i

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas limpahan rahmat dan karunia-Nya,
sehingga buku panduan kesekretariatan ini dapat diselesaikan. Buku panduan ini disusun
dengan tujuan untuk membantu para sekretaris dalam menjalankan tugasnya dengan lebih
baik dan profesional.

Panduan Kesekretariatan ini disusun dengan memperhatikan kebutuhan praktis dan

perkembangan terkini dalam dunia administrasi. Panduan ini menyajikan landasan kuat bagi
kesekretariatan dalam menjalankan tugas yang efisien dan produktif. Panduan ini
diharapkan dapat memberikan arahan yang jelas untuk memperkuat peran kesekretariatan.

Kami menyadari bahwa buku panduan ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu,
kami sangat mengharapkan masukan dan saran yang membangun dari para pembaca untuk
perbaikan dan penyempurnaan di masa yang akan datang.

Kami berterima kasih kepada semua pihak yang telah berpartisipasi dalam
penyusunan panduan ini, membawa pengalaman dan wawasan yang berharga. Semua
panduan dan prosedur yang diuraikan di sini disusun dengan penuh dedikasi untuk
memberikan pandangan komprehensif terhadap tugas-tugas kesekretariatan.

Semoga panduan ini memberikan manfaat nyata dalam memperkuat kemampuan

dan memperluas wawasan kita semua serta berkontribusi pada kesuksesan dan kejayaan
organisasi HIMPAUDI.

Jakarta, Maret 2024

Pengurus Pusat HIMPAUDI
Ketua Umum

Dr. Betti Nuraini, MM

NIA. 187106509680004

i
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar ........................................................................................................... i

Daftar isi .................................................................................................................... ii
BAB I Pendahuluan
a. Latar Belakang ..................................................................................................... 1
b. Tujuan .................................................................................................................. 2
c. Manfaat................................................................................................................ 2
BAB II TATA NASKAH ORGANISASI
a. Naskah Resmi Organisasi ..................................................................................... 3
b. Bentuk Naskah Resmi Organisasi HIMPAUDI ...................................................... 3
c. Prosedur Surat Keluar .......................................................................................... 4
BAB III SEKRETARIAT .................................................................................................. 8
BAB IV PENUTUP........................................................................................................ 9

ii
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang

Sekretariat merupakan bagian penting dalam sebuah organisasi yang bertanggung

jawab atas kelancaran administrasi dan operasional organisasi. Kinerja sekretariat yang baik
akan mendukung pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Kesekretariatan
memiliki peran penting dalam organisasi yaitu mendukung kelancaran dan keefektifan
komunikasi antar anggota organisasi, baik internal maupun eksternal, operasional
organisasi, meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi dan membangun citra dan
kredibilitas organisasi. Dengan adanya sistem kesekretariatan yang baik, informasi dapat
disalurkan dengan tepat dan tepat waktu, sehingga mempermudah proses pengambilan
keputusan dan koordinasi di dalam organisasi

Kesekretariatan dalam suatu organisasi membantu menyediakan saluran komunikasi

yang efisien dan efektif antara anggota organisasi, pemimpin, dan pihak eksternal. Hal ini
mendukung pertukaran informasi yang tepat waktu dan akurat. Informasi yang tepat dan
akurat dapat memberikan dampak positif dalam organisasi seperti meningkatkan efisiensi
dan produktivitas, meningkatkan kualitas keputusan, meningkatkan motivasi dan semangat
kerja, meningkatkan kemampuan adaptasi.

Namun, seringkali sekretariat dihadapkan dengan berbagai kendala dalam

menjalankan tugasnya, seperti:

• Kurangnya panduan dan SOP yang jelas

• Ketidakjelasan peran dan tanggung jawab
• Kurangnya pengetahuan dan keterampilan
• Keterbatasan sumber daya

Hal ini dapat menyebabkan inefisiensi, inkonsistensi, dan bahkan kesalahan dalam
pekerjaan sekretariat. Oleh karena itu, diperlukan panduan kesekretariatan yang
komprehensif dan mudah dipahami untuk membantu sekretariat dalam menjalankan
tugasnya dengan lebih efektif dan efisien.

1
B. Tujuan
Panduan kesekretariatan dibuat dengan tujuan untuk:
1. Menyediakan panduan dan SOP yang jelas untuk semua tugas dan tanggung jawab
sekretariat.
2. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan sekretariat dalam menjalankan
tugasnya.
3. Memastikan konsistensi dan standar kerja sekretariat.
4. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja sekretariat.
5. Mendukung pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.

C. Manfaat
Panduan kesekretariatan yang baik akan memberikan manfaat bagi berbagai pihak, antara
lain:

1. Sekretariat:
• Memiliki panduan yang jelas dalam menjalankan tugasnya.
• Meningkatkan pengetahuan dan keterampilannya.
• Meningkatkan kepercayaan diri dan profesionalismenya.

2. Organisasi:
• Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja sekretariat.
• Meningkatkan kualitas administrasi dan operasional organisasi.
• Meningkatkan citra dan kredibilitas organisasi.

2
 BAB II
TATA NASKAH ORGANISASI HIMPAUDI

a. Naskah Resmi Organisasi

Naskah resmi organisasi adalah dokumen tertulis yang dibuat dan digunakan oleh
organisasi untuk berbagai keperluan resmi. Naskah ini memiliki format dan struktur yang
baku, serta memuat informasi yang akurat dan terpercaya. Naskah resmi organisasi memiliki
fungsi :

• Sebagai alat komunikasi resmi: Naskah resmi digunakan untuk menyampaikan

informasi, instruksi, dan kebijakan organisasi kepada pihak internal maupun
eksternal.
• Sebagai alat dokumentasi: Naskah resmi digunakan untuk mendokumentasikan
kegiatan dan keputusan organisasi.
• Sebagai alat bukti: Naskah resmi dapat digunakan sebagai alat bukti dalam kasus
hukum atau perselisihan.
• Sebagai alat kontrol: Naskah resmi digunakan untuk mengontrol dan mengawasi
kinerja organisasi.

Naskah resmi organisasi adalah dokumen penting yang memiliki banyak fungsi dan
manfaat. Dengan menggunakan naskah resmi yang baik, organisasi dapat meningkatkan
efisiensi, efektivitas, dan kredibilitasnya.

b. Bentuk Naskah Resmi Organisasi HIMPAUDI

Naskah resmi organisasi dapat berupa :
1. Dokumen AD dan ART
2. Dokumen Pedoman Organisasi
3. Dokumen Kode Etik Pengurus HIMPAUDI
4. Keputusan-Keputusan Musyawarah
5. Keputusan-Keputusan rapat Kerja
6. Peraturan-Peraturan Pengurus
7. Keputusan-Keputusan Pengurus
8. Naskah Kerja sama (MoU)

3
 9. Berita Acara
10. Notulen Rapat
11. Laporan
12. Pedoman/Panduan
13. Surat Menyurat : Surat Edaran/Pemberitahuan, Surat Keterangan, Surat Izin, Surat Perintah
Perjalanan Dinas (SPPD), Surat Undangan, dll

c. Prosedur Surat Keluar

1. Konsep Surat Keluar
Surat keluar ialah semua naskah tulisan organisasi yang dikirimkan ke
pihak lain. Surat Keluar memenuhi persyaratan sebagai berikut:

▪ Kertas berlogo HIMPAUDI lengkap dengan alamat, No.Telp/E-mail

▪ Nomor, kode surat dan perihal surat.
▪ Surat ditandatangani ketua umum dan sekretaris umum sesuai dengan jenjang
kepengurusannya.
▪ Surat dibubuhi stempel

Konsep surat disiapkan oleh sekretaris lalu diajukan kepada ketua umum/ketua
untuk diteliti isi redaksi, penggunaan tata bahasa serta bentuknya. Konsep yang
sudah mendapat persetujuan selanjutnya diberi nomor, tanggal dan stempel
selanjutnya didistribusikan kepada tujuan surat. Surat keluar harus diarsipkan.

2. Klasifikasi Proses/Status Surat

• Amat Segera/Kilat : Surat yang harus segera mungkin diketahui oleh penerima
dan harus segera ditanggapi. Batas waktu adalah 24 jam
• Segera : Surat yang harus segera diketahui dan ditanggapi oleh penerima,
tetapi tidak secepat surat amat segera. Batas waktu 2 x 24 Jam
• Penting : Surat berisi berita penting yang harus segera diketahui dan ditanggapi
oleh penerima. Batas waktu 3 x 24 jam
• Biasa : Surat yang tidak harus segera diketahui dan ditanggapi oleh penerima.
Batas waktu maksimal 5 hari.

4
3. Penomoran Surat

Penomoran surat merupakan sebuah sistem pemberian kode pada surat resmi yang
memuat informasi penting terkait surat tersebut. Sistem ini membantu dalam
penataan arsip, pencarian kembali surat, dan mengetahui asal-usul surat.
Pemberian Nomor surat keluar pada garis besarnya disusun sebagai berikut:
a. Nomor Urut Surat Keluar
b. Kode klasifikasi permasalahan:
c. Singkatan Kode Tingkat Kepengurusan
d. Angka Bulan dengan Romawi
e. Angka Tahun

Contoh penomoran surat :

• KEPUTUSAN; Nomor: ……/KEP/PD HIMP…/…
• SURAT MANDAT; Nomor: ……/SM/PD HIMP…/…
• SURAT KETERANGAN; Nomor: ……/Ktr./PD HIMP…/…
• SURAT EDARAN; Nomor: ……/E/PD HIMP…/…
• SURAT UNDANGAN; Nomor: ……/Und/PD HIMP…/…
• SURAT TUGAS; Nomor: ……/ST/PD HIMP…/…
• PIAGAM; Nomor: ……/GAM/PD HIMP…/…

4. KOP Surat
Kop surat adalah bagian paling atas pada format surat resmi yang berisikan identitas
pengirim surat.
Contoh KOP Surat HIMPAUDI :

5
 LOGO KOP Surat :
Keterangan :

1. Teks jenjang kepengurusan = rata kiri

kanan dengan teks logo HIMPAUDI.

2. Tinggi (z) teks jenjang kepengurusan = setinggi

batas bawah antara teks KEPENDIDIKAN dan
INDONESIA (x). Tinggi y = x = z.

3. Warna teks jenjang kepengurusan = merah.

x
y
z

Contoh Logo KOP Surat :

5. KOP Surat Alamat

Penulisan Teks
Alamat Rata Tengah
(center) Font Arial
8 pt Hitam

Penulisan Alamat Di Susun Maksimal 4 Baris

Baris Ke-1 = SEKRETARIAT PENGURUS (JENJANG) HIMPAUDI ...
Baris Ke-2 = Alamat Lengkap & Kode Pos
Baris Ke-3 = Telepon, Faks, Messenger & Email
Baris Ke-4 = Website www.himpaudi.or.id

6
6. KOP Surat Tanda Tangan

• Font yang digunakan pada surat adalah Calibri Maksimal Font Size adalah 12 pt.
• Nama Ketua dan Sekretaris harus menyertakan NIA
• Cap diposisikan condong ke tanda tangan ketua

Contoh :

7.

7
 BAB III
SEKRETARIAT

Sekretariat adalah suatu tempat yang dijadikan sebagai pusat kepengurusan dan
pengelolaan serta ketatausahaan organisasi HIMPAUDI.

1. Fungsi sekretariat
Sekretariat memiliki fungsi sebagai berikut :

a. Tempat pemusatan kerja pengurus.

b. Pusat komunikasi dan pengendalian kegiatan organisasi.

c. Pusat kegiatan administrasi ketatausahaan organisasi

2. Kelengkapan Sekretariat
Sekretariat memiliki kelengkapan yang terdiri dari :

a. Papan nama (nambor) sekretariat HIMPAUDI.

b. Simbol-simbol kehormatan Negara (lambang negara, foto resmi presidendan

wakil presiden RI, bendera negara).
c. Atribut organisasi HIMPAUDI (pataka dan/atau bendera HIMPAUDI sertavandel
HIMPAUDI).
d. Dokumen naskah resmi organisasi diantaranya meliputi

3. Kelengkapan administrasi ketatausahaan

Organisasi HIMPAUDI memiliki kelengkapan sekurang-kurangnya meliputi:
a. Papan Struktur organisasi (sesuai jenjang tingkatan kepengurusan).
b. Papan statistik keanggotaan (sesuai jenjang tingkatankepengurusan).
c. Buku kas atau aplikasi keuangan digital.
d. Buku tamu.
e. Buku atau dokumen digital surat keluar dan ordner arsip surat keluar.
f. Buku atau dokumen digital surat masuk dan ordner arsip suratmasuk.
g. Buku atau dokumen digital risalah dan notulensi rapat.

8
 BAB IV
PENUTUP

Demikianlah panduan kesekretariatan ini kami susun. Kami berharap panduan ini
dapat membantu para sekretaris dalam melaksanakan tugasnya dengan lebih baik dan
profesional. Panduan ini diharapkan dapat mengarahkan langkah-langkah kesekretariatan
menuju efisiensi, profesionalisme, dan kesuksesan dalam organisasi HIMPAUDI. Panduan ini
diharapkan juga dapat membantu tugas kesekretariatan yang merupakan fondasi utama
dalam membentuk kolaborasi dan produktivitas organisasi.

Semoga panduan ini menjadi panduan yang bisa mengilhami dalam tugas
kesekretariatan yang akan membawa kesuksesan bagi organisasi. Kesuksesan organisasi
adalah cermin dari kerja keras dan dedikasi seorang sekretaris yang brilian.