TINJAUAN PENGGUNAAN SISTEM APLIKASI NDO (NOTA DINAS ONLINE) PADA

UNIT OPERASIONAL SDM PT SEMEN PADANG

Oleh:

Bungas Gesty

2020/20053073

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN EKONOMI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI PADANG

2023
 LEMBAR PENGESAHAN

Judul Laporan : Tinjauan Penggunaan Sistem Aplikasi NDO (Nota Dinas Online
Pada Staff Kepegawaian di PT Semen Padang

Nama : Bunga Gesty

BP/NIM : 2020/20053073

Program Studi : Pendidikan Ekonomi

Konsentrasi : Adiministrasi Perkantoran

Laporan ini telah diperiksa dan disetujui oleh Dosen Pembimbing.

Padang, 12 April 2023

Disetujui oleh,

Dosen Pembimbing Lapangan

Dr. Armiati, S.Pd, M.Pd.

NIP. 198005242003122010

i
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya
sehingga saya dapat menyusun laporan magang ini dengan tujuan untuk dapat melengkapi tugas
laporan magang.

Kegiatan magang dan laporan magang ini merupakan kegiatan wajib yang harus dilaksanakan
oleh mahasiswa Sarjana 1 Fakultas Ekonomi UNP dan penulis wajib mengikuti kegiatan ini
sebagai persyaratan mengikuti mata kuliah magang pada semester genap. Laporan magang ini
dibuat dengan tujuan agar mahasiswa dapat melaporkan segala kegiatan yang berkaitan dengan
dunia kerja, termasuk di PT Semen Padang.
Dalam penyusunan laporan magang ini banyak pihak yang telah membantu, oleh karena itu
tidak lupa penulis mengucapkan terima kasih banyak kepada:

1. Kepada orang tua dan keluarga yang telah banyak memberikan semangat dan motivasi
sehingga dapat menyelesaikan laporan magang ini
2. Ibu Dr. Armiati, S.Pd, M.Pd. , sebagai dosen pembimbing yang telah bersedia meluangkanwaktu
dan memberikan saran serta mengarahkan laporan penulisan hingga selesai.
3. Bapak R. Trisandi Hendrawan selaku GM of Human Capital & Public PT Semen Padang.

4. Bapak M. Irwan Prasetyo selaku SM of Human Capital Operational PT Semen Padang

5. Bapak Verdy Radinal Gusman selaku Staf Hubungan Kepegawaian yang bertindak sebagai
pembimbing, terima kasih atas waktu dan ilmunya yang diberikan kepada penulis selama
penulis melaksanakan Praktik Kerja Lapangan.
6. Bapak Dinan Islami sebagai supervisor selama berada di Unit Operasional SDM, terima kasih
atas waktu dan ilmunya yang diberikan kepada penulis melaksanakan Praktik KerjaLapangan.
7. Seluruh Staf dan Karyawan / Karyawati PT Semen Padang khususnya di Unit OperasionalSDM,
terima kasih telah banyak membantu dan membimbing penulis selama penulis melaksanakan
Praktik Kerja Lapangan.
8. Teman-teman PKL Semen Padang yang telah membersamai kegiatan ini.
Serta penulis ucapakan terima kasih kepada seluruh pihak yang telah membantu danmemberi
semangat dalam pengerjaan laporan magang ini. Pada laporan magang ini sangat dimungkinkan
masih banyak kekurangan yang harus diperbaiki. Segala bentuk kritik dan saranakan dengan senang

ii
hati diterima dan diharapkan dapat membantu dalam penulisan laporan selanjutnya agar lebih baik
lagi. Akhir kata, penulis berharap semoga laporan magang ini dapatbermanfaat bagi pembaca dan
dapat menjadi gambaran untuk kemajuan laporan ini.

Penulis

Bunga Gesty

iii
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ............................................................................................................. i

KATA PENGANTAR ..................................................................................................................... ii
DAFTAR ISI .................................................................................................................................. iv
DAFTAR GAMBAR ...................................................................................................................... v
A. Latar Belakang ...................................................................................................................... 1
B. Permasalahan ......................................................................................................................... 3
C. Kajian Teori ........................................................................................................................... 5
1. Nota Dinas Online ............................................................................................................. 5
1.1 Pengertian Nota Dinas Online ...................................................................................... 5
1.2 Cara Penggunaan Nota Dinas Online ........................................................................... 5
1.3 Kelemahan Nota Dinas Online ....................................................................................11
1.4 Kelebihan Nota Dinas Online ......................................................................................11
1.5 Pengelolaan Surat dengan Sistem Nota Dinas Online ................................................ 12
2. Operasional Sumber Daya Manusia ................................................................................ 13
3. Microsoft Excel ............................................................................................................... 15
3.1 Pengertian Microsoft Excel ........................................................................................ 15
3.2 Fitur-Fitur Analisis Data Dalam Microsoft Excel ...................................................... 16
3.3 Kelebihan Menggunakan Microsoft Excel ................................................................ 17
3.4 Kelemahan Menggunakan Microsoft Excel ............................................................... 17
D. Hasil dan Pembahasan ......................................................................................................... 18
1. Upaya yang Dilakukan Untuk Meningkatkan Keefektifan Penggunaan Sistem Aplikasi
NDO Dalam Proses Surat Menyurat ................................................................................... 18
E. Penutup ................................................................................................................................ 23
1. Kesimpulan...................................................................................................................... 23
2. Saran ................................................................................................................................ 24
DAFTAR BACAAN .................................................................................................................................. 26

iv
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Informasi Data NDO yang Masuk ........................................................................... 4

Gambar 2. Halaman Login Dinas Online .................................................................................. 6
Gambar 3. Halaman Awal User ................................................................................................. 7
Gambar 4. Halaman Create New Dokumen .............................................................................. 9
Gambar 5. Halaman Memilih Nama Pemerintah Dokumen To untuk Internal ......................... 9
Gambar 6. Halaman Memasukkan Data Penerima (To) untuk Eksternal ................................ 10
Gambar 7. Kolom Reviewer dan Need Reply ......................................................................... 10
Gambar 8. Halaman Notification ............................................................................................. 11
Gambar 9. Tampilan Awal Microsoft Excel ............................................................................ 16
Gambar 10. Rekap Progres NDO Tahun 2022 ........................................................................ 19
Gambar 11. Seleksi Data Microsoft Excel ............................................................................... 20
Gambar 12. Pivot Tabel pada Menu Insert .............................................................................. 21
Gambar 13. Create Pivot Table ................................................................................................ 21
Gambar 14. Atur Isi Pivot Table .............................................................................................. 22
Gambar 15. Menu Pivot Table Field........................................................................................ 23

v
A. Latar Belakang
PT. Semen Padang merupakan pabrik semen tertua di Indonesia yang didirikan pada 18
Maret 1910 dengan nama NV Nederlansch Indische Portland Cemen Maatschappij (NV
NIPCM). Pabrik semen telah berproduksi pada tahun 1913 sampai sekarang. PT Semen Padang
menghasilkan produk semen yang berkualitas dan bermanfaat bagi konsumen dan juga
memproduksi semen dalam jumlah besar untuk memenuhi permintaan pasar. PT Semen Padang
memasarkan produk semennya di beberapa wilayah di Sumatera dan Jawa sebagai daerah
pemasaran utamanya.
Akibat dari Tuntunan perkembangan zaman yang semakin hari semakin berkembang
sehingga pengembangan teknologi juga ikut semakin canggih, salah satunya perkembangan
sistem informasi yang merupakan salah satu tolak ukur kemampuan adaptasi suatu perusahaan
terhadap perkembangan zaman. Pada era persaingan global dan kompetisi yang semakin ketat,
setiap perusahaan harus mampu melakukan inovasi dalam perkembangan sistem informasi dan
sistem manajemen agar efektifitas dan tujuan perusahaan serta daya saing perusahaan dapat
terbangun dengan baik.
Manajemen PT Semen Padang mendorong inovasi, khususnya dalam pengelolaansistem
manajemen. Sehingga semakin memudahkan pengintegrasian semua proses bisnis di
perusahaan. PT Semen Padang sendiri sudah mengelola sistem manajemen perusahaan dengan
mengembangkan dan memonitor kegiatan surat menyurat yang dilakukan secara online yang
ada di PT Semen Padang. Dimana PT Semen Padang menggunakan aplikasi NDO sebagai jalur
alternatif dalam surat menyurat yang dilakukan oleh karyawan untuk mendapatkan sebuah
balasan informasi dari atasan. NDO merupakan bagian dari persuratan yang dilakukan secara
online, dimana pengirimannya tidak lagi dilakukan secara langsung diantarkan ketempat tujuan,
tetapi dilakukan secara online yang sering digunakan dalam banyak instansi, salah satunya
perusahaan PT Semen Padang. Sehingga dapat diketahui bahwa NDO bagian dari sebuah
instansi yang bersifat secara intern atau hanya dalam ruang lingkup perusahaan saja.
Manajemen PT Semen Padang mendorong inovasi, khususnya dalam pengelolaan sistem
manajemen. Sehingga semakin memudahkan pengintegrasian semua proses bisnis di
perusahaan. PT Semen Padang sendiri sudah mengelola sistem manajemen perusahaan dengan
mengembangkan dan memonitor kegiatan surat menyurat yang dilakukan secara online yang
ada di PT Semen Padang. Dimana PT Semen Padang menggunakan aplikasi NDO sebagai jalur

1
alternatif dalam surat menyurat yang dilakukan oleh karyawan untuk mendapatkan sebuah
balasan informasi dari atasan. NDO merupakan bagian dari persuratan yang dilakukan secara
online, dimana pengirimannya tidak lagi dilakukan secara langsung diantarkan ketempat tujuan,
tetapi dilakukan secara online yang sering digunakan dalam banyak instansi, salah satunya
perusahaan PT Semen Padang. Sehingga dapat diketahui bahwa NDO bagian dari sebuah
instansi yang bersifat secara intern atau hanya dalam ruang lingkup perusahaan saja.
Menurut Badan Tata Naskah Sandi Negara, NDO adalah sebuah naskah yang dibuat oleh
pihak intern dari perusahan dengan memiliki tujuan sebagai penyampaian informasi, laporan,
permintaan, serta tugas dan kewajiban yang dilakukan oleh karyawan dalam suatu perusahaan.
Pembuatannya berupa catatan ringkas yang memuat tugas serta tanggung jawab dari karyawan
agar dapat langsung dilakukan pengerjaan atau disposisi. NDO ini bersifat formal, karena
menyangkut urusan perusahaan resmi yang memiliki fungsi utama sebagai pemberi informasi
yang jelas dan singkat. Dengan kemajuan teknolgi yang terus berkembang, penggunaan NDO
ini tetap menjadi pilihan dan tidak berubah seiring dengan perkembangan zaman. Hal ini
dikarenakan NDO yang dimiliki oleh perusahaan PT Semen Padang bersifat resmi akan lebih
memudahkan karyawan apabila dilakukan secara langsung. Akibat dari kemudahan tersebut,
tentunya dalam perkembangan saat ini terkadang masih terjadinya eror pada sistem aplikasi
NDO, seperti karyawan yang sudah mengirimkan pengajuan surat namun tidak terdata atau
sistem yang terkadang tidak bisa diakses bagi karyawan atau banyaknya pengajuan surat yang
masuk tetapi tidak tersistem pada aplikasi yang mengakibatkan surat yang masuk akan
berdempetan dengan surat yang baru masuk, sehingga terjadi kesalah pahaman dan juga
menimbulkan kesulitan bagi karyawan di unit SDM.
Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Dinan Islami sebagai salah satu karyawan di
Unit SDM mengatakan bahwa
“Keterbatasan dari penggunaan sistem aplikasi NDO, mengirim surat dari level manajer ke
atasan langsung tidak bisa, yang bisa cuman semacam proposal, misalnya kita bikin surat di
tanggal 3 Februari cuman dari atasan tidak mengapproval terkirim di tanggal 10 Februari,
tanggal 10 Februari masuk ke orang itu pada kotak masuk bisa jadi dia letaknya dibawah
bukan di atas jadi kotak masuknya tidak berurutan. Pada inbox tidak berdasarkan approval,
seharusnya kalau di approv sekarang langsung muncul di inbox paling atas, nah ini engga,
bisa jadi dia paling bawah, belum bisa memfilter NDO yang belum terbaca dan tidak bisa dari

2
 level bawah hanya bisa membuat surat dan mengirimkan surat itu dari eselon 2 ke atas,
perkembangan NDO dari Semen Indonesia yang dimana NDO ini hanya sekedar mengirim
surat jadi tujuannya menghemat kertas”
Maka dari pentingnya pengembangan sistem informasi tersebut dapat ditanggapi
perusahaan dengan tiga alternatif, yaitu : membeli aplikasi, jadi NDO sistem informasi, dan
NDO sistem informasi. Dari ketiga alternatif tersebut, NDO atau sering dikenal sebagai NDO
merupakan alternatif yang paling tepat dalam surat menyurat untuk diterapkan bagi perusahaan
yang memiliki prosedur yang unik, tetapi memiliki keterbatasan waktu dalam memilah surat
yang masuk.
Dari sudut pandang bisnis bahwa NDO merupakan teknologi informasi dalam surat
menyurat mulai dari level direksi sampai karyawan pelasanaan di semua unit kerja. Perusahaan
dapat menggabungkan persyaratan umum dalam standar sistem manajemen yang diterapkan
sehingga dapat mengurangi duplikasi pekerjaan karena penggabungan proses kerja dan
dokumentasi.
Berdasarkan uraian diatas, maka judul laporan yang penulis kaji ialah tentang “Tinjauan
Penggunaan Sistem Aplikasi NDO (Nota Dinas Online) Pada Staf Kepegawaian Di PT
Semen Padang”.

B. Permasalahan
Berdasarkan pengalaman dan apa yang saya lihat selama kegiatan magang di Unit SDM
PT Semen Padang terkait dengan penggunaan sistem aplikasi NDO yang digunakan oleh
karyawan di Unit ini terdapat adanya permasalahan. Tentunya ada gejala yang menyebabkan
terjadinya sebuah permasalahan tersebut, seperti adanya data yang masih dihitung manual, tidak
adanya report dari NDO yang masuk perbulan, proses persetujuan (approval) yang memakan
waktu yang lama. Hal ini disebabkan karena surat yang masuk pada aplikasi NDO tidak
tersistem secara otomatis pada notifikasi yang masuk, seperti yang dapat kita lihat pada
tampilan awal dari aplikasi NDO ini, dimana menunjukkan banyaknya surat yang masuk, tetapi
belum mendapatkan persetujuan dari atasan.

3
 Gambar 1. Informasi Data NDO yang Masuk
Sesuai dengan data NDO karyawan yang masih diproses atau yang masih belum diproses
tersebut, dimana adanya permintaan perpanjangan jadwal kerja anak magang, pengiriman draft
dokumen yang belum diproses oleh personil operasional yang mengakibatkan proses
persetujuan dari atasan belum terlaksana dengan baik, hal ini dikarenakan memakan waktu yang
sangat lama. Terlihat data diatas pada tahun 2022 masih adanya hasil asessmen internal
kearsipan pad atahun 2021 yang masih menunggu proses dari personil operasional dan
persetujuan dari atasan. Sehingganya akibat dari adanya penggunaan sistem ini menuntut
pekerja untuk semangat dalam bekerja, itu tentunya menumbuhkan motivasi tersendiri bagi
pekerja lainnya.
Berdasarkan uraian permasalahan diatas, maka permasalahan yang akan diangkat untuk
laporan magang kali ini adalah
1. Bagaimana upaya yang dapat dilakukan untuk meningkatkan keefektifan sistem NDO dalam
proses surat menyurat dengan menggunakanan Pivot Table?

4
C. Kajian Teori
1. Nota Dinas Online
1.1 Pengertian Nota Dinas Online
NDO merupakan aplikasi yang digunakan untuk mempermudah korespondensi di
internal dalam satu kompeni antar unit kerja dan juga mempermudah korespondensi
antar kompeni didalam SIG dengan pihak eksternal melalui surat elektronik.
Implementasi penggunaan sistem aplikasi NDO ini pertama kali dilakukan di SIG
(Semen Indonesia Group) diterapkan pada tahun 2017 dengan tujuan mempercepat
proses menelusuri surat menyurat dan mendukung program paperlies. Latar belakang
dibangunnya aplikasi sistem NDO ini yaitu perkembangan perusahaan yang sangat
dinamis sehingga banyak unit kerja yang tersebar di lokasi yang berbeda-beda, dengan
andanya NDO ini dapat membantu pengiriman korespondensi menjadi lebih efektif
yang tidak perlu manual dengan menggunakan kertas seperti sebelumnya, mobilisasi
karyawan yang cukup tinggi, penggunaan kertas yang banyak, monitoring progress surat
yang dilakukan secara manual, tracking surat untuk kebutuhan audit yang sulit karena
masih menggunakan kertas, dan yang terakhir yaitu proses mulai surat diinisialisasi
sehingga terkirim cukup lama karena masih menggunakan hadrcopy. Dengan adanya
NDO pengiriman korespondensi akan memakan waktu yang lebih singkat,
dibandingkan dengan menggunakan kertas (Panduan NDO Semen Indonesia Tbk,
2017).
1.2 Cara Penggunaan Nota Dinas Online
Menurut Panduan Menggunakan Aplikasi NDO pada PT Semen Indonesia
(Persero) Tbk, 2017. Adapun cara penggunaan aplikasi NDO adalah sebagai berikut:
1. Kunjungi website NDO, url yang dituju adalah url website
http://www.ndo.semenindonesia.com dan akan tampil halaman login.

2. Masukkan username dan password, kemudian tekan tombol Sign in. Setelahberhasil
login, akan tampil halaman awal yang muncul sesuai role-nya satu user selesai Sing
in.

5
 Gambar 2. Halaman Login Dinas Online

3. User merupakan suatu role pada aplikasi NDO ini yang dimana dia dapat membuat
sendiri dokumen untuk internal, SMIG, dan orang ksternal. User juga dapat menjadi
seorang drafter untuk membuatkan dokumen atas nama orang lain. User dapat
menerima dokumen yang ditujukan kepada jabatannya. User dapat melakukan invite,
disposisi dan share dengan aturan tertentu yang didefinisikan. Selain itu, user juga
dapat mencetak dokumen berjenis internal dan eksternal serta dapat meregistrasikan
surat masuk dari eksternal, yang termasuk role user yaitu yang ber-eselon dari esselon
1 hingga esselon 5, sekretaris dan 1 sekretariat.

6
 Gambar 3. Halaman Awal User

Keterangan:

A. Tombol menu.
B. Inbox surat, menyesuaikan user sedang membuka menu apa sepertiinbox,
sent, dll
C. Nama user yang sedang login di aplikasi NDO.
D. Tombol notification.
E. Tombol untuk membuat surat baru.
F. Tombol search.
G. Tombol help untuk download user guide.
Menu User pada Nota Dinas Online:
1) Inbox
a. Open : menampilkan semua surat masuk yang ditujukan kepada user. Surat
masuk yang berwarna merah adalah surat masuk yang belum dibaca oleh user,
sedangkan yang berwarna putih adalah surat masuk yang telah dibaca. Pada
surat masuk juga terdapat beberapa label seperti Disposition, Invited, CC yang
artinya user tersebut mendapatkan surat masuk hasil disposisi, share, maupun
penerima cc surat.
b. Need Reply : berisi surat masuk yang perlu dibalas saja. Label NeedReply pada
surat masuk ( ).

7
 c. On Progress : menampilkan surat yang telah di disposisikan ke user lain.
d. Replied : menampilkan semua surat masuk yang sudah terbalaskan.
e. Archived : menampilkan surat yang diarsipkan. Surat yang telah diarsipkan
tidak akan mendapatkan notification mengenai surat tersebut.
2) Outbox
a. Draft : Berisi surat dengan Draft
b. On Review : Berisi surat dengan status Reviewing (dalam
proses review reviewer)
c. Reviewed : Menampilkan surat yang telah di review.
d. Need Approve : Berisi surat yang membutuhkan approval dari kita
e. Sent : Menampilkan surat yang telah dikirim.
3) Junk, berisi surat hasil reject approval dan surat yang di hapus ketika Draft.
4. Role user dapat membuat Dokumen pada aplikasi NDO. Dalam membuat Dokumen
user dapat membuat Dokumen berjenis internal, SMIG dan eksternal. Akan tetapi
hanya user yang ber-esselon minimal 2 dan is_chief saja yang bisa memilih tipe
Dokumen, sedangkan selain esselon tersebut, maka secara otomatis user akan
mengirim Dokumen yang berjenis internal saja. Berikut di bawah ini adalah langkah-
langkah untuk melakukannya:
1) Pada role user setelah berhasil login, user menekan tombol New pada sisi sebelah
kanan yang berisi halaman kosong. Kemudian akan muncul ke halaman Create
New seperti berikut :

8
 Gambar 4. Halaman Create New Dokumen

2) User mengisi data-data yang diperlukan seperti Title, Type, To, dan CC. Untuk
pilihan tipe Dokumen hanya muncul jika user minimal esselon 2 dan chief. Selain
itu maka otomatis dokumen yang dibuat internal.
3) Apabila membuat Dokumen internal, maka untuk memilih To dan CC, drafter
menginputkan nama lalu akan muncul daftar nama.

Gambar 5. Halaman Memilih Nama Pemerintah Dokumen To Untuk Internal.

4) Sedangkan untuk dokumen berjenis eksternal, user memasukkan nama email

dan alamat penerima pada kolom To dengan klik tombol Add. Dankolom yang
wajib diisi adalah kolom Name dan E-mail.

9
 Gambar 6. Halaman Memasukkan Data Penerima (To) untuk Eksternal.

5) Kemudian pilih Reviewer dari Dokumen tersebut dengan menginputkan

nama user yang dimaksud pada kolom Reviewer.

Gambar 7. Kolom Reviewer dan Need Reply.

6) Untuk Dokumen yang butuh untuk dibalas, klik tombol Need Reply.

7) Setelah itu user membuat isi dokumen dan melampirkan attachment serta
memasukkan reference dokumen.

8) Apabila sudah selesai dan ingin menyimpannya sebagai draft maka tekan
tombol Save as Draft. Tetapi apabila ingin mengirimkan dokumen tersebut,
maka tekan tombol Process.

5. Notification
Pada aplikasi NDO ini terdapat fitur Notification yang berfungsi untuk
menampilkan beberapa informasi apabaila ada inbox yang masuk.

10
 Gambar 8. Halaman Notification
Kotak Notification berisi informasi berikut ini :

a. Tab Unread : Berisi NDO yang belum buka dibuka oleh user.

b. Tab Read : Berisi NDO yang sudah dibuka oleh user.

c. Tab ToDo : Berisi NDO yang perlu diberi action oleh user, baik di
approve ataupun di-reply.
d. Tab Done : Berisi NDO yang sudah selesai di-approve ataupun di-replyoleh
user.
1.3 Kelemahan Nota Dinas Online
Menurut (Ahlan Novia Garnasih, 2018 : 8) Adapun ditemukan kelemahan dari
aplikasi NDO yakni sebagai berikut:

1. Nota dinas online atau sering dikenal dengan NDO masih mengirimkan surat
dari level unit ke level unit, tidak bisa dari level bidang ke bidang .
2. Tidak taunya berapa surat yang sudah diproses.

3. NDO belum tersistem.

4. Proses persetujuan yang memakan waktu yang lama, karena perlu reviewoleh
atasan.

5. Tidak semua administrasi satuan kerja memiliki akses NDO.

1.4 Kelebihan Nota Dinas Online

Berikut ini merupakan pedoman dalam pengelola surat dengan menggunakan

sistem NDO (Ahlan Novia Garnasih, 2018 : 8).

1. Nota dinas online atau NDO sudah bisa interkompeni, dimana pengiriman surat
dari orang Semen Indonesia (SI) ke orang Semen Tonasa bisa mengirimkan
11
 tanpa adanya hardcopy .
2. Penomoran pada NDO yang suda generac.

3. Adanya fitur disposisi

Tujuannya agar staff bisa menindak lanjuti perintah yang diberikan atasan tepat
sesuai perintah yang tertulis didalam surat. Setelah mengerjakan perintah tersebut,
staf tidak bisa langsung memberikan ke atasan, tetapi harus lewat staf administrasi
yang akan memberikan lembar disposisi untukdiisi.
4. Adanya fitur Approve File
Misalnya suatu perusahaan di unit memasukkan surat ke direksi (sekelompok
orang yang dipilih oleh pemegang saham perusahaan untuk mewakili kepentingan
dari sebuah perusahaan) tentang tujuan, jadi kita di unit memasukkan apporove file
yang dilakukan secara manual.
1.5 Pengelolaan Surat dengan Sistem NDO
Berikut ini merupakan pedoman dalam pengelola surat dengan menggunakan sistem
NDO (Ahlan Novia Garnasih, 2018 : 8).
1. Pedoman pengelolaan surat dengan sistem NDO
Terdapat pedoman NDO yang dibuat oleh PT Semen Indonesia Group yaitu User
Guide NDO Enhancement.
2. Fasilitas yang digunakan dalam mengelola surat dengan sistem NDO
surat dengan sistem NDO yaitu: personal computer, jaringan internet dan akses
yang terdaftar.
3. Pengelolaan surat dengan sistem NDO
Pengelolaan surat dengan sistem NDO dibedakan menjadi pengelolaan nota dinas
masuk dan pengelolaan nota dinas keluar.
a. Pengelolaan surat masuk dengan sistem NDO Berikut ini merupakan prosedur
pengelolaan surat masuk dengan sistem NDO yang diterapkan di Unit SDM PT
Semen Padang.

1) Penerimaan Surat.

2) Penyortiran/seleksi surat.

3) Mencatat surat pada buku agenda surat masuk.

12
 4) Pemberian lembar kendali.

5) Menyerahkan surat kepada General Manager.

6) Menginput ke program Microsoft Excel sebagai sistem pencatatan

terkomputerisasi.
7) Penerusan atau pendistribusian.
8) Arsip surat.
b. Pengelolaan surat keluar dengan sistem NDO
Berikut ini merupakan prosedur pengelolaan surat keluar dengan sistem NDO
yang diterapkan di Unit SDM PT Semen Padang.
1) Pembuatan konsep surat.

2) Pemberian nomor surat.

3) Proses persetujuan (approval) oleh general manager.

4) Mengecek nota dinas yang akan dikirim.

5) Mengirim nota dinas kepada sekretariat.

c. Pengelolaan surat keluar dengan sistem NDO
Berikut ini merupakan prosedur pengelolaan surat keluar dengan sistem NDO
yang diterapkan di Unit SDM PT Semen Padang.
1) Pembuatan konsep surat.
2) Pemberian nomor surat.
3) Proses persetujuan (approval) oleh general manager.
4) Mengecek nota dinas yang akan dikirim.
5) Mengirim nota dinas kepada sekretaris
2. Operasional Sumber Daya Manusia
Menurut Hasibuan (2003, h 244), dia menyatakan pendapat kalau sumber daya manusia
memiliki arti keahlian terpadu yang berasal dari daya pikir serta daya fisik yang dimiliki oleh
setiap orang, yang melakukan serta sifatnya dilakukan masih memiliki hubungan yang erat
seperti keturunan dan lingkungannya, sedangkan untuk prestasi kerjanya dimotivasi oleh
sebuah keinginan dalam memenuhi keinginanya. SDM operasional meliputi pengelolaan
masalah kompensasi pekerja, tunjangan kesehatan dan review kompensasi yang melibatkan

13
konseling dan pembinaan karyawan, pembuatan program penghargaan karyawan dan
pengembangan program sosial untuk melibatkan karyawan.
PT Semen Padang menyadari bahwa sasaran jangka panjang perusahaan tidak dapat
dicapai tanpa dimilikinya karyawan yang kompeten, memiliki etos kerja yang baik, mampu
bekerjasama dan senantiasa menerapkan prinsip pembelajaran berkelanjutan dalam setiap
aktivitas kerjanya, serangkaian kebijakan dan aktivitas strategis pengelolaan Sumber Daya
Manusia (SDM) yang meliputi menyempurnakan struktur organisasi dan uraian tugas
menyelenggarakan rekrutmen dan seleksi calon karyawan, membenahi prosedur dan sistem
pengelolaan SDM, serta menyempurnakan program pembinaan, pendidikan dan pelatihan
karyawan yang berbasiskan kompetensi.
Hal ini dilakukan sebagai upaya mewujudkan salah satu misi perusahaan, yaitu
mengembangkan sumber daya manusia yang berkompeten dan profesional untuk menjamin
ketersedian tenaga kerja dengan kompetensi yang dibutuhkan perusahaan dengan melakukan
pengelolaan sebagai berikut :
a. Melakukan analisa terhadap kebutuhan tenaga kerja secara periodik agar efisiensi
jumlah dan kualitas tenaga kerja yang dibutuhkan tetap terjaga.
b. Menerapkan sistem seleksi yang sangat ketat dan adil dalam setiap tahapan proses
rekrutmen calon karyawan.
c. Melakukan penilaian yang objektif terhadap kinerja karyawan secara berkala, yang
hasilnya dijadikan sebagai dasar untuk perhitungan salah satukomponen gaji bulanan
serta penetuan kenaikan golongan dan jabatankaryawan.
d. Melakukan GAP analysis untuk memastikan kesesuaian tingkat kompetensi yang
dimiliki karyawan dengan kebutuhan pekerjaan.
e. Merencanakan dan melaksanakan program pelatihan untuk peningkatan kompetensi
teknis dan manajerial serta sikap kerja karyawan.
PT Semen padang mendorong karyawan bekerja secara profesional yang
berorientasi pada produktivitas dan efisiensi. Tumbuhnya circle-circle TPM secara
significan di semua unit kerja serta penerapan SMSP secara konsisten, memberikan
andil besar dalam pencapain kinerja perusahaan impresif. Selain itu, perusahaan
menyediakan berbagai fasilitas keagamaan, olahraga dan kesenian yang dapat
dipergunakan oleh karyawan sebagai media untuk bersosialisasi, menyalurkan hobi dan

14
 mengembangkan diri. Perusahaan juga mengadakan berbagai kegiatan sosial yang
melibatkan seluruh karyawan Semen Padang Group, seperti peringatan hari ulang tahun
perusahaan melalui pekan olahraga dan seni (Porseni), peringatan hari besar keagamaan
dan kegiatan-kegiatan lainnya.

3. Microsoft Excel
3.1 Pengertian Microsoft Excel
Menurut Azhar (2019), Microsoft Excel adalah Program aplikasi pada Microsoft
Office yang digunakan dalam pengolahan angka (Aritmatika). Microsoft Excel sangat
membantu pegawai perkantoran dalam menyelesaikan permasalahan yang mudah
sampai dengan yang rumit dalam bidang administratif perkantoran khususnya.
Microsoft Excel merupakan sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang
dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk Sistem Operasi Microsoft
Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang
baik, dengan menggunakan strategi marketing microsoft yang agresif, menjadikan
Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer yang populer di gunakan di dalam
computer mikro hingga saat ini Microsoft Excel salah satu perangkat lunak yang
mengolah data secara otomatis meliputi perhitungan dasar, penggunaan fungsi-fungsi,
pembuatan grafik dan manajemen data. Perangkat lunak ini sangat membantu untuk
menyelesaikan permasalahan administratif mulai yang paling sederhana sampai yang
lebih kompleks. Permasalahan sederhana tersebut misalnya membuat rencana
kebutuhan barang meliputi nama barang, jumlah barang dan perkiraan harga barang.
Microsoft Excel adalah salah satu program komputer yang dapat digunakan untuk
menghitung, memproyeksikan, menganalisis serta mempresentasikan suatu data.
Menurut Kusrianto (Nurhayati, 2015) “Microsoft Excel dapat dimanfaatkan untuk
memvisualisasi berbagai model matematika karena Microsoft Excel memberikan
fasilitas grafik yang cukup bervariasi”.

15
 Gambar 9. Tampilan Awal Microsoft Excel
3.2 Fitur-Fitur Analisis Data Dalam Microsoft Excel
Menurut MADCOMS (2018) ada beberapa fitur dalam Microsoft Excel yang dapat
digunakan untuk analisa data sebagai berikut :

1) Quick Analysis, merupakan fitur untuk menganalisa data dn kemudian

mewujudkannnya dalam bentuk laporan seperti tabel, grafik dan tabel pivot.
Excel akan menghasilkan data yang dipilih.

2) Fiter dan Sort, merupakan fasilitas penyaringan data (filter) dan

mengurutkan data (sort). Fasilitas ini mampu mengolah data (daftar) dalam
bentuk basis data.

3) Chart (grafik), sering dimanfaatkan untuk menggambarkan adanya suatu

perkembangan atau perubahan data dari waktu ke waktu secara lebih efektif
dan biasanya digunakan untuk mendukung laporan presentasi.

4) Conditional Format, yang berfungsi untuk memformat tabel-tabel data

berdasarkan kriteria atau kondisi khusus.

5) Outline dan Subtotal, dapat digunakan untuk menampikan ringkasan baris

atau kolom secara cepat tanpa mengubah bentuk data yang asli.

16
 6) Pivot Table, membantu untuk meringkas suatu tabeldata yang kompleks
menjadi tabel yang lebih sederhana dan dinamis.

3.3 Kelebihan Menggunakan Microsoft Excel

Menurut Musyafa (2014:7), pada penggunaan Microsoft Excel mempunyai

kelebihan yaitu :

a. Tampilan antarmuka yang simpel dan mudah dipahami.

b. Mempunyai kemampuan menampung data yang cukup besar dengan 1 juta baris
dan 16.000 kolom dalam 1 sheet.

c. Microsoft Excel mempunyai format yang paling populer dan fleksibel, jadi
sebagian besar software data entry ada fasilitas konversi ke format excel atau
format lain yang bisa dibaca excel. Atau jika dibutuhkan kita bisa konversi balik
dari excel ke software statistik lainnya.

d. Microsoft Excel mempunyai program penggunaan rumus yang sangat lengkap

sehingga mempermudah pengolahan angka untuk menghasilkan dokumen yang
lebih canggih.

e. Dengan memanfaatkan fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP, kita bisa

mengkontrol identitas responden untuk keperluan transfer informasi antar tabel,
antar sheet atau antar file excel.

f. Dengan Pivot Tables, kita bisa kerja lebih efektif karena semua tabel summary
yang kita rencanakan bisa kita buat dahulu walaupun data belum masuk semua.
Setiap ada data masuk otomatis pivot table akan me-refresh sehingga tabel akan
terupdate sendiri.

3.4 Kelemahan Menggunakan Microsoft Excel

Menurut Musyafa (2014:7), “pada penggunaan Microsoft Excel mempunyai

kelemahan yaitu :

a. Aplikasi ini memerlukan banyak memory (RAM) dan proccessor yang besar
(CPU).

17
 b. Pivot tabel yang menyertakan banyak kolom/pertanyaan menghasilkan tabel
tersarang, Kendalanya adalah kita harus memperhitungkan jumlah kategori
jawaban yang akan ditabelkan, karena pivot otomatis akan menggunakan
kolom dan baris baru ke samping/kebawah sehingga jika di samping atau
dibawah ada tabel pivot lain, maka akan error.

c. Untuk tabel yang besar dengan ukuran file lebih dari 10MB, maka setiap
editing/updating data, maka secara default excel akan melakukan proses
Workbook Calculating yang kecepatannya tergantung dari processor dan RAM
komputer. Ini cukup memakan waktu pengolahan data.

d. Untuk membuat kolom baru yang berisi pengkategorian dari sebuah

kolom/jawaban pertanyaan, atau membuat filter responden; kita harus
membuat rumus excel baik rumus matematika, logika maupun text.

D. Hasil dan Pembahasan

1. Upaya yang Dilakukan untuk Meningkatkan Keefektifan Sistem Aplikasi NDO
Dalam Proses Surat Menyurat dengan Menggunakan Pivot Table

Selama penulis melakukan kegiatan magang disana, penulis melihat dengan

menggunakan sistem aplikasi dari NDO ini lebih efektif dari pada menggunakan
sistem manual karena lebih menghemat kertas, tenaga dan waktu yang dimana aplikasi
NDO ini menggunakan sistem online atau digital dalam jangka panjang menjadi lebih
maju lagi yakni dapat meningkatkan kinerja di PT Semen Padang terkhususnya pada
unit SDM dalam melakukan informasi terkait data surat yang masuk dan diperlukannya
jaringan internet yang memadai agar mempermudah para karyawan dalam mengelola
dan mengakses NDO. Jika ditinjau dari sistem pencacatan surat dengan menggunakan
program Microsoft Excel, maka akses tersebut hanya dimiliki oleh sekretariat pusat
terlihat dalam gambar.

18
 Gambar 10. Rekap Progres NDO Tahun 2022

Pada gambar diatas dapat dilihat rekap progres NDO pada tahun 2022
menggunakan Pivot Table, yang dimana Pivot Table menurut Lee (2016) adalah tabel
yang menampilkan data lebih detail, lebih interaktif, mengelompokkan data lebih cepat
dan mudah, meringkas data dalam jumlah yang besar, serta melakukan berbagai macam
perhitungan dengan cepat. Dengan menggunakan Pivot Table, karyawan di unit SDM
dapat menghemat waktu secara signifikan. Selain itu Pivot Table juga menyediakan
filter button untuk mempermudah mengurtkan data yang dimana adanya tahun, no
NDO, judul NDO, dari mana suratnya, adanya tujuan surat, disposisi, status, catatan dan
catatan khsusus.

Adapun kegunaan dan keunggulan Pivot Table yang digunakan oleh PT Semen Padang,
diantaranya yaitu :

1. Membuat pengelompokkan data berdasarkan kategori sesuai dengan kebutuan.

2. Membuat rangkuman data pada berbagai perhitungan, seperti sum, average dan
lainnya.

3. Menyaring data yang ingin ditampilkan

Salah satu keunggulan Pivot Table adalah karena fitur analisis data yang mudah untuk
diaplikasikan serta layout yang dapat diubah sesuai dengan keperluan. Adapun cara

19
penggunaan Pivot Table yaitu :

1. Buka data yang akan kita olah

Langkah pertama adalah membuka file dan data yang ingin kita olah menjadi Pivot
Table.

2. Seleksi data

Setelah data yang akan kita olah dibuka, berikutnya adalah menyeleksi data yang
ingin diolah kedalam menjadi Pivot Table.

Gambar 11. Seleksi Data Microsoft Excel

3. Pilih Pivot Table pada menu ”insert”

Selanjutnya adalah pergi ke menu bar dan klik “insert”, kemudian pilih fitur Pivot
Table yang ada di paling kiri menu.

20
 Gambar 12. Pivot Table pada Menu Insert

4. Pilih lokasi Pivot Table

Setelah mengkilik Pivot Table, maka secara otomatis akan muncul popup dengan
tulisan “Create PivotTable” seperti gambar dibawah ini

Gambar 13. Create Pivot Table

Pada halaman diatas, kita bisa mengatur bagian tabel yang akan kita seleksi.
Selain itu kita bisa menentukan lokasi Pivot Table yang akan kita buat. Ada dua
pilihan yang bisa kita pilih, yaitu :

21
 a. New Worksheet : Pivot yang akan dibuat dihalaman kerja baru.

b. Existing Worksheet : Pivot yang akan dibuat dihalaman kerja yang sama
dengan tabel data.

Setelah memilih lokasi, yang dimana lokasi yang saya pilih yaitu New Worksheet,
lalu klik OK untuk membuat Pivot Table

5. Atur isi Pivot Table

Nantinya ada tambahan tabel baru yang berfungsi sebagai mengatur isi dari Pivot
Table yang sedang kita buat, adapun ditabel tersebut berisi pilihan kolom-kolom ada
pada data sebelumnya. Kamu bisa mengatur pilihan kolom tersebut untuk dianalisis.

Gambar 14. Atur isi Pivot Table

Pada contoh diatas, kita bisa melihat bahwa nama kolom pada tabel pertama
menjadipoint-ponit yang akan kita analisis menggunakan Pivot Table.

6. Pilih dari tarikpoint (kolom) yang ingin dimasukkan ke dalam Pivot Table. Pada
Pivot Table, poit-point tersebut akan berfungsi sebagai berikut :
a. Filters, berfungsi untuk menjadi mengatur tampilan pada pivot table dengan cepat.
b. Columns, berfungsi untuk menjadi kolom pada Pivot Table.
c. Rows, berfungsi menjadi baris.
d. Values, nilai yang ada pada tabel pertama yang nantinya akan kamu analisis.

22
 Gambar 15. Menu Pivot Table Field

Disini saya menggunakan Row Labels yang dimana berfungsi sebagai baris,
yang terdiri dari Judul NDO, dari, tujuan, dan disposisi. Nantinya, data Pivot Table
dapat dianalisis berdasarkan kebutuhan.

Jadi dapat di katakan dengan sistem aplikasi NDO yang menggunakan Pivot
Table sangatlah berguna untuk menganalisis dan merangkum data dalam bentuk
tabel yang lebih mudah di baca. Dengan memanfaatkan Pivot Table, kita dapat
menggali informasi yang berharga dari data yang di hasilkan oleh sistem aplikasi
NDO dan juga untuk meningkatkan efektifitas dan efesiensi penggunaan sistem
tersebut dalam proses masuk dan keluarnya surat menyurat.

E. Penutup
1. Kesimpulan

PT Semen Padang sendiri sudah mengelola sistem manajemen perusahaan dengan

mengembangkan dan memonitor kegiatan surat menyurat yang dilakukan secara online
yang ada di PT Semen Padang. Dimana PT Semen Padang menggunakan aplikasi NDO
sebagai jalur alternatif dalam surat menyurat yang dilakukan oleh karyawan PT Semen
Padang untuk mendapatkan sebuah balasan informasi dari atasan. NDO atau biasa
disingkat dengan NDO sudah digunakan di Semen Padang sejak tahun 2017, akibat dari
banyaknya surat yang masuk akan kebutuhan dari perusahaan yang tidak bisa

23
 mngehendal dan diciptakan lah sistem aplikasi NDO yang mempermudah karyawan
dalam mengelola surat masuk sesuai dengan kebutuhan karyawan. Dalam rangka
mengoptimalkan dan efektivitas kegiatan operasional yang dilakukan oleh karyawan
akan kebutuhan yang dirasa perlu juga membantu para karyawan dan menguntungkan
kedua belah pihak antara perusahaan dengan karyawan. Untuk mempermudah merekap
progres NDO dengan menggunakan Microsoft Excel pada Pivot Table merupakan fitur
pada Microsoft Excel yang paling powerful memungkinkan pengguna mengambil
informasi dengan cepat dari kumpulan data dalam jumlah yang besar. Pivot table dapat
digunakan sebagai alternatif untuk melakukan analisis data terkait mengelompokkan
dan meringkas data. Dengan menggunakan pivot table, karyawan di unit SDM dapat
menghemat waktu secara signifikan.

2. Saran

Setelah penulis melakukan magang pada Unit SDM di PT Semen Padang adapun saran
yang dapat diberikan penulis menjadi bahan masukan untuk PT Semen Padang yaitu

1. Kedepannya pada sistem aplikasi NDO bisa dapat memberikan fitur terupdate agar
karyawan tidak menghitung surat yang masuk secara manual, proses persetujuan
(approval) yang memakan waktu lama dapat diatasi dengaan koordinasi atau
sosialisasi kepada general manager dengan melalui email personal operasional Unit
SDM PT semen Padang. Pengendalian surat di Unit SDM dapat dilakukan sesuai
dengan jangka waktu evaluasi sasaran mutu yakni setiap minggu, hal tersebut sangat
bermanfaat karena jika terjadi hambatan dalam pengelolaan surat dapat ditangani
secara cepat dengan cara pengendalian sesuai SOP perusahaan.

2. Untuk mengatasi permasalahan dari sistem aplikasi NDO yang dimana surat masuk
masih dihitung manual maka dengan menggunakan pivot table, karyawan dapat
menyajikan data dalam format yang mudah dipahami dan melakukan analisis yang
mendalam untuk mengidentifikasi surat yang masuk.

3. Penting untuk menyesuaikan penggunaan sistem aplikasi NDO dengan kebutuhan

spesifik terkhususnya mahasiswa yang akan magang di Unit SDM PT Semen Padang
yang dimana, para karyawan dapat melibatkan mahasiswa yang akan magang dalam

24
proses pengembangan dan implementasi sistem aplikasi NDO.

25
 DAFTAR BACAAN

Astuti, M. Y. (2018). WS: Perancangan Aplikasi Pendistribusian Surat Masuk secara Paperless
pada PT. Pelindo Marine Service (Doctoral dissertation, D3 Administrasi Perkantoran).
Buana, K. (2018). Penggunan Microsoft Excel dalam Pendidikan. Teknologi dan Aplikasinya
dalam Dunia Pendidikan, 43.
Fahrudin. (2022). Analisa Peran Sumber Daya Manusia Dalam Manajemen Operasional Terhadap
Koperasi PP. Nurul Jadid. Universitas Nurul Jadid Indonesia.
Garnasih, A. N. (2018). Analisis Pengelolaan Sistem Surat Menyurat Dengan Sistem Manual Dan
Sistem Nota Dinas Online Dalam Upaya Meningkatkan Pengendalian Surat Pada PT Aneka
Tambang (PERSERO) TBK. – Unit Geomin. Politeknik Negeri Jakarta, 1-10.
Kuswandi, K. (2021). Mengenal dan Menggunakan Microsoft Excel dalam Pengelolaan Data
(Dasar). Jurnal Abdimas PLJ, 1(2), 37-40.
Ridwan, M. (2020). Perhitungan dan Penyajian Laporan Penjualan Menggunakan Pivot Table pada
UD. Multi Tehknik. Akuntasi Politeknik Negeri Ambon, 305.

26