JUKLAK PANITIA KEGIATAN

RAPAT ANGGOTA TAHUNAN UKM LUMUT

I. DASAR KEGIATAN
Landasan Kegiatan Rapat Anggota Tahunan UKM Lumut tertuang pada AD-ART
UKM Lumut Bab VII Kegiatan wajib UKM LUMUT. RAT merupakan sebuah forum atau
rapat yang dilaksanakan pada akhir periode kepengurusan untuk melakukan evaluasi
(memaparkan, membahas, menilai, dan meneapkan) kinerja pengurus selama satu periode,
agenda pembahasan AD-ART, serta proses pemilihan ketua umum dan jajaran kepengurusan
baru UKM LUMUT. RAT dihadiri oleh anggota aktif dan alumni UKM LUMUT.

II. INTRODUKSI
Panitia kegiatan berfungsi sebagai pelaksana kebijakan organisasi sesuai tingkatan
masing-masing dalam upaya melaksanakan suatu program kerja organisasi dan
bertanggungjawab kepada seluruh pengurus organisasi sesuai dengan tingkatannya masing-
masing. Adapun Tujuan umum pembentukan kepanitiaan adalah sebagai berikut:
1. Merencanakan, mengelola, melaksanakan Kegiatan RAT UKM Lumut mulai dari
pelaksanaan RAT (LPJ Pengurus dan Pembahasan ADART) hingga proses pembentukan
tim formatur, Pemilihan Ketua Umum, Pengurus Harian, Hingga pelantikan
Kepengurusan baru.
2. Selama masa RAT berlangsung, pengurus terlebih dahulu menentukan Pejabat Sementara
(PJS) sebagai penanggungjawab UKM sampai dengan pelantikan ketua umum dan
pengurus baru.
3. Kegiatan RAT UKM LUMUT dilaksanakan sesuai dengan yang dijadwalkan pengurus,
sebelum SK kepengurusan selesai di lingkup internal Politeknik Negeri Jember yang
dihadiri oleh anggota aktif UKM LUMUT, Alumni, dan Pembina..

Hanya untuk kalangan Internal UKM LUMUT

III. SUSUNAN KEPANITIAAN

PANITIA PELAKSANAN RAT UKM LUMUT

Kepanitiaan disesuaikan sesuai dengan konsep acara yang dibuat, melibatkan seluruh
anggota aktif UKM LUMUT.
1. Penanggungjawab : PJS (Pejabat Sementara)
2. Ketua Panitia : 1 orang
3. Sekretaris : 1 orang
4. Bendahara : 1 orang
5. Sie Acara : 1 koordinator dan Anggota
6. Sie Humas : 1 koordinator dan anggota
7. Sie Perlengkapan : 1 koordinator dan anggota
8. Sie Konsumsi : 1 koordinator dan anggota
9. Sie Dokumentasi dan Dekorasi : 1 koordinator dan anggota
*anggota menyesuaikan kebutuhan dan jumlah keseluruhan anggota
IV. URAIAN TUGAS
Tugas dan fungsi pada kepanitiaan RAT serupa dengan jobdisk kepanitiaan kegiatan pada
umumnya. Detail masing-masing tugas menyesuaikan konsep acara yang akan dilaksakaan

V. ALUR RAT UKM LUMUT

Pembentukan Panitia Penunjukan PJS oleh Pengurus di

pengurus Demisionerkan

Ketua umum dan Pelaksanaan sistem Pelaksanaan RAT (LPJ,

pengurus dilantik pemilihan Pembahasan AD
ART,Pembentukan Tim
formatur)

Hanya untuk kalangan Internal UKM LUMUT

VI. Sosialisasi RAT dan ADART
Sosialisasi RAT dilaksanakan sebelum pelaksanaan RAT dilaksanakan, sosisalisasi
bertujuan untuk memberikan pengertian apa itu RAT (Rapat Anggota Tahunan) kepada
anggota baru. Kegiatan sosialisasi berisikan diantaranya alur pelaksanaan RAT di UKM
LUMUT.
RAT merupakan singkatan dari Rapat Anggota Tahunan, kegiatan RAT merupakan
forum yang dihadiri oleh seluruh jenjang anggota atau seluruh anggota UKM Lumut dimana
didalam forum tersebut berisi sesi pertanggungjawaban pengurus selama satu periode. LPJ
pengurus dipaparkan oleh seluruh struktur di kepengurusan UKM Lumut, LPJ pengurus
bertujuan sebagai pemaparan pertanggungjawaban pengurus atas apa yang sudah dilaksanakan
selama satu periode kepengurusan, mulai dari pelaksanaan Program Kerja Wajib yang ada di
ADART, kegiatan program kerja setiap Sie Kepengurusan, kegiatan yang bersifat ekstern,
keanggotaan, Administrasi dan keuangan organisasi, kebijakan-kebijakan, dll.
LPJ pengurus dihadiri oleh minimal kuota forum yang diatur dalam TATIB RAT.
Tatib atau tata tertib dibuat sebagai peraturan dalam pelaksanaan RAT. Tatib dibahas pada
saat setelah pembukaan RAT. Draft Tatib yang dibahas atau ditinjau umumnya menggunakan
tatib RAT tahun sebelumnya. Kemudian dapat ditinjau atau diubah atas pertimbangan kondisi
dan kesepakatan forum RAT.
Sosialisasi ADART juga perlu dilakukan kepada anggota baru untuk memberikan
pengertian apa itu ADART. AD adalah ketetntuan-ketentuan dasar yang ditetapkan dalam
musyawarah ormawa yang digunakan sebagai dasar hukum untuk merencanakan,
menyelenggarakan, dan mengevaluasi pelaksanaan program sesui dengan visi, misi, dan
tujuan ormawa. ART adalah penjabaran dan pengaturan lebih lanjut atas ketentuan-ketentuan
dasar yang tercantum didalam AD Ormawa. Sosisalisasi ini perlu diadakan karena dalam
acara RAT terdapat sesi pembahasan ADART.
VII. RAPAT ANGGOTA TAHUNAN
RAT merupakan agenda wajib yang dilakukan setiap organisasi dalam satu tahun sekali,
dimana didalamnya dibahas tentang pertanggungjawaban pengurus organisasi selama satu
tahun kepada anggota organisasi yang bersangkutan.

Hanya untuk kalangan Internal UKM LUMUT

1. Kelengkapan RAT
RAT merupakan forum yang dilakukan secara formal, dalam RAT terdapat beberapa
kelengakapan rapat diantaranya adalah :
1. Presidium sidang 1 (ketua sidang) : orang yang bertugas untuk memimpin dan
mengatur jalannya RAT seperti aturan yang disepakati peserta RAT
2. Presidium sidang 2 : orang yang bertugas membantu presidium sidang 1
3. Sekretaris/notulen/presidium sidang 3 : orang yang bertugas melakukan pencatatan
dan bertanggung jawab memegang semua draft yang diperlukan dalam RAT.
4. Peserta sidang : seluruh anggota aktif dan pihak yang disepakati dalam ADART untuk
ikut didalam RAT, peserta rapat memiliki hak dan kewajiban yang diatur dalam TATIB
RAT.
5. Agenda Acara : berisikan roundown acara RAT yang disiapkan oleh panitia, dan draft
roundown dibacakan setelah tatib disepakati
6. Tatib sidang : segala aturan atau tata tertib yang digunakan selama proses RAT
berlangsung. Tatib dibaca dan disepakati bersama setelah pembukaan RAT.
7. Palu Sidang : alat yang digunakan oleh Presidium untuk membuka, menutup, men-
sahkan sebuah keputusan dalam sidang.
8. Simbol-simbol atau panji-panji organisasi
9. Bendera merah putih

2. Mekanisme RAT
Alur berjalannya RAT dimulai dari upacara pembukaan RAT yang dihadiri oleh
anggota UKM LUMUT, pembina UKM LUMUT, alumni, dan beberapa tamu undangan
ormawa. Selanjutnya dilanjutkan dengan sidang pleno yang dipimpin oleh Ketua Umum,
Sekretaris, dan bendahara pengurus. Berikut alur Rapat Anggota Tahunan di UKM LUMUT:
1. Upacara pembukaan Rapat Anggota Tahunan
2. Sidang Pleno (dipimpin Ketua Umum, Sekretaris, bendahara pengurus)
3. Pembahasan Tata Tertib Rapat Anggota Tahunan (draft disediakan panitia)
4. Pembacaan draft susunan acara RAT
5. Pemilihan Presidium Sidang 1, 2, dan sekretaris (tata cara pemilihan mengikuti tata tertib
yang sudah disepakati)

Hanya untuk kalangan Internal UKM LUMUT

6. Presidium sidang 1, 2, dan sekretaris mengambil alih jalannya sidang
7. Evaluasi pengurus, pembacaan dan atau pembahasan ADART
8. Pembacaan keputusan–keputusan
9. Sidang dengan agenda evaluasi pengurus dan ADART ditutup
10. Pemilihan tim formatur (non formal) , mengikuti ketentuan di ADART
Macam–macam hak dan kewajiban peserta RAT
1.Hak peserta (anggota UKM LUMUT) :
a.Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan opsi atau
usulan kepada pimpinan sidang baik secara lisan maupun tertulis
b.Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan
c.Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan
d.Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan
2.Kewajiban peserta :
a.Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
b.Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
Peserta peninjau (Alumni)
1.Hak Peninjau :
Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan opsi atau usulan
kepada pimpinan sidang baik secara lisan maupun tertulis
2.Kewajiban Peninjau:
a.Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
b.Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
Langkah Pengambilan Keputusan:
Dalam RAT, semua peserta dapat mengajukan opsi atau usulan, apabila terdapat
beberapa opsi yang diajukan maka selanjutnya dilakukan dengan rasionalisasi opsi
(menjelaskan opsi dari pemilik opsi), kemudian apabila tidak ada atau menawarkan untuk
melebur maka dilanjutkan dengan penguatan opsi dari peserta lain.
1. Musyawarah untuk mufakat: pengambilan berdasarkan kesepakatan bersama seluruh
peserta sidang , ditunjukkan dengan kata “sepakat”.
2. Lobbying: apabila dalam musyawarah tidak mendapatkan kesepakatan bersama maka
langkah yang digunakan adalah lobbying antara peserta sidang yang pro dan kontra.

Hanya untuk kalangan Internal UKM LUMUT

3. Voting: apabila dalam lobbying tidak mendapatkan kesepakatan bersama maka langkah
yang digunakan adalah voting. Voting dilakukan dalam waktu yang seudah ditentukan
dalam tata tertib.
4. Voting terbuka: setiap peserta langsung memberikan hak suaranya secara terbuka,
misalkan dengan mengangkat tangan ataupun berdiri.
5. Voting tertutup: setiap peserta memberikan hak suaranya secara tertutup, misalkan
dengan menggunakan kertas.
Istilah Dalam Persidangan:
a. Skorsing: memberhentikan sidang untuk sementara dengan menentukan alokasi
waktunya. Misalkan skorsing 5 menit.
b. Pending: memberhentikan sidang untuk sementara waktu dengan tujuan tertentu seperti
istirahat, lobby, penundaan sidang dan langsung menetapkan waktu, jam, dan hari.
Misalkan: pending sampai hari kamis, tanggal 2 Juni 2020. jam 11.00 wib.
c. PK/Peninjauan kembali: mekanisme yang digunakan untuk mengulang kembali
pembahasan/ putusan yang telah ditetapkan
d. Interupsi: memotong/menyela pembicaraan dikarenakan ada hal-hal yang sangat penting
untuk diungkapkan
Macam-macam Interupsi
1. Point of Clarification :
interupsi untuk menjernihkan/meluruskan permasalahan atau isi pembahasan.
2. Point of View : interupsi untuk menyampaikan pendapat, tanggapan, usulan, saran
3. Point of Order : interupsi yang digunakan untuk menyampaikan redaksi/hasil/poin
pembahasan atau juga dapat untuk meminta pimpinan sidang meluruskan jalannya sidang
apabila keluar dari konteks, atau sidang dianggap janggal.
4. Point of Solution : interupsi untuk memberikan solusi atas permasalahan yang dibahas.
5. Point of Information : interupsi untuk memberikan informasi, baik tentang pembicaraan
yang tidak sesuai atau informasi yang berkaitan dengan kondisi yang menjadi pokok
pembahasan atau hal-hal yang dipandang urgen untuk diinformasikan.
6. Lobying : suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam
pengambilan keputusan

Hanya untuk kalangan Internal UKM LUMUT

7. Redaksi: perubahan kata pada suatu draft yang sedang dibahas, misalkan salah ketik atau
kata yang kurang pas.

Aturan Ketukan Palu dalam Persidangan :

1. Satu (1) kali ketukan
 Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.
 Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin per poin (keputusan
sementara).
 Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama.
 Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru
2. Dua (2) kali ketukan
 Untuk menskorsing atau mencabut skorsing (Pending) dalam waktu yang cukup lama,
misalnya istirahat, lobying, sembahyang, makan.
3. Tiga (3) kali ketukan
 Membuka/menutup sidang atau acara resmi.
 Mengesahkan keputusan final /akhir hasil siding
4. Ketukan lebih dari tiga (3) kali
 Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.
 Untuk menertibkan dan menenangkan persidangan.

Hanya untuk kalangan Internal UKM LUMUT

 Mekanisme Pemilihan Ketua UMUM dan Pengurus UKM LUMUT
Mekanisme pemilihan Ketua umum dan pengurus baru sudah diatur dalam AD-ART
UKM LUMUT Bagian Anggaran Rumah Tangga bab IV Pemilihan Ketua Umum, Pengurus,
harian, Formatur. Dijelaskan kriteria Calon ketua umum yang dapat dipilih menjadi ketua
umum adalah dapat diambil atau dipilih dari anggota muda dan anggota biasa yang telah
berpengalaman berorganisasi dan aktif dalam kegiatan ukm Lumut selama satu periode
kepengurusan. Wewenang penentuan kandidat Catum dilakukan oleh tim formatur. Tim
formatur merupakan tim yang terdiri dari pengurus demisioner, perwakilan 2 orang dari
masing masing jenjang keanggotaan. Tim formatur memiliki tugas dan kewajiban diantaranya:
1. Menentukan kandidat Calon Ketua Umum
2. Melakukan Interview terhadap kandidat bakal Calon ketua umum terkait kesanggupan
dan kesiapan
3. Menetapkan Calon ketua umum
4. Menetapkan cara pemilihan (Pemilu) apabila terdapat calon lebih dari 2 orang
Dalam proses ini dilakukan kegiatan penyampaian visi-misi calon ketum kepada
seluruh anggota UKM LUMUT atau dapat pula diadakan tanya jawab dan debat.
Hingga selanjutnya dilaksanakan proses pengambilan suara dari seluruh anggota
melalui mekanisme yang sudah disepakati, misalnya pemilu, voting tertutup, maupun
terbuka.
5. Bersama ketua umum terpilih merumuskan dan memilih jajaran pengurus
6. Melaksanakan pemanggilan masing-masing kandidat pengurus.
7. Membuat dan melaporkan berita acara hasil keputusan pemilihan ketua umum dan
pengurus baru
8. Menyerahkan berita acara kepada panitia RAT untuk kemudian diagendakan
pelantikan pengurus periode baru.

Mekanisme Pelantikan Serah Terima Jabatan Ketua Umum dan Pengurus Baru UKM
LUMUT
Panitia RAT memiliki tugas dan kewajiban menyiapkan upacara pelantikan terhadap
pengurus baru UKM LUMUT. Pelantikan dilakukan secara formal dan dilakukan dengan
sakral. Upacara pelantikan dihadiri oleh Pembina UMK LUMUT, Alumni, tamu undangan,

Hanya untuk kalangan Internal UKM LUMUT

dan seluruh anggota UKM LUMUT. Persiapan dan kelengkapan yang huru ada dalam
pelantikan pengurus baru diantaranya :
1. Tempat dilakukan di dalam ruangan
2. Panji-panji organisasi
3. Bendera merahputih
4. Banner pelantikan
5. Cinderamata ditujukan untuk pengurus demisioner
6. Berkas serah terima jabatan
Susunan acara pelantikan pengurus UKM LUMUT :
1. Pembukaan
2. Menyanyikan lagu wajib Indonesia Raya
3. Menyanyikan Lagu Mars UKM LUMUT
4. Sambutan-sambutan (PJS, Ketua Umum demisioner, Pembina UKM LUMUT)
5. Prosesi serah terima jabatan
6. Sambutan Ketua Umum Baru
7. Do’a dan penutup
8. Ramah Tamah

Litbang_UKMLUMUT_2020