan tembusannya disimpan sebagai
arsip.
Arsip sangat berperan penting dalam perjalanan kehidupan suatu kantor atau unit
organisasi, oleh karena itu untuk menjaga daur hidup arsip dari mulai tahap penciptaan,
penggunaan, pemeliharaan, dan pemindahan serta pemusnahannya, diperlukan sistim
yang baik dan proses yang benar. Sebab arsip merupakan sumber informasi yang harus
dijagakan dirawat agar tidak musnah. Keberadaan arsip didukung oleh tempat
penyimpanan yang memadai agar tetap terjamin keberadaannya. Selain itu arsip
merupakan suatu rekaman dari suatu kegiatan dan catatan suatu informasi tentang hal.
Arsip yang ada pada suatu unit pemerintah,swasta maupun perguruan tinggi merupakan
bahan resmi dari suatu perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa
dan bernegara, juga berfungsi menyediakan bahan bukti untuk pertanggungjawabkan
kegiatan organisasi yang bersangkutan.

B. Rumusan Masalah
1. Apa itu administrasi kearsipan dan pelayanan publik ?
 2. Bagaimana penerapan administrasi kearsipan dalam pelayanan publik ?
C. Tujuan
1. Mengetahui pengertian administrasi kearsipan dan pelayanan publik
2. Dapat mengetahui bagaimana proses penerapan administrasi kearsipan dalam
pelayanan public

BAB II
 PERMASALAHAN DAN KASUS

A. Pelayanan Publik Pada Pengelolaan Kearsipan Di Kantor Wilayah Kementerian

Agama Provinsi Gorontalo
Menurut mahmudi (dalam Kamaruddin Sellang, 2019:76) mengemukakan bahwa
pelayanan publik adalah segala kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh
penyelenggara pelayanan publik sebagai upaya pemenuhan kebutuhan publik dan
pelaksanaan ketentuan peraturan perundangundangan. pelayanan publik yang ada di
Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Gorontalo menjadi salah satu fokus untuk
memperoleh informasi terkait dengan pemberian pelayanan publik pada pengelolaan
kearsipan yang diberikan oleh pemberi layanan kepada pengguna layanan. Pelayanan
publik pada pengelolaan kearsipan di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi
Gorontalo telah berjalan dengan baik, tetapi masih ada beberapa yang perlu dilakukan
pembenahan terutama dalam hal pengelolaan kearsipan itu sendiri. Berikut pembahasan
terkait dengan pelayanan publik pada pengelolaan kearsipan di Kantor Wilayah
Kementerian Agama Provinsi Gorontalo yang menjadi fokus pertama yaitu:

1. Reliability (Kehandalan)
Reliability yang dimiliki oleh pegawai selaku pemberi layanan kearsipan menjadi
salah satu faktor pendukung dalam memberikan pelayanan publik yang baik. Menurut
Fitzsimon (dalam Zuchri Abdussamad, 2014:35-36) reliability itu ditandai dengan
pemberian pelayanan yang tepat dan benar. Reliability merupakan kecermatan dan
ketelitian yang dimiliki oleh pemberi layanan dengan memberikan pelayanan yang
tepat dan benar kepada pengguna layanan yang mempunyai keperluan atau kebutuhan
kepada instansi atau organisasi.
Berdasarkan hasil penelitian di lapangan, reliability dalam pelayanan publik pada
pengelolaan kearsipan yang diterapkan pegawai di kantor wilayah kementerian agama
provinsi gorontalo sudah cukup baik dalam hal melayani, Kantor Wilayah
Kementerian Agama Provinsi Gorontalo sudah menyiapkan SDM yang kompeten
dalam melakukan pelayanan publik. Pegawai mampu melayani pengguna layanan
dengan baik dan sesuai dengan apa yang dibutuhkan pengguna layanan. Hanya saja
kemampuan pegawai dalam penataan arsip yang dilakukan belum optimal karena
masih ada beberapa arsip yang tidak ditemukan atau tercecer, Penataan arsip yang
belum optimal menyebabkan arsip tercecer dan sulit ditemukan sehingga memerlukan
arsip dokumen yang asli dan pengguna layanan masih perlu membongkar lemari arsip
untuk menemukan dokumen yang diperlukan. Sehingga perlu dilakukan pembenahan
atau perbaikan dalam hal pengelolaan arsip terutama dalam penataan arsip aktif yang
frekuensi penggunaanya masih sering digunakan atau sering diperlukan.

2. Tangibles (Bukti Fisik/Wujud)

 Tangibles (bukti fisik/berwujud) yang merupakan hal penting dalam terciptanya
pelayanan publik yang baik seperti penyediaan sumber daya manusia yang ada dalam
sebuah organisasi atau instansi yang mempunyai kemampuan dalam memberikan
pelayanan. Parasuraman, Zeithaml, dan Berry (dalam Suriyani, 2020) mengemukakan
bahwa tangibles (bukti fisik/berwujud) merupakan kemampuan suatu organisasi atau
instansi dalam menunjukkan eksistensinya pada pihak eksternal. Penampilan dan
kemapuan sarana dan prasarana instansi dan keadaan sekitarnya adalah bukti nyata
dalam pelayanan yang diberikan oleh pemberi layanan. Contohnya fasilitas atau
kelengkapan gedung, peralatan atau perlengkapan yang digunakan dalam pelayanan,
dan penampilan pegawai. Menurut Fitzsimon (dalam Zuchri Abdussamad, 2014:35-
36) mengemukakan bahwa reliability ditandai dengan penyediaan sumber daya
manusia dan sumber daya lainnya yang memadai.
Berdasarkan hasil penelitian di lapangan, aspek tangibles yang disediakan di
Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Gorontalo seperti sarana dan prasarana
di arsiparis sudah cukup baik, sarana dan prasarana yang disediakan sudah cukup
memumpuni untuk melayani kebutuhan penerima pelayanan agar penerima layanan
merasa nyaman dalam melakukan pelayanan adapun sarana dan prasarana yang
disediakan seperti ruang tunggu, ketersediaan papan pengumuman, dan tentunya
kelengkapan peralatan kearsipan. Tetapi dalam segi SDM yang menjadi arsiparis di
Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Gorontalo belum optimal karena arsip
masih menjadi tugas tambahan bagi pegawai sehingga pegawai arsiparis belum bisa
sepenuhnya mengelola kearsipan dengan baik karena pegawai arsiparis mempunyai
tugas atau pekerjaan lain selain mengelola kearsipan itu. Sehingga perlu adanya
pembenahan atau penambahan dalam segi SDM yang khusus untuk menjadi pegawai
arsiparis.
3. Responsive (Daya Tanggap)
Parasuraman, Zeithaml, dan Berry (dalam Suriyani, 2020) mengemukakan bahwa
responsiveness merupakan suatu kemauan untuk membantu atau memberikan
pelayanan yang cepat dan tepat kepada konsumen atau pengguna layanan dengan
menyampaikan informasi yang jelas, sikap pegawai yang tanggap terhadap keluhan
atau kebutuhan penerima layanan, memberikan kejelasan prosedur pelayanan. Jika
membiarkan penerima layanan menunggu lama tanpa adanya kejelasan mengenai
prosedur pelayanan akan menyebabkan persepsi yang buruk terhadap kualitas
pelayanan. Menurut Fitzsimon (dalam Zuchri Abdussamad 2014:35- 36)
responsiveness yakni yang ditandai dengan keinginan pegawai melayani konsumen
dengan cepat dan tepat. Dengan memberikan respon yang baik kepada penerima
layanan akan membuat penerima layanan menjadi nyaman berkomunikasi,
menyampaikan keluhan atau kebutuhannya dan dapat memberikan kesan baik dalam
kualitas pelayanan Berdasarkan hasil penelitian di lapangan, responsiveness yang
diterapkan pegawai di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Gorontalo sudah
berjalan dengan baik. Dalam melakukan pelayanan pegawai arsiparis sudah melayani
 penerima layanan dengan baik sehingga penerima layanan akan merasa lebih dihargai
dan nyaman dalam melakukan proses pelayanan, penerima layanan akan diberikan
web untuk mengisi buku tamu yang didalamnya berisikan bagaimana pelayanan yang
didapatkan oleh penerima layanan. Dari mengisi buku tamu tersebut akan bisa
diketahui kualitas pelayanan yang diberikan oleh pegawai.
4. Assurance (jaminan/kepastian) dan Empati
Menurut Parasuraman, Zeithal, dan Berry (dalam Suriyati, 2020) assurance
merupakan pengetahuan, kesopanan, dan kemampuan para pegawai di instansi atau
organisasi untuk menumbuhkan rasa percaya penerima layanan kepada instansi atau
organisasi dalam melakukan pelayanan seperti berkomunikasi yang baik, keamanan,
dan sopan santun yang diberikan oleh pegawai pemberi layanan. Fitzsimon (dalam
Zuchri Abdussamad,2014:35-36 assurance yakni yang ditandai dengan tingkat
perhatian terhadap etika dan moral dalam memberikan sebuah pelayanan. Dan empati
merupakan perhatian yang tulus diberikan kepada pelanggan dengan berusaha
memahami keinginan atau kebutuhan dari penerima pelayanan dengan menjalin
komunikasi yang baik.
Berdasarkan hasil penelitian di lapangan, assurance yang diberikan oleh pegawai
di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Gorontalo sudah baik. Pegawai akan
sangat penting pada jasa layanan yang memerlukan tingkat kepercayaan cukup tinggi
dimana konsumen akan merasa aman dan terjamin atas pelayanan yang diberikan.
Mengenai jaminan waktu yang dibutuhkan dalam memberikan pelayanan tergantung
pada jenis pelayanan yang dibutuhkan oleh penerima layanan, pegawai juga
memberikan jaminan mengenai kelengkapan dokumen yang dibutuhkan oleh penerima
layanan. Empati yang diterapkan sudah baik, dalam memberikan pelayanan pegawai
arsiparis tetap mengedepankan empati kepada penerima layanan. Pegawai arsiparis
bisa memahami kepentingan atau kebutuhan penerima layanan serta memberikan
perhatian personal kepada penerima layanan dan memiliki jam operasional yang
nyaman.
B. Faktor Penentu Pelayanan Publik Pada Pengelolaan Kearsipan di Kantor Wilayah
Kementerian Agama Provinsi Gorontalo
1. Faktor Individual
Menurut Thoha (Firdaus & Lawati, 2020) mengemukakan bahwa faktor
individual merupakan sumber daya manusia yang ada dalam sebuah organisasi,
Semakin tinggi kemampuan yang dimiliki oleh sumber daya manusia dalam suatu
instansi atau organisasi maka semakin tinggi kemungkinan suatu instansi atau
organisasi tersebut untuk menyelenggarakan pelayanan yang berkualitas. Bacal (dalam
Sadat, 2019) faktor individual merupakan segala faktor yang bersumber dari individu
pegawai termasuk pemimpin. Faktor individual menjadi pengaruh besar dalam
terlaksananya pelayanan publik yang baik dan berkualitas.
 Berdasarkan hasil penelitian di lapangan, faktor individual di Kantor Wilayah
Kementerian Agama Provinsi Gorontalo sudah berjalan dengan baik. Pegawai dapat
berkomunikasi dengan baik dengan penerima layanan, berpenampilan menarik sesuai
dengan prosedur yang telah ditetapkan, dan dapat bertanggungjawab dalam
menjalankan tugasnya sebagai pemberi layanan kearsipan. Salah satu faktor individual
yang harus diperhatikan oleh pegawai arsiparis yaitu memiliki kemampuan dalam
memberikan pelayanan yang baik kepada penerima layanan.
2. Faktor Sistem
Faktor sistem merupakan merupakan mekanisme atau prosedur yang digunakan
oleh instansi atau organisasi. Pelayanan publik yang baik diperlukan sistem yang
tertata agar bisa memaksimalkan kecepatan pelayanan. Andrianof (dalam Maydianto
& Ridho, 2021) mengemukakan bahwa sistem merupakan gabungan dari beberapa
elemen, komponen atau variabel yang saling terintegrasi guna membentuk suatu satu
kesatuan sehingga bisa tercapainya suatu tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan.
Menurut Thoha (Firdaus & Lawati, 2020) faktor sistem merupakan mekanisme dan
prosedur yang digunakan, pada umumnya semakin sulit dan berbelit prosedur yang
digunakan dalam sebuah instansi atau organisasi maka semakin sukit mewujudkan
pelayanan yang berkualitas.
Berdasarkan hasil penelitian di lapangan, faktor sistem yang diterapkan dalam
sistem informasi pelayanan publik yaitu layanan informasi publik satu pintu yang
berupa aplikasi berbasis website yang dapat diakses oleh penerima layanan. Untuk
sistem kearsipan di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Gorontalo
menggunakan sistem SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi)
yang merupakan aplikasi umum bidang kearsipan dinamis yang berkualitas dan
terpercaya pada satuan unit kerja Kementerian Agama. Hal ini bertujuan untuk
keragaman dan terpadu pengelolaan kearsipan berbasis elektronik dan dapat
membantu memudahkan untuk melakukan pelayanan kearsipan, dengan sistem
tersebut dapat mempermudah dalam mengolah data yang diperlukan. Tetapi sistem ini
belum digunakan pada kearsipan pada dokumen surat.
 BAB III
PEMBAHASAN

A. Administrasi Kearsipan
Menurut The Liang Gie (1986 : 28) Administrasi Kearsipan adalah segenap
rangkaian perbuatan yang menyelenggarakan arsip sejak saat dimulainya
pengumpulan warkat-warkat sampai penyingkirannya.
Menurut Saiman (2002 : 104) Administrasi Kearsipan adalah suatu pekerjaan
menghasilkan arsip yang terdapat pada perencanaan, pelaksanaan, sampai pada
pengawasan.
Menurut Ig. Wursanto (1995 : 16) Administrasi Kearsipan adalah suatu proses
kegiatan pengaturan arsip dengan mempergunakan sistem tertentu, sehingga arsip-
arsip dapat ditemukan kembali sewaktu diperlukan.
Menurut A. W. Widjaja (1986 : 7-8) Administrasi Kearsipan adalah
pekerjaan menyimpan surat atau dokumen-dokumen yang didalamnya terdapat
kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan penerimaan, pencatatan, pengiriman,
penyingkiran, maupun pemusnahan surat menyurat atau berbagai macam warkat
lainnya.
Berdasarkan pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa pengertian
Administrasi Kearsipan dalam pengamatan ini mengacu pada pengertian Administrasi
Kearsipan menurut A. W. Widjaja (1986: 7–8) adalah pekerjaan menyimpan surat
atau dokumen-dokumen yang didalamnya terdapat kegiatan- kegiatan yang berkenaan
dengan penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran, maupun pemusnahan surat
menyurat atau berbagai macam warkat lainnya.
Berdasarkan pengertian-pengertian yang telah dikemukakan diatas,
administrasi kearsipan dapat diartikan sebagai segenap rangkaian penyelenggaraan
kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan atau pengaturan arsip dengan
mempergunakan suatu sistem tertentu, mulai dari penerimaan, pencatatan, pengiriman,
penyingkiran maupun pemusnahan arsip.
Hal-hal yang berkaitan dengan administrasi kearsipan berdasarkan pengertian
administrasi kearsipan yang telah dikemukakan sebelumnya, yakni :
1) Penerimaan dan Pencatatan arsip
2) Penyimpanan arsip
3) Pemeliharaan arsip
4) Penyusutan dan Pemusnahan arsip
5) Fasilitas arsip
 6) Ruang kearsipan
7) Pegawai kearsipan

1. Fungsi Kearsipan
Arsip berfungsi sebagai penyelenggaraan kegiatan administrasi kantor dimana
berdasarkan fungsinya dibedakan menjadi dua bagian yaitu:
a. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dibagi menjadi
dua yaitu :
1) Arsip dinamis Aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara terus
menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan untuk pengelolaan dari
suatu organisasi/kantor.
2) Arsip dinamis In Aktif, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara terus
menerus atau frekwensi penggunaannya adalah jarang, atau hanya digunakan
referensi saja.
b. Arsip Statis
Adalah arsip yang digunakan secara langsung untuk perencanaan kehidupan
kebengsaan pada umumnya maupun untuk pelaksanaan sehari-hari administrasi
negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi pemerintahan
dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
2. Perlindungan Arsip
Perlindungan arsip adalah usaha untuk melindungi arsip dari berbagai kemungkinan
yang terjadi (kejadian, peristiwa, perbuatan, serangan hama pemakan /perusak arsip)
sehingga arsip tidak aman (hilang, rusak dan sebagainya).
3. Tujuan Perlindungan Arsip
Tujuan perlindungan arsip ialah mengadakan penjagaan agar arsip-arsip :
1) Tidak hilang.
2) Tidak jatuh ke tangan-tangan orang yang tidak bertanggung jawab.
3) Tidak disalahgunakan oleh orang-orang atau pihak-pihak tertentu untuk mencari
keuntungan/kepentingan pribadi.
4) Tidak cepat/mudah rusak.
4. Penyimpanan arsip
Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem
tertentu yang memungkinkan :
1) Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
2) Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
3) Pengembalian arsip ke tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
 5. Pengawetan Arsip
Usaha pengawetan arsip dapat dilakukan dengan berbagai macam cara misalnya :
1) Reproduksi dan fotografi.
2) Restorasi dan penjilidan arsip.
3) Laminasi arsip.

Usaha-usaha untuk melindungi arsip seperti di atas selama arsip tersebut masih
bersifat dinamis, menjadi tanggung jawab dan kewajiban masing-masing organisasi
pencipta arsip yang bersifat statis menjadi tanggung jawab dan wewenang Arsip
Nasional Republik Indonesia.

B. Pelayanan Publik

Pelayanan Publik dapat diartikan sebagai pemberian layanan (melayani)

keperluan orang atau masyarakat yang mempunyai kepentingan sesuai dengan aturan
pokok dan tata cara yang telah ditetapkan. Pada hakekatnya Pemerintahan adalah
pelayanan kepada masyarakat, oleh karenanya birokrasi publik berkewajiban dan
bertanggung jawab untuk memberikan layanan baik dan profesional. Pelayanan publik
(public services) oleh birokrasi publik adalah merupakan salah satu perwujudan dari
fungsi aparatur negara sebagai abdi masyarakat di samping sebagai abdi negara dengan
maksud untuk mensejahterakan masyarakat.

Pelayanan publik yang profesional artinya pelayanan publik yang dicirikan oleh adanya
akuntabilitas dan resposibiltas dari pemberi layanan (aparatur pemerintah), dengan ciri
sebagai berikut:

Efektif, lebih mengutamakan pada pencapaian apa yang menjadi tujuan dan sasaran;

Sederhana, mengandung arti prosedur/tata cara pelayanan diselenggarakan secara mudah,

cepat, tepat, tidak berbelit-belit, mudah dipahami dan mudah dilaksanakan oleh
masyarakat yang meminta pelayanan;

Kejelasan dan kepastian (transparan), mengenai:

1) Prosedur/tata cara pelayanan

2) Persyaratan pelayanan, baik persyaratan teknis maupun persyaratan administratif
3) Unit kerja dan atau pejabat yang berwenang dan bertanggung jawab dalam
memberikan pelayanan
4) Rincian biaya/tarif pelayanan dan tata cara pembayarannya
5) Jadwal waktu penyelesaian pelayanan

Keterbukaan, artinya prosedur/tata cara persyaratan, satuan kerja/pejabat

penanggungjawab pemberi pelayanan, waktu penyeleaian, rincian waktu/tarif serta hal-
hal lain yang berkaitan dengan proses pelayanan wajib diinformasikan secara terbuka
agar mudah diketahui dan dipahami oleh masyarakat, baik diminta maupun tidak diminta.
Efisiensi, artinya:

1) Persyaratan pelayanan hanya dibatasi pada hal-hal berkaitan langsung dengan

pencapaian sasaran pelayanan dengan tetap memperhatikan keterpaduan antara
persyaratan dengan produk pelayanan yang berkaitan
2) Dicegah adanya pengulangan pemenuhan persyaratan dalam hal proses pelayanan
masyarakat yang bersangkutan mempersyaratkan adanya kelengkapan persyaratan
dari satuan kerja/instansi pemerintah lain yang terkait;

Ketepatan waktu, kriteria ini mengandung arti pelaksanaan pelayanan masyarakat dapat
diselesaikan dalam kurun waktu yang telah ditentukan

Responsif, lebih mengarah pada daya tanggap dan cepat menanggapi apa yang menjadi
masalah, kebutuhan dan aspirasi masyarakat yang dilayani

Adaptif, cepat menyesuaikan terhadap apa yang menjadi tuntutan, keinginan dan aspirasi
masyarakat yang dilayani yang senantiasa mengalami tumbuh kembang.

Secara teoritis sedikitnya ada tiga fungsi utama yang harus dijalankan oleh pemerintah
tanpa memandang tingkatannya, yaitu:

1) Fungsi pelayanan masyarakat (public service function),

2) Fungsi pembangunan (development function)
3) Fungsi perlindungan (protection function).

Hal yang terpenting kemudian adalah sejauh mana pemerintah dapat mengelola
fungsi-fungsi tersebut agar dapat menghasilkan barang dan jasa (pelayanan) yang
ekonomis, efektif, efisien dan akuntabel kepada seluruh masyarakat yang membutuhkan.
Selain itu, pemerintah dituntut untuk menerapkan prinsip equity dalam menjalankan
fungsi-fungsi tersebut, artinya pelayanan pemerintah tidak boleh diberikan secara
diskriminatif.

Meskipun pemerintah mempunyai fungsi-fungsi tersebut diatas, namun tidak

berarti bahwa pemerintah harus berperan sebagai monopolist dalam pelaksanaan seluruh
fungsi-fungsi tersebut. Beberapa bagian dari fungsi tadi bisa menjadi bidang tugas yang
pelaksanaannya dapat dilimpahkan kepada pihak swasta ataupun dengan menggunakan
pola kemitraan (partnership) antar pemerintah dengan swasta untuk mengadakannya.

Di dalam Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 62 Tahun

2003 tentang Pedoman Umum Pelayanan Publik menyatakan bahwa yang dimaksud
dengan hakikat pelayanan publik adalah pemberian pelayanan prima kepada masyarakat
yang merupakan perwujudan kewajiban aparatur pemerintah sebagai abdi masyarakat.

Dalam Keputusan tersebut, untuk dapat memberikan pelayanan yang memuaskan

bagi pengguna jasa, penyelenggaraan pelayanan harus memenuhi asas-asas pelayanan
sebagai berikut: Transparansi, Bersifat terbuka, mudah dan dapat diakses oleh semua
pihak yang membutuhkan dan disediakan secara memadai serta mudah dimengerti;
Akuntabilitas. Dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan; Kondisional. Sesuai dengan kondisi dan kemampuan pemberi dan
penerima pelayanan dengan tetap berpegang pada prinsip efisiensi dan efektifitas;
Partisipatif. Mendorong peran serta masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik
dengan memperhatikan aspirasi, kebutuhan dan harapan masyarakat; Kesamaan Hak.
Tidak diskriminatif dalam arti tidak membedakan suku, ras, agama, golongan, gender dan
status ekonomi; Keseimbangan Hak dan Kewajiban. Pemberi dan penerima pelayanan
publik harus memenuhi hak dan kewajiban masing-masing pihak.

Selanjutnya berdasarkan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara

Nomor 62 Tahun 2003 disebutkan bahwa penyelenggaraan pelayanan harus memenuhi
beberapa prinsip sebagai berikut: Kesederhanaan. Prosedur pelayanan publik tidak
berbelit-belit, mudah dipahami dan mudah dilaksanakan; Kejelasan. Kejelasan ini
mencakup beberapa hal penting bagi masyarakat, seperti: Persyaratan teknis dan
administratif pelayanan publik, Unit kerja/pejabat yang berwenang dan
bertanggungjawab dalam memberikan pelayanan dan penyelesaian
keluhan/persoalan/sengketa dalam pelaksanaan pelayanan publik, Rincian biaya
pelayanan publik dan tata cara pembayaran; Kepastian waktu. Pelaksanaan pelayanan
publik dapat diselesaikan dalam kurun waktu yang telah ditentukan dan diinformasikan
kepada masyarakat; Akurasi. Produk pelayanan publik diterima dengan benar, tepat dan
sah sesuai dengan aturan yang berlaku dan dengan peruntukannya; Keamanan. Proses dan
produk pelayanan publik memberikan rasa aman dan kepastian hukum bagi para
stakeholder; Tanggungjawab. Pimpinan penyelenggaraan pelayanan publik atau pejabat
yang ditunjuk bertanggungjawab atas penyelenggaraan pelayanan dan penyelesaian
keluhan/persoalan dalam pelaksanaan pelayanan publik; Kelengkapan sarana dan
prasarana. Tersedianya sarana dan prasarana kerja dan pendukung lainnya yang memadai
termasuk penyediaan sarana teknologi telekomunikasi dan informasi (telematika);
Kemudahan akses. Tempat dan lokasi serta sarana pelayanan yang memadai dan mudah
dijangkau oleh masyarakat, dan dapat memanfaatkan teknologi telekomunikasi dan
informasitka; Kedisiplinan, kesopanan dan keramahan. Pemberi pelayanan harus bersikap
disiplin, sopan dan santun, ramah, serta memberikan pelayanan dengan ikhlas;
Kenyamanan. Lingkungan pelayanan harus tertib, teratur, disediakan tuang tunggu yang
nyaman, bersih, rapi, lingkungan yang indah dan sehat yang dilengkapi dengan fasilitas
pendukung pelayanan, serta tempat parkir, toilet, tempat ibadah dan lain-lain.

Setiap penyelenggaraan pelayanan publik harus memiliki standar pelayanan yang

dipublikasikan sebagai jaminan adanya kepastian bagi penerima layanan. Standar
pelayanan merupakan ukuran yang dibakukan dalam penyelenggaraan pelayanan publik
yang wajib ditaati oleh pemberi dan atau penerima layanan. Menurut Keputusan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 62 Tahun2003, standar pelayanan sekurang-
kurangnya harus meliputi: Prosedur pelayanan yang dibakukan bagi pemberi dan
penerima pelayanan termasuk prosedur pengaduan; Waktu penyelesaian yang ditetapkan
sejak saat pengajuan permohonan sampai dengan penyelesaian pelayanan termasuk
pengaduan pelayanan; Biaya pelayanan beserta rincian yang ditetapkan dalam proses
pemberian pelayanan; Produk pelayanan yaitu hasil pelayanan yang akan diterima sesuai
dengan ketentuan yang telah ditetapkan; Sarana dan prasarana, yaitu penyediaan sarana
dan prasarana pelayanan yang memadai oleh penyelenggaraan pelayanan publik;
Kompetensi petugas pemberi pelayanan yang telah ditetapkan dengan tepat berdasarkan
pengetahuan, keahlian, keterampilan, sikap, dan perilaku yang dibutuhkan.
 Salah satu upaya untuk meningkatkan kualitas pelayanan public sebagaimana
diamanatkan dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2000 tentang
Program pembangunan nasional (PROPENAS), disusun indeks kepuasan masyarakat
sebagai tolak ukur untuk menilai tingkat kualitas pelayanan. Indeks Kepuasan
Masyarakat dapat menjadi bahan penilaian terhadap unsure pelayanan yang masih perlu
perbaikan dan menjadi pendorong setiap unit penyelenggara pelayanan untuk
meningkatkan kualitas pelayanan nya.

Penyusunan Indeks Kepuasaan Masyarakat dimaksudkan sebagai acuan bagi unit

pelayanan instansi pemerintah dalam menyusun indeks kepuasan masyarakat, dengan
tujuan untuk mengetahui tingkat kinerja unit pelayanan secara berkala sebagai bahan
untuk menetapkan kebijakan dalam rangka peningkatan kualitas pelayanan public
selanjutnya. Bagi masyarakat, Indeks Kepuasan Masyarakat dapat digunakan sebagai
gambaran tentang kinerja pelayanan unit yang bersangkutan.

C. Masalah yang Dihadapi di Dalam Penerapan Administrasi Kearsipan Dalam

Pelayanan Publik

Penerapan administrasi kearsipan dalam pelayanan publik seringkali dihadapkan pada

sejumlah permasalahan yang dapat mempengaruhi efektivitas dan efisiensi pelayanan
publik. Berikut adalah beberapa permasalahan yang umumnya muncul di dalam
penerapan administrasi kearsipan :
Ketidaktersediaan Sumber Daya
Kurangnya anggaran dan personel untuk mengelola sistem administrasi kearsipan dengan
baik akibatnya pelayanan publik dapat terhambat karena kurangnya sumber daya untuk
merawat dan mengelola arsip dengan benar.
Kurangnya Kesadaran dan Keterampilan Pegawai
Pegawai tidak memahami pentingnya administrasi kearsipan atau kurang memiliki
keterampilan dalam pengelolaan dokumen akibatnya pegawai melakukan kesalahan
dalam pengarsipan dan sulitnya mengakses informasi dapat merugikan efisiensi dan
akuntabilitas pelayanan publik.
Teknologi yang Tidak Memadai
Penggunaan teknologi informasi yang terbatas atau belum sesuai dengan kebutuhan
pelayanan publik akibatnya kesulitan dalam penyimpanan dan pencarian dokumen
elektronik, serta terhambatnya adopsi teknologi untuk meningkatkan efisiensi.
Kurangnya Koordinasi Antar Unit atau Departemen
Tidak adanya koordinasi yang baik antar unit atau departemen dalam pengelolaan arsip.
Akibatnya pelayanan publik kesulitan dalam mengintegrasikan data dan informasi antar
unit, menyebabkan ketidakefisienan.
Ketidakpatuhan terhadap Kebijakan dan Standar
Kurangnya kesadaran atau ketidakpatuhan terhadap kebijakan dan standar administrasi
kearsipan yang telah ditetapkan. Akibatnya Risiko kehilangan dokumen, kesulitan audit,
dan pelanggaran regulasi terkait keamanan dan privasi.
Rendahnya Kualitas Data dan Informasi
 Dokumen yang tidak teratur, tidak lengkap, atau tidak akurat. Akibatnya Pengambilan
keputusan yang kurang akurat, peningkatan risiko kesalahan administratif, dan pelayanan
publik yang tidak optimal.
Ketidaktransparan dalam Pengelolaan Kearsipan
Kurangnya transparansi dalam proses pengelolaan kearsipan kepada publik. Akibatnya
Menurunnya kepercayaan masyarakat terhadap pelayanan publik dan potensi terjadinya
korupsi atau penyalahgunaan informasi.
Tantangan dalam Penyimpanan dan Pemeliharaan Elektronik
Tantangan dalam penyimpanan, backup, dan pemeliharaan dokumen elektronik.
Akibatnya Risiko kehilangan data elektronik, serta sulitnya pemulihan data dalam situasi
darurat.
Kurangnya Sistem Evaluasi dan Pemantauan
Kurangnya sistem evaluasi dan pemantauan terhadap kinerja administrasi
kearsipan.akibatnya Sulit untuk mengidentifikasi dan mengatasi permasalahan secara
proaktif, sehingga menurunkan kualitas layanan publik.
Perubahan Kebijakan dan Regulasi yang Cepat
Adanya perubahan kebijakan atau regulasi yang cepat dan sering. Akibatnya Kesulitan
dalam penyesuaian sistem administrasi kearsipan, yang dapat menyebabkan
ketidaksesuaian dengan standar baru.

BAB IV
PENUTUP

A. Kesimpulan
 Penerapan administrasi kearsipan dalam pelayanan publik memiliki dampak
signifikan terhadap efisiensi, efektivitas, dan akuntabilitas pelayanan yang diberikan
kepada masyarakat. Penerapan administrasi kearsipan yang baik memungkinkan pelayan
publik untuk mengakses informasi dengan cepat dan efisien. Hal ini mendukung
pengambilan keputusan yang tepat waktu dan berbasis data. Dengan meningkatkan
transparansi dan aksesibilitas informasi, administrasi kearsipan dapat memberdayakan
masyarakat untuk mengawasi dan memahami tindakan pemerintah. Ini mendukung
partisipasi aktif masyarakat dalam proses pengambilan keputusan. Administrasi kearsipan
yang baik memberikan perhatian khusus terhadap keamanan dan privasi informasi. Ini
melibatkan kontrol akses, enkripsi, dan kebijakan keamanan data untuk melindungi
dokumen dari potensi ancaman. Dengan demikian, penerapan administrasi kearsipan
dalam pelayanan publik bukan hanya mengenai pengelolaan dokumen, tetapi juga
merupakan elemen kritis dalam membangun tata kelola yang baik, meningkatkan
pelayanan kepada masyarakat, dan memastikan akuntabilitas pemerintah.

B. Rekomendasi
 Menetapkan kebijakan dan standar yang jelas terkait administrasi kearsipan untuk
memandu seluruh organisasi dalam pengelolaan dokumen dan arsip.
 Memberikan pelatihan secara teratur kepada pegawai pelayanan publik tentang
pentingnya administrasi kearsipan dan memberikan keterampilan yang
diperlukan.
 Mengintegrasikan sistem administrasi kearsipan dengan sistem informasi
pelayanan publik untuk memastikan aksesibilitas dan pertukaran data yang lebih
baik.
 Menggunakan teknologi informasi untuk penyimpanan, manajemen, dan
pencarian dokumen secara elektronik guna meningkatkan efisiensi dan
aksesibilitas informasi.
 Mengembangkan sistem pengarsipan elektronik yang aman dan efisien, termasuk
kebijakan penyimpanan data dan prosedur pemeliharaan.
 Menggunakan metadata yang efektif untuk memudahkan pencarian dan
pengelompokan dokumen, memastikan informasi yang tepat dan cepat diakses.
 Menyusun rencana pemeliharaan dokumen yang mencakup jangka waktu
penyimpanan, pemusnahan, atau arsip permanen sesuai dengan kebutuhan hukum
dan operasional.
 Melakukan evaluasi berkala terhadap sistem administrasi kearsipan dan selalu
mencari cara untuk meningkatkan efisiensi, keamanan, dan kualitas layanan.

DAFTAR PUSTAKA
Iffa Nur Fahmi, A. A. (2018). Studi Tentang Pengelolaan Kearsipan Dalam Menunjang
Pelayanan Publik. Ejournal Ilmu Pemerintahan, 6(4), 1565-1578.
Masfufah, P. A. (2018). Implementasi Manajaemen Kearsipan Dalam Meningkatkan Kualitas
Pelayanan Administrasi. Jurnal Comasie, 02, 50-59.
Ni Luh Suwastini¹, I. I. (2023). Pelayanan Publik pada Pengelolaan Kearsipan di Kantor
Wilayah. Vol.2, No.7, Juni 2023, 1-11.
Nurdin, I. (2019). Kualitas Pelayanan Publik (Perilaku Aparatur dan Komunikasi Birokrasi
Dalam Pelayanan Publik). Media Sahabat Cendikia.
Rusmawati, L. T. (2019). Sistem Pengelolaan Arsip. Ejournal Administrasi Negara, 7(1), 8484-
8498.
Sellang, K. (2016). Administrasi dan Pelayanan Publik antara Teori dan Aplikasinya . Ombak
(Anggota IKAPI), 40-47.