PEMERINTAH KABUPATEN TEBO

DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS RIMBO BUJANG II
JL.. Pahlawan, Kelurahan Mandiri Agung
HP : 0823 07745393 Email :Puskesmas_rimbo2@yahoo.com
Facebook : Puskesmas Rimbo Whatsapp:08584311705/082307745393
KODE POS. 37253 RIMBO BUJANG

PUSKESMAS RIMBO BUJANG II

FORM FAILURE MODE & EFFECT ANALYSIS
(FMEA) SOP PENDAFTARAN

Unit Kerja Pendaftaran

Proses yang dianalisis SOP Pendaftaran
Tim FMEA Nama Peran
Ketua Dr. Mustikawati Ketua Tim
Sekretaris Agustina Amd. Gz Sekretaris
Anggota Dr. Sarwedi Sebagai PJ UKPP
Dr. Liliyan Hidayah Anggota
Novita Diani,S.Tr.Keb Anggota
Renny Afriani, Am.Keb Anggota
Ika Septianingsih Amd. Keb Anggota
Rubensa Atmenperi Amd. Kep Petugas pendaftaran
I. Gambaran alur proses yang akan dianalisis:

Petugas mengambil Petugas memanggil pasien sesuai Petugas menanyakan maksud

nomor antrian nomor antrian kunjungan pasien (Berobat/minta
surat keterangan

Petugas menyiapkan rekam Petugas menanyakan kartu jaminan Petugas menanyakan pertama kali
medis pasien kesehatan pasien kunjungan pasien berobat

Petugas mempersilahkan pasien Petugas menyusun rekam medis sesuai Petugas mengantar
menunggu diruang tunggu poli pelayanan rekam medis ke masing-
masing poli

II. Identifikasi Failure Modes :

No. Tahapan Proses Failure Modes
1. Pasien mengambil nomor antrian Pasien sering salah ambil nomor antrian, nomor antrian dibawa
pulang pasien
2. Petugas memanggil pasien sesuai nomor urutan Pasien sering tidak mendengar panggilan nomor antrian
3. Petugas menanyakan maksud kunjungan pasien Informasi identifikasi yang disampaikan pasien maih kurang
(berobat/mintasurat keterangan) jelas
4. Petugas menyakan pertama kali kunjungan pasien berobat Pasien tidak membawa kartu berobat
5. Petugas menanyakan kartu jaminan kesehatan pasien Pasien tidak membawa kartu BPJS/KTP
6. Petugas menyiapkan rekam medis Rekam medis tidak ditemukan
 7. Petugas mempersilahkan asien menunggu diruangan tunggu
8. Petugas menyusun rekam medis sesuai ruang pelayanan
9. Petugas mengantar rekam medis ke masing-masing poli
10. Petugas mengonlinekan pendaftran ke setiap ruangan yang
ditujuh
Kursi diruang tunggu sudah penuh, kursi prioritas sering salah
ditempati
Susunan rekam medis tidak sesuai dengan ruang pelayanan
yang dituju pasien
Rekam medis salah masuk ruang pelayanan
Pasien sering lama menunggu pendataan online akibat Wifi
lambat

III. Tujuan Melakukan Analisis FMEA :

1. Meminimalkan resiko dari pelayanan loket pendaftaran puskesmas
2. Mengetahui penyebab terjadinya insiden yang kemungkinan bisa terjadi
3. Merumuskan kemungkunan-kemungkinan yang bisa terjadi penyebab terjadinya insiden

IV. Identifikasi akibat jika terjadi failure mode untuk tiap-tiap failure mode :
No. Tahapan Proses
1. Pasien mengambil nomor antrian
2. Petugas memanggil pasien sesuai
nomor antrian
3. Petugas menanyakan maksud
kunjungan pasien (berobat/minta
surat keterangan)
4. Petugas menanyakan pertama kali
kunjungan pasien berobat
5. Petugas menanyakan kartu
jaminan kesehatan pasien
6. Petugas menyiapkan rekam medis
7. Petugas mempersilahkan pasien
menunggu diruang tunggu
Failure Mode
Pasien sering salah ambil nomor antrian
Pasien sering tidak mendengar panggilan nomor
antrian
Informasi identifikasi yang disampaikan pasien
masih kurang jelas
Pasien tidak membawa kartu berobat
Pasien tidak membawa kartu BPJS/KTP
Rekam medis tidak ditemukan
Kursi diruang tunggu sudah penuh
Akibat
Pasien terlambat dapat pelayanan
Waktu tunggu pasien untuk
mendapatkan pelayanan lebih lama
Petugas tidak tepat mengarahkan jenis
pelayanan
Waktu tunggu pasien untuk
mendapatkan pelayanan lebih lama
Waktu tunggu pasien untuk
mendapatkan pelayanan lebih lama
Waktu tunggu pasien untuk
mendapatkan pelayanan lebih lama
Pasien tidak berada diruang tunggu
sehingga sulit mendengar panggilan dari

8. Petugas menyusun rekam medis
sesuai ruangan
9. Petugas mengantar rekam medis
ke masing-masing poli
10. Petugas mengonlinekan
pendaftran ke setiap ruangan yang
ditujuh
Susunan rekam medis tidak sesuai dengan ruang
pelayanan dituju pasien
Rekam medis salah masuk ruang pelayanan
Pasien sering lama menunggu pendataan online
akibat Wifi lambat
ruang pelayanan
Pelayanan yang didapatkan pasien tidak
sesuai dengan kebutuhan pasien
Pelayanan yang didapatkan pasien tidak
sesuai dengan kebutuhan pasien
Waktu tunggu pasien untuk
mendapatkan pelayanan lebih lama

V. Identifikasi kemungkinan penyebab dari tiap failure modes, dan deskripsikan upayaupaya yang sudah dilakukan (kalua ada)
untuk mengatasi fairlure mode :

No Tahapan proses Failue Modes akibat Penyebab Upaya yang telah

. dilakukan
1. Pasien mengambil Pasien sering salah Pasien terlambat dapat Pasien mengambil nomor antrian Petugas
nomor antrian ambil nomor antrian pelayanan sendiri tanpa arahan petugas mengarahkan
pasien untuk
mengambil nomor
antrian yang tepat
2. Petugas memanggil Pasien sering tidak Waktu tunggu pasien untuk Factor usia, disabilitas (tidak Menggunakan
pasien sesuai nomor mendengar panggilan mendapatkan pelayanan didampingi oleh pendamping microfon pengeras
antrian nomor antrian lebih lama pasien), pasien tidak menyimak suara untuk
karna sambal main hp memanggil pasien
dan diulang sampai
3x
3. Petugas Informasi identifikasi Petugas tidak tepat Factor usia, disabilitas (tidak Menanyakan
menanyakan yang disampaikan mengarahkan jenis didampingi oleh pendamping kembali keluhan
maksud kunjungan pasien masih kurang pelayanan pasien) pasien
pasien jelas
(berobat/minta
surat keterangan)
4. Petugas Pasien tidak Waktu tunggu pasien untuk Pasien terburu-buru, pasien lupa Menggunakan
menanyakan kartu membawa kartu mendapatkan pelayanan system E-
jaminan kesehatan BPJS/KTP lebih lama Puskesmas
pasien
5. Petugas menyiapkan Rekam medis tidak Waktu tunggu pasien untuk Pasien tidak bawa kartu BPJS Menggunakan
rekam medis ditemukan mendapatkan pelayanan system E-
lebih lama Puskesmas
6. Petugas Kursi diruang tunggu Pasien tidak berada diruang Kursi tunggu jumlahnya tidak Mengarahkan pasien
mempersilahkan sudah penuh tunggu sehingga sulit menyukupi agar tetap sabar
pasien menunggu mendengar panggilan dari menunggu diruang
diruang tunggu ruang pelayanan tunggu
7. Petugas menyusun Susunan rekam Pelayanan yang didapatkan Petugas kurang menggali Menanyakan
rekam medis sesuai medis tidak sesuai pasien tidak sesuai dengan informasi dari pasien kembali keluhan
ruangan dengan ruang kebutuhan pasien pasien
pelayanan dituju
pasien
8. Petugas mengantar Rekam medis salah Pelayanan yang didapatkan Petugas kurang menggali Menanyakan
rekam medis ke masuk ruang pasien tidak sesuai dengan informasi dari pasien kembali keluhan
masing-masing poli pelayanan kebutuhan pasien pasien
VI. Lakukan perhitungan RPN(Risk Priority Number), dengan menggunakan matriks ebagai berikut :

Tahapan Proses Fairlure Akibat S Kemungkinan O Upaya yang D RPN

Modes (Severity sebab (Occurrence telah (Detectability (Risk
) ) dilakukan ) Priority
Number)
Pasien Pasien Pasien 2 Pasien 3 Petugas 2 12
mengambil sering salah terlambat mengambil mengarahkan
nomor antrian ambil nomor dapat nomor antrian pasien untuk
antrian pelayanan sendiri tanpa mengambil
arahan petugas nomor antrian
yang tepat
Petugas Pasien Waktu tunggu 2 Factor usia, 2 Menggunakan 1 4
memanggil sering tidak pasien untuk disabilitas microfon
pasien sesuai mendengar mendapatkan (tidak pengeras suara
nomor antrian panggilan pelayanan didampingi untuk
nomor lebih lama oleh memanggil
antrian pendamping pasien dan
pasien), pasien diulang sampai
tidak 3x
menyimak
karna sambal
main hp
Petugas Informasi Petugas tidak 2 Factor usia, 3 Menanyakan 2 12
menanyakan identifikasi tepat disabilitas kembali
maksud yang mengarahkan (tidak keluhan pasien
kunjungan disampaikan jenis didampingi
pasien pasien pelayanan oleh
(berobat/minta masih pendamping
surat kurang jelas pasien)
keterangan)
Petugas Pasien tidak Waktu tunggu 2 Pasien terburu- 1 Menggunakan 1 2
menanyakan membawa pasien untuk buru, pasien system E-
kartu jaminan kartu mendapatkan lupa Puskesmas
kesehatan BPJS/KTP pelayanan
pasien lebih lama

Petugas Rekam Waktu tunggu 2 Pasien tidak 2 Menggunakan 1 4

menyiapkan medis tidak pasien untuk bawa kartu system E-
rekam medis ditemukan mendapatkan BPJS Puskesmas
pelayanan
lebih lama
Petugas Kursi Pasien tidak 3 Kursi tunggu 1 Mengarahkan 2 6
mempersilahkan diruang berada jumlahnya pasien agar
pasien tunggu diruang tidak tetap sabar
menunggu sudah tunggu menyukupi menunggu
diruang tunggu penuh sehingga sulit diruang tunggu
mendengar
panggilan dari
ruang
pelayanan
Petugas Susunan Pelayanan 3 Petugas kurang 4 Menanyakan 3 36
menyusun rekam medis yang menggali kembali
rekam medis tidak sesuai didapatkan informasi dari keluhan pasien
sesuai ruang dengan pasien tidak pasien
pelayanan ruang sesuai dengan
pelayanan kebutuhan
dituju pasien
pasien
Petugas Rekam Pelayanan 3 Petugas kurang 3 Menanyakan 2 18
mengantar medis salah yang menggali kembali
rekam medis ke masuk didapatkan informasi dari keluhan pasien
masing-masing ruang pasien tidak pasien
poli pelayanan sesuai dengan
kebutuhan
pasien

VII. Tetapkan threshold untuk failure modes yang akan diselesaikan, tetapkan failure modes apa saja yang akan diselesaikan
(Gunakan Diagram Pareto) :

No Failure modes(Urutkan dari RPN teringgi ke RPN Kumulatif Presentase Keterangan

. terendah) Kumulatif
1 Petugas menyusun rekam medis sesuai ruang 36 36 57,45%
pelayanan
2 Petugas mengantar rekam medis ke masing- 18 54 70,21%
masing poli
3 Petugas mengambil nomor antrian 12 66 82,98% Tidak potong pada presentase
kumulatif
4 Petugas menanyakan maksud kunjungan pasien 12 78 82,97%
(berobat/minta surat keterangan)
5 Petugas mempersilahkan pasien menunggu di 6 84 89,36%
ruang tunggu
6 Petugas memanggil pasien sesuai nomor antrian 4 88 95,4%
7 Petugas menyiapkan rekam medis 4 92 97,87%
8 Petugas menanyakan kartu jaminan kesehatan 2 94 100%
pasien
VIII. Diskusikan dan rencanakan yang perlu dilakukan untuk mengatasi failure modes tersebut, tetapkan penanggungjawab dan
kapan akan dilakukan :

Tahapan Fairlure Akibat S Kemungkin O Upaya D RPN Kegiatan Penanggu waktu

Proses Modes (Severit an sebab (Occurren yang telah (Detectabili (Risk yang ng jawab
y) ce) dilakukan ty) Priorit direkome
y n-dasikan
Numbe
r)
Petugas Susuna Pelayana 3 Petugas 4 Menanyak 3 36 Sosialisasi PJ Mutu Desemb
menyusu n rekam n yang kurang an kembali SOP dan PJ er
n rekam medis didapatk menggali keluhan identifikas UKP
medis tidak an pasien informasi pasien i pasien
sesuai sesuai tidak dari pasien kepada
ruang dengan sesuai petugas
pelayana ruang dengan
n pelayan kebutuha
an n pasien Pemantau
dituju an rutin
pasien identifikas
i pasien
kepada
petugas
Petugas Rekam Pelayana 3 Petugas 3 Menanyak 2 18 Sosialisasi PJ Mutu Desemb
mengant medis n yang kurang an kembali SOP dan PJ er
ar rekam salah didapatk menggali keluhan identifikas UKP
medis ke masuk an pasien informasi pasien i pasien
masing- ruang tidak dari pasien kepada
masing pelayan sesuai petugas
poli an dengan Pemantau
 kebutuha an rutin
n pasien identifikas
i pasien
kepada
petugas

IX. Pelaksanaan kegiatan dan evaluasi : Laksanakan kegiatan, dan lakuakan evaluasi dengan menghitungulang RPN

Tahapa Fairlur Akibat S Kemun O Upaya D RPN Kegiatan Penan Kegiatan S O D RP

n e (Severi g- (Occurren yang (Detectabil (Risk yang g- yang N
Proses Modes ty) kinan ce) telah ity) Priori direkome gung dilakuka
sebab dilakuka ty n- jawab n
n Numb dasikan
er)
Petugas Susuna Pelayana 3 Petuga 4 Menanyak 3 36 Sosialisas PJ Sosialisas 1 2 1 2
menyus n n yang s an i SOP Mutu i SOP
un rekam didapatk kurang kembali identifika dan identifika
rekam medis an mengg keluhan si pasien PJ si pasien
medis tidak pasien ali pasien kepada UKP kepada
sesuai sesuai tidak inform petugas petugas
ruang dengan sesuai asi dari
pelayan ruang dengan pasien
an pelayan kebutuh Pemantau Pemantau
an an an rutin an rutin
dituju pasien identifika identifika
pasien si pasien si pasien
kepada kepada
petugas petugas
Petugas Rekam Pelayana 3 Petuga 3 Menanyak 2 18 Sosialisas PJ Sosialisas 2 1 1 2
mengan medis n yang s an i SOP Mutu i SOP
tar salah didapatk kurang kembali identifika dan identifika
rekam masuk an mengg keluhan si pasien PJ si pasien
medis ruang pasien ali pasien kepada UKP kepada
ke pelayan tidak inform petugas petugas
masing- an sesuai asi dari
masing dengan pasien
poli kebutuh Pemantau Pemantau
an an rutin an rutin
pasien identifika identifika
si pasien si pasien
kepada kepada
petugas petugas
X. Susun SOP baru sesuai dengan hasil analisis dan pelaksanaan FMEA:
1. Pasien mengambil nomor antrian
2. Petugas memanggil pasien sesuai nomor antrian
3. Petugas menanyakan maksud kunjungan
a. Pasien berobat, petugas menanyakan umur, keluhan, ibu hamil, dan ibu menyusui
b. Keterangan berobat, petugas menanyakan jenis surat keterangan
4. Petugas menanyakan pertama kali kunjungan pasien berobat
5. Petugas pendaftaran membuatkan kartu berobat baru jika pasien baru berkunjung atau kartu berobat hilang
6. petugas menanyakan kartu jaminan kesehatan pasien/KTP
7. Petugas pendaftaran mengisi data Rekam medis elektronik sesuai identitas pasien
8. Petugas pendaftaran menyerahkan kartu identitas dan kartu berobat pasien
9. Petugas pendaftaran mengarahkan pasien menuju keruangan yang dituju
 Rimbo Bujang, April 2024
Mengetahui, Ketua FMEA
Ketua Tim Mutu

dr.Mustikawati dr. Sarwedi

NIP. 199105072020122018
Nip. 198511062017051001
Bukti Pelaksanaan FMEA