PENGANTAR

ILMU ADMINISTRASI
PUBLIK - 2
(KODE : SAP6301)

Drs. Argo Pambudi, M.Si.

1
Ilmu Administrasi Negara à PUBLIK
n Apa ? -- apa produknya ?
n Bagaimana Prosesnya ? masa depan lulusan
n Apa saja bidang/lapangan kerja ?

Harus dijawab secara simultan

Kompetensi Lulusan
Tujuan Pembelajaran
2
Konsep Administrasi di Indonesia

n Belum ada tafsir tunggal tentang makna

istilah administrasi.
n Ada perbedaan pemahaman, terutama
dikalangan masyarakat awam vs akademisi.
n Makna administrasi dipengaruhi 2 sumber,
yaitu : makna di negeri Belanda dan di USA.

3
Belanda : Administratie – Tata Usaha
(Administrasi Perkantoran)

n Pengaruh penjajah (Belanda) – lama,

mengakar, membudaya, mempengaruhi pola
pikir masyarakat.
n Artinya : setiap pencatatan dan penyusunan
keterangan-keterangan (data/informasi)
secara sistematis, tertulis untuk memperoleh
ikhtisar dan makna, serta hubungannya satu
sama lain.
n Sering disebut dengan istilah tata usaha dan
administrasi dalam arti sempit (ter-reduksi).

4
USA : Administration
Oleh-oleh dari orang Indonesia yang belajar di USA

Artinya :
1. Keseluruhan usaha untuk memerintah,
mengarahkan, dan menyatukan sekelompok
manusia yang difokuskan untuk mencapai
suatu maksud dan tujuan tertentu (spesifik)
(Ordway Tead, 1951 ada dalam Waldo
[1953 : 25])

5
n “Administration is the comprehensive effort to
direct, guide and integrate associated human
strivings which are focused toward some specific
ends or aims ...”

n Administration is conceived as the necessary

activities of the individual (executives) in an
organization who are charged with ordering,
forwarding and facilitating the associated efforts
of a group of individual brought together to
realize certain defined purposes...” Tead (1951)
dalam Waldo (1953 : 25)

6
2. Administrasi adalah kegiatan dari kelompok
orang-orang yang bekerjasama untuk
mencapai tujuan bersama (Herbert A. Simon,
1956 : 3)

3. Administrasi adalah suatu proses yang

biasanya terdapat pada semua usaha
kelompok, baik usaha pemerintah ataupun
swasta, sipil atau militer, baik secara besar-
besaran ataupun kecil-kecilan (Leonard D.
White, 1955 : 1)

7
4. Keseluruhan proses kerjasama antara 2 orang
atau lebih yang didasarkan atas “rasionalitas”
tertentu untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya (Sondang P. Siagian,
tanpa tahun : 13)

5. Administrasi adalah segenap rangkaian

kegiatan penataan terhadap pekerjaan-
pekerjaan induk dan sumber-sumber untuk
mencapai tujuan dalam usaha kerjasama dari
sekelompok orang (The Liang Gie, 1965 : 9)

8
Rangkuman :
Substansi definisi-definisi diatas terdiri dari 3
komponen (kata kunci), yaitu :
1) Sekelompok manusia à organisasi, kepanitiaan,
lembaga/institusi, instansi, perusahaan dsb. à
Masyarakat.
2) Kerja sama à koordinasi, managemen,
kepemimpinan, komunikasi, proses pengambilan
keputusan yang demokratis, dsb.
3) Orientasi tercapainya tujuan tertentu à fungsi-
fungsi organisasi, misalnya : perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan program,
pengawasan dsb.

10
Apa perbedaan Administrasi Negara dan
Administrasi Niaga ?
= Apa perbedaan substansial konsep administrasi pada Prodi AN dengan Prodi
Administrasi Perkantoran (ADP) ?
Administrasi
n Prodi Administrasi Perkantoran (ADP) : Niaga
Berorientasi pada pengembangan dan
implementasi konsep administrasi sebagai
ketatausahaan/kesekretariatan atau pekerjaan
kantor – sebagai fokus
n Sedang lokus-nya bisa kantor swasta (profit
oriented), bisa kantor pemerintah (non-profit
oriented).
Administrasi
Negara
11
n Prodi Administrasi Negara (AN/AP) :
Berorientasi pada pengembangan dan
implementasi konsep-konsep dalam rangka
mencapai tujuan negara (biasanya non-profit
oriented) – sebagai focus.

n Sedang locus-nya adalah instansi/organisasi

pemerintah.

12
--
Konsentrasi studi yang banyak
dikembangkan di Indonesia :
1. Administrasi Pembangunan
2. Kebijakan publik (public policy) atau
kebijakan pemerintah
3. Manajemen Publik

13
Sumber bebas :
http://en.wikipedia.org/wiki/Public_administration

n What’s the Public Administration Studi ?

Kata kunci : PA can be compared to business administration
1. The development, implementation and study of
branches of government policy.
2. The pursuit of the public good by enhancing civil
society, ensuring a well-run, fair, and effective
public service are some of the goals of the field.

14
3. Public servants who work in public departments
and agencies, at all levels of government.
4. Public administrators collect and analyze data
(statistics), monitor budgets, draft legislation,
develop policy, and execute legally mandated
government activities.
5. Multidisciplinary in character, it draws on theories
and concepts from political science, economics,
sociology, law, management, and a range of
related fields.

15
 --
7. The goals of the field of public administration are
related to the democratic values of improving
equality, justice, security, efficiency,
effectiveness of public services – usually in a
non-profit and non-taxable venue;
8. For a field built on these concepts :
accountability, governance, decentralization,
clientele.

16
Konsep-konsep Ilmu Administrasi :
Dalam rangka mencapai tujuan kegiatan
administrasi itu, maka dikembangkan :

1. Struktur organisasi
Agar kegiatan dapat
2. Asas/prinsip2 administrasi
terlaksana sebaik-
3. Teori administrasi baiknya (efektif,
4. Sistem dan prosedur Administrasi efisien, berkeadilan,
5. Metode/pendekatan dapat
6. Teknik, dsb. dipertanggungjawab
kan, dsb)

Jadi ilmu administrasi= ilmu yang mempelajari hal-

ikhwal proses pencapaian tujuan secara efektif,
efisien, berkeadilan, dapat dipertanggungjawabkan,
dsb) serta pengembangannya. 18
Struktur Organisasi :
Struktur organisasi = struktur kerjasama atau pola
interaksi kerjasama antar individu , antar unit-unit
antar komponen yang ada.

Bentuk kongkrit-nya :
− Instansi,
Dimaksudkan untuk
− Perusahaan
merealisasikan kerjasama
− panitia, tsb. agar lebih efektif dan
− kelompok, efisien, dsb.
− regu, dsb.

19
Orientasi tujuan menentukan cabang ilmu
administrasi, yaitu :

1. Tujuan negara (non-profit) à Ilmu Administrasi

Negara (Public Administration) – MPA -- ilmu Sosial-
Politik
2. Tujuan niaga/bisnis (profit) à Ilmu Administrasi
Niaga (Bussiness Administration) – MBA – ekonomi.

Untuk lebih jelasnya perlu dipahami perbedaan

konsep privat dan public administration dari
Ludwig von Mises (1944) dan Paul H. Appleby
(1945)

20
Struktur formal, non-formal, informal :
Perbedaannya terletak pada pola interaksi antar aktor.
Struktur organisasi bisa formal, non-formal atau
informal, tergantung pada pola interaksi, kekuatan
pengikat dan kegiatan substansi yang hendak
dijalankannya.
Organisasi formal, contoh : Instansi pemerintah, institusi
negara, perusahaan besar, PTN, PTS, dsb.
− Dibentuk dengan peraturan pemerintah atau otoritas yang
melingkupinya (SK Presiden, SK Gubernur, Akta Notaris, dsb)
− Beroperasi jangka panjang
− Interaksi bersifat ketat dan terus-menerus
− Keputusannya dinyatakan dalam bentuk tertulis formal (ijazah,
SK, dsb).

21
Organisasi non-formal (swasta), misalnya : LPK,
Lembaga Studi & Penelitian Swasta, Lembaga
Bimbingan Test, Kursus Menjahit, dsb.
− Struktur kerjasama dan bentuk produk layanan-nya relatif tidak
ketat
− Kegiatannya relatif tidak terus-menerus, tidak jangka panjang
− Kelulusannya dinyatakan dalam bentuk sertifikat, bahkan
terkadang tidak ada tanda lulus. Yang lebih penting adalah
substansi-nya.

Peran pemerintah tidak langsung. Bisa sebagai

pembina atau hanya sebatas memberi ijin &
pengawasan.
22
Organisasi informal.
Exp : barisan antri -- skala kecil
− Terbentuk dari pola interaksi antar individu yang
memiliki kepentingan bersama. Tidak ada intervensi
pemerintah. Tidak diatur oleh pemerintah
− Bersifat spontanitas, sementara. Begitu kepentingan
selesai, maka struktur tersebut hilang. Antrian bubar.
Untuk skala besar (melibatkan lebih banyak orang, lebih
banyak sumber daya, dst) -- berkelanjutan, jangka
panjang, intervensi pemerintah (wakil negara) sangat
diperlukan (formal). Intervensi pemerintah inilah yang
disebut dengan administrasi negara.
"Butuh kekuasaan (politik) dan paksa fisik
untuk menangani" -- kembali ke privat vs publik
23
 Bagan struktur organisasi :
Struktur adalah interaksi yang sudah memola (pattrern).
Struktur kerjasama disimbolkan oleh garis yang menghubungkan
antara :
• Individu-individu
• Individu-unit organisasi
• Unit organisasi-unit organisasi

Struktur organisasi yang Flattened :

• Jumlah tingkatan lebih sedikit
• Span of control manajer lebih luas.
• Memungkinkan manajer tingkat tinggi
mengontrol lebih banyak pegawai
• Berkembang seiring dengan penerapan
teknologi informasi

Struktur Hierarkhi organisasi tradisional :

• Banyak tingkatan
• Berkembang terutama sebelum teknologi informasi diaplikasikan
• Span of control manajer lebih sempit
• Sering tidak efisien/lambat/kurang kompetitif
• Tidak memungkinkan manajer mengontrol lebih banyak pegawai
Teknologi Informasi

24
Asas/Prinsip2 Administrasi :
n Pola administrasi yang dianggap baik
1. Tujuan yang jelas
2. Departemenisasi
3. Kesatuan Perintah
4. Koordinasi
5. Dsb.

25
Sifat dan Pendekatan Pemahaman
Ilmu Administrasi :
Multidisiplin. Ilmu Administrasi memiliki profil
yang masih steril, maksudnya : masih
diperlukan substansi tertentu untuk mengisinya.
Misal :
− Bidang pendidikan à Administrasi Pendidikan,
− Bidang keuangan à Administrasi Keuangan,
− Bidang Pembangunan à Administrasi Pembangunan
dsb.

Sebagai ilmu, Ilmu Administrasi tergolong masih

muda, ia banyak mendapat sumbangan materi
dari cabang-cabang ilmu lain, misal : ilmu
ekonomi, ilmu pendidikan, ilmu politik, Ilmu
Hukum, dsb – bila menganut paradigma dikotomi politik-
administrasi 26
n Administrasi dinyatakan sebagai a fine
art, karena di dalamnya mengandung
aktivitas yang membutuhkan bakat dan
kreativitas

n Aliran Positivistik vs Anti-Positivistik

(Naturalistik)

Fakta tentang Administrasi Negara

27
Kegiatan Administrasi & Substantif
Administrasi merupakan rangkaian kegiatan (proses)
penataan yang menunjang kegiatan substantif :

Kegiatan Administrasi

Kebijakan Kegiatan Substansi

Publik
• Penentuan • Pengawasan & Pengendalian • Penyusunan laporan
Tujuan/program • Monitoring & Evaluasi • Evaluasi
• Perencanaan • Koordinasi • Penentuan kebijakan
• Pengorganisasian • Revisi program, dsb. selanjutnya
• Koordinasi • Pembubaran panitia,
• Humas, dsb. dsb.
Kebijakan
Publik

28
Keterangan : (Kegiatan Administrasi & Substantif)

1. Proses kegiatan substantif memiliki batas awal dan

batas akhir yang jelas – relatif pendek. Sedang
batas awal & akhir proses administrasi tidak
terbatas – Arsip baru boleh dimusnahkan setelah
berumur 30 tahun.
2. Awal kegiatan administrasi dilakukan sebelum,
selama dan sesudah kegiatan substantif
berlangsung. Sehingga “akhir” kegiatan
administrasi bersifat continuous (terus-menerus/
berkelanjutan).

29
Administrasi dilakukan sekelompok orang
yang bekerjasama – Kooperatif, kolaborasi, dsb.

Paling sedikit dilakukan 2 orang yang terikat dalam

suatu misi pencapaian tujuan bersama.
Mereka saling ber-interaksi. Model interaksi yang
dilakukannya adalah kerjasama.
Bandingkan !
− Interaksi antara sesama ASN : Kerjasama
− Interaksi pegawai toko dengan pembeli : Bukan kerja sama

30
Manfaat Usaha Kerjasama vs Kompetisi
Kompetisi dan kooperasi sama-sama bisa meningkatkan efisiensi

n Kerjasama dalam administrasi adalah kerjasama

antar manusia. ¹ bekerja bersama-sama. Jadi
bekerja dengan mesin, robot, ataupun bekerja
dengan dibantu hewan bukan kerjasama.

n Kerjasama antar manusia menciptakan nilai plus

dalam hal produktivitas & meningkatkan efisiensi
bila dibandingkan dengan bekerja bersama-
sama.

31
Implikasi Usaha Kerjasama :
1. Usaha kerjasama harus ditata, diarahkan, dipimpin,
diatur secara sistematis sehingga bisa memunculkan
efek yang lebih menguntungkan (lebih efektif, lebih
efisien, lebih produktif, dsb.), bukan malah
sebaliknya.
2. Implikasi yang muncul :
a. Harus ada ikatan yang menyatukan (struktur
organisasi)
b. Harus ada orang yang memimpin, mengarahkan,
memberi perintah, mengkoordinir, melakukan
kontrol dan sebagainya. à Fungsi pemimpin,
manajer, administrator.

32
n Pada skala kerja yang lebih besar – melibatkan
lebih banyak orang (public) perlu :
1. Perencanaan yang lebih konsepsual,
2. Pembagian kerja yang lebih spesialis,
3. Pimpinan yang lebih generalis, departemenisasi
yang lebih terinci,
4. Kewenangan pengambilan keputusan yang lebih
sentralistis atau lebih desentralistis, dan
sebagainya.

33
Implikasi Usaha Kerjasama … (2)

Oleh karena itu dalam organisasi yang besar (instansi pemerintah,

perusahaan besar, dsb.) muncul pembagian kerja :
A. Secara Horizontal : à Unit perencanaan & Organisasi
Unit kepegawaian
Unit keuangan
Unit operasional, dsb.
B. Secara Vertikal : à Top Manajer
Middle Manajer
Lower Manajer
Staff operasional
Sebutan unit organisasi dan kepala unit organisasi (nomenklatur &
titelatur)-nya bisa bemacam-macam, misalnya :
n Biro, dipimpin Kepala Biro,
n Bagian dipimpin Kepala Bagian, dsb.

34
Bentuk-bentuk Usaha Kerjasama
Bentuk kerjasama dapat bersifat sukarela (voluntary) dan dapat pula
bersifat paksaan (coercion). Efektifitasnya tergantung pada macam
organisasi dan tujuan yang ingin dicapainya, misalnya :
n Organisasi LSM à sukarela, demokratis, sanksi moral
n Organisasi militer à paksaan, komando, sanksi hukum, disiplin

Dalam realisasi kerjasama itu akan terlihat pembagian kerja.

Pembagian kerja terlihat jelas dalam struktur hierarkhis yang dibuat.
n Top manager à tugasnya menentukan kebijakan strategis

n Middle manager à tugasnya menentukan kebijakan operasional

n Lower manager à tugasnya mengarahkan & mengawasi
pelaksanaan tugas operasional di lapangan
n Staf operasional à tugasnya melaksanakan pekerjaan lapangan

35
Tujuan yang hendak dicapai : Kuliah IV (Hal. 28 – 33)

Adalah “kebutuhan” yang hendak direalisasikan. Baik kebutuhan

materiil, non-materiil (rohani, kepuasan, dsb) ataupun
keduanya.
Contoh tujuan :
n Institusi pendidikan à peningkatan kualitas SDM
n Perusahaan à peningkatan laba

Macam macam “tujuan” dari aspek macam kepentingan :

1. Tujuan individu à Gaji, upah, aktualisasi diri, kepuasan
kerja dsb.
2. Tujuan Kolektif/kelompok/Organisasi à Kesejahteraan
umum, pelayanan publik, peningkatan laba perusahaan,
kenaikan harga saham, dsb.

36
Tujuan individu dengan tujuan kolektif tidak selalu
sejalan, namun kadang-kadang tidak sejalan, bahkan
bertentangan satu sama lain.
Contoh :
n Upah buruh vs Laba perusahaan
Ilustrasi : unjuk rasa
n Sifat individualistis anggota masyarakat vs
kesejahteraan & ketertiban umum
Ilustrasi : barisan antri
Bilamana tujuan individu dan tujuan kolektif
bertentangan, maka tujuan organisasi adalah
keseimbangan antara keduanya.
Gambar skema :
37
1. Bilamana tujuan individu dan tujuan kolektif
bertentangan :
Tujuan Kolektif

Tujuan Organisasi

Tujuan Individu

2. Dari perspektif waktu :

Tujuan Jangka pendek, Jangka menengah, jangka
panjang

3. Dari perspektif tingkat tercapainya tujuan :

Tujuan antara/sasaran (object), tujuan akhir (goal)

38
Kesimpulan :
Pokok pikiran dalam konsep administrasi :

• Perumusan tujuan/program
Sekelompok • Perencanaan
orang
• Pengorganisasian
• Koordinasi, dsb.

Usaha Administrasi Tercapainya

Kerjasama (Kegiatan penataan) tujuan

• Pengawasan & Pengendalian • Penyusunan laporan

Tujuan (Monitoring & Evaluasi) • Evaluasi
tertentu • Koordinasi • Penentuan kebijakan
• Revisi program, dsb. selanjutnya, dsb.

Pokok pikiran dalam konsep administrasi itu dapat diterapkan dalam

semua bentuk organisasi, besar maupun kecil, negara/pemerintah
maupun swasta, sipil ataupun militer, pada hampir semua level.

39
Perdebatan : (1)

Menetapkan tujuan termasuk dalam kegiatan administrasi atau

bukan ?
Tertuang dalam berbagai bentuk
Kebijakan publik, misalnya :
Menetapkan Tujuan Ketetapan MPR, UU, Peraturan
Negara Daerah, dsb
(Proses Politik)

Ada garis pemisah

yang tegas atau tidak ?

Penataan Usaha kerjasama dalam Tertuang dalam berbagai bentuk

pencapaian tujuan Kebijakan pelaksanaan, misalnya :
(Proses Administrasi) Keppres, Keputusan Menteri, dsb

40
Perdebatan : (2)

Menetapkan tujuan termasuk dalam kegiatan administrasi atau

bukan ?
Ada macam-macam pendapat :
1. Staf dosen BPA UGM membedakan antara kegiatan
penentuan tujuan dengan kegiatan pelaksanaannya.
2. Arifin Abdulrachman, J. Wajong, Prajudi Atmosudirjo
berpendapat bahwa kegiatan menetapkan tujuan termasuk
kegiatan administrasi, khususnya yang berkaitan dengan
tujuan negara.
3. Bintoro Tjokroamidjojo : sulit memisahkan proses politik
dengan proses administrasi.

Perdebatan itu memunculkan paradigma-paradigma administrasi

41