 Manajemen

PERSEDIAAN

Dra. Aziza Nuraini Apt. MM.

1. Memahami konsep-konsep manajemen pesediaan
sebagai dasar dalam mengelola barang farmasi
secara efisien dan efektif

2. Meningkatkan efisiensi penggunaan dana dalam

kaitannya dengan tingkat persediaan minimal yang
sesuai dengan kebutuhan operasional

3. Melakukan perencanaan kebutuhan bahan sesuai

dengan tingkat kebutuhan produksi dan permintaan
pemakai barang farmasi

4. Peranan farmasi dalam meningkatkan mutu pelayanan

rumah sakit
1. Menghilangkan resiko keterlambatan pengiriman bahan baku
atau barang farmasi yang dibutuhkan rumah sakit

2. Menghilangkan resiko jika barang yang dipesan tidak baik

sehingga harus dikembalikan

3. Menghilangkan resiko terhadap kenaikan harga barang atau

inflasi

4. Untuk menyiapkan bahan baku / obat yang dihasilkan secara

musiman sehingga rumah sakit tidak akan kesulitan bila bahan
tersebut tidak tersedia di pasaran

5. Mendapatkan keuntungan dari pembelian berdasarkan

potongan kuantitas (quantity discounts)

6. Memberikan pelayanan kepada pasien dengan tersedianya

barang yang diperlukan
 Fluctuation stock : tidak diperkirakan,
kesalahan perkiraan,
pengiriman barang
 Anticipation stock : permintaan yang dapat
diramalkan, misalnya :
demam berdarah
 Lot size inventory : potongan quantitas
 Pipe line inventory : sedang dalam proses
kirim
 Biaya dari pembelian dari suatu item
BIAYA ITEM
persediaan
Biaya item = harga per unit x jumlah unit

Biaya yang terjadi akibat adanya

pemesanan ( biaya pengetikan, telex,
BIAYA
PEMESANAN transportasi, dll )
Jika item diproduksi sendiri disebut biaya
set up
 Biaya yang timbul akibat penyimpanan suatu item
dalam suatu periode tertentu
BIAYA Biaya ini terdiri dari 3 komponen :
PENYIMPANAN - cost of capital : jika item disimpan di gudang,
biaya bunga, lost opportunitis
- cost of storage : asuransi, pajak, sewa, gedung /
fasilitas fisik gedung
- cost of obsolescence : biaya kerusakan,
kekurangan / ketinggalan mode, obat hilang

Biaya yang timbul akibat dari

BIAYA STOCKOUT kekurangan persediaan, tidak dapat
memenuhi permintaan pelanggan
 2 DS
EOQ 
H

EOQ = ECONOMIC ORDER

D
F  QUANTITY
Q D = ANNUAL DEMAND
H = HOLDING COST X UNIT
COST
S = COST OF ORDERING
365 F = FREQUENCY
T  Q = QUANTITY
F T = TIME
 SS = Safety stock
SS  K L  = Deviasi standard
K = Safety factor
L = Lead time
ROP = Reorder point

ROP = SS + STOCK SELAMA LEAD TIME

1. Permintan diasumsikan konstan
pada kenyataannya permintaan berubah - ubah 
dimodifikasi dengan Safety Stock

2. Unit cost diasumsikan konstan

pada kenyataannya ada discount untuk pembelian
besar  dimodifikasi dengan EOQ dan Quantity
Discount

2 DS 2 DS
EOQ1  EOQ 2 
H .C1 H .C 2
3. Waktu tunggu konstan
pada kenyataannya datang terlambat
sebagian - sebagian  dimodifikasi dengan
Safety Stock

4. Pengaruh inflasi :
- unit cost naik
- biaya pemesanan, penyimpanan naik
DALAM MENGELOLA PERSEDIAAN PERLU ADANYA
ANALISA DATA DI MASA LALU

Misalnya data sales / minggu untuk 2 buah produk

A : 200, 100, 350, 250, 100
Rata - rata : 200
B : 200, 175, 225, 200, 200
Rata - rata : 200
A & B Harga rata-rata sama tapi variasi berbeda
Variasi A besar, antara 100 s/d 350
Variasi B kecil, antara 175 s/d 225
Untuk mengukur variasi dibutuhkan dipakai Deviasi
Standard (  ) yaitu ukuran dari besarnya variasi
Jika ada n buah data x1, x2, ……., xn dengan
harga rata-rata x
maka harga deviasi standard :

 ( xi  x) 2

 i 1
n 1
ANALISA ABC
Disebut Analisa PARETO :
untuk menetapkan prioritas pengawasan

 Kelas A : pengawasan ketat

 Kelas B : pengawasan sedang

 Kelas C : pengawasan ringan

KLASIFIKASI ABC

Barang-barang

Kelas A Kelas B Kelas C

Nilai pemakaian Nilai pemakaian Nilai pemakaian

tahunan tinggi tahunan sedang tahunan rendah
(mis : 80%) (mis : 15%) (mis : 5%)

PENGAWASAN PENGAWASAN PENGAWASAN

KETAT SEDANG RINGAN

Nilai Pemakain Tahunan : Pemakaian / tahun x harga/unit

No. Item Nilai Pemakaian % Nilai Total Kelas
Tahunan ( Juta Rp )
1201 120,00 47,24 A
3099 80,50 31,69 A
1280 25,20 9,92 B
7755 10,70 4,21 B
1356 5,30 2,09 B
2398 4,40 1,73 C
5660 3,10 1,22 C
2207 2,00 0,79 C
1267 1,60 0,63 C
4498 1,20 0,48 C
10 item 254,00 100
ANALISA VEN

 VITAL ( life saving )

 ESENSIAL ( banyak digunakan )

 NON ESENSIAL
 Nilai pemakaian tahunan =
 volume pemakaian x harga satuan

A B C

V VA VB VC

E EA EB EC

N NA NB NC
 Kontrol pembelian dan persedian obat merupakan tahap
khusus dan penting dari Farmasi Rumah Sakit yang sukses

Tugas Apoteker dalam melakukan pembelian :

1. Menyiapkan daftar nama, alamat dan no. telepon dari
industri farmasi, distributor, representative
2. Menyiapkan spesifikasi detail dari obat, bahan kimia, dll
3. Menyiapkan formulir perencanaan
4. Menyiapkan memo penerimaan obat bila telah diterima
5. Menyiapkan memo retur obat obat, bila diperlukan

Perlu adanya Manajemen Pesediaan yang profesional

selesai
 KEGIATAN PENGELOLAAN & PENGGUNAAN OBAT
SECARA RASIONAL
 
Pemantauan keamanan
 
Pemilihan (jenis)

 
Pemantauan efektivitas 
Perencanaan
  (jenis, jumlah)

Pemantauan   Pengadaan
 (jenis,jumlah,harga)
rasionalitas 

Pemberian
 
(Dispensing)  Penyimpanan
 
Penulisan resep
(Prescribing) 

Penyaluran &
informasi
 Dokter
 Apoteker
 Paramedis