Kesimpulan Hasil Audit

Proses Pengadaan Barang & Jasa

PT BSP (kisaran) dan PT BPP
 Tujuan Audit
Dapat memberikan nilai tambah kepada Perusahaan
dengan memberikan saran perbaikan mengenai
proses pengadaan barang dan jasa PT Bakrie
Sumatera Plantations Tbk, agar proses pengadaan
barang dan jasa dikelola dengan praktik yang baik
dan benar sehingga bisnis proses ini dijalankan
dengan efektif dan efisien untuk mencapai tujuan
Perusahaan yang optimal.
Pengadaan PT BSP
 Proses Pengadaan Barang PT BSP

Rencana Requ
Purchase
est
Order Quot
Penerimaa
ation
.
Terima
n Barang tagihan/invoice

Pembayara
n
 Kondisi Proses Rencana

Proses ini merupakan alat bantu manajemen dalam menjalankan fungsi perencanaan, koordinasi, pengawasan, dan juga
sebagai pedoman kerja dalam menjalan operasional untuk mencapai tujuan Perusahaan Yang ditetapkan.
Perencanaan juga bertujuan untuk memastikan bahwa Manajemen memiliki informasi yang handal untuk mencapai tujuan
financialnya dan untuk menganalisis serta mengawasi varian antara rencana dan hasil

Kondisi :
• Dalam penyusunan anggaran unit kerja sudah melakukan rencana kebutuhan atas barang maupun jasa
• Rencana dan anggaran atas pengadaan barang & jasa ini belum menjadi alat kontrol yang baik, banyak
pelaksanaannya tidak sesuai dengan rencana yang ditentukan. Karena proses monitoring budget tidak berjalan.
• Ada kebijakan dan prosedur yang mengatur proses pembuatan budget sampai monitoring (SOP Finance &
Akunting). Namun SOP ini :
 Baru mengatur bagaiman melakukan proses penyusunan anggaran secara umum. Namun kebijakan ini
belum secara spesifik mengatur proses rencana dan monitoring pengadaan barang dan jasa.
 SOP ini tidak pernah dilakukan evaluasi berkelanjutan karena kondisi yang ada sudah tidak sesuai dengan
kondisi sekarang.
 Kebijakan dan prosedur banyak yang tidak dipatuhi
 Sosialisasi yang belum optimal

• Di sistem e-PMS sudah disediakan modul rencana dan anggaran yang terintegrasi dengan bisnis proses
pengadaan barang dan jasa, namun proses ini tidak dijalankan oleh PT BSP dan anak perusahaan.
 Kondisi Proses Request

Proses ini merupakan proses pengajuan permintaan barang yang dilakukan oleh pengguna/user
kepada bagian gudang, jika barang yang dibutuhkan tidak tersedia maka bagian digudang akan
melakukan permintaan pembelian (purchase request) ke bagian pembelian.

Kondisi :
 Pengawasan sudah cukup memadai karena proses melibatkan user, pemeriksa dan
ada yang menyetujui
 Namun pemeriksaan yang dilakukan belum memeriksa kesesuai dengan
rencana/budget. Sehingga banyak permintaan yang berstatuskan urgent.
 Ada perbedaan pihak-pihak yang terlibat dalam proses ini antara unit yang satu
dengan yang lainnya.
 Barang yang tidak tersedia/stock tidak mencukupi akan dilakukan permintaan
pembelian (purchase request) dari bagian gudang/warehouse ke bagian
procurement
 Di SOP FA sudah diatur didalam modul pengeluaran persedian namun SOP ini
belum pernah dilakukan evaluasi baik kebijakannya maupun prosedur, karena
banyak kondisi yang sudah tidak sesuai dengan kebijakn dan prosedur yang ada.
 Kondisi Proses Quotation

Proses ini merupakan proses dimulai dilakukannya pengadaan, proses ini tidak terlepas
dilakukannya seleksi dan evaluasi vendor/suplier, membuka penawaran pembelian dan sampai
keputusan ditentukan vendor/supplier pemenang (final quatation)
Kondisi :
– Dilakukan seleksi atau evaluasi vendor
– Sudah dilakukannya undangan penawaran (quatation)
– Banyak vendor/supplier tidak mau memenuhi undangan penawaran pembelian
(quatation)
– Ada kebijakan dan prosedur mengenai proses penawaran namun kebijakan ini
belum jelas mengatur kewenangan yang dilakukan oleh procurement corporate
atau procurement unit usaha.
– Adanya benturan kebijakan gradasi persetujuan unit & corporate
– Sistem e-PMS sudah menyediakan modul proses quatation namun proses
quatation yang dilakukan secara manual.
– Prosedur yang ada : Prosedur seleksi, Prosedur evaluasi, prosedur tender
 Kondisi Proses Purchase Order

Proses dikeluarkanya surat resmi dari Pejabat Perusahaan untuk melakukan

pembelian dengan rincian spekasi, harga, unit, syarat pengiriman dan syarat
pembayaran dinyatakan PO.
Kondisi :
– Belum jelas kebijakan tentang siapa yang harus menanda
tangani PO
– Belum diaturnya bagaimana sistematika penomoran PO sebagai
alat kontrol yang terintegrasi sampai ke pembayaran.
– Ada PO yang dibuat secara sistem dan ada juga dibuat secara
manual.
– Ada prosedur pembuatan PO namun prosedur hanya mengatur
teknis pembuatan PO belum mengatur sistematika mengalirnya
PO.
 Kondisi Proses Penerimaan Barang

Proses diterimanya barang yang dibeli sesuai

dengan spesifikasi dan jumlah unit yang dipesan,
dilakukan pengecekan, dicatat, disimpan dan
didistribusikan dengan baik dan benar.
Kondisi :
– Barang yang dibeli diterima oleh bagian
gudang/warehouse
– Ada prosedur dan WI mengenai
penerimaan barang
Kebijakan dan Prosedur terkait Pengadaan
barang dan Jasa
• SOP Procurement di corporate dan anak usaha
(Prosedur seleksi vendor, Pembuatan tender,
pembuatan PO, Evaluasi)
• SOP Finance (anggaran, pengolaan persedian,
Pengelolaan aktiva, Pengelolaan Hutang, dan
Pembayaran)
• Modul e-PMS (Purchase, Kontrak, Account
Payable, Cash & Bank)
 Kondisi Pengadaan Barang & Jasa yang
harus di perbaiki
• Belum ada kebijakan umum Proses Pengadaan Barang dan Jasa yang mengatur bagaiman proses
pengadaan barang dan jasa dijalankan
• Belum jelasnya kewenangan/kewajiban pihak-pihak yang terlibat dari proses pengadaan barang dan jasa
• Belum jelasnya kebijakan sentralisasi/desentralisasi
• Belum ada kebijakan prosedur yang terintegrasi mulai dari perencanaan, permintaan, proses pengadaan,
proses penerimaan, dan pembayaran.
• Perbedaan proses pengadaan barang dan jasa antar unit usaha
• Antara praktek dan SOP yang diterapkan tidak sesuai (tidak patuh)
• Kebijakan & prosedur yang ada di SOP Procurement, SOP FA, Modul di e_PMS tidak link.
• Proses di e-PMS tidak dijalankan semuanya
• Pencatatat hutang supplier tidak akurat
• Pembayaran hutang tidak terencana (ada yang berdasarkan kedekatan, tidak urut berdasarkan PO atau
invoice yang jatuh tempo, pembayaran sebagian/dicicil)
• Penomoran PO ada yang tidak sistematik
• Ada PO Manual & ada PO by sistem
• Perencanaan dan aktual terjadi simpangan yang jauh
• Banyak hutang supplier yang melewati jatuh tempo
• Belum adanya sistem pembayaran
 Akibat
• Tidak ada acuan standar proses pengadaan barang dan jasa
• Tidak jelas aturan dan kebijakan yang diterapkan
• Pengeloaan hutang supplier tidak tepat dan akurat
• Pencatatan hutang supplier, fixed asset, persediaan tau
biaya yang tidak benar akurat
• Hilang kepercayaan dari supplier
• Adanya kecurangan
• Terjadinya double pembayaran
• Barang/ jasa yang diminta tidak OTOBOS
• Operasional terganggu