PEDOMAN ADMINISTRASI DAN

KESEKRETARIATAN IKATAN PEMUDA PELAJAR

MAHASISWA (IPPM) PANGKAJENE DAN
KEPULAUAN

A. PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Organisasi pada hakikatnya merupakan wadah untuk berproses
pendewasaan terhadap diri, kelompok dan masyarakat. Oleh karena itu keberadaan
manajemen adalah suatu kemestian dalam setiap organisasi dalam menempuh
perjalanannya, yang meliputi pola-pola yang teratur, dan sistematis. Manajemen
organisasi yang menempatkan POAC (Planning, Organizing, Actuality dan
Controling) sebagai tumpuan utamnya.
Salah satu hal terpenting dalam manajemen organisasi adalah administrasi
dan kesekretariatan yang merupakan proses penyelenggaraan setiap usaha dan
kerja sama mencapai tujuan organisasi. Oleh karena itu penyelenggaraan
administrasi kesekretariatan sangat berpengaruh terhadap kerja dan kinerja
organisasi secara menyeluruh. Pengelolaan fungsi-fungsi administrasi pada suatu
organisasi sangat memerlukan suatu keseragaman demi terwujudnya ketertiban
dan kerapihan administrasi dan kesekretariatan.
Salah satu perangkat yang dapat digunakan untuk menciptakan
penyelenggaraan usaha-usaha yang demikian itu adalah adanya Petunjuk
Pelaksanaan Administrasi dan Kesekretariatan secara jelas yang mendukung ke
arah tersebut.
Maksud disusunnya petunjuk ini adalah untuk memberikan kerangka
struktural mengenai hal-hal yang berkaitan langsung dengan penyelenggaraan
administrasi dan keskretariatan IPPM Pangkep baik di tingkat pusat maupun di
koordinator. Pedoman Administrasi kesekretarian menjelaskan hal-hal belum
diatur pada Anggaran Dasar (AD) dan Anggaran Rumah Tangga (ART), Petunjuk
Pelaksanaan Organisasi (JUKLAK), serta ketetapan lainnya. Sekaligus menjadi
penjabaran terhadap aturan-aturan administrasi dan kesekretariatan yang belum
jelas dalam pedoman organisasi tersebut. Sehingga setiap pekerjaan yang
diselenggarakan dapat berjalan dengan teratur, efisien dan efektif yang
menggambarkan pola administrasi kesekretariatan IPPM Pangkep secara jelas dan
menjadi ciri tersendiri yang sifatnya rahasia dan unik, sehingga bentuk-bentuk
yang hadir dalam kesekretariatan adalah identitas organisasi yang sifatnya rahasia
serta mampu menghadirkan sikap profesionalisme dalam menjalankan roda
organisasi.
 Dengan bertitik tolak pada hal di atas, maka petunjuk pelaksanaan
administrasi dan kesekretariatan ini, mencakup hal-hal sebagai berikut :
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
2. Pengertian
B. Kesekretariatan.
1. Ruang Sekretaris
2. Atribut Organisasi
3. Inventaris
4. Dokumentasi
C. Administrasi
1. Kepengurusan
2. Persuratan
3. Kepustakaan
4. Keprotokolan
D. Penutup
E. Lampiran.

2. Pengertian
Pedoman Administrasi dan kesekretariatan adalah penjabaran mekanisme
kerja organisasi yang menjadi acuan pola pelaksanaan admnistrasi dan
kesekretariatan organisasi demi terciptanya keseragaman dan keteraturan dalam
penyelenggaraan administrasi.

B. KESEKRETARIATAN
Untuk menyelenggarakan administrasi organisasi dengan efektif,
diperlukan adanya suatu tempat tertentu, sebagai pusat pengurusan segala sesuatu
yang berhubungan dengan organisasi. Tempat penyelenggaran administrasi
arganisasi dinamakan “Sekretariat”.
Administrasi kesekretariatan merupakan bagian dari administrasi
organisasi, sebagai unit pekerjaan yang penyelenggaraannya diserahkan kepada
Sekretaris umum dibantu oleh Sekretaris bidang, dan khusus untuk sekretariat
dipertanggungjawabkan oleh sekretaris umum.

1. Ruang Sekretaris
Pengaturan ruangan dengan memperhatikan faktor yang dapat membuat
ruangan benar-benar berfungsi sebagaimana mestinya. Dengan memperhatikan
adanya ruangan yang mempunyai fungsi-fungsi tersendiri (ruangan pimpinan,
 ruangan tamu, ruang sidang/rapat, ruang-ruang administrasi, ruang shalat, dan
sebagainya).

2. Atribut Organisasi
Atrubut organisasi meliputi
a. Bendera
i. Bendera Majelis Pertimbangan organisasi (MPO)

Panjang : 150 cm
Tinggi : 90 cm
Warna Kain : Biru
Majelis Pertimbangan Orgaisasi
Logo : IPPM Pangkep
IPPM Pangkep Jenis Tulisan : Times New Roman

ii. Bendera Pengurus Pusat

Panjang : 150 cm
Tinggi : 90 cm
Warna Kain : Biru
Logo : IPPM Pangkep
Pengurus Pusat
IPPM Pangkep
Jenis Tulisan : Times New Roman

iii. Bendera Pengurus Koordinator

Panjang : 150 cm
Tinggi : 90 cm
Warna Kain : Biru
IPPM Pangkep Logo : IPPM Pangkep
Koord....................... Jenis Tulisan : Times New Roman

b. NRA (Nomor Registrasi Anggota)

12.2011.100787.001

Nomor Induk
Tanggal Lahir
Tahun Pengkaderan
Kode Koordinator

Kode Koordinator
11. UNM 12. UIN 13. UNISMUH 14. STMIK DIPANEGARA
15.PAREPARE 16.POLTEKKES 17. UMMA
10. NON KOORDINATOR
 c. Kartu Anggota
Bagian Depan

IKATAN PEMUDA PELAJAR MAHASISWA (IPPM)

PANGKAJENE DAN KEPULAUAN

Makassar, 20 Juli 2018

Pengurus Pusat
IPPM PANGKEP
Periode 2018 - 2020

Wahyu Rifki
Ketua Umum

Bagian Belakang

NRA : 12.2011.230593.001
Nama : ZULKIFLI
TTL : Pangkajene, 23 Mei 1993
Alamat :
Pangkep :Kel. Boriappaka
Makassar : Jl. Mannuruki 2 no.24

d. Lambang

Penjelasan Lambang:
a) Bentuk
Perisai yang melambangkan kepercayaan atas diri sendiri, ketahanan, keamanan dan
kesejahteraan
Pada bagian atas dan bawah perisai bertuliskan nama organisasi Ikatan Pemuda Pelajar
Mahasiswa (IPPM) pangkep
b) Isi
1. Pada bagian yang teratas ialah bintang bersegi lima sebagai pelambang pancasila dan
menonjol keatas ialah ketuhanan yang maha esa merupakan pembimbing poros dan
pembimbing dari sila – sila yang lain
2. Pada bagian tengah ialah buku dan pabrik (kawasan industri) merupakan pelambang
dari kekayaan ilmu dan wawasan yang dimiliki oleh para anggota IPPM Pangkep
dalam memajukan industri pada khususnya dan daerah pada umumnya
 3. Pada bagian kiri dan kanan buku dan pabrik tersebut, melingkar dalam bentuk oval
padi dan kapas dimana kedua ujungnya bergantungan pada bintang merupakan
lambang kemakmuran rakyat yang merupakan cita – cita pejuang organisasi. Pada
bagian padi dan kapas melingkar berbentuk bulat lonjong (oval) melambangkan
Ikatan persatuan dan kesatuan sesama anggota
4. Pada bagian bawah yang merupakan pita, melambangkan ikatan yang kuat antara
semua elemen organisasi yang didalamnya tercantum singkatan dan nama organisasi.
c) Warna
Warna Biru merupakan

e. Stempel
1) Stempel Majelis Pertimbangan Organisasi
Panjang : 3,2 cm
Tinggi : 3,0 cm

3,2 cm

3,0 cm

2) Stempel Pengurus Pusat

Panjang : 3,2 cm
Tinggi : 3,0 cm

3,2 cm

3,0 cm

3) Stempel Pengurus Koordinator

Panjang : 3,2 cm
Tinggi : 3,0 cm

3,2 cm

3,0 cm

4) Stempel Panitia Pelaksana Pengurus Pusat

 Panjang : 4,5 cm
Tinggi : 1,5 cm

4,5 cm

1,5 cm

5) Stempel Panitia Pelaksana Koordinator

Panjang : 4,5 cm
Tinggi : 1,5 cm

4,5 cm

1,5 cm

Catatan:
 Tinta stempel yang digunakan di tingkat pusat (MPO dan Pengurus Pusat)
menggunakan warna biru.

 Tinta stempel yang digunakan di tingkat koordinator menggunakan warna

hijau.

 Gambar stempel panitia diganti menjadi logo koordinator masing –

masing yang diusulkan dan ditetapkan di lokakarya pedoman melalui
sidang pleno

f. Jas Kepengurusan
Jas kepengurusan haanya di berikan kepada ketua umum, ketua MPO, ketua
koordinator.
g. Pakaian Dinas Harian
Pakaian dinas harian (PDH) dalam pemakain atribut orgnisasi khusus warna
desain,dll. Dikembalikan ke koordinator masing – masing
Catatan:
1. Lambang IPPM PANGKEP terletak didepan sebelah kiri baju (PDH)
2. Logo koordinator masing – masing berada di lengan sebelah kiri
 3. Invertaris
Inventaris organisasi objek sebagai hak milik atau kekayaan yang dimiliki oleh
sebuah lembaga yang biasanya kekayaan tersebut berupa barang. Inventaris ini terbagi
menjadi dua bagian yakni inventaris yang sifatnya habis pakai atau pemakaian jangka
pendek (kertas, peluru hekter, dll) dan inventaris yang tidak habis pakai atau pemakaian
jangka panjang (sekretariat, komputer, lemari, dll). Oleh karena itu untuk lebih mudah
untuk mengadakan klarifikasi serta identifikasi inventaris perlu dilakukan pengontrolan
secara kontinu oleh tim sekretaris.

4. Dokumentasi
Berbicara tentang dokumentasi maka kita akan berbicara tentang segala sesuatu
yang berhubungan dengan pencarian, pengawetan, penyimpanan inventaris organisasi.
Dokumen merupakan tanda bukti yang sah secara hukum organisasi dimana hal tersebut
dapat menjadi laporan tahunan secara rapi. Adapun bentuk dokumen tersebut dapat
berupa gambar, foto, rekaman kegiatan, benda-benda hasil karya, foto copy dan
semacamnya.

C. ADMINISTRASI
1. Kepengurusan dan Anggota
Administrasi kepengurusan dan anggota merupakan sesuatu hal yang penting
dalam melakukan identifikasi kepada seluruh pengurus dan anggota sehingga tidak
mengalami kesulitan dalam pencarian data terhadap pengurus dan anggota yang
bersangkutan jika hal tersebut diperlukan. Selain itu pengurus dan anggota akan
menjadi sebuah sasaran guna pembinaan kaderisasi serta momen training yang lain
guna mengarahkan tujuan lembaga dalam bentuk praktis sesuai arah kebijakan
organisasi.
 Adapun biodata pengurus adalah sebagai berikut:
 Nomor
 Foto
 Nomor Registrasi Anggota
 Nama
 Jabatan
 Tempat tanggal lahir
 Jurusan/Fakultas
 Alamat : Makassar
Domisili
 No HP
Alamat
NO Foto NRA Nama Jabatan TTL Jur/Fak Np HP
Pangkep Domisi

Adapun biodata Anggota adalah sebagai berikut:

 Nomor
 Foto
 Nomor Registrasi Anggota
 Nama
 Tempat tanggal lahir
 Jurusan/Fakultas
 Alamat : Makassar
Domisili
 No HP
Alamat
NO Foto NRA Nama TTL Jur/Fak Np HP
Pangkep Domisi
2. Persuratan
Persuratan merupakan bagian terkecil dari administrasi kesekretariatan.
Persuratran merupakan bentuk pernyataan kehendak kepada orang lain secara tertulis,
juga dapat menjadi media pencurahan inspirasi agar apa yang menjadi ide dalam pikiran
lembaga mampu dikenalkan kep laada orang lain, selain itu persuratan berfungsi sebagai
gambaran sebuah peristiwa yang ditujukan kepada khalayak melalui tulisan di atas
kertas, dari hal tersebut maka pentingnya surat terhadap sebuah organisasi yakni sebagai
: Alat komunikasi, Dokumentasi organisasi dan Tanda bukti (bukti otentik)

1) Jenis Persuratan
a) Surat Mandat (SM)
b) Surat Keputusan (SK)
c) Surat Tugas (ST)
d) Surat Rekomendasi (SR)
e) Surat Biasa
i. Surat Permohonan (SP)
ii. Surat Undangan (SU)
iii. Surat Penyampaian (SN)
iv. Surat Keterangan (SE)
v. Surat Teguran (SG)
vi. Surat Pernyataan (SY)
vii. Surat Lain – lain (SL)
 2) Format penulisan Persuratan
Format penulisan persuratan IPPM Pangkep sebagai acuan untuk
meningkatkan profesionalitas berlembaga.
Adapun format penulisan persuratan IPPM Pangkep terdiri dari
i. Kop Surat
(1) Majelis Pertimbangan Organisasi (MPO)

MAJELIS PERTIMBANGAN ORGANISASI

IKATAN PEMUDA PELAJAR MAHASISWA (IPPM)
PANGKAJENE DAN KEPULAUAN

Sekretariat : ………………………………………………………………

ii.

(a) Baris paling atas bertuliskan “MAJELIS PERTIMBANGAN ORGANISASI” berwarna

hitam dan ditulis dengan menggunakan huruf Kapital dan posisi center.
(b) Baris ke dua bertuliskan “IKATAN PEMUDA PELAJAR MAHASISWA (IPPM)”
berwarna biru dan ditulis dengan menggunakan huruf capital dan posisi center.
(c) Baris ketiga bertuliskan “PANGKAJENE DAN KEPULAUAN” warna biru dan
ditulis dengan huruf capital dan posisi center.
(d) Lambang IPPM berada di sebelah kiri tulisan yang tersebut di atas.
(e) Alamat sekretariat berada di bawah lambang IPPM yang bertuliskan
“Sekretariat :..................* dan ditulis dengan tulisan miring (Italic) dengan urutan :
Nama jalan, No. Rumah, no. telp, dan Kode pos serta Web Site/E-Mail (jika Ada).
Dan dilengkapi dengan dua buah garis masing-masing di atas dan di bawah tulisan.

(1) Pengurus Pusat

PENGURUS PUSAT
IKATAN PEMUDA PELAJAR MAHASISWA (IPPM)
PANGKAJENE DAN KEPULAUAN

a) Sekretariat : ……………………………………………………………… Baris

paling
atas bertuliskan “PENGURUS PUSAT” berwarna hitam dan ditulis dengan
menggunakan huruf Kapital dan posisi center.
b) Baris ke dua bertuliskan “IKATAN PEMUDA PELAJAR MAHASISWA (IPPM)”
berwarna biru dan ditulis dengan menggunakan huruf capital dan posisi center.
c) Baris ketiga bertuliskan “PANGKAJENE DAN KEPULAUAN” warna biru dan
ditulis dengan huruf capital dan posisi center.
d) Lambang IPPM berada di sebelah kiri tulisan yang tersebut di atas.
e) Alamat sekretariat berada di bawah lambang IPPM yang bertuliskan
 “Sekretariat :..................* dan ditulis dengan tulisan miring (Italic) dengan urutan :
Nama jalan, No. Rumah, no. telp, dan Kode pos serta Web Site/E-Mail (jika Ada).
Dan dilengkapi dengan dua buah garis masing-masing di atas dan di bawah tulisan.
(2) Koordinator

IKATAN PEMUDA PELAJAR MAHASISWA (IPPM)

PANGKAJENE DAN KEPULAUAN
KOORDINATOR ..........
Sekretariat:……………………………………………………………………
a) B
aris paling atas bertuliskan “IKATAN PEMUDA PELAJAR MAHASISWA
(IPPM)” berwarna hitam dan ditulis dengan menggunakan huruf capital dan posisi
center.
b) Baris kedua bertuliskan “PANGKAJENE DAN KEPULAUAN” berwarna biru dan
ditulis denngan menggunakan huruf capital dan posisi center.
c) Baris ketiga bertuliskan nama “KOORDINATOR NAMA INSTITUSI”, berwarna
sesuai dengan almamater/institusi Masing-masing dan ditulis dengan huruf capital dan
posisi center .
d) Lambang IPPM berada di sebelah kiri dan lambang/logo koordinator berada di sebelah
kanan tulisan yang tersebut di atas.
e) Alamat sekretariat berada di bawah lambang IPPM yang bertuliskan
“Sekretariat : …………..* dan ditulis dengan tulisan miring (Italic) dengan urutan :
Nama jalan, No. Rumah, no. telp (Jika ada), dan Kode pos serta Web Site/E-Mail (jika
Ada)
Dan dilengkapi dengan dua buah garis masing masing diatas dan dibawah tulisan
 (4)Panitia Pelaksana Pengurus Pusat

PANITI PELAKSANA
PENGURUS PUSAT
IKATAN PEMUDA PELAJAR MAHASISWA (IPPM)
PANGKAJENE DAN KEPULAUAN
Sekretariat : ………………………………………………………………

(a) Baris paling atas bertuliskan “PANITIA PELAKSANA (NAMA KEGIATAN)”

disesuaikan dengan warna kegiatan dan ditulis dengan menggunakan huruf capital dan
posisi center.
(b) Baris kedua bertuliskan “PENGURUS PUSAT” berwarna hitam dan ditulis dengan
menggunakan huruf capital, posisi center.
(c) Baris ketiga bertuliskan “IKATAN PEMUDA PELAJAR MAHASISWA” berwarna
biru dan ditulis berdasarkan dengan menggunakan huruf kapital dan posisi center.
(d) Baris keempat bertuliskan ”PANGKAJENE DAN KEPULAUAN”, warna biru dan
ditulis dengan huruf capital dan posisi center.
(e) Lambang IPPM berada di sebelah kiri tulisan
(f) Alamat seKretariat berada di bawah lambang IPPM yang bertuliskan
(g) “Sekretariat......................................(Sesuai alamat sekretariat) Dan dilengkapi dengan
dua buah garis masing masing di atas dan di bawah tulisan.
(5)Panitia Pelaksana Koordinator

PANITIA PELAKSANA (NAMA KEGIATAN)

IKATAN PEMUDA PELAJAR MAHASISWA (IPPM)
PANGKAJENE DAN KEPULAUAN
KOORDINATOR (NAMA INSTITUSI)

Sekretariat : ………………………………………………………………………

(a) Baris paling atas bertuliskan “PANITIA PELAKSANA (NAMA KEGIATAN)”

disesuaikan dengan warna kegiatan dan ditulis dengan menggunakan huruf capital
dan posisi center.
(b) Baris ke dua bertuliskan “IKATAN PEMUDA PELAJAR MAHASISWA
(IPPM)” berwarna biru dan ditulis dengan menggunakan huruf capital dan posisi
center.
(c) Baris ketiga bertuliskan “PANGKAJENE DAN KEPULAUAN” berwarna biru
dan ditulis denngan menggunakan huruf capital, posisi center.
(d) Baris keempat bertuliskan nama Koordinator menggunakan warna yang disesuaikan
dengan warna institusi/koordinator dan ditulis dengan huruf capital dan posisi
center.
(e) Lambang IPPM berada di sebelah kiri dan lambang/logo koordinator berada di
sebelah kanan tulisan yang tersebut di atas.
(f) Alamat sekretariat berada di bawah lambang IPPM yang bertuliskan “Sekretariat
:………… (Sesuai alamat sekretariat) Dan dilengkapi dengan dua buah garis masing
masing diatas dan dibawah tulisan

iii. Penomoran Surat

(1) Penomoran MPO

Nomor Surat
Kode Surat
Jenis Surat
MPO IPPM P
Bulan Hijriyah
Tahun Hijriyah
(2) Penomoran Pengurus Pusat

Nomor Surat
Kode Surat
Jenis Surat
Pengurus Pusat IPPM P
Bulan Hijriyah
Tahun Hijriyah

(3) Penomoran Bidang Pengurus Pusat

Nomor Surat
Kode Surat
Jenis Surat
Bidang
Pengurus Pusat IPPM P
Bulan Hijriyah
Tahun Hijriyah

(4) Penomoran Koordinator

Nomor Surat
Kode Surat
Jenis Surat
Pengurus Pusat IPPM P
Bulan Hijriyah
Tahun Hijriyah

(5) Penomoran Panitia MPO

Nomor Surat
Kode Surat
Jenis Surat Undangan
Panitia Pelaksana MUSKER
MPO IPPM P
Bulan Hijriyah
Tahun Hijriyah
 (6) Penomoran Panitia Pusat

Nomor Surat
Kode Surat
Jenis Surat Undangan
Panitia Pelaksana MUSKER
Pengurus Pusat IPPM P
Bulan Hijriyah
Tahun Hijriyah

(7) Penomoran Panitia Koordinator

Nomor Surat
Kode Surat
Jenis Surat Undangan
Panitia Pelaksana Musker
Pengurus Pusat IPPM P
Bulan Hijriyah
Tahun Hijriyah

Nomor surat adalah hitungan/urutan/jumlah surat yang dikeluarkan. Untuk MPO dan
Pengurus Pusat menggunakan tiga angka misalnya 001, sedangkan untuk koordinator
menggunakan dua angka saja misalnya 01.
Jenis surat dibedakan menjadi dua yaitu jenis A untuk surat intern dan jenis B untuk
Surat ekstern.
Bentuk adalah isi atau maksud surat yang disingkat sesuai dengan perihal surat,
misalnya: Surat Undangan disingkat dengan SU, dan seterusnya.
Panitia pelaksana disingkat dengan PANPEL.Nama kegiatan Misalnya
PANPEL.MUSKER
Untuk Pengurus Pusat, Ikatan Pemuda Pelajar Mahasiswa Pangkep disingkat dengan
PP.IPPMP, sedangkan untuk Koordinator disingkat dengan IPPMP-K.Nama Institusi.
Penulisan bulan menggunakan angka Romawi dan berpatokan pada bulan Hijriyah.
Penulisan tahun berdasarkan Tahun Hijriyah.
iv. Bentuk Surat
Surat-surat organisasi/ lembaga termasuk surat resmi /dinas sehingga bentuk surat
harus memenuhi ketentuan-ketentuan tersendiri yang berlaku di organisasi misalnya:
jenis kertas, pengetikan atau penulisan, bentuk surat dan lain sebagainya.
Kertas yang digunakan penulisan surat adalah HVS folio, kecuali proposal.
Ditulis dengan ukuran huruf 12.
Setiap surat untuk keperluan dinas harus menggunakan kop surat.
(a) Surat Biasa
(i) Kop Surat
Kop surat yang di gunakan sama dengan format kop surat yang telah di jelaskan di atas
(ii) Nomor Surat
(iii) Lampiran
Lampiran ditulis sejajar di bawah nomor surat.
Lampiran diisi sesuai dengan jumlah lampiran surat yang dibutuhkan. Jika surat tidak
memiliki lampiran maka cukup dengan mengisikan garis datar
Contoh:
Lampiran : 1 berkas proposal
Lampiran : 1 lembar
Lampiran :-
(iv) Perihal
Perihal adalah dimaksudkan sebagai inti atau isi singkat surat biasanya juga disebut
pokok surat. Perihal surat ringkas dan jelas sehingga dengan membaca perihal surat
kitas sudah dapat mengetahui maksud surat tersebut.
Diketik dengan Format Title Case dan dicetak tebal.
Contoh :
Perihal: Permohonan Bantuan Dana
Perihal: Undangan Rapat Harian
Perihal ditulis sejajar di bawah lampiran surat.
(v) Tanggal Surat
Tanggal surat adalah tanggal pada sat surat tersebut dikeluarkan
Format tanggal surat adalah :

Tanggal Bulan Tahun Masehi

Tempat, Tanggal Bulan Tahun Hijriyah

Misalnya :

28 Januari 2006 M
Makassar,
28 Zulqaiddah 1426 H
(vi) Alamat Surat
Alamat surat yaitu kepada siapa surat itu ditujukan. Alamat surat tidak selamanya
kepada individu atau perseorangan, tetapi sering pula ditujukan kepada panitia pelaksana
kegiatan, instansi atau lembaga. Jika surat ditujukan kepada instansi/lembaga maka
penulisan alamat surat ditujukan kepada pengurus atau pimpinan lembaga tersebut
demikian pula halnya dengan surat untuk panitia pelaksana ditujukan kepada panitia
pelaksana atau kepada ketua panitia.
Adapun format penulisan alamat surat di IPPM Pangkep sebagai berikut:
Kepada Yang Terhormat: (normal dengan menggunakan Title Case)
Nama yang ditujukan (cetak tebal menggunakan Format Title Case)
Di,_
Tempat (normal)
Contoh :
Kepada yang Terhormat
Muh. Rizal
Di,_
Tempat
(vii) Salam Pembuka
Salam pembuka yang digunakan dalam IPPM Pangkep adalah: “Assalamu
Alaikum Wr. Wb” dicetak tebal dan miring

(viii) Isi Surat

Isi surat mengikuti ketentuan sebagai berikut :
a) Mukaddimah
“Teriring salam dan doa, semoga segala aktifitas keseharian kita mendapatkan
rahmat dan ridha Allah SWT. Amin”
b) Menggunakan (Posisi Justify)
c) Uraian Persoalan (Isi surat)

Isi surat menjelaskan menjelaskan maksud dan tujuan surat tersebut. (Posisi
Justify)
Uraian atau isi surat harus jelas dan dapat dipertanggungjawabkan. Untuk itu hal-
hal yang harus diperhatikan dalam penulisan uraian persoalan/isi surat adalah:
Jangan memakai kalimat yang panjang dan berbelit-belit. Untuk surat yang
panjang sebaiknya menggunakan alinea, tergantung banyaknya pokok-pokok
pikiran yang ada dalam surat tersebut.
Setiap surat sebaiknya hanya mempersoalkan satu jenis persoalan saja.
 Dalam penyusunan isi harus senantiasa memperhatikan kata-kata atau kalimat
yang digunakan. Hendaknya kalimat/kata-kata yang sopan dan wajar, tidak
berlebih-lebihan.
d) Kalimat Penutup
Untuk lengkapnya sebuah surat maka perlu adanya kalimat penutup. Seperti
“demikianlah surat……….ini kami buat, atas segala perhatiannya/partisipasi/
kami ucapkan banyak terima kasih”.

(ix) Salam Penutup

i. Isi Surat
ii. Salam Penutup
Salam penutup yang digunakan adalah:
“Wallahu Yahdi Ilal Khaeri Wal Amanah
Wassalamu Alaikum Wr. Wb”
Cetak tebal dan miring

Format Penulisan Surat Biasa (Undangan, Penyampaian, Permohonan, dll)

Nomor surat diketik paling atas sebelah kiri surat.
Titik dua diketik stetelah Tulisan Nomor sejajar dengan sudut logo IPPM
Pangkep.
Lampiran diketik sejajar di bawah Nomor surat
Perihal diketik sejajar dibawah Nomor dan lampiran.
Tanggal surat diketik 2 spasi di bawah perihal pada margin kiri.
Tujuan surat diketik 2 spasi di bawah tanggal pada margin kiri
Salam pembuka diketik 2 spasi di bawah tujuan surat pada margin kiri
Mukaddimah diketik 1,5 spasi di bawah salam pembuka
Isi surat ketik 1,5 spasi dibawah mukaddimah
Penutup diketik 1,5 spasi di bawah isi surat
Salam penutup diketik 1,5 spasi di bawah penutup pada margin kiri.
Yang bersangkutan bertanda tangan dibawah salam penutup dengan ketentuan
sbagai berikut:

iii. Penandatanganan

1) Untuk MPO
Tulisan “Majelis Pertimbangan Organisasi” diketik 2 spasi di bawah salam
penutup dengan posisi center dan menggunakan format Title Case.
 Tulisan “Ikatan Pemuda Pelajar Mahasiswa (IPPM)” diketik dibawah tulisan
Pengurus Pusat dengan posisi center menggunakan format Title Case.
Tulisan “Pangkajene dan Kepulauan” diketik dibawah tulisan Ikatan Pemuda
Pelajar Mahasiswa (IPPM) dengan posisi center menggunakan format Title
Case
Periode kepengurusan ditulis dibawah tulisan “Pangkajene dan Kepulauan”
Nama Koordinator MPO ditulis 4 spasi dari tulisan periode posisi center.
Nama ketua dan sekretaris dicetak tebal dan digaris bawahi, menggunakan
format Title Case.
Jabatan Koordinator berada di bawah nama koordinator MPO yang dicetak
miring tanpa dicetak tebal dan menggunakan format Title Case posisi center.

2) Untuk Pengurus Pusat

Tulisan “Pengurus Pusat” diketik 2 spasi di bawah salam penutup dengan
posisi center dan menggunakan format Title Case.
Tulisan “Ikatan Pemuda Pelajar Mahasiswa (IPPM)” diketik dibawah tulisan
Pengurus Pusat dengan posisi center menggunakan format Title Case.
Tulisan “Pangkajene dan Kepulauan” diketik dibawah tulisan Ikatan Pemuda
Pelajar Mahasiswa (IPPM) dengan posisi center menggunakan format Title
Case
Periode kepengurusan ditulis dibawah tulisan “Pangkajene dan Kepulauan”
Nama ketua dan sekretaris ditulis 4 spasi dari tulisan periode dengan ketua di
sebelah kiri dan sekretaris di sebelah kanan.
Nama ketua dan sekretaris dicetak tebal dan digaris bawahi, menggunakan
format Title Case.
Jabatan ketua dan sekretaris masing-masing berada di bawah nama ketua dan
sekretaris yang dicetak miring tanpa dicetak tebal dan menggunakan format
Title Case.

3) Untuk Pengurus Koordinator

Tulisan “Pengurus IPPM Pangkep” diketik 2 spasi di bawah salam penutup
dengan posisi center dan menggunakan format Title Case.
Tulisan “Koordinator ….” diketik dibawah tulisan Pengurus IPPM Pangkep
dengan posisi center menggunakan format Title Case.
Dan sterusnya sama seperti format Pengurus Pusat.
Untuk surat keluar dalam hal Permohonan Bantuan Dana atau Permohonan
Kerja sama harus Sepengetahuan Pengurus Pusat.

4) Panitia Pelaksana
 Tulisan “Panitia Pelaksana” diketik 2 spasi di bawah salam penutup dengan
posisi center dan menggunakan format Title Case.
Nama kegiatan diketik dibawah tulisan Panitia Pelaksana dengan posisi
center menggunakan format Title Case
Nama ketua panitia dan sekretaris ditulis 4 spasi di bawah tulisan IPPM
Nama Kegiatan, dengan ketua disebelah kiri dan sekretaris di sebelah kanan.
Penulisan nama ketua panitia dan sekretaris panitia mengikut pada format
penulisan nama dan ketua panitia dan sekretaris pada Pengurus Pusat.
Tulisan “Mengetahui” ditulis 1,5 spasi di bawah nama ketua dan sekretaris
panitia menggunakan format title Case, posisi center.
Tulisan “Pengurus IPPM Pangkep Koordinator……..” Diketik dibawah
“Mengetahui” dengan posisi center dan menggunakan format Title Case
Periode Kepengurusan ditulis di bawah “Pengurus IPPM Pangkep
Koordinator.........” menggunakan format Title Case, posisi center.
Nama Ketua IPPM Pangkep/Ketua Koordinator ditulis 4 spasi di bawah
periode kepengurusuan, posisi center.
Untuk surat keluar dalam hal Permohonan Bantuan Dana atau Permohonan
Kerja sama harus Sepengetahuan Pengurus Pusat, dengan ketentuan:
 Nama ketua Koordinator dan Ketua Umum ditulis 1,5 spasi dari ketua dan
sekretaris panitia.
 Nama ketua Koordinator dan Ketua Umum dicetak tebal dan digaris
bawahi, menggunakan format Title Case.
 Jabatan ketua Koordinator dan Ketua Umum masing-masing berada di
bawah nama Ketua Koordinator dan ketua Umum yang dicetak miring
tanpa dicetak tebal dan menggunakan format Title Case.
Penulisan nama sudah jelas.

Catatan:
o Spasi yang digunakan untuk setiap baris dalam surat adalah sapsi 1
o Tembusan surat ditulis dibagian bawah surat sejajar dengan nama dan
jabatan ketua umum/ Ketua Koordinator.

b. Surat Keputusan

Surat keputusan adalah surat yang berkaitan dengan kebijakan internal organsiasi misalnya:
Team Work (kepanitiaan), aturan-aturan, tata tertib dan lain-lain.
Berikut format penulisan Surat Keputusan:
Tulisan “SURAT KEPUTUSAN”, ditulis dengan huruf capital dan digaris bawahi,
posisi center.
 Nomor surat dengan posisi center.
Tulisan “Tentang Isi Surat” dua spasi di bawah nomor surat ditulis dengan huruf capital
dengan posisi center.
Tulisan Pengurus Pusat IPPM Pangkep/IPPM Pangkep koord…..ditulis dengan huruf
capital posisi center.
Tulisan periode kepengurusan.
Tulisan basmalah di ketik 2 spasi di bawah tulisan periode kepengurusan (dengan huruf
latin posisi justify)
Kalimat isi surat misalnya: “Dengan senantiasa mengharap rahmat dan ridha Allah SWT.
Pengurus Pusat IPPM Pangkep/Pengurus IPPM Pangkep Koord….., setelah :”.
Menimbang : yang menjadi dasar keluarnya surat keputusan. Misalnya “bahwa
dalam rangka memperlancar mekanisme kerja organsiasi maka….”
Mengingat : yang mengatur keluarnya surat keputusan. Misalnya “Anggaran
Dasar dan Anggaran Rumah Tangga IPPM Pangkep”.
Memperhatikan : hal-hal lain yang menguatkan keluarnya surat keputusan. Misalnya
hasil rapat, hasil diskusi, dialog dll.
Tulisan “MEMUTUSKAN” posisi center dan ditulis dengan huruf capital.
Menetapkan : yang menjadi keputusan pengurus. Misalnya “Komposisi Pengurus
IPPM Pangkep koord….”dst.
Tulisan “Ditetapkan Di : tempat ditetapkannya surat keputusan berada pada bagian kiri
surat. Misalnya : Ditetapkan Di : Makassar
Tulisan “Pada Tanggal : tanggal ditetapkannya surat keputusan berada di sebelah kiri
surat. Format penulisan tanggal mengikuti format surat biasa.
Tulisan Pengurus Pusat IPPM Pangkep/ Pengurus IPPM Pangkep Koord.........dan
sterusnya ke bawah mengikuti format penulisan pada surat biasa.

c. Surat Mandat
Surat Mandat adalah surat mandat yang diberikan oleh presidium organisasi sebagai pihak I
kepada yang dimandatir sebagai pihak II untuk menggantikan tugas sebagai presidium untuk
sementara waktu (Surat Kuasa), dengan ketentuan sebagai berikut:
1) Tulisan SURAT MANDAT dengan menggunakan huruf capital posisi center dan
bergaris bawah.
2) Nomor surat mengikuti penomoran pada Surat Keputusan dengan mengganti
tulisan/kode SK menjadi MT, posisi center.
3) Tulisan basmalah di ketik 2 spasi dibawah nomor surat (dengan huruf latin posisi
justify).
4) Tulisan yang bertanda tangan dibawah ini dan diakhiri dengan titik dua.
5) Nama yang memandat selaku pihak I.
6) Jabatan yang memandat.
7) Maksud/bunyi surat mandat.
8) Kalimat penyerahan mandat.
9) Nama yang dimandatir selaku pihak II.
10) Jabatan yang dimandatir.
11) Bunyi kesanggupan menerima mandat oleh pihak II.
12) Tulisan Wallahu Yahdi Ilal Khaeri Wal Amanah.
13) Tempat dan tanggal surat disebelah kiri.
14) Tulisan pihak I sejajar dengan Pihak II.
15) Nama pemandat dan yang dimandat yang digaris bawahi masing masing di bawah
Pihak I dan Pihak II.
16) Jabatan pemandat dan yang dimandat masing-masing di bawah nama pemandat dan
yang dimandat.
17) Aturan aturan lain mengikut pada format surat biasa.

d. Surat Tugas
Surat Tugas adalah surat yang diberikan kepada seseorang atau sekelompok orang
untuk mengikuti kegiatan atau semacamnya, dengan ketentuan sebagai berikut:
1) Tulisan SURAT TUGAS dengan menggunakan huruf capital posisi center dan
bergaris bawah.
2) Nomor surat mengikuti penomoran pada Surat Keputusan dengan mengganti
tulisan SK menjadi ST, posisi center.
3) Tulisan basmalah di ketik 2 spasi dibawah nomor surat (huruf latin posisi
justify).
4) Kalimat pembuka yang berisi pemberian amanah kepada
seseorang/sekelompok orang.
5) Nama orang yang diberi tugas/diberikan amanah.
6) Jabatan orang yang ditugasi/diberikan amanah.
7) Isi/bunyi surat tugas/amanah.
8) Kalimat penutup.
9) Tempat dan tanggal surat
10) Tulisan Wallahu Yahdi Ilal Khaeri Wal Amanah.
11) Tulisan pengurus, nama lembaga sampai akhir surat mengikuti format surat
biasa.
12) Aturan-aturan lain mengikuti surat biasa.

e. Surat Rekomendasi
Surat Rekomendasi adalah surat yang diberikan kepada seseorang untuk menjadi
bahan pertimbangan kepada instansi baik pemerintah atau swasta atau semacamnya,
dengan ketentuan sebagai
 1) Tulisan SURAT REKOMENDASI dengan menggunakan huruf capital posisi
center dan bergaris bawah.
2) Nomor surat mengikuti penomoran pada Surat Keputusan dengan mengganti
tulisan SK menjadi SR, posisi center.
3) Tulisan basmalah di ketik 2 spasi dibawah nomor surat (huruf latin posisi
justify).
4) Kalimat pembuka yang berisi saya yang bertanda tangan dibawah ini,
menerangkan bahwa;
5) Identitas yang diberikan Rekomendasi
6) Isi/bunyi surat Rekomendasi
7) Kalimat penutup.
8) Tempat dan tanggal surat
9) Tulisan Wallahu Yahdi Ilal Khaeri Wal Amanah.
10) Tulisan pengurus, nama lembaga sampai akhir surat mengikuti format surat
biasa.
11) Di tanda tangani oleh Ketua Umum atau Ketua Koordinator
12) Aturan-aturan lain mengikuti surat biasa.

2. Sirkulasi Surat
Sirkulasi surat baik itu surat masuk maupun surat keluar merupakan bagian dari
manajemen dimana hal tersebut untuk lebih memudahkan administrasi terjadi secara
teratur dan sistematis. Olehnya itu diperlukan sebuah system yang mengatur sirkulasi surat
tersebut. Berikut hal-hal penting yang perlu dicatat dalam persirkulasian surat.
Surat masuk
a. Nomor urut surat
b. Kode arsip surat
c. Tanggal terima surat
d. Nomor surat yang masuk
e. Tanggal surat yang masuk
f. Isi surat
g. Keterangan
Nomor Tanggal
Nomor Kode Tanggal Keterangan/
Surat Surat
Urut Arsip Terima Isi Surat Disposisi
yang yang
Surat Surat Surat ke
Masuk Masuk

Surat Keluar
 a. Nomor urut surat
b. Kode arsip surat
c. Taggal kirim surat
d. Nomor surat yang keluar
e. Tanggal surat yang keluar
f. Isi /tujuan surat
g. Keterangan

Nomor Tanggal
Nomor Kode Tanggal Keterangan/
Surat Surat Isi/Tujuan
Urut Arsip Pengiriman Disposisi
yang yang Surat
Surat Surat Surat ke
Keluar Keluar

3. Pengarsipan
Pengarsipan adalah suatu usaha untuk melakukan pengumpulan penataan serta pengaturan
seluruh arsip lembaga secara rapi, teratur dan sistematis. Selain itu pengarsipan dilakukan
sehingga surat mudah dicari dan diklasifikasikan. Dalam IPPM Pangkep kita mengenal dua
bentuk kode arsip masuk maupun kode arsip keluar yang menggunakan symbol abjad. Adapun
kode arsip itu adalah:
Kode arsip masuk:
M1 : kode surat biasa A
M2 : kode surat biasa B
M3 : kode surat keputusan
M4 : kode surat mandat
M5 : Kode Surat Tugas
M6 : Kode Surat Rekomendasi
Kode arsip keluar:
K1 : kode surat biasa A K2
: kode surat biasa B
K3 : kode surat keputusan
K4 : kode surat mandat
K5 : Kode Surat Tugas
K6 : Kode Surat Rekomendasi
ii. Administrasi Kepustakaan
Administrasi kepustakaan merupakan hal yang penting sebagai upaya mengembangkan
minat baca para pengurus dalam melakukan kerja-kerja organisasi dalam periode kepengurusan
guna membangun jiwa intelektual sesuai dengan tujuan organisasi, sehingga keberadaan
kepustakaan adalh sebuah kemestian demi mencapai idealitas yang tidak lagi tropis dimana
keberadaan kepustakaan mrnjadi langkah awal membangun komitmen pengurus dalm
meningkatkan minat intelektual. Olehnya itu, keteraturan dalam pengaturan dan pengelolaan
akan menjadi salah satu syarat untuk menopang agenda tersebut. Selain itu peningkatan
kuantitas isi perpustakaan akan menjadi prioritas utama. Adapun buku-buku yang menjadi
pengembangan intelektual dan spiritual adalah:

1. Buku keilmuan
2. Buku keislaman
3. Buku keorganisasian
4. Karya tulis ilmiah kontemporer
5. Buku kemahasiswaan, dll.

(h) Administrasi Keprotokoleran

Dalam menyelenggarakan administrasi kesekretariatan secara umum maka pandangan
kita tidak hanya tertuju pada bagian pengarsipan surat, inventaris tetapi di samping itu juga
bagaimana mengatur agenda acara lembaga atau time schedule kegiatan /program kerja
organisasi serta bagaimana usaha-usaha dalam pelaksanaannya yang kesemua hal tersebut kita
kenal dengan keprotokoleran selain hal tersebut bagaimana membentuk pengurus dalam sebuah
dinamika profesionalisme terkhusus acara lembaga yang sifatnya ceremonial sehingga adanya
saling kepercayaan serta kekompakan tim dalam realisasinya.

Berikut schedule kinerja lembaga:

Nomor urut
Agenda
Tanggal dan tempat kegiatan
Penanggung jawab

No. Agenda/kegiatan Lembaga Waktu Penanggung jawab

Susunan acara kegiatan seremonial lembaga:

Anggaru (jika diperlukan)

Tari Padu’pa (Jika diperlukan)
Pembukaan
 Pembacaan Qalam Ilahi
Menyanyikan lagu Indonesia Raya
Menyanyikan Hyme dan atau Mars IPPM Pangkep.
Laporan ketua panitia
Sambutan-sambutan
1. Sambutan ketua koordinator
2. Sambutan MPO
3. Sambutan Pimpinan Pusat
4. Instansi Pemenrintah maupun Swasta (Jika Diperlukan)
Pembacaan doa
Hiburan (Jika Diperlukan)
Penutup

(i) PENUTUP
Demikianlah pedoman administrasi kesekretariatan IPPM Pangkep. Semoga kedepan hal
ini bukan sekedar formalitas kelengkapan organisasi lembaga tetapi lebih dari itu agar
diterapkan dalam bentuk aplikasi sehingga profesionalisme dalam berorganisasi menjadi sebuah
pengalaman yang tidak berguna bagi pribadi kita sebagai seorang organisator .