KOORDINASI

Disampaikan pada mata kuliah Administrasi dan Kebijakan

Kesehatan

Anggun Wulandari
 KOORDINASI
•G.R. Terry
koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur
untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan
pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan
harmonis pada sasaran yang telah ditentukan.

•E.F.L. Brech,
koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan
memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok dengan
masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan
keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri

•Mc. Farland,
koordinasi adalah suatu proses dimana pimpinan mengembangkan
pola usaha kelompok secara teratur di antara bawahannya dan
menjamin kesatuan tindakan di dalam mencapai tujuan bersama
 KOORDINASI
▪ Handoko (2003:195)
koordinasi (coordination) merupakan proses pengintegrasian
tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah
(departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk
mencapai tujuan organisasi secara efisien.

Dengan demikian koordinasi merupakan:

aktivitas fungsi manajeman dalam mengatur/menata beragam elemen ke
dalam suatu pengoperasian yang terpadu, sinkron dan harmonis, yang
dilakukan untuk mengusahakan terjadinya kerjasama yang selaras dan
tertib mengarah pada tercapainya tujuan organisasi secara menyeluruh.
TUJUAN DAN MANFAAT

1. Menghindari kekacauan dan penyimpangan tugas dari

sasaran
2. Mengarahkan dan menyatukan semua tindakan serta
pemikiran ke arah tercapainya sasaran organisasi
3. Menghindari kekosongan dan tumpang tindih
pekerjaan
4. Menjuruskan keterampilan spesialis ke arah sasaran
organisasi
5. Mengintegrasikan tindakan dan pemanfaatan unsur
manajemen ke arah sasaran organisasi
 PRINSIP KOORDINASI

▪ Melalui pengkajian berbagai literatur, pada dasarnya proses

koordinasi mempunyai unsur-unsur penting dalam
pelaksanaannya, yaitu:

1. Kesatuan tindakan 10. Mutual respect

2. Komunikasi 11. Clarity of objective
3. Integrasi 12. Scalar chain
4. Sinkronisasi 13. Mekanisme
5. Simplifikasi 14. Pembagian peran dan kerja
6. Continuity (role and job sharing)
7. Direct contact 15. Manajemen internal
8. Reciprocal relation 16. Disiplin
PRINSIP KOORDINASI
(LANJUTAN…)
▪1) Kesatuan Tindakan. Kesatuan tindakan berarti
bahwa pemimpin (koordinator) harus mengatur
sedemikian rupa usaha-usaha dari tiap kegiatan
individu sehingga terdapat keserasian di dalam
mencapai hasil.
▪2) Komunikasi. Fungsi komunikasi dalam
organisasi adalah sebagai sarana memadukan
aktifitas-aktifitas yang terorganisasi (Kadarman
dan Udaya, 1992).
PRINSIP KOORDINASI
(LANJUTAN…)
▪3) lntegrasi, yaitu suatu usaha untuk menyatukan
tindakan-tindakan berbagai badan, instansi, dan
unit, sehingga diperoleh suatu kebulatan pemikiran
dan kesatuan tindakan yang terarah pada suatu
sasaran yang telah ditentukan dan disepakati
bersama (Sugandha, 1991). Adanya Standar
Operating Procedure (SOP) adalah salah satu
contoh indikator kegiatan integrasi.
PRINSIP KOORDINASI
(LANJUTAN…)
▪4) Sinkronisasi, adalah suatu usaha untuk
menyesuaikan, menyelaraskan kegiatan-kegiatan,
tindakan-tindakan pada unit-unit sehingga
diperoleh keserasian dalam pelaksanaan tugas.
▪5) Simplifikasi, adalah penerapan yang
terorganisisir akal sehat untuk menemukan
cara-cara yang lebih baik dan lebih mudah dalam
menjalankan suatu tugas.
PRINSIP KOORDINASI
(LANJUTAN…)
▪ 6) Continuity. Koordinasi merupakan sebuah proses
yang berkesinambungan. Koordinasi selalu dilakukan
secara berkesinambungan dalam setiap proses
planning, organizing, actuating, dan controlling.
▪ 7) Direct contact. Berdasarkan prinsip kontak langsung,
proses koordinasi dapat berjalan dengan baik karena
adanya komunikasi langsung antar unsur/unit
organisasi. Kontak langsung ini sangat penting untuk
menghindari kesalahpahaman, salah penafsiran, dan
perselisihan antara anggota, unsur dan unit organisasi
lainnya.
PRINSIP KOORDINASI
(LANJUTAN…)
▪8) Reciprocal relation. Prinsip timbal balik
menyatakan bahwa semua unsur dalam organisasi
saling bergantung dan berhubungan.
▪9) Mutual Respect. Koordinasi dapat dilakukan
dengan baik apabila ada rasa saling menghargai
terhadap keseluruhan organisasi.
PRINSIP KOORDINASI
(LANJUTAN…)
▪10) Clarity of Objective. Koordinasi dapat
diterapkan dengan baik apabila seluruh anggota
organisasi mengetahui dengan jelas tujuan yang
ingin dicapai oleh organisasi tersebut.
▪11) Scalar Chain. Koordinasi dapat dilakukan
dengan baik apabila terdapat garis kewenangan
yang tersusun dari tingkat atas sampai tingkat
terendah dalam sturktur organisasi.
PRINSIP KOORDINASI
(LANJUTAN…)
▪ 12) Mekanisme. Shortell dan Mintberg Arifin (2000)
mengemukakan lima mekanisme koordinasi dalam
organisasi antara lain saling menyesuaikan, supervisi
langsung (direct supervition), standardisasi prosedur
kerja, standardisasi keluaran kerja, serta standarisai
keterampilan kerja.
▪ 13) Pembagian Peran dan Tugas (Role and Job
Sharing). Pembagian peran dan tugas adalah perincian
tugas dan pekerjaan agar setiap individu, unit kerja
atau lembaga bertanggung jawab untuk melaksanakan
sekumpulan kegiatan yang terbatas.
PRINSIP KOORDINASI
(LANJUTAN…)
▪14) Manajemen internal antara lain meliputi
perencanaan, pelaksanaan, koordinasi dan
evaluasi penyelenggaraan tugas dan fungsi.
▪15) Disiplin. Pada setiap organisasi yang
kompleks, setiap bagian harus bekerja secara
terkoordinasi, agar masing-masing dapat
menghasilkan hasil yang diharapkan. Untuk itu
diperlukan disiplin, baik dalam disiplin waktu,
administrasi, dan ketaatan terhadap mekanisme
dan prosedur.
JENIS KOORDINASI

▪ Menurut Drs. Soewarno Handayaningrat (1991) jenis

koordinasi ada 2 (dua) utama yaitu: Koordinasi intern
dan Koordinasi ekstern.
1) Koordinasi intern terdiri atas: koordinasi vertikal,
koordinasi horizontal, dan koordinasi diagonal.
▪ Koordinasi vertikal atau koordinasi struktural, dimana
antara yang mengkoordinasikan secara struktural
terdapat hubungan hierarki. Hal ini juga dapat
dikatakan koordinasi yang bersifat hierarkhis, karena
satu dengan lainnya berada pada satu garis komando
(line of command). Misalnya koordinasi yang dilakukan
oleh seorang deputi terhadap para asisten deputi, atau
kepala direktorat terhadap kepala sub-direktorat yang
berada dalam lingkungan direktoratnya.
LANJUTAN…
▪ Koordinasi horizontal yaitu koordinasi fungsional, dimana
kedudukan antara yang mengkooordinasikan dan yang
dikoordinasikan mempunyai kedudukan setingkatnya
eselonnya. Menurut tugas dan fungsinya kedua mempunyai
kaitan satu dengan yang lain sehingga perlu dilakukan
koordinasi. Misalnya (i) koordinasi yang dilakukan oleh
kepala biro perencanaan departemen terhadap para kepala
direktorat bina program pada tiap-tiap direktorat jenderal
suatu departemen; (ii) koordinasi yang dilakukan oleh
menteri suatu kementerian (katakanlah Kementerian
Koordinator) terhadap para menteri lainnya.
LANJUTAN…
▪ Koordinasi diagonal yaitu koordinasi fungsional, di mana
yang mengkoordinasi-kan mempunyai kedudukan yang lebih
tinggi tingkat eselonnya dibandingkan yang dikoordinasikan,
tetapi satu dengan yang lainnya tidak berada pada suatu
garis komando (line of command). Misalnya koordinasi yang
dilakukan oleh kepala biro kepegawaian pada sekretariat
jenderal departemen terhadap para kepala bagian
kepegawaian sekretariat direktorat jenderal suatu
departemen.
LANJUTAN…
2) Koordinasi ekstern, termasuk koordinasi fungsional. Dalam
koordinasi ekstern yang bersifat fungsional, koordinasi itu
hanya bersifat horizontal dan diagonal.
LANJUTAN…
▪ Sebagian ahli hanya membagi koordinasi menjadi dua
kelompok besar, yakni koordinasi vertikal dan horizontai.
▪ Koordinasi vertikal
adalah kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang
dilakukan oleh atasan terhadap kegiatan unit-unit,
kesatuan-kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan
tanggungjawabnya.
▪ Koordinasi horisontal
adalah mengkoordinasikan tindakan-tindakan atau
kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan
terhadap kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang
dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan dalam tingkat
organisasi (aparat) yang setingkat.
 DAMPAK KOORDINASI
1. Beban tiap bagian tidak terlalu berat, karena
adanya keseimbangan antar bagian.
2. Tiap bagian akan memperoleh informasi yang
jelas dalam partisipasi pencapaian tujuan dan
tahu perannya masing-masing sehingga dapat
memberikan saran dan komentar terhadap
kemungkinan ketidakserasian antar bagian.
3. Schedul kerja saling terkait sehingga menjamin
penyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya.
ALASAN KOORDINASI
DIPERLUKAN
▪Kebutuhan akan koordinasi tidak dapat dihindarkan
karena setiap organisasi pasti mempunyai unit-unit atau
satuan-satuan organisasi yang mempunyai fungsi
berbeda-beda tetapi mempunyai hubungan yang sa ling
ketergantungan.
▪Menurut James D.Thompson, ada tiga macam saling
ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi, yaitu:
ALASAN KOORDINASI
DIPERLUKAN (LANJUTAN…)
1. Saling ketergantungan yang menyatu (pooled
interdependence), bila satuan-satuan organisasi tidak saling
tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan
harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan
yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.
2. Saling ketergantungan yang berurutan (sequential
interdependece), dimana suatu satuan organisasi harus
melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelum satuan yang lain
dapat bekerja.
3. Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal
interdependence), merupakan hubungan memberi dan menerima
antar satuan organisasi.
1.
 Masalah Dalam Koordinasi
Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch mengungkapkan beberapa
tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja yang mempersulit
tugas pengkoordinasian, yaitu:

▪ Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.

Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan
pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai
kepentingan organisasi yang baik.
Misalnya:
▪ Bagian A pada suatu perusahaan menganggap bahwa
pengkayaan jenis produk harus lebih diutamakan daripada
kualitas produk.
▪ Bagian B melihat pengendalian biaya sebagai faktor paling
penting sukses organisasi.
 Masalah Dalam Koordinasi
▪ Perbedaan dalam orientasi waktu.
Misalkan Manajer produksi akan lebih memperhatikan masalah-masalah
yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek.
Biasanya bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan
masalah-masalah jangka panjang.

▪ Perbedaan dalam orientasi antar-pribadi / Gaya Interaksi

Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan
yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan
pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat
mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.
Sifat Koordinasi
1. Koordinasi adalah dinamis bukan statis.
2. Koordinasi menekankan pandangan menyeluruh
oleh seorang koordinator (manajer) dalam rangka
mencapai sasaran.
3. Koordinasi hanya meninjau suatu pekerjaan
secara keseluruhan.
Syarat Koordinasi
1. Sense of cooperation (perasaan untuk bekerjasama),
ini harus dilihat dari sudut bagian per bagian bidang
pekerjaan, bukan orang per orang.
2. Rivalry, dalam perusahaan-perusahaan besar sering
diadakan persaingan antara bagian-bagian, agar
bagian-bagian ini berlomba-lomba untuk mencapai
kemajuan.
3. Team spirit, artinya satu sama lain pada setiap bagian
harus saling menghargai.