LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

MENGAGENDAKAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

DI SUSUN OLEH:

NAMA : AYU ANDIRA

KELAS : XI TKJ 1

NISN : 0044751106

PEMERINTAHAN PROVINSI BENGKULU

DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

SMK NEGERI 1 SELUMA

2022
 HALAMAN PENGESAHAN

Pada hari ini Selas tanggal dua puluh Sembilan bulan juni Tahun dua ribu

dua satu (2021) telah disetujui laporan akhir Praktik Kerja Lapangan (PKL).

Dengan Judul “MENGAGENDAKAN SURAT MASUK DAN SURAT

KELUAR”

Disahkan oleh:

Ketua Kmpetensi Keahlian Guru Pembimbing

NIDI SORONO,S.Kom REDIAL SANDIKA,S.Kom.Gr

NIP : 198306172022211016 NIP:198505202020 12 1 001

Mengetahui

Kepala Sekolah

MIRSALIN,SE,.M.Pd

Nip:197311062005021002
 LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

MENGAGENDAKAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

Diajukan Sebagai Salah Satu Persyaratan Menyelesaikan

Program Praktik Kerja Lapangan Siswa

Kelas XI TKJ 2 SMK Negeri 1 Seluma

Tahun Pelajaran 2020/2021

Tais, 24 Juni 2022

Diperiksa dan disahkan oleh:

Mengetahui Instruktur,
Pimpinan

YUYUN AFRIANTO YULIAN SULESTRI,SE

NIP. 19800427 200604 1 001 NIP. 19750713 200312 2 003
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayahnya

sehingga saya dapat menyelesaikan laporan magang yang berjudul mengarsipkan

surat masuk ini tepat pada waktunya.

Adapun tujuan dari penulisan dari laporan ini adalah untuk melengkapi

tugas saya. Selain itu, makalah ini juga bertujuan untuk menambah wawasan

tentang topic yang saya bawakan bagi para pembaca dan juga bagi penulis.

Saya mengucapkan terima kasih kepada bapak/ibuk guru, selaku guru

pemimbing yang telah memberikan tugas ini sehingga dapat menambah

pengetahuan dan wawasan sesuai dengan bidang studi yang saya tekuni.

Saya juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah

membagi sebagian pengetahuannya sehingga saya dapat menyelesaikan Laporan

ini.

Saya menyadari, Laporan yang saya tulis ini masih jauh dari kata sempurna.

Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun akan saya nantikan demi

kesempurnaan Laporan ini

Tais,24 juni 2022

 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL

HALAMAN PENGESAHAN DARI SEKOLAH.....................................I

HALAMAN PENGESAHN DARI ISTANSI...........................................II

KATA PENGANTAR...............................................................................III

DAFTAR ISI...............................................................................................V

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang PKL..................................................................1

B. Maksud Dan Tujuan..................................................................3

C. Waktu Dan Pelaksaan ...............................................................5

D. Sejaran Dan Struktur Organisasi.............................................6

BAB II LANDASAN TEORI

A. Landasan Teori...............................................................................9

B. Pengertian Surat............................................................................10

C. Fungsi Surat...................................................................................13

D. Jenis-jenis Surat.............................................................................14

E. Sejarah Sinkat Surat.....................................................................19

BAB III PEMBAHASAN

A. Hal Yang Harus diperhatikan Sebelum mengagendakan surat..21

B. Langkah-langkah Mengagendakan Surat...................................22

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan.....................................................................................33

B. Saran...............................................................................................34

DAFTAR PUSTAKA.................................................................................35

LAMPIRAN................................................................................................36

Daftar Hadir selama kegiatan PKL (3 bulan)

Jurnal Kegiatan selama kegiatan PKL (3 bulan)
Foto Kegiatan PKL (minimal 4 buah)
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Praktik Kerja Lapangan (PKL)

Sebagai institusi pendidikan diharapkan dapat mencetak lulusanlulusan

penerus generasi bangsa yang sanggup menguasai ilmu pengetahuan secara

teoritis, praktis, dan aplikatif. Untuk menciptakan tenaga kerja yang unggul dan

memiliki kemampuan serta keahlian yang mumpuni, SMKN 1 Seluma sebagai

salah satu sekolah yang ada di Seluma berusaha membentuk dan melatih lulusan-

lulusan yang ada untuk siap terjun ke dunia kerja.

Praktik Kerja Lapangan merupakan salah satu kegiatan akademik yang

berfokus pada kemampuan untuk mengembangkan dan menempa ilmu yang telah

dipelajari selama menjalani perkuliahan dalam praktiknya. Kegiatan ini dapat

menambah pengalaman siswa khususnya di (TKJ) dan memberikan wawasan

mendalam terkait dunia kerja sebelum lulus dari bangku Sekolah menengah

Kejuruan kelak.

Zaman semakin berkembang dari waktu ke waktu, terutama dengan semakin

canggihnya teknologi yang ada. Dengan semakin canggihnya teknologi,

persaingan dalam dunia kerja juga menjadi lebih ketat karena individu-individu

telah memiliki skill mumpuni dan beragam yang dibutuhkan sebagai bekal untu
menghadapi persaingan tersebut. Untuk mengantisipasi persaingan yang ada,

siswa/siswi SMKN 1 Seluma dituntut mempersiapkan diri dengan menimba

pengalaman melalui kegiatan PKL, agar tidak hanya matang dari segi teori, akan

tetapi juga siap dalam praktiknya.

Industri kerja merupakan hal yang kompleks karena para praktikanakan

dihadapkan pada situasi yang berbeda-beda dan permasalahan yang rumit. Dan

dari kegiatan PKL inilah siswa/siswi SMKN 1 Seluma dapat belajar bagaimana

mengatasi permasalahan yang berbeda pada setiap perusahaan sehingga

membentuk mental yang kuat jika menemui masalah serupa karena kita sudah

pernah merasakan tekanannya. Dengan semua ilmu yang didapatkan selama PKL,

akan membuat mahasiswa menjadi lebih baik karena pengalaman, dan

kepercayaan diri untuk memasuki dunia kerja telah diperoleh. Kegiatan PKL juga

berguna untuk SMKN 1 Seluma sebagai bentuk penyempurnaan kurikulum yang

telah ada di SMKN 1 Seluma dari para praktikan yang telah melaksanakan PKL.

Pada kegiatan PKL ini, praktikan mendapatkan kesempatan untuk melakukan

PKL di DINAS BAPENDA Kab. Seluma.

8
B. Maksud dan Tujuan PKL

Adapun maksud dan tujuan dalam melaksanakan Praktik Kerja Lapangan

(PKL) antara lain:

1. Maksud Praktik Kerja Lapangan

1. Memberikan praktikan kesempatan untuk mendapatkan pengalaman

dan ilmu yang baru untuk membuat praktikan berkembang.

2. Melatih skill dari praktikan, terutama dari segi tanggung jawab dan

disiplin agar terbiasa menghadapi dunia kerja.

3. Melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL) sesuai bidang keuangan

yang telah dipelajari pada khususnya.

4. Memberikan sumbangsih dan kontribusi terhadap kepada Swadharma

Duta Data (SDD) sebagai tempat praktikan melakukan PKL.

9
2. Tujuan Praktik Kerja Lapangan

1. Meningkatkan pengalaman, wawasan, ilmu dan keterampilan praktikan

dalam menghadapi dunia kerja.

2. Mendapatkan pengalaman terkait bidang manajemen keuangan melalui

kegiatan PKL.

3. Mengetahui gambaran tentang bidang manajemen keuangan dan

praktiknya di perusahaan.

4. Mengimplementasikan ilmu-ilmu yang telah didapatkan untuk

langsung bisa terjun ke dunia kerja langsung

10
C. Waktu dan Pelaksanaan PKL

WAKTU
HARI

MASUK PULANG

SENIN 08-00 16-00

SELASA 08-00 16-00

RABU 08-00 16-00

KAMIS 08-00 16-00

JUM’AT 08-00 16-30

11
D. Sejarah Singkat dan Stuktur Organisai

A. Sejarah Singka Dinas Bapenda kab. Seluma

 Peraturan Bupati SelumaNomor 27 Tahun 2021 Tentang Peerubahan

Atas Peraturan Bupati Seluma Nomor 32 Tahun 2016 Tentang

Kedudukan,Susunan Organisasi Dan Tata Kerja Daerah Kabupaten

Seluma.

 Peraturan Bupati Nomor 67 Tahun 2021 TentangTugas Dan Fungsi

Badan PeraturanDaerah Kabupaten Seluma.

 Peraturan Bupati Seluma Nomor 23 Tahun 2021 Tentang Transaksi

Penerimaan Dan Pengeluaran Non Tauni Di Lingkungan

pemerintahan Kabupaten Seluma.

 Peraturan Daerah Kabupaten Seluma Nomor 2 Tahun 2021 Tentang

Peraturan Atas Daerah Kabupaten Seluma Nomor 8 Tahun 2016

Tentang Pembentukan Dan Perangkat Daerah Kabupaten Seluma.

12
 KEPALA
BADAN..............................................

NIP..........................................

SEKRETARIS

JABATAN FUNGSIONAL YUYUN AFRIANTO, SE

NIP. 19800427 200604 1 011

KASUBBAG UMUM DAN KASUBBAG PERENCANAAN KASUBBAG KEUANGA

KEPEGAWAIAN
HENDRI SAPARI, S.Ip MELTA HAYADI, S.Ip
LIZAH ARIANTO, SE NIP. 19780404 200006 1 001
NIP. 19880415 201502 1 001 NIP. 19850228 200701 1 001

ANALIS LAYANAN
PENGADMINISTRASIAN
PENGADMINISTRASIAN
UMUM
UMUM
UMUMHERMAN, S.IP
HARIANTO
NIP. 19730413 200701 1 032 ABIN DARIN
NIP. 19750501 201001 1 008
NIP. 19791130 200701 1 010

KABID PENDATAAN DAN KABID PENETAPAN KABID PENAGIHAN KABID

PENDAFTARAN
PEMBUKUAN DAN PELAPORAN
HERRI JULIADI, S.Kom HERMAN, SE
RUDI HARTONO, SE, MM NIP. 19820712 200701 1 010 NIP. 19700327 200701 1 002 YULIAN SULESTRI, SE
NIP. 19800806 200502 1 004
NIP. 19750713 200312 2 003

KASUBBID PENDAFTARAN, KASUBBID PERHITUNGAN KASUBBID PENAGIHAN KASUBBID

PENDATAAN DAN PEMBUKUAN DAN PENERIMAAN
PENGELOLAAN DATA

MARTIN SUPRIADI, SE SETO MAHERAL, SE GUSTI JELITA, S.Sp

SUES NOPIANTO, SH
NIP. 19820912 201001 1 018 NIP. 19800929 201001 1 017 NIP. 19740425 199603 2 001
NIP. 19851124 201101 1 001

KASUBBID PENYULUHAN DAN KASUBBID PENERBITAN DAN KASUBBID BPHTB KASUBBID

DOKUMENTASI PENYAMPAIAN SKP
MONITORING DAN PELAPORAN
HARYANTO, SE YENNI LESTARI, SE
NIP. 19760802 200902 1 003 NIP. 19910129 201502 2 001 WAHYUDI SAPUTRA, SE AHIRI YANTI, S.Sos
NIP. 19870223 200604 1 002 NIP. 19760920 200701 2 021

KASUBBID PAJAK BUMI DAN KASUBBID ANGSURAN

KASUBBID KEBERATAN
BANGUNAN KASUBBID PERSEDIAAN DAN
DOKUMENTASI
HERMAN SUADI, SE
13
NIP. 19790529 200701 1 011 HENDRY IRAWAN, SE BAMBANG SETIADI, S.Ip
YULKAT SEPPERY, SE
NIP. 19870825 201101 1 004 NIP. 19850401 200701 1 003
NIP. 19821105 200604 1 012
 BAB II

LANDASAN TEORI

A. Landasan Teori

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis

oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan tujuan memberitahukan maksud pesan

dari si pengirim. Informasi yang diberikan di dalam surat berupa pengantar,

pemberitahuan, tugas, permintaan, perjanjian, pesanan, perintah, laporan dan

putusan. Selain itu, surat juga dapat berisi peringatan, teguran, dan penghargaan.
[1]
Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran,

dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja.

Pada umumnya, dibutuhkan prangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa

pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di

prangko harus semakin besar juga.

B. Pengertian Surat/Apa Itu Surat

Pengertian Surat Secara Umum

Apa itu surat? Pengertian Surat adalah suatu sarana komunikasi untuk

menyampaikan informasi dalam bentuk tulisan pada kertas oleh satu pihak kepada

pihak lainnya, baik perorangan maupun organisasi.

Surat merupakan bentuk komunikasi tertulis dimana di dalamnya terdapat

beberapa unsur, diantaranya:

14
 1. Pengirim surat, yaitu pihak yang menyampaikan pesan

2. Pesan surat, yaitu isi dari surat yang disampaikan (Pemberitahuan,

Permohonan/ permintaan, Pernyataan, Perintah, Laporan, dan lainnya)

3. Penerima surat, yaitu pihak yang menerima pesan

4. Saluran, yaitu cara penyampaian pesan surat tersebut sesuai dengan

keperluannya (format tulisan, tata bahasa)

Pengertian Surat Menurut Para Ahli

Agar lebih memahami apa arti surat, maka kita bisa merujuk kepada

pendapat beberapa ahli. Berikut ini adalah definisi surat menurut para ahli:

1. S. Hidajat

Menurut S. Hidajat pengertian surat adalah sehelai kertas atau lebih di

mana dituliskan suatu pernyataan, berita, atau sesuatu yang hendak orang

nyatakan, beritakan, atau tanyakan pada orang lain.

2. Prajudi Atmosudirdjo

Menurut Prajudi Atmosudirdjo pengertian surat adalah helai kertas yang

ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam

organsasi yang ditujukan pada alamat tertentu dan memuat bahan

komunikasi.

15
3. Diana Nababan

Menurut Diana Nababan, arti surat adalah suatu alat komunikasi yang

disajikan secara tertulis. Surat harus disajikan dengan baik karena surat

secara tidak langsung memberikan gambaran tentang pribadi pengirimnya.

4. Djoko Purwanto

Menurut Djoko Purwanto, pengertian surat adalah sarana komunikasi yang

digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada

pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun non bisnis.

5. W.J.S Poerwadarminta

Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, menurut W.J.S Poerwadarminta

pengertian surat adalah kertas yang bertuliskan atau alat untuk

menyampaikan suatu maksud secara tertulis.

6. Sugeng Rusmiwari

Menurut Sugeng Rusmiwari arti surat adalah alat komunikasi yang

menggunakan bahasa tulisan dalam kertas yang sangat erat kaitannya

dengan aktivitas manusia.

7. J. Wajong

Menurut J. Wajong pengertian surat adalah pernyataan / ucapan tertulis

terhadap satu atau beberapa orang yang tidak hadir.

16
 8. Darji

Menurut Darji pengertian surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan

informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama

sendiri ataupun jabatannya dalam organisasi.

9. Iis Sopyan

Menurut Iis Sopyan definisi surat adalah suatu model komunikasi tertulis

yang memungkinkan seseorang saling memberikan informasi atau

mempertukarkan ide

C. Fungsih Surat

Surat berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan

atau informasi dari satu pihak kepada pihak lain karena surat berfungsi

mencerminkan citra atau wibawa pihak pengirim.

Menurut Rizal (2003), fungsi surat adalah sebagai berikut:

1. Surat sebagai alat komunikasi (tulis).

2. Surat sebagai tanda bukti, hitam diatas putih.

3. Surat sebagai alat dokumentasi.

4. Surat sebagai bukti historis.

5. Surat sebagai alat pengingat.

6. Surat sebagai pedoman untuk bertindak mengambil keputusan.

7. Surat sebagai keterangan keamanan.

8. Surat sebagai duta atau wakil organisasi.

17
 9. Surat sebagai alat mempermudah bagian tata usaha atau kearsipan.

Sedangkan menurut Yatimah (2009), secara khusus surat memiliki fungsi berikut:

1. Duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicara. Oleh

karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya.

2. Alat pengingat atau berfikir karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat

lagi jika diperlukan.

3. Pedoman untuk bertindak, seperti surat keputusan atau surat instruksi.

4. Bukti tertulis yang autentik terutama surat-surat perjanjian.

5. Dokumen historis (sejarah), misalnya surat-surat perubahan suatu instansi,

yuridis, dan administratif.

6. Alat untuk menjamin keamanan, misalnya surat keterangan jalan

D. Jenis Jenis Surat

Dalam penggunaan persuratan, surat memiliki beberapa jenis yang dapat

dikategorikan menurut beberapa kategori seperti:

1. Berdasarkan sifat surat

 Surat pribadi

Dari namanya saja sudah tampak jelas bahwa surat pribadi adalah surat yang

dibuat oleh individu dan ruang lingkup yang berkaitan pada persuratan adalah

lingkup pribadi dari pengirim tersebut atau surat tersebut bersifat kekeluargaan

yang mencakup ruang kecil.

18
  Surat resmi pribadi

Surat resmi pribadi adalah bentuk surat yang dibuat oleh individu atau

perseorangan tetapi melibatkan hubungan kerjasama dengan sebuah

perusahaan. Contohnya adalah surat lamaran pekerjaan, surat pengunduran diri

 Surat dinas

Merupakan bentuk surat yang dibuat oleh suatu lembaga, organisasi, atau

instansi secara resmi dan memiliki kop surat dalam pemformatannya. Memiliki

dua jenis yang berbeda yaitu surat dinas pemerintahan dan swasta.

 Surat niaga

Surat niaga adalah bentuk surat perdagangan atau surat jual beli yang dibuat

oleh perusahaan perdagangan, penjual atau instansi yang melibatkan proses

jual beli.

2. Berdasarkan wujud

 Surat biasa

Surat yang ditulis di kertas oleh pengirim dan diberikan kepada penerima dan

dapat dimasukan dalam sebuah amplop atau sampul.

 Memo dan nota

Memo dan nota adalah surat berdasarkan wujud yang dibuat di dalam internal

perusahaan yang berguna sebagai petunjuk atau perintah antara pejabat.

 Surat tanda bukti

Sebagai suatu surat yang menunjukan tanda bukti sebuah transaksi. Contohnya

tanda terima, faktur, kwitansi

19
  Surat terbuka

Surat terbuka merupakan surat yang dalam pengirimannya diperuntukkan

pribadi atau kelompok dan dimuat di media masa.

 Surat tertutup

Surat tertutup menjadi kebalikan surat terbuka yang dalam peredarannya tidak

dimuat di media masa, dan hanya diketahui oleh pengirim dan penerima.

3. Menurut asal

 Surat masuk

Surat masuk adalah sebuah surat yang diterima oleh perorangan, kelompok,

perusahaan atau instansi dari pihak luar

 Surat keluar

Surat keluar adalah sebuah surat yang dikirim oleh perorangan, kelompok,

perusahaan atau instansi kepada pihak luar sebagai penerima surat

4. Menurut kegiatan

 Surat eksternal

Surat yang berhubungan dan melibatkan pihak lain atau pihak luar dari

perusahaan.

 Surat internal

Surat yang hanya melibatkan pihak dalam dan ruang lingkup dalam dari

perusahaan itu sendiri.

20
5. Menurut penyebaran (sasaran)

 Surat biasa

surat biasa dalam pendistribusiannya dilakukan hanya oleh pihak tertentu yang

terlibat dan hanya ditujukan kepada penerima dan pengirim.

 surat edaran

seperti namanya, surat edaran adalah bentuk surat yang diedarkan atau

didistribusikan kepada khalayak ramai atau masyarakat tentunya dengan tujuan

tertentu.

6. Menurut keamanan isi

 Surat biasa

Surat biasa adalah surat yang orang lain dapat mengetahui isinya dan tidak

berakibat buruk bagi perusahaan tersebut.

 Surat rahasia

Surat rahasia dalam penulisannya terdapat kode RHS atau R dimana orang

yang tidak bersangkutan dilarang membaca dikarenakan akan menimbulkan

akibat buruk.

 Surat sangat rahasia

Pada surat ini memiliki kode SRHS SR yang hanya yang berkepentingan saja

yang dapat membuka dan membacanya.

7. Menurut proses penyelesaian

 Surat biasa

21
 Pada surat biasa proses penyelesaiannya dilakukan urut sesuai dengan proses

penerimaan dan waktu penyelesainnya tidak mendesak.

 Surat segera

Surat segera adalah surat yang harus diselesaikan dengan waktu yang segera

dan cepat.

 Surat sangat segera

Surat sangat segera adalah surat yang harus dilakukan dengan cepat karena

segera diperlukan dan waktunya sangat mendesak.

8. Menurut tujuan

 Pemberitahuan

Surat pemberitahuan memiliki tujuan memberitahukan informasi terkait yang

disampaikan oleh pengirim kepada penerima atau pihak umum.

 Perintah

Surat perintah bertujuan memberikan perintah kepada penerima.

 Permintaan

Adalah surat yang menunjukan sebuah permintaan mengenai permintaan

suatu barang atau jasa yang dibuat untuk penerima. Sehingga permintaan yang

diinginkan dapat tercapai dan terwujud.

Banyaknya jenis-jenis surat menjadikan surat tetap menjadi pilihan untuk

melakukan sebuah komunikasi dan sarana kerjasama yang dilakukan perusahaan.

22
Dengan begitu surat dapat dibuat sesuai dengan jenis dan kategorinya,

dan tentunya tidak sembarangan dalam pembuatannya. Tetap sesuai dengan jenis

dan kategori dari persuratan itu sendiri, agar penerima dari surat dapat mengetahui

jenis surat yang diterima.

E. Sejarah Singkat Surat

Dalam perjalanan sejarah, surat telah berubah bentuk dari bahan sederhana

hingga kini berbentuk elektronik.

Surat sudah ada ketika manusia menemukan simbol atau tulisan. Ya

walaupun masih dalam bentuk sederhana. Kegiatan surat-menyurat di Indonesia

sendiri telah dimulai jauh sebelum kedatangan bangsa Eropa, yakni pada masa

Kutai, Tarumanegara, Majapahit, Pajajran, Sriwijaya, dan Mataram.

Nah, zaman kerajaan dulu orang-orang mengirim pesan melalui pesuruh.

Kadang pesan itu bersifat rahasia sehingga si pesuruh pun tak boleh tahu apa

isinya.

Cara menyampaikan pesan rahasia pada zaman kerajaan dulu adalah dengan

dituliskan di kepala manusia. Setelah pesan ditulis, rambut dibiarkan tumbuh.

Setelah kepala ditumbuhi rambut, si pesuruh berangkat ke kerajaan yang

dimaksud.

Ini mencegah musuh yang kadang menggeledah si pesuruh. Maka mereka tidak

akan menemukan surat itu.

23
 Selain itu surat tentu disampaikan dengan beragam media lain seperti kulit

kayu, kulit hewan, potongan bambu, daun lontar dan sebagainga.

Kemudian kegiatan surat-menyurat modern pun berkembang ketika

kedatangan bangsa Eropa ke Indonesia yang dipelopori oleh Belanda di abad 17-

18an.

Kegiatan pos semakin lancar, Setelah pembuatan Jalan Raya Pos (de Grote

Postweg) dari Anyer sampai Panarukan sepanjang 1000 km pada tahun 1809 atas

perintah gubernur jendral Herman William Deandels.

Hal tersebut menyebabkan tempuh pos dari Jawa Barat ke Jawa Timur yang

sebelumnya memakan waktu 40 hari, diperpendek menjadi 6 hari.

Penggagasan perangko yang dipelopori oleh inggris pada tahun 1840

membuka zaman baru dalam bidang pertarifan pos. Belanda yang pada saat itu

menduduki Indonesia mengikuti jejak Inggris dengan membuat perangko yang

bergambar Raja Willem III di tahun 1852.

Perkembangan kegiatan surat-menyurat pun berkembang pesat di tanah air

Indonesia. Pemerintah kolonial Belanda akhirnya menyediakan banyak kantor pos

di berbagai kota besar di Indonesia serta menyediakan banyak kotak pos. Kantor

pos merupakan salah satu tempat paling sibuk ketika itu.

24
 BABA III

PEMBAHASAN

A. Hal Yang Harus diperhatikan Sebelum mengagendakan surat

1. Menerima surat masuk.

2. Mensortir surat masuk.

3. Menetapkan dan menentukan arah surat.

4. Menggolong-golongkan surat atas dasar sifatnya.

5. Mencatat surat dalam rangka mengendalikan informasinya.

6. Menyampaikan surat kepada unit pengolah.

B. Langkah-langkah Mengagendakan Surat

A. pengertian mengagendakan surat

Mengagendakan Surat Masuk Yang dimaksud dengan mengagendakan

surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar ke dalam buku

agenda. Buku agenda masuk ini biasa disebut daily mail record, petugas pencatat

surat disebut agendaris atau mail clerk. Setiap surat masuk dicatat dan diberi

nomor agenda surat masuk.

25
 B. Mengagendakan Surat Masuk Yang dimaksud dengan mengagendakan

surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar ke dalam

buku agenda. Buku agenda masuk ini biasa disebut daily mail record,

petugas pencatat surat disebut agendaris atau mail clerk. Setiap surat

masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk.

C. Jenis-jenis buku agenda

1. Buku agenda tunggal

Buku agenda ini merupakan jenis buku yang cocok dipakai untuk

pencacatan surat keluar dan surat masuk serta penomoran yang ditulis secara

berurutan (campuran) pada setiap halaman per halaman. Buku agenda ini biasanya

ditulis dengan format yang terdiri dari nomor surat, tanggal penerimaan surat,

nama instansi atau perusahaan pengirim tanggal dan nomor surat, perihal,

lampiran, diteruskan pada keterangan dan juga kode arsip.

2. Buku agenda berpasangan

Buku agenda berpasangan ini adalah buku agenda yang penulisan surat masuk dan

surat keluar ditulis secara berpasangan dalam satu buku agenda.

3. Buku agenda kembar

Buku agenda jenis ini adalah buku agenda yang dimana buku agenda

untuk surat masuk berbeda atau ditulis secara terpisah dengan buku agenda

keluar.

26
D. Fungsi-fungsi buku agenda

1. Bukti surat keluar dan surat masuk

Dengan adanya buku agenda kerja ini, dapat memudahkan dalam

pencarian berkas-berkas tertentu karena detail dari setiap surat masuk maupun

surat keluar dapat diidentifikasi dengan mudah.

2. Mengetahui jumlah surat masuk dan keluar

Buku agenda dapat sangat membantu apabila suatu kantor, perusahaan

atau instansi ingin melihat kembali berapa jumlah surat masuk dan jumlah surat

keluar dalam periode tertentu.

3. Mengetahui penomoran surat keluar

Dengan adanya buku agenda, untuk melakukan penomoran dalam

pembuatan surat akan menjadi lebih muda karena dengan adanya buku agenda,

surat-surat sebelumnya tertulis secara berurutan.

27
E. Istilah Penting dalam Sistem Buku Agenda

Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:

a. Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar

selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut

verbalis.

b. Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan

sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor

c. Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat

yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor

urutnya masing-masing.

d. Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan

penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan

e. Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk

membuat konsep surat

f. Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah

tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan

g. Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung

jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh

pimpinan

h. Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk

setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh

dari buku agenda tersebut

28
F. SOP Penanganan Surat Masuk Sistem Buku Agenda

Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:

1. Penerimaan Surat

Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian

depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist).

Bahkan ada di perusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh

resepsionis juga. Kegiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip,

Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka apabila

ada surat yang masuk, haik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang

kurir, merekalah yang sering kali menerima surat.

Tugas penerima surat adalah:

 Mengumpulkan setiap surat yang masuk,

 meneliti ketepatan alamat

 menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima. Jangan

sampai ada surat yang salah alamat. jika alamat tidak tepat, maka surat itu

harus dikembalikan kepada petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat

maka surat itu harus diberikan kepada petugas di bagian tata usaha atau

bagian administrasi.

29
2. Penyortiran Surat

Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan

alamat yang dituju. jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah

pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi

apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan

perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut.

3. Pencatatan Surat

Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka

dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat

dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan

membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat

penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari,

minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat

akan lebih mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan

stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas

memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar

disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau

proses selanjutnya dari surat tersebut.

30
4. Pengarahan Surat

Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses

surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh

pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan

surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan

menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.

Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan

berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain.

Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud

akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.

5. Penyampaian Surat

Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lemhar disposisi, maka surat

tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada prang yang ditunjuk oleh

pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika prang yang dimaksud

tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap

prang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut

diberikan kepada prang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus

menandatangani bukti penerimaan di huku ekspedisi intern.

Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:

31
  Buku ekspedisi intern adalah huku yang digunakan untuk mencatat

penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam

lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.

 Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat

penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar

organisasi/perusahaan.

6. Penyimpanan Surat

Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian

tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu,

seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem

nomor.

G. Mengagendakan surat masuk

Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk ke dalam buku

agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut sebagai Buku Agenda Masuk (Daily
Mail Record). Petugas yang mengagendakan surat dinamakan agendaris (mail
clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk.

Fungsi buku agenda, meliputi:

1. Sebagai alat bukti keluar masuknya surat

2. Untuk mengetahui jumlah surat masuk maupun keluar dalam kurun waktu
tertentu.

4. Untuk membantu dalam melakukan pencarian surat.

3. Untuk mengetahui penomoran surat keluar.

32
 Macam-macam buku agenda yaitu:

1. Buku agenda tunggal

Buku agenda tunggal digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar
sekaligus dengan nomor yang berurutan (campuran) pada tiap halaman untuk satu
halaman.

Tgl dan
Tgl No.
No. Terima/Kirim Surat M/K Dari/Kepada Perihal Lamp Ket

Tgl dan
Tgl Terima No. Diteruska Kode
No. Terima Dari Surat Perihal Lamp n Kepada Ket. Arsip

2. Buku Agenda Berpasangan

No. Nomor Tanggal Dari Dikirim Periha Lamp Ket. File

33
Surat Surat Kepada l

contoh buku agenda surat keluar

34
 BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Kegiatan prakerin sangat bermanfaat bagi para siswa-siswi khususnya

siswa- siswi SMK Negeri 1 Seluma. Dengan adanya kegiatan prakerin siswa

dituntu untuk mempunyai sikap mandiri dan mampu berinteraksi dengan orang

lain sehingga siswa-siswi diharapkan dapat memiliki keterampilan serta wawasan

yang tinggi. Selain itu prakerin merupakan kegiatan praktek di luar jam sekolah

yang berkerjasama dengan masyarakat atau instansi, sehingga siswa-siswi

mampu bergaul dan bekerjasama dengan masyarakat luar. Prakerin dapat

menunjang siswa- siswi untuk menjadi tenaga kerja menengah yang ahli dan

professional dalam bidangnya yang mampu memenuhi pasar nasional atau

bahkan internasional. Dengan begitu siswa-siswi akan mempunyai sikap yang

akan menjadi bekal dasar pemngembangan diri secara berkelanjutan dan dapat

mengamalkan apa yang telah di perolehnya, dalam kehidupan sehari- hari

35
 Adapun kesimpulan mengenai prakerin ini mengarsifkan surat masuk,yang

mempermudah pekerjaan manusia dalam mengaplikasikan atau menggunakan

sebuah surat, dengan adanya kegiatan PKL di harapkan siswa-siswi bisa

mengetahui cara mengagendakan surat masuk dan surat keluar.

B. Saran

Kami telah melaksanakan kegiatan prakerin selama kurang lebih Tiga bulan.

Kami merasakan apa yang terjadi jika seandainya kita menjadi tenaga kerja yang

pastinya bekerjasama dengan orang lain. Maka dari itu, untuk kedepannya kami

menyarankan.

1. Kegiatan prakerin lebih di perhatikan dalam arti pembimbing lebih sering

datang memonitoring para siswa-siswinya

2. Di berikan hukuman bagi peserta prakerin yang melanggar aturan tempat

magangnya masing-masing

36
 DAFTAR PUSTAKA

 https://id.wikipedia.org/wiki/Surat

 https://www.maxmanroe.com/vid/surat/pengertian-surat.html

 https://repository.dinamika.ac.id/id/eprint/885/5/BAB III.pdf

 https://snapy.co.id/artikel/jenis-jenis-buku-agenda-yang-perlu-

diketahui

 https://kejuruan.porosilmu.com/2015/02/pengurusan-surat-masuk-

dan-surat-keluar.html

37
LAMPIRAN

38