Farhanul Hakim - 182220004 - 2LA - Tugas Praktikum Modul 2
Farhanul Hakim - 182220004 - 2LA - Tugas Praktikum Modul 2
“RECEIVING”
Untuk Memenuhi Tugas Praktikum Mata Praktikum Manajemen Pergudangan
Disusun Oleh :
(2LA)
LABORATORIUM PERGUDANGAN
BANDUNG
2024
BAB I
PENDAHULUAN
Dalam operasi gudang, proses "receiving" memainkan peran penting sebagai tahap
awal dalam rantai pasokan. Latar belakang "receiving" dalam konteks gudang melibatkan
sejumlah langkah kritis yang harus dilaksanakan dengan cermat. Pertama-tama, gudang harus
siap menerima kiriman barang dari berbagai pemasok atau vendor. Ini melibatkan persiapan
ruang penyimpanan, peralatan penanganan material, dan personel yang terlatih. Selanjutnya,
tim "receiving" bertanggung jawab untuk memverifikasi kebenaran pesanan dan kualitas
barang yang diterima. Ini mencakup pemeriksaan fisik, pengukuran, dan pencocokan dengan
dokumen pengiriman seperti faktur atau pesanan pembelian. Kemudian, informasi tentang
barang yang diterima perlu dicatat dengan akurat dalam sistem inventaris gudang untuk
memastikan visibilitas yang tepat atas stok. Proses "receiving" yang efisien memungkinkan
perusahaan untuk memastikan ketersediaan barang yang tepat waktu, meminimalkan kesalahan
pengiriman, dan mendukung pengelolaan inventaris yang efektif. Selain itu, pengelolaan risiko
seperti pengendalian kualitas dan kepatuhan terhadap regulasi juga menjadi bagian penting dari
latar belakang "receiving" dalam operasi gudang.
1.3 Tujuan
a. Mengurangi kesalahan dalam penerimaan barang.
b. Mengurangi risiko kerugian karena barang cacat atau tidak layak.
c. Mengoptimalkan penggunaan ruang di area receiving.
d. Memberikan panduan yang jelas kepada staf gudang tentang langkah-langkah yang
harus diikuti dalam proses penerimaan barang.
BAB II
STUDI PUSTAKA
Dalam proses penerimaan barang, beberapa hal penting yang harus diperhatikan antara
lain: pertama, bukti pesanan barang dari gudang, yang digunakan untuk memastikan pesanan
barang sesuai dengan spesifikasi yang tepat. Kedua, bukti tanda barang diterima, yang
diperlukan untuk keperluan penagihan. Selanjutnya, penting untuk melakukan pengecekan
antara bukti pemesanan dengan fisik barang yang diterima, untuk memastikan konsistensi
antara dokumen dan barang yang diterima. Kemudian, pengecekan expired date dan kondisi
barang menjadi langkah yang tak boleh diabaikan untuk memastikan kualitas dan kesegaran
barang. Terakhir, setelah semua pengecekan dilakukan, barang dapat dimasukkan ke dalam
penyimpanan dengan tertib dan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.
Dalam penerimaan barang, petugas harus memiliki dokumen standar spesifikasi dan
salinan Purchase Order (PO) untuk memastikan barang sesuai dengan yang dipesan. PO dikirim
ke pemasok oleh pemesan untuk menentukan jumlah barang yang akan diterima. Ini
memberikan dasar yang jelas dalam proses penerimaan barang di gudang.
Bukti Tanda Terima Barang serta Faktur akan berhubungan dengan penagihan uang.
Bukti Tanda Terima Barang akan dijadikan dasar oleh pihak supplier untuk menagih ke
pemesan barang. Pentingnya untukmembuat Bukti Tanda Terima Barang ini asli dan ada tanda-
tanda yang dilampirkan, semisal PO atau surat lain yang menjamin keaslian dokumen ini.
Aktifitas operasional adalah bongkar barang, cek expired, cek kesesuaian pesanan serta
memasukkan barang ke penyimpanan. Aktifitas operasional ini merupakan salah satu critical
point.
Tata letak dari area bagian penerimaan barang harus dirancang untuk memudahkan
pengawasan, keamanan, kemudahan akses ke gudang dan mencegah kerusakan produk.
Petugas bagian penerimaan diharapkan dapat secara leluasa untuk memeriksa barang, sebelum
mereka menerima dan menandatangani surat penerimaan barang.
PEMBAHASAN
Mengatasi ketidaksesuaian antara purchase order (PO) dengan barang yang diterima
secara fisik, diperlukan serangkaian langkah yang terkoordinasi dengan baik. Pertama-tama,
peningkatan komunikasi antara departemen yang melakukan pemesanan dengan pemasok
merupakan langkah kunci. Dengan memastikan bahwa pesanan yang diajukan sudah sesuai
dengan kebutuhan dan spesifikasi yang diinginkan, peluang terjadinya kesalahan dalam
penerimaan barang dapat diminimalkan. Selain itu, penting untuk memperbaharui dan
memperbaiki sistem pencatatan dan verifikasi barang yang diterima. Dengan menggunakan
teknologi dan sistem informasi yang tepat, seperti barcode atau RFID, dapat memudahkan
proses identifikasi dan pencatatan barang, sehingga memastikan bahwa barang yang diterima
sesuai dengan pesanan yang diajukan.
Selain itu, penting untuk melakukan evaluasi secara teratur terhadap kinerja dan
efektivitas langkah-langkah yang telah diimplementasikan. Dengan melakukan analisis rutin
terhadap proses penerimaan barang, tim dapat mengidentifikasi area-area di mana terdapat
potensi peningkatan atau perbaikan yang diperlukan. Data-data mengenai kesalahan atau
ketidaksesuaian yang terjadi juga dapat digunakan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan
yang lebih baik dalam merancang strategi perbaikan. Selain itu, feedback dari para petugas di
lapangan juga sangat berharga untuk mengetahui tantangan yang mereka hadapi dalam
menjalankan proses penerimaan barang sehari-hari.
Untuk mengatasi permasalahan kualitas barang yang diterima dari supplier yang tidak
memadai, diperlukan strategi yang komprehensif dan terarah. Langkah pertama adalah
melakukan audit dan evaluasi secara teratur terhadap kinerja pemasok. Dengan memeriksa
secara cermat kualitas dan konsistensi barang yang disediakan oleh setiap pemasok, perusahaan
dapat mengidentifikasi pemasok yang mungkin tidak memenuhi standar yang diharapkan.
Evaluasi ini juga dapat membantu dalam menentukan langkah-langkah perbaikan yang
diperlukan atau bahkan mengganti pemasok yang tidak dapat memenuhi harapan.
Selanjutnya, penting untuk membangun hubungan yang erat dengan pemasok. Melalui
komunikasi yang terbuka dan berkelanjutan, perusahaan dapat menyampaikan secara jelas
mengenai standar kualitas yang diharapkan. Memberikan umpan balik yang konstruktif juga
dapat membantu pemasok memahami kebutuhan dan harapan perusahaan terhadap kualitas
barang yang mereka sediakan. Kolaborasi yang kuat dengan pemasok dapat membawa manfaat
jangka panjang bagi kedua belah pihak, termasuk peningkatan kualitas barang dan kepuasan
pelanggan.
Selain itu, implementasi proses inspeksi kualitas yang ketat juga diperlukan. Dengan
melakukan pemeriksaan fisik dan pengujian kualitas secara menyeluruh terhadap setiap barang
yang diterima dari pemasok, perusahaan dapat memastikan bahwa hanya barang dengan
kualitas yang memenuhi standar yang diterima. Jika ditemukan barang yang tidak memenuhi
standar, perusahaan harus memiliki kebijakan yang jelas dalam menangani situasi tersebut,
seperti menolak barang atau meminta penggantian barang kepada pemasok.
Keuntungan utama dari tata letak arus U adalah meningkatkan efisiensi operasional
gudang. Dengan mengurangi pergerakan yang tidak perlu dan jarak yang ditempuh oleh staf
dan peralatan, tata letak ini memungkinkan proses picking dan packing dilakukan dengan lebih
cepat dan efisien. Selain itu, alur yang terstruktur juga membantu mengurangi kesalahan dalam
proses picking dan packing, meningkatkan akurasi pengiriman barang kepada pelanggan.
Fleksibilitas tata letak ini juga menjadi nilai tambah, karena dapat disesuaikan dengan berbagai
jenis produk dan volume pesanan yang berbeda. Dengan demikian, penggunaan tata letak arus
U tidak hanya menghemat waktu dan biaya dalam proses operasional gudang, tetapi juga
meningkatkan kepuasan pelanggan melalui pengiriman barang yang tepat waktu dan akurat.
DAFTAR PUSTAKA
Modul 2 “Receiving”
https://dspace.uii.ac.id/bitstream/handle/123456789/7086/8%20Lampiran%20Data%20-
%20Gunawan%20-%2010916189.pdf?sequence=10&isAllowed=y
https://news.ewmfg.com/blog/addressing-product-quality-issues-with-your-supplier-free-
checklist
https://www.google.com/url?sa=i&url=https%3A%2F%2Fafifnurichwan.wordpress.com%2F
2015%2F06%2F24%2Ftata-letak-
warehouse%2F&psig=AOvVaw3CDyB5wyzJnkMlzPerowMa&ust=1710859532443000&so
urce=images&cd=vfe&opi=89978449&ved=0CBMQjRxqFwoTCNir8MiG_oQDFQAAAAA
dAAAAABAJ
https://www.google.com/url?sa=i&url=https%3A%2F%2Fjurnal.istts.ac.id%2Findex.php%2
Finsight%2Farticle%2Fdownload%2F14%2F6%2F103&psig=AOvVaw3Qtj_-
SEp2RV1Yww32ZzMm&ust=1710861902210000&source=images&cd=vfe&opi=89978449
&ved=0CBMQjRxqFwoTCNCx1bGP_oQDFQAAAAAdAAAAABAR