Business Process Activity-Level Risk Existing Key Control SOP/IOM Audit Program

Proses pengadaan R.1 Planning Risk; Pembelian over
budget/tidak dibudgetkan dengan baik
sehingga berdampak pada efisiensi
biaya tidak tercapai.
C.1 Calculating: BGA-SOP-MM-503.10-R0, - Dapatkan budget pembelian yang dibuat di awal
Berdasarkan anggaran tahunan dan rencana kerja, setiap unit kerja wajib menyusun kebutuhan Purchase Request of Stock Items tahun.
pemakaian material sesuai dengan: 7.6.3.a
i. Kebutuhan triwulan untuk kelompok material yang dibeli per triwulan, - Pastikan budget telah di setujui oleh BC Department.
ii. Kebutuhan bulanan untuk kelompok material yang dibeli per bulan.
- Review pencapaian cost saving/ aktual vs budget
C.2 Approving: BGA-SOP-MM-503.10-R0, pembelian, inquiry jika ada defisiensi yang signifikan.
Unit kerja mengirimkan data kebutuhan triwulan material yang telah disetujui oleh Manager, paling Purchase Request of Stock Items
lambat 5 hari kerja sebelum pengiriman PR. 7.6.3.b
C.3 Approving: BGA-SOP-MM-503.10-R0,
Verifikasi anggaran dilakukan oleh BC. Apabila PR tidak sesuai dengan anggaran, BC wajib memberitahu Purchase Request of Stock Items
user untuk merubah PR sesuai budget yang telah disetujui. PR yang tidak disetujui dikembalikan ke user 7.2.2.d.
paling lambat H+1 setelah proses verifikasi anggaran untuk ditindaklanjuti permintaan tambahan
anggaran (PTAB)

R.2 Vendor Selection Risk :
Gagal dalam mencari dan memilih
vendor sehingga berdampak tidak
terpenuhinya kualifikasi barang sesuai
yang diinginkan.
C.4 Documenting BGA-SOP - MM 502.4-R0 Vendor - Periksa Dokumen Kualifikasi Vendor Terpilih (Profile,
Pesyaratan vendor baru: Selection 7.1.1.a. Kelengkapan dokumen vendor) " Sample: Vendor
Perusahaan menetapkan persyaratan kepada vendor baru untuk menyerahkan dokumen pendukung , Pupuk dan Solar.
seperti:
1. KTP pengurus/Director atau surat kuasa dari direksi - Lakukan review performance vendor pupuk dari sisi:
2. NPWP Perusahaan/Pengurus/Director/Pribadi lama pengiriman, dan jumlah outspec dalam rentang
3. SPM PPn terahir waktu 3 thn (2013-2015).
4. Akta pendirian perusahaan, perubahannya termasuk susunan pengurus terahir dan masing-masing
berikut pengesahan Menhuk HAM RI
5. SKITU/API dan Tanda Daftar Perusahaan (TDP)
6. SIUP/Izin usaha yang masih berlaku
7. Sertifikasi
8. Company profile
9. Copy buku rekening+surat pernyataan nomor rekening bermaterai
10. Referensi pengalaman (Jika ada)
11. Surat penunjukkan distributor resmi

C.5 Monitoring: BGA-SOP-MM-503.03-R0, Supplier - Dapatkan hasil review yang dilakukan oleh
Purchasing dept wajib me-review daftar pembelian rutin minimal setiap 3 bulan sekali. Selection and Bidding 7.3.2 Purchasing Department baik yang berupa review 3
bulanan atau 6 bulanan.
C.6 Monitoring: BGA-SOP - MM 503.4-R0
Purchasing dept. Head wajib mengevaluasi kinerja supplier setiap 6 bulan sekali Evaluation of Supplier
Performance 6.1
C.7 Monitoring: BGA-SOP - MM 503.4-R0
Purchasing Dept Head memastikan kinerja supplier dengan rating kurang dari 60 poin: Evaluation of Supplier
• Menghapus supplier dari daftar Approved Supplier List/ASL (dalam ERP atau database) Performance 7.2.4
• Meng-updated Delete Supplier List/DSL (dalam ERP atau database).

C.8
C.9
R.3 Timeliness Risk: C.10 Examining:
Gagal dalam memproses permintaan
pembelian s.d PO release sesuai dengan
waktu yang ditentukan sehingga
berdampak pada terganggunya
operasional di lapangan.
Documenting: BGA-SOP - MM 503.02-R0 Pre Dapatkan form KEP atas vendor yang masuk dalam
Supplier baru yang akan melakukan hubungan bisnis dengan perusahaan, wajib mengisi form kode etik Qualification of new supplier 7.1.2 sampling.
pembelian (KEP) sesuai BGA-Form-MM-503-2-001-R0.
Supervising: BGA-SOP - MM 503.02-R0 Pre
Dy PL Group Dept Head mereview form aplikasi supplier sebagai bukti persetujuan supplier baru, paling Qualification of new supplier 7.5.1
lambat 7 hari kerja setelah tanggal penerimaan.
BGA-SOP-MM-503.10-R0, - Review rentang waktu antara PR release, DPH
Purchaser memproses PR paling lambat dalam waktu 17 hari kerja sejak diterimanya PR sampai PO Purchase Request of Stock Items Approval, s.d PO Release (time frame) "Sample 25
disetujui. 7.3.5 dan 7.5.3 dokumen TOC
R.3 Timeliness Risk:
Gagal dalam memproses permintaan
pembelian s.d PO release sesuai dengan
waktu yang ditentukan sehingga
berdampak pada terganggunya
operasional di lapangan.
- Review rentang waktu antara PR release, DPH
Approval, s.d PO Release (time frame) "Sample 25
dokumen TOC
C.11 Monitoring: BGA-SOP-MM-503.10-R0,
Purchasing Dept wajib melakukan pemeriksaan dan monitoring status data PR setiap bulannya. Purchase Request of Stock Items
7.3.8
R.4 Pricing Risk
Gagal dalam menentukan harga terbaik
berdampak pada kerugian perusahaan
dari harga beli yang lebih mahal dari
yang seharusnya
R.5 Underspec Risk
Kurangnya komunikasi dengan user
berdampak pada barang yang dipesan
tidak sesuai dengan barang yang
diminta oleh user
R.6 Fictitious Vendor Risk
Adanya vendor fiktif /dibuat-buat,
dimana vendor tersebut tidak dapat
menyediakan barang yang dibutuhkan
tapi terpilih menjadi pemenang,
berdampak pada kerugian perusahaan.
C.12 Supervising: BGA-SOP-MM-503.03-R0, Supplier - Periksa harga yang terpilih di DPH, apakah paling baik
Purchaser berkonsultasi dengan Dy. PL Group Dept Head untuk pengambilan keputusan atas penawaran Selection and Bidding 7.2.1 atau tidak
dari supplier.
- Periksa otorisasi di dokumen DPH
C.13 Examining: BGA-SOP-MM-503.03-R0, Supplier
Purchaser harus mendapatkan minimal 3 perbandingan harga, jika tidak bisa kerena komoditi sangat Selection and Bidding7.3.4 - Jika harga tidak lebih baik, inquiry atas justifikasi
khusus, wajib mengkordinasikan secara langsung kepada Purchasing Dept Head. pemilihan vendor tersebut " Sample 25 dokumen TOC
C.14 Approving: BGA-SOP - MM 502.4-R0 Vendor
Komite tender melakukan seleksi dan evaluasi beberapa vendor dengan mempertimbangkan faktor- Selection 7.5.4.c
faktor, antara lain:
- Harga yang diajukan
- Kemampuan teknis
- Reputasi vendor, baik dari pengalaman kerja sebelumnya atau informasi di luar group
- Hubungan dengan perusahaan.
C.15 Approving: BGA-SOP - MM 502.4-R0 Vendor
d. Komite Tender menandatangani DPH (Daftar Perbandingan Harga) pada kolom diperiksa oleh Selection 7.5.5
e. Eng Dept/BCN Dept/Pur Dept menyerahkan DPH kepada yang berwenang untuk persetujan akhir
sesuai otorisasi yang berlaku.
C.16 Monitoring: BGA-SOP-MM-503.03-R0, Supplier 1. Pilih sample PO, dan periksa kelengkapan
- Purchasing Dept akan mengembalikan PR/SR yang spesifikasinya masih belum lengkap kepada user Selection and Bidding 6.3 - 6.4 dokumennya (PR, Vendor Qoatation, Email, DPH)
dalam waktu 3 hari kerja setelah diterima.
- User wajib memperbaiki data PR/SR paling lambat 3 hari kerja setelah dikembalikan dari purchasing 2. Periksa otorisasi di setiap dokumen, PR, DPH, PO.
dept dan apabila PR/SR tesebut belum diperbaiki, Purchaser akan menginformasikan kepada dept terkait
untuk mendelete PR/SR tersebut. 3. Periksa kesesuaian antara spesifikasi dan quantity
PR, DPH dan PO " Sample TOC 25.
C.17 Monitoring: BGA-SOP-MM-503.12-R0, Change
- Apabila spesifikasi pada item text akan dilakukan perubahan, setiap perubahan data PR wajib in Specification of PR 7.1.3 s.d
dikomunikasina secara tertulis atau melalaui email/fax. 7.1.5
- Perubahan spesifikasi wajib ditindaklanjuti dengan merevisi data PR dalam sistem dan meminta
persetujuan kembali kepada yang berwenang
'- Apabila perubahan terjadi pada spesifikasi yang merupakan bagian dari material code, user wajib
melakukan penggantian PR"
C.18 Monitoring: BGA-SOP-MM-503.10-R0,
Purchaser bertanggung jawab untuk menginformasikan status data PR kepada user secara periodik Purchase Request of Stock Items
7.3.10
C.19 Monitoring: BGA-SOP-MM-503.03-R0, Supplier Dapatkan dokumen pendukung atas Review
Purchasing dept wajib me-review daftar pembelian rutin minimal setiap 3 bulan sekali. Selection and Bidding 7.3.2 pembelian rutin 3 bulanan  sample 4 dokumen
C.20 Monitoring: BGA-SOP - MM 503.4-R0 Dapatkan hasil evaluasi yang dilakukan - sample 2.
Purchasing dept. Head wajib mengevaluasi kinerja supplier setiap 6 bulan sekali Evaluation of Supplier
Performance 6.1
C.21 Approving: BGA-SOP - MM 502.4-R0 Vendor Dapatkan BA penunjukkan pemenang tender  Sample
Penetapan kandidat pemenang tender dengan membuat Berita Acara ditandatangani oleh Komite Tender Selection 7.5.4.e dan f 25 dokumen TOC
dan Team Pengawas.
Eng Dept/BCN Dept Head/Pur Dept memproses pengiriman surat pemberitahuan kepada kandidat
pemenang tender. "
 R.7 Fictitious Purchase Request.
Adanya permintaan pembelian fiktif
atau PO fiktif (PO tanpa PR) berdampak
pada kerugian perusahaan.
Penerimaan R.8 Timeliness Risk
Keterlambatan pengiriman barang oleh
Vendor berdampak pada terganggunya
operasional di lapangan.
R.9 Underspesification Risk
Ketidaksesuaian antara barang yang
dipesan dengan barang yang diterima.
R.10 Damage Risk C.27
Kurangnya kehati-hatian dan
pengawasan saat penerimaan barang
berdampak pada kerusakan barang saat
diterima.
R.11 Reporting Risk
Ketidakakuratan Laporan status
pengiriman (GRN) berdampak pada
keterlambatan barang yang diterima
dari jadwal yang seharusnya.
R.12 Administration Risk
Tidak ditemukan bukti pendukung
penerimaan barang berdampak pada
tidak tercatatnya hutang perusahaan.
C.22 Documenting: BGA-SOP-MM-503.03-R0, Supplier Pilih sample PO, dan periksa kelengkapan dokumennya
Purchasing Dept hanya dapat melakukan seleksi supplier dan bidding jika telah ada PR (Purchase Selection and Bidding 6.1.3 dan (PR, Vendor Qoatation, Email, DPH)
Request) / SR (Service Request) untuk selanjutnya diproses DPH (Daftar Perabandingan Harga) untuk 6.2.2. 2. Periksa otorisasi di setiap dokumen, PR, DPH, PO.
menerbitkan PO. 3. Periksa kesesuaian antara spesifikasi dan quantity
PR, DPH dan PO " Sample TOC 25.
C.23 Monitoring: BGA-SOP-FA-206.1-R0 Account Dapatkan laporan penerimaan barang/status GRN dari
Accounting Dept. mengirimkan laporan GRN Outstanding kepada bagian pembelian setiap bulan Payable 7.2.1 purchasing Dept.
C.24 Examining: BGA-SOP-FA-206.1-R0 Account
Bagian pembelian memeriksa laporan GRN dan GRN yang masih outstanding > 1 bln Payable 7.2.2.
C.25 Examining: BGA-SOP-FA-206.1-R0 Account
Jika barang belum diterima, bagian pembelian melakukan penyelidikan lebih lanjut dalam waktu paling Payable 7.2.4
lambat 7 hari kerja
C.26 Matching: BGA-SOP-MM-503.24-R0, • Berdssarkan sample di siklus pengadaan, periksa
Petugas penerimaan material wajib melakukan pemeriksaan dokumen material sbb: Receiving For Non Bulk dokumen BAPB/GRN/DO/SJ , review kelengkapan
- Pengiriman harus dilengkapi dengan DO/Surat Pengantar Barang/SJ Material7.1.2 dan 7.1.4 otorisasi di dokumen tersebut.
- DO/SPB/SJ harus sesuai dengaan PO • Periksa kesesuaian quantity, dan spesifikasi barang
- Part No. Spesififkasi dan kuantiti di DO/SPB/SJ harus sesuai dengan PO yang diterima dengan PO.
• Periksa cut off issue antara tanggal barang diterima
Apabila terdapat ketidaksesuaian, petugas penerimaan wajib melakukan: di Dokumen BAPB dengan tanggal posting GRN di
- Mencantumkan spesifikasi detail yang tidak sesuai sistem. " Sample TOC 25
- Melengkapi dokumen penerimaan dengan Non-Conformance Form sesuai BGA-Form-MM-503.6-001-
R0, dan mengisi form pengembalian material kepada supplier
- memberitahukan kepada logistic Dept dan Purchasing Dept untuk melakukan tindak lanjut kepada
supplier."
Approving: BGA-SOP - MM 501.2-R0 stock • Berdssarkan sample di siklus pengadaan, periksa
Setiap penerimaan persediaan wajib dibuatkan berita acara penerimaan barang (BAPB) sesuai BGA-Form- receipt 7.3.3 dokumen BAPB/GRN/DO/SJ , review kelengkapan
MM-501.2-008-R0 dan ditandatangani oleh kepala gudang, pihak yang memeriksa dan KTU/Mgr. otorisasi di dokumen tersebut.
• Periksa kesesuaian quantity, dan spesifikasi barang
Untuk unit kerja yang telah menggunakan sistem SAP, langsung memasukkan data penerimaan ke sistem yang diterima dengan PO.
(GR-IR)." • Periksa cut off issue antara tanggal barang diterima
di Dokumen BAPB dengan tanggal posting GRN di
sistem.
C.28 Monitoring: BGA-SOP-FA-206.1-R0 Account Dapatkan laporan penerimaan barang/status GRN dari
Accounting Dept. mengirimkan laporan GRN Outstanding kepada bagian pembelian setiap bulan Payable 7.2.1 purchasing Dept.
C.29 Approving: BGA-SOP - MM 501.2-R0 stock • Berdssarkan sample di siklus pengadaan, periksa
Setiap penerimaan persediaan wajib dibuatkan berita acara penerimaan barang (BAPB) sesuai BGA-Form- receipt 7.3.3 dokumen BAPB/GRN/DO/SJ , review kelengkapan
MM-501.2-008-R0 dan ditandatangani oleh kepala gudang, pihak yang memeriksa dan KTU/Mgr. otorisasi di dokumen tersebut.
• Periksa kesesuaian quantity, dan spesifikasi barang
Untuk unit kerja yang telah menggunakan sistem SAP, langsung memasukkan data penerimaan ke sistem yang diterima dengan PO.
(GR-IR)." • Periksa cut off issue antara tanggal barang diterima
di Dokumen BAPB dengan tanggal posting GRN di
sistem.
 R.13 Asset Safeguard Risk
Barang dicuri / hilang saat proses
penerimaan barang.
R.14 Data Manipulation Risk
Manipulasi atas data quantity terima
yang tidak aktual berdampak pada
kerugian perusahaan.
Pengelolaan R.15 Safety Risk
Gudang yang tidak standard
menyebabkan barang rusak dan hilang
R.16 Management Inventory Risk
Penggunaan inventory yang tidak
maksimal menyebabkan
deadstock/slow moving
R.17 Reporting Risk
Laporan Stock tidak mencerminkan
aktual kuantitas
R.18 Regulation Risk
- Gudang tidak punya izin untuk
menyimpan BBM (PP No.36 tahun 2004
Psl 18, 37)
- Gudang tidak layak dari segi
keamanan dan kebersihan (Safety and
security)/ RSPO
C.30 Monitoring: BGA-SOP - MM 501.2-R0 stock Sampling dan periksa dokumen timbang apakah sesuai
Setiap penerimaan Pupuk, Solar, dan Beras wajib melalui jembatan timbang Perusahaan atau timbangan receipt 7.3.1 dengan DO/SJ
alternatif Group Perusahaan terdekat.
C.31 Restricting: BGA-SOP - MM 501.2-R0 Stock Berdasarkan sampling di atas review jam penerimaan
Waktu penerimaan persediaan di gudang adalah selama jam kerja normal yang berlaku di lokasi kerja. Receipt 7.1.1 apakah ada yang melebihi dari jam yang telah
- Jam kerja normal penerimaan persediaan adalah dari jam 07:00 s.d jam 16:00 waktu setempat. ditentukan.
- khusus penerimaan solar dan pupuk dibatasi sampai jam 17:00 waktu setempat.
- Persediaan yang datang sebelum jam 16:00 atau jam 17:00 (khusus untuk solar dan pupuk), tetap
diterima walaupun waktu pembongkaran persediaan melewati jam tersebut.
- Batas waktu pembongkaran persediaan di gudang paling lambat jam 21:00, apabila belum selesai, maka
pembongkaran persediaan dilanjutkan keesokan harinya.
C.32 Monitoring: BGA-SOP - MM 501.2-R0 stock Sampling dan periksa dokumen timbang apakah sesuai
Setiap penerimaan Pupuk, Solar, dan Beras wajib melalui jembatan timbang Perusahaan atau timbangan receipt 7.3.1 dengan DO/SJ.
alternatif Group Perusahaan terdekat.
C.33 Approving: BGA-SOP - MM 501.2-R0 stock • Berdasarkan sample di siklus pengadaan, periksa
Setiap penerimaan persediaan wajib dibuatkan berita acara penerimaan barang (BAPB) sesuai BGA-Form- receipt 7.3.3 dokumen BAPB/GRN/DO/SJ , review kelengkapan
MM-501.2-008-R0 dan ditandatangani oleh kepala gudang, pihak yang memeriksa dan KTU/Mgr. otorisasi di dokumen tersebut.
• Periksa kesesuaian quantity, dan spesifikasi barang
Untuk unit kerja yang telah menggunakan sistem SAP, langsung memasukkan data penerimaan ke sistem yang diterima dengan PO.
(GR-IR)." • Periksa cut off issue antara tanggal barang diterima
di Dokumen BAPB dengan tanggal posting GRN di
sistem.
C.34 Supervising: BGA-SOP-MM 501.03-R0 Stock Lakukan observasi atas kondisi gudang mengacu pada
Persyaratan gudang mengacu pada SOP ini poin 7.2. detail di SOP Storage 7.2 SOP terkait.
C.35 Calculating: BGA-SOP-MM-503.21-R0, - Dapatkan perhitungan maksimum dan minimum
Manager unit wajib menentukan minimum dan maksimum stock level, untuk mengantisipasi terjadinya Material Requirement Planning stock yang dibuat oleh kepala gudang setiap bulannya.
resiko kuangan dalam perusahaan "6.6,
7.2.1" - Inquiry ke Kepala Gudang apakah setiap barang yang
di order sudah dipertimbangkan atas material planning
tersebut.
C.36 Approving: BGA-SOP - MM 501.7-R0 Stock Periksa kesesuaian antara total barang masuk di data
Setiap proses perhitungan fisik persediaan wajib dibuktikan dengan berita Acara diketahui oleh Physical Count 6.5.2 dan 7.1.3.c. dengan aktual. (Saldow Awal + Penerimaan –
KTU/Manager dan Area Controller. Pengeluaran = Saldo Akhir) .
Penerimaan = Saldo Awasl+ Pengeluaran – Saldo akhir
C.37 Documenting & Matching: BGA-SOP - MM 501.7-R0 Stock
Kasie dan petugas gudang menandatangani setiap lembar Berita Acara perhitungan fisik persediaan Physical Count 7.1.3. b dan 7.2.3.b
sebagai bukti hasil perhitungan dalam BA tersebut seperti:
i. Berita acara perhitungan fisik persediaan
ii. Rekonsiliasi perhitungan fisik persediaan
iii. Laporan perhitungan fisik persediaan
iv. Rekap perhitungan fisik persediaan per jenis persediaan.
C.38 Supervising: BGA-SOP-MM 501.03-R0 Stock Lakukan observasi atas kondisi gudang mengacu pada
Persyaratan gudang mengacu pada SOP ini poin 7.2. detail di SOP Storage 7.2 SOP terkait.
Pembayaran R.19 Timeliness Risk C.39 Examining & Matching:
Keterlambatan pembayaran berdampak
pada potensi denda
R.20 Financial Risk
Pembayaran atas barang yang belum
datang berdampak pada negatif cash
flow
R.21 Payment Risk
Jumlah yang dibayarkan tidak sesuai
dengan invoice yang diterima
R.22 Liquidity Risk C.43 Monitoring:
Hutang vendor belum dibayarkan lebih
dari normal waktu yang telah
ditentukan berdampak pada liquidity
risk perusahaan menjadi buruk.
R.23 Reliability Report Risk
Laporan hutang vendor (Aging Schedule
AP) tidak akurat
R.24 Duplicate Payment Risk
Terjadi double pembayaran/duplicate
invoice
R.25 Recording Risk
Salah alokasi pembebanan biaya
pembelian.
R.26 Timeliness Risk
Invoice diterima tidak segera diinput
berdampak pada understated AP
R.27 Regulation Risk
PPN/PPH atas pembelian tidak dibayar.
(UU No.42 2009: PPN dan PPNBM. UU
36 th 2008: PPh) berdampak pada
dikenakannya sanksi/ tidak dapat
dijadikan kredit pajak.
BGA-SOP-FA-206.1-R0 Account • Berdasarkan sample PO di siklus
Seksi AP memeriksa dokumen pembayaran dalam waktu 3 hari kerja setelah menerima tagihan Payable 7.3.2.f pengadaan,dapatkan supporting document berupa
voucher pembayaran, invoice, dan BAPB/GRN (bagian
Finance).
C.40 Matching: BGA-SOP-FA-206.1-R0 Account
Seksi AP dalam melakukan pemeriksaan dokumen pembayaran, seksi AP memastikan hal berikut: Payable 7.3.2.g • Periksa otorisasi, dan lakukan 3 ways matching.
i. kelengkapan dokumen asli sesuai checklist dokumen pendukung pembayaran, form BGA-FA-206.1-001-
R0. • Periksa apakah ada cut off issue antara tanggal
ii. Kebanaran quantity dengan harga (3 ways matching)." barang diterima (BAPB) dengan diakuinya hutang di
GL.
C.41 Matching: BGA-SOP-FA-206.1-R0 Account
Seksi AP dalam melakukan pemeriksaan dokumen pembayaran, seksi AP memastikan hal berikut: Payable 7.3.2.g • Periksa apakah ada keterlambatan pembayaran dari
i. kelengkapan dokumen asli sesuai checklist dokumen pendukung pembayaran, form BGA-FA-206.1-001- waktu yang telah ditentukan di Invoice (TOP).
R0.
ii. Kebanaran quantity dengan harga (3 ways matching)."
C.42 Restricting: BGA-SOP - MM 502.4-R0 Vendor
Pembayaran TIDAK dapat dilakukan kepada vendor yang tidak sesuai dengan PO/SPK/Addendum SPK Selection 7.1.2.a.iv. Dan 7.1.3.a
yang telah disetujui
BGA-SOP-FA-206.1-R0 Account Inquiry apakah selalu dilakukan pemeriksaan,
Minimal 1 kali sebulan, seorang independent dari tugas pengawasan hutang dagang wajib melakukan Payable 7.7.1 dapatkan dokumen pendukungnya. - sample 1
pemeriksaan hutang dagang seperti: Finance sec. head, finance dept.head, accounting dept. head atau
IAD
C.44 Monitoring: BGA-SOP-FA-206.1-R0 Account • Dapatkan Aging Schedule AP pihak ketiga untuk
Minimal 1 kali sebulan, seorang independent dari tugas pengawasan hutang dagang wajib melakukan Payable 7.7.1 tahun 2015 smua PT di BGA group
pemeriksaan hutang dagang seperti: Finance sec. head, finance dept.head, accounting dept. head atau • Periksa apakah terdapat AP yang umurnya melebihi
IAD normalnya (contoh 60-90 Hari/> 90 hari).
• Inquiry penyebabnya lamanya waktu dibayarkannya
hutang vendor tsb.
C.45 Approving: BGA-SOP-FA-206.1-R0 Account • Berdasarkan sample PO di siklus
Seksi AP mengajukan voucher lengkap dengan dokumen pendukung kepada section head untuk Payable 7.5.4 ----> 7.5.12 pengadaan,dapatkan supporting document berupa
pemeriksaan--> setealh diverifikasi dan ditandatangani diberikan ke Finance Dept.Hea--->setelah voucher pembayaran, invoice, dan BAPB/GRN (bagian
diverifikasi dan ditandatangani dikembalikan ke AP. --> section AP memberikan ke Kasir--> kasir Finance).
memproses pembayaran, "Hutang dagang hanya dapat dibayar apabila telah jatuh tempo"
• Periksa otorisasi, dan lakukan 3 ways matching.
• Periksa apakah ada cut off issue antara tanggal
barang diterima (BAPB) dengan diakuinya hutang di
GL.
• Periksa apakah ada keterlambatan pembayaran dari
waktu yang telah ditentukan di Invoice (TOP).
C.46 Matching: BGA-SOP-FA-206.1-R0 Account
Seksi AP memferifikasi data dokumen pembayaran yang diinput ke sistem sesuai jenis pembayarannya. Payable 7.5.2
C.47 Examining: BGA-SOP-FA-206.1-R0 Account
Seksi AP memeriksa dokumen pembayaran dalam waktu 3 hari kerja setelah menerima tagihan. Payable 7.3.2.f
C.48 Approving: BGA-SOP-FA-206.1-R0 Account
Kasir menyerahkan dokumen pembayaran yang telah distempel PAID kepada Accounting Dept utk Payable 7.5.14
posting data di sistem.
C.49 Approving: BGA-SOP-FA-206.1-R0 Account Berdasarkan sample TOC, perhatikan jumlah PPN yang
Seksi AP mengajukan voucher lengkap dengan dokumen pendukung kepada section head untuk Payable 7.5.4 ----> 7.5.12 ada di invoice dengan jumlah yang dibayarkan oleh
pemeriksaan--> setealh diverifikasi dan ditandatangani diberikan ke Finance Dept.Hea--->setelah perusahaan.
diverifikasi dan ditandatangani dikembalikan ke AP. --> section AP memberikan ke Kasir--> kasir
memproses pembayaran, "Hutang dagang hanya dapat dibayar apabila telah jatuh tempo"
R.28 Authority Risk
Pembayaran ke rekening yang tidak
sesuai dengan tagihan aslinya (i.e
Invoice fiktif)
R.29 Authority Risk
Penyalahgunaan cek/giro perusahaan
C.50 Approving: BGA-SOP-FA-206.1-R0 Account Berdasarkan sample TOC, periksa kesesuain antara no.
Seksi AP mengajukan voucher lengkap dengan dokumen pendukung kepada section head untuk Payable 7.5.4 ----> 7.5.12 rekening di invoice vendor dengan no. rekening yang
pemeriksaan--> setealh diverifikasi dan ditandatangani diberikan ke Finance Dept.Hea--->setelah ditransfer oleh kasier.
diverifikasi dan ditandatangani dikembalikan ke AP. --> section AP memberikan ke Kasir--> kasir
memproses pembayaran, "Hutang dagang hanya dapat dibayar apabila telah jatuh tempo"
C.51 Approving: BGA-SOP-FA-206.1-R0 Account
Kasir menyerahkan dokumen pembayaran yang telah distempel PAID kepada Accounting Dept utk Payable 7.5.14
posting data di sistem.
C.52 Approving: BGA-SOP-FA-206.1-R0 Account
Kasir menyerahkan dokumen pembayaran yang telah distempel PAID kepada Accounting Dept utk Payable 7.5.14
posting data di sistem.