5.2.2.d FMEA EXCEL Fix

FORM FAILURE MODE & EFFECT ANALYSIS
Unit Kerja UNIT PELAYANAN PENDAFTARAN

ALUR PELAYANAN PENDAFTARAN
Proses yang dianalisis PASIEN
Tim FMEA
Ketua Raden Guntur Wijaya, SKM
Anggota dr. Siti Rahmawati
Suharni, S.Kep., Ns
Baiq Ira Humaero, S.Tr.kes
Petugas pencatat (notulis) Khairun Nisa, A.Md.Farm.
Area/unit kerja High risk High cost High volume Problem Prone Total
Pendaftaran 2 4 5 5 16
Gawat darurat 5 4 2 3 14
pemeriksaan umum 3 3 3 3 12
Kesgimul 4 4 2 2 12
Kesehatan balita 3 2 2 2 9
KIA/KB 3 3 2 2 10
Persalinan dan Nifas 4 3 2 2 11
Farmasi 4 2 4 3 13
Laboratorium 4 3 1 2 10
Urutan Prioritas
1
2
4
4
9
7
6
3
7
WORKSHEET 1
1.1. Lingkup Proses :
Proses Pelayanan Pendaftaran di Puskesmas Penanae dari saat pasien datang hingga pasien sampai
pada unit pelayanan yang dituju.
1.2. Tujuan Tim FMEA :
Melakukan penilaian, analisis, dan menyusun rekomendasi perbaikan terhadap prosedur atau proses
pelayanan pendaftaran di unit pelayanan pendaftaran Puskesmas Penanae.
1.3. Tugas dan Tanggung Jawab Tim :

- Melakukan analisis proses pendaftaran yang telah dipilih berdasarkan area prioritas
- Menyusun rekomendasi perbaikan terhadap proses pendaftaran
- Melaksanakan perbaikan prosedur yang telah dianalisis
14. Waktu Pelaksanaan FMEA :
Proses FMEA diakukan selama 3 hari, tanggal 3 - 5 Juli 2023
WORKSHEET 2
2.1 Alur proses yang akan dianalisis:
Pasien datang
Ambil nomor antrian
Pemanggilan nomor antrian
Pendaftaran Pasien Rawat

Jalan
Pasien Baru Pasien Lama
Entri data pasien dan mencatat Entri data pasien dan mencatat
identitas pasien di buku register identitas pasien di buku register
Membuat kartu pengunjung dan Membuat tracer dan mencari

membuat status rekam medis pasien berkas rekam medis pasien
Distribusi Ke Ruang Pelayanan

Yang Dituju
Pasien dipersilahkan
menunggu di dekat Ruang
Pelayanan yang Dituju
2.2 Identifikasi failure modes:
No Tahapan proses Failure modes
Pasien tidak mengetahui tempat pengambilan

nomor antrian
1 Ambil nomor antrian
Pasien tidak tau keharusan mengambil nomor
antrian
Pasien tidak mendengar nomor nya dipanggil
2 Pemanggilan nomor antrian
Pasien pulang sehingga nomor antrian terlewat
Pasien tidak membawa kartu identitas

3 Pendaftaran Pasien baru
Pasien tidak punya kartu identitas
Pasien tidak membawa kartu pengunjung
4 Pendaftaran Pasien lama
Kartu pengunjung hilang
Penulisan identitas kartu pengunjung dan Rekam
Membuat kartu pengunjung dan Medis tidak lengkap
5
membuat status Rekam Medis pasien Penulisan identitas kartu pengunjung dan Rekam
Medis tidak jelas
Petugas gagal menemukan Rekam Medis pasien

Membuat tracer dan Mencari berkas
6
Rekam Medis Petugas menemukan Rekam Medis ganda
Salah mengambil Rekam Medis
Distribusi Rekam Medis ke ruang Rekam Medis dibawa ke ruangan yang tidak sesuai
7
pelayanan yang dituju dengan tujuan pasien
Pasien dipersilahkan menunggu di
8 Pasien menunggu di ruangan yang salah
dekat ruang pelayanan yang dituju
2.3 Tujuan melakukan analisis FMEA:

Memperbaiki prosedur pendaftaran pasien di unit pendaftaran
2.4 Identifikasi akibat jika terjadi failure mode untuk tiap-tiap failure mode:
No Tahapan Proses Failure modes Akibat

pasien tidak mengetahui tempat
Waktu tunggu memanjang
pengambilan nomor antrian
pasien tidak tau keharusan mengambil
pasien tidak masuk antrian pasien
nomor antrian
pasien tidak mendengar nomor antriannya
pasien menunggu lama
dipanggil
2 Pemanggilan nomor antrian
pasien pulang sehingga nomor antrian
mengganggu alur pelayanan
terlewat
pasien tidak membawa kartu identitas pasien membayar biaya pendaftaran

3 Pendaftaran Pasien baru
kesulitan identifikasi pasien dan
pasien tidak punya kartu identitas
verifikasi pengunjung
proses identifikasi pasien memanjang di
meja pendaftaran
4 Pendaftaran Pasien lama pasien tidak membawa kartu pengunjung tidak ada nomor rekam medis yang
menjadi panduan pencarian rekam
medis
pembuatan ulang kartu pengunjung dan
kartu pengunjung hilang
lembar rekam medis baru
Membuat kartu pengunjung baru dan penulisan identitas kartu pengunjung dan
5 kesulitan identifikasi pasien
membuat status Rekam Medis pasien rekam medis tidak lengkap
penulisan identitas kartu pengunjung dan
kesalahan pemanggilan pasien
rekam medis tidak jelas
pembuatan rekam medis ganda
Petugas gagal menemukan rekam medis
pasien riwayat penyakit pasien dan data
kunjungan pasien hilang
Membuat tracer dan Mencari berkas
6
Rekam Medis riwayat kunjungan pasien dalam rekam
Petugas menemukan rekam medis ganda
medis menjadi tidak berurutan
Salah mengambil rekam medis rekam medis tertukar

waktu tunggu untuk mendapatkan
pelayanan memanjang
pasien tidak terlayani sesuai urutannya

Distribusi Rekam Medis ke ruang rekam medis dibawa ke ruangan yang tidak
7
pelayanan yang dituju sesuai dengan tujuan pasien ketidakpuasan pelanggan
Rekam medis terbawa pulang
kerahasiaan rekam medis tidak terjaga

8 pasien menunggu di ruangan yang salah waktu tunggu pelayanan memanjang
2.5 Identifikasi kemungkinan penyebab dan upaya-upaya yang sudah dilakukan untuk mengatasi failure mod

pasien tidak mengetahui
tempat pengambilan nomor Waktu tunggu memanjang
1 Ambil nomor antrian antrian
pasien tidak tau keharusan pasien tidak masuk antrian
mengambil nomor antrian pasien
pasien tidak mendengar nomor
pasien menunggu lama
nya dipanggil
Pemanggilan nomor
2
antrian pasien pulang sehingga nomor mengganggu alur
antrian terlewat pelayanan
pasien tidak membawa kartu pasien membayar biaya

identitas pendaftaran
3 Pendaftaran pasien baru
pasien tidak punya kartu kesulitan identifikasi pasien

identitas dan verifikasi pengunjung
proses identifikasi pasien
pasien tidak membawa kartu
memanjang di meja
pengunjung
pendaftaran
4 Pendaftaran Pasien lama tidak ada nomor rekam
pasien tidak membawa kartu medis yang menjadi
pengunjung panduan pencarian rekam
medis
pembuatan ulang kartu

kartu pengunjung hilang pengunjung dan lembar
rekam medis baru
Membuat kartu
pengunjung dan
5
membuat status Rekam penulisan identitas kartu
Medis pasien pengunjung dan rekam medis kesulitan identifikasi pasien
tidak lengkap
penulisan identitas kartu

kesalahan pemanggilan
pengunjung dan rekam medis
pasien
tidak jelas
Membuat tracer mencari Petugas gagal menemukan pembuatan rekam medis

Rekam Medis rekam medis pasien ganda
6
riwayat penyakit pasien dan

Petugas gagal menemukan
data kunjungan pasien
rekam medis pasien
hilang
Membuat tracer mencari

Rekam Medis
riwayat kunjungan pasien
Petugas menemukan rekam
dalam rekam medis
medis ganda
menjadi tidak berurutan
Salah mengambil rekam medis rekam medis tertukar
waktu tunggu untuk

mendapatkan pelayanan
memanjang
pasien tidak terlayani sesuai
urutannya
Distribusi Rekam Medis rekam medis dibawa ke ruangan ketidakpuasan pelanggan
7 ke ruang pelayanan yang yang tidak sesuai dengan tujuan
dituju pasien
Rekam medis terbawa
pulang
kerahasiaan rekam medis

tidak terjaga
pasien menunggu di ruangan waktu tunggu pelayanan
8 menunggu di dekat ruang
yang salah memanjang
pelayanan yang dituju
yang sudah dilakukan untuk mengatasi failure mode:
Penyebab Upaya yang sudah dilakukan

tidak ada informasi mengenai denah
Pembuatan penunjuk arah tempat
tata letak ruang puskesmas dan alur
pelayanan
tidak ada informasi bahwa pasien harus Merencanakan pemasangan alur
mengambil nomor antrian pendaftaran di ruang pendaftaran
pemanggilan pasien tidak sesuai Pemanggilan pasien sistem digital
standar dengan pengeras suara
Mengadakan penyuluhan di ruang
pasien tidak mengetahui prosedur
tunggu secara berkala Terkait
pendaftaran
Membuat poster pemberitahuan
persyaratan pendaftaran
Mengadakan penyuluhan di ruang
pasien tidak mengetahui keharusan tunggu secara berkala Terkait alur
membawa kartu identitas pendaftaran
Pemasangan standing banner tentang

peraturan daerah tarif retribusi
pelayananan Puskesmas
pasien tidak mengetahui keharusan persyaratan pendaftaran
membawa kartu identitas Menganjurkan pasien untuk segera
membuat kartu identitas
tidak adanya informasi bahwa pasien
Penggunaan data based p-care
harus membawa kartu pengunjung
pasien tidak diberikan informasi Mengingatkann pasien untuk

kegunaan kartu pengunjung pada menyimpan dan membawa kartu
setiap pasien datang berobat ke pengunjung setiap berkunjung ke
Puskesmas Puskesmas
Mengingatkann pasien untuk

pasien tidak tau kepentingan adanya menyimpan dan membawa kartu
kartu pengunjung pengunjung setiap berkunjung ke
Puskesmas
Mengingatkan kembali ke unit

petugas tidak mengetahui standar
pendaftaran apabila menemukan
penulisan identitas
identitas yang tidak lengkap
tidak ada keseragaman prosedur Kesepakatan penulisan identitas dengan

penulisan identitas huruf kapital
Merencanakan pembuatan SOP

penyimpanan RM
Merencanakan pembuatan prosedur
terkait rekam medis yang keluar unit
dan
RM hilang atau belum kembali dari unit pengembaliannya kembali ke unit
pelayanan saat kunjungan sebelumnya pendaftaran
merencanakan pembuatan prosedur

Tracking RM yang belum kembali secara
harian ke masing-masing unit pelayanan
penyimpanan RM
Pengusulan pengadaan tracer
penyimpanan RM tidak diatur dengan
baik karena pengadaan tracer belum
berjalan Merencanakan pembuatan prosedur
Tracking RM yang belum kembali secara
harian ke masing-masing unit pelayanan
pasien tidak membawa kartu identitas

Penggunaan data based p-care
atau kartu pengunjung
Segera mengkonfirmasi kembali ke unit

petugas tidak memperhatikan
pendaftaran bila terdapat
identifikasi rekam medis
ketidaksesuaian rekam medis pasien
tidak ada informasi mengenai letak Kebijakan penomoran ruangan di tiap

ruangan yang dituju pasien ruangan Puskesmas
tidak ada informasi mengenai letak Kebijakan Pemasangan penunjuk arah

ruangan yang dituju pasien ruangan
tidak ada tata denah ruangan Pembuatan denah tata ruang
Puskesmas Puskesmas
Kebijakan dan perencanaan pembuatan
tidak adanya petugas pengantar rekam
prosedur petugas pengantar rekam
medis
medis
Kebijakan dan perencanaan pembuatan

tidak adanya petugas pengantar rekam
prosedur petugas pengantar rekam
medis
medis
tidak ada informasi mengenai letak Prosedur pemberian informasi pada

ruangan yang dituju pasien pasien
2.6 Penghitungan RPN (Risk Priority Number):
No Tahapan Proses Failure modes Penyebab
pasien tidak mengetahui tidak ada informasi mengenai

1 Ambil nomor antrian tempat pengambilan nomor denah tata letak ruang
antrian puskesmas dan alur pelayanan
tidak ada informasi bahwa

pasien tidak tau keharusan
2 Ambil nomor antrian pasien harus mengambil nomor
mengambil nomor antrian
antrian
Pemanggilan nomor pasien tidak mendengar pemanggilan pasien tidak sesuai
3
antrian nomor nya dipanggil standar
Pemanggilan nomor pasien pulang sehingga nomor
4 prosedur pengambilan nomor
antrian antrian terlewat
antrian

Pendaftaran pasien pasien tidak membawa kartu
5 keharusan membawa kartu
baru identitas
identitas

Pendaftaran pasien pasien tidak punya kartu
6 keharusan membawa kartu
baru identitas
identitas
tidak adanya informasi bahwa

Pendaftaran Pasien pasien tidak membawa kartu
7 pasien harus membawa kartu
lama pengunjung
pengunjung
pasien tidak diberikan informasi

Pendaftaran Pasien pasien tidak membawa kartu kegunaan kartu pengunjung
8
lama pengunjung pada setiap pasien datang
berobat ke Puskesmas
Membuat kartu
pengunjung dan pasien tidak tau kepentingan
9 kartu pengunjung hilang
membuat status Rekam adanya kartu pengunjung
Medis pasien
Membuat kartu
pengunjung dan petugas tidak mengetahui
10 pengunjung dan rekam medis
membuat status Rekam standar penulisan identitas
tidak lengkap
Medis pasien
Membuat kartu
pengunjung dan tidak ada keseragaman prosedur
11 pengunjung dan rekam medis
membuat status Rekam penulisan identitas
tidak jelas
Medis pasien
RM hilang atau belum kembali

Membuat tracer Petugas gagal menemukan
12 dari unit pelayanan saat
mencari Rekam Medis rekam medis pasien
kunjungan sebelumnya
No Tahapan Proses Failure modes Penyebab
penyimpanan RM tidak diatur

Membuat tracer Petugas gagal menemukan
13 dengan baik karena pengadaan
tracer belum berjalan
Membuat tracer Petugas menemukan rekam pasien tidak membawa kartu

14
mencari Rekam Medis medis ganda identitas atau kartu pengunjung
Membuat tracer petugas tidak memperhatikan

15 Salah mengambil rekam medis
mencari Rekam Medis identifikasi rekam medis
Distribusi Rekam Medis rekam medis dibawa ke

tidak ada informasi mengenai
16 ke ruang pelayanan ruangan yang tidak sesuai
letak ruangan yang dituju pasien
yang dituju dengan tujuan pasien

tidak ada informasi mengenai
letak ruangan yang dituju pasien

tidak ada tata denah ruangan
Puskesmas

tidak adanya petugas pengantar
rekam medis

tidak adanya petugas pengantar
rekam medis
menunggu di dekat pasien menunggu di ruangan tidak ada informasi mengenai
21
ruang pelayanan yang yang salah letak ruangan yang dituju pasien
dituju
O (occurrence)
(detectability)
RPN (OxSxD)
S (severity)
Priority
Akibat
D
Waktu tunggu memanjang 2 2 2 8
20
pasien tidak masuk antrian

1 1 1 1
pasien
21
pasien menunggu lama 4 2 5 40
13
mengganggu alur pelayanan 4 2 5 40

13
pasien membayar biaya

4 4 5 80
pendaftaran
7
kesulitan identifikasi pasien

3 3 5 45
dan verifikasi pengunjung
11
proses identifikasi pasien
memanjang di meja 5 4 5 100
pendaftaran 2
tidak ada nomor rekam

medis yang menjadi
5 3 5 75
panduan pencarian rekam
medis
8
pembuatan ulang kartu

pengunjung dan lembar 4 5 5 100 2
rekam medis baru
kesulitan identifikasi pasien 3 5 5 75
kesalahan pemanggilan
3 3 5 45
pasien
11
pembuatan rekam medis

5 4 5 100
ganda
2
O (occurrence)
(detectability)
RPN (OxSxD)
S (severity)
Priority
Akibat
D
riwayat penyakit pasien
tidak berkesinambungan
5 5 5 125 1
dan pe dan data kunjungan
pasien hilang
riwayat kunjungan pasien

dalam rekam medis menjadi 2 1 5 10
tidak berurutan
17
rekam medis tertukar 1 4 5 20

16
waktu tunggu untuk

mendapatkan pelayanan 1 2 5 10
memanjang
17
pasien tidak terlayani sesuai

1 2 5 10
urutannya
17
ketidakpuasan pelanggan 3 3 6 54
10
Rekam medis terbawa

4 5 5 100
pulang
2
kerahasiaan rekam medis

4 5 5 100
tidak terjaga
2
waktu tunggu pelayanan

3 2 5 30
memanjang
15
2.7 Penetapan threshold (cut-off point) untuk pemilihan failure mode yang akan diselesaikan (Diagram Pareto)
O (occurrence)
S (severity)
No Tahapan Proses Failure modes
Membuat tracer mencari Rekam Petugas gagal menemukan rekam medis

12 8 7
Medis pasien
pasien tidak mendengar nomor nya
3 Pemanggilan nomor antrian 4 4
dipanggil
Membuat tracer mencari Rekam Petugas gagal menemukan rekam medis
13 9 7
Medis pasien
5 Pendaftaran pasien baru pasien tidak membawa kartu identitas 9 8
7 Pendaftaran Pasien lama pasien tidak membawa kartu pengunjung 9 8
8 Pendaftaran Pasien lama pasien tidak membawa kartu pengunjung 7 5
Membuat kartu pengunjung dan penulisan identitas kartu pengunjung dan

11 5 5
membuat status Rekam Medis pasien rekam medis tidak jelas
Membuat kartu pengunjung dan penulisan identitas kartu pengunjung dan

10 9 5
membuat status Rekam Medis pasien rekam medis tidak lengkap
pasien tidak tau keharusan mengambil

2 Ambil nomor antrian 3 4
nomor antrian
6 Pendaftaran pasien baru pasien tidak punya kartu identitas 5 7
Membuat kartu pengunjung dan

9 kartu pengunjung hilang 7 5
membuat status Rekam Medis pasien

21 pasien menunggu di ruangan yang salah 3 4
Membuat tracer mencari Rekam

14 Petugas menemukan rekam medis ganda 5 4
Medis
pasien pulang sehingga nomor antrian
4 Pemanggilan nomor antrian 3 4
terlewat
pasien tidak mengetahui tempat
1 Ambil nomor antrian 2 2
Membuat tracer mencari Rekam
15 Salah mengambil rekam medis 2 2
Medis
Distribusi Rekam Medis ke ruang rekam medis dibawa ke ruangan yang

16 3 3
pelayanan yang dituju tidak sesuai dengan tujuan pasien

17 3 3
O (occurrence)
S (severity)

18 3 3

19 8 8

20 3 3
pemilihan failure mode yang akan diselesaikan (Diagram Pareto)
(detectability)
RPN (OxSxD)
Priority
D
7 392 2
6 96 11
7 441 1
5 360 3
4 288 5
4 140 7
4 100 10
5 225 6
4 48 19
3 105 9
4 140 7
7 84 12
4 80 13
6 72 14
2 8 21
5 20 20
6 54 15
6 54 15
D
(detectability)
6
5
6
RPN (OxSxD)
54
54
320
Priority
15
15
4
RPN kumula
No Tahapan Proses Failure modes O S D
(OxSxD) tif
Pemanggilan nomor pasien tidak mendengar

3 7 5 10 350 350
antrian nomornya dipanggil
Membuat tracer dan Petugas gagal menemukan

11 8 7 5 280 630
5 Pendaftaran pasien baru pasien tidak membawa 9 7 3 189 819

kartu identitas
7 Pendaftaran pasien lama pasien tidak membawa 9 7 3 189 1008

kartu pengunjung
Membuat kartu
pengunjung dan membuat penulisan identitas kartu
10 status Rekam Medis pengunjung dan rekam 9 5 4 180 1188
pasien medis tidak jelas
Membuat kartu
pengunjung dan membuat penulisan identitas kartu
9 status Rekam Medis pengunjung dan rekam 9 4 4 144 1332
pasien medis tidak lengkap
pasien tidak tau keharusan

2 Ambil nomor antrian 5 3 7 105 1437
mengambil nomor antrian
6 Pendaftaran pasien baru pasien tidak punya kartu 5 7 3 105 1542

identitas
Membuat kartu
pengunjung dan membuat
8 status Rekam Medis kartu pengunjung hilang 6 5 3 90 1632
pasien
pasien menunggu di
15 menunggu di dekat ruang 3 4 7 84 1716
pelayanan yang dituju ruangan yang salah
Membuat tracer mencari Petugas menemukan rekam

12 Rekam Medis 5 4 4 80 1796
medis ganda
Pemanggilan nomor pasien pulang sehingga
4 3 4 6 72 1868
antrian nomor antrian terlewat
1 Ambil nomor antrian tempat pengambilan nomor 5 2 7 70 1938
antrian
Membuat tracer mencari Salah mengambil rekam
13 Rekam Medis 2 7 5 70 2008
medis
Distribusi rekam medis ke rekam medis dibawa ke

14 ruang pelayanan yang ruangan yang tidak sesuai 3 3 6 54 2062
dituju dengan tujuan pasien
%
kumulat
if
16.97
30.55
39.72
48.88
57.61
64.6
69.69
74.78
79.15
83.22
87.1
90.59
93.99
97.38
100
WORKSHEET 3
3.1 Alur pendaftaran yang baru
Pasien datang
Petugas menginformasikan
Pasien mengambil nomor antrian
Pemanggilan pasien sesuai urutan
Pasien ke ruang
Pendaftaran
Pernah berkunjung
sebelumnya?
Tidak Ya
Meminta kartu identitas Meminta kartu pengunjung
Edukasi persyaratan
pendafatran dan perda Membawa kartu
tarif retribusi pelayanan pengunjung?
puskesmas Tidak
Ya
Mencari data pasien di simpus
Membuat rekam medik baru dan

mencatat di buku register Membuat tracer
dan mencari
Rekam Medik
Masukkan data ke simpus
(Entri Data)
petugas mencatat pada buku

ekspedisi rekam medis
petugas mencatat pada buku
ekspedisi rekam medis
Transporter membawa
ke unit tujuan
Unit Tujuan
Rekam medik
2.6 Penghitungan RPN (Risk Priority Number):
pasien tidak
Pemanggilan nomor
3 mendengar nomor
antrian
nya dipanggil
Petugas gagal
Membuat tracer
12 menemukan rekam
mencari Rekam Medis
medis pasien
Petugas gagal
Membuat tracer
13 menemukan rekam
mencari Rekam Medis
medis pasien
pasien tidak
Pendaftaran pasien
5 membawa kartu
baru
identitas
pasien tidak
Pendaftaran Pasien
7 membawa kartu
lama
pengunjung
pasien tidak
Pendaftaran Pasien
8 membawa kartu
lama
pengunjung
Membuat kartu penulisan identitas

pengunjung dan kartu pengunjung
11
membuat status Rekam dan rekam medis
Medis pasien tidak jelas

10
membuat status Rekam dan rekam medis
Medis pasien tidak lengkap
pasien tidak tau
keharusan
mengambil nomor
antrian
Pendaftaran pasien pasien tidak punya

6
baru kartu identitas
Membuat kartu
9
membuat status Rekam hilang
Medis pasien
menunggu di dekat pasien menunggu di
21
ruang pelayanan yang ruangan yang salah
dituju
Petugas
Membuat tracer
14 menemukan rekam
mencari Rekam Medis
medis ganda
pasien pulang
Pemanggilan nomor
4 sehingga nomor
antrian
antrian terlewat
pasien tidak
mengetahui tempat
pengambilan nomor
antrian
Membuat tracer Salah mengambil

15
mencari Rekam Medis rekam medis
rekam medis dibawa

Distribusi Rekam Medis
ke ruangan yang
16 ke ruang pelayanan
tidak sesuai dengan
yang dituju
tujuan pasien
rekam medis dibawa
ke ruangan yang
tidak sesuai dengan
yang dituju
tujuan pasien
rekam medis dibawa

ke ruangan yang
tidak sesuai dengan
yang dituju
tujuan pasien
rekam medis dibawa

ke ruangan yang
tidak sesuai dengan
yang dituju
tujuan pasien
rekam medis dibawa

ke ruangan yang
tidak sesuai dengan
yang dituju
tujuan pasien
O (occurrence)
(detectability)
RPN (OxSxD)
S (severity)
Penyebab Akibat RPN
D
(OxSxD)
pemanggilan pasien tidak pasien menunggu

sesuai standar lama
7 5 10 350 350
350
RM hilang atau belum
kembali dari unit pembuatan rekam
pelayanan saat kunjungan medis ganda
8 7 5 280 280
sebelumnya
280
penyimpanan RM tidak riwayat penyakit
diatur dengan baik karena pasien dan data
pengadaan tracer belum kunjungan pasien
8 7 5 280 189
berjalan hilang
189

pasien membayar
keharusan membawa kartu
biaya pendaftaran
9 7 3 189 189
identitas
189
tidak adanya informasi proses identifikasi

bahwa pasien harus pasien memanjang
membawa kartu di meja
9 7 3 189 180
pengunjung pendaftaran
180
pasien tidak diberikan tidak ada nomor

informasi kegunaan kartu rekam medis yang
pengunjung pada setiap menjadi panduan 9 7 3 189 144
pasien datang berobat ke pencarian rekam
Puskesmas medis
144
tidak ada keseragaman kesalahan

prosedur penulisan pemanggilan 9 5 4 180 105
identitas pasien
105
petugas tidak mengetahui kesulitan

standar penulisan identitas identifikasi pasien
9 4 4 144 105
105
tidak ada informasi bahwa
pasien tidak masuk
pasien harus mengambil
antrian pasien
5 3 7 105 90
nomor antrian
90
kesulitan
identifikasi pasien
keharusan membawa kartu
dan verifikasi
5 7 3 105 84
identitas
pengunjung
84
pembuatan ulang
pasien tidak tau
kartu pengunjung
kepentingan adanya kartu
dan lembar rekam
6 5 3 90 80
pengunjung
medis baru
80
tidak ada informasi waktu tunggu

mengenai letak ruangan pelayanan 3 4 7 84 72
yang dituju pasien memanjang
72
riwayat kunjungan
pasien tidak membawa pasien dalam
kartu identitas atau kartu rekam medis 5 4 4 80 70
pengunjung menjadi tidak
berurutan
70

mengganggu alur
prosedur pengambilan
pelayanan
3 4 6 72 70
nomor antrian
70
tidak ada informasi

mengenai denah tata letak Waktu tunggu
ruang puskesmas dan alur memanjang
5 2 7 70 54
pelayanan
54
petugas tidak
rekam medis
memperhatikan identifikasi 2 7 5 70
tertukar
rekam medis
waktu tunggu
tidak ada informasi untuk
mengenai letak ruangan mendapatkan 3 3 6 54
yang dituju pasien pelayanan
memanjang
tidak ada informasi pasien tidak
mengenai letak ruangan terlayani sesuai 3 3 6 54
yang dituju pasien urutannya
tidak ada tata denah ketidakpuasan

3 3 6 54
ruangan Puskesmas pelanggan
tidak adanya petugas Rekam medis

3 3 6 54
pengantar rekam medis terbawa pulang
tidak adanya petugas kerahasiaan rekam

3 3 6 54
pengantar rekam medis medis tidak terjaga
2747
Running Total
350 12.74%
630 22.93%
910 33.13%
1099 40.01%
1288 46.89%
1477 53.77%
1657 60.32%
1801 65.56%
1906 69.38%
2011 73.21%
2101 76.48%
2185 79.54%
2265 82.45%
2337 85.07%
2407 87.62%
2477 90.17%
2531 92.14%
2585 94.10%
2639 96.07%
2693 98.03%
2747 100.00%
2.8 Rencana kegiatan/ tindakan untuk mengatasi failure modes :
Tahapan Proses Failure modes Penyebab Akibat
pasien tidak tahu tidak ada informasi

keharusan bahwa pasien harus pasien tidak masuk
Ambil nomor antrian
mengambil nomor mengambil nomor antrian pasien
antrian antrian
pasien tidak
Pemanggilan nomor pemanggilan pasien pasien menunggu
mendengar nomor
antrian tidak sesuai standar lama
nya dipanggil
pasien tidak
pasien tidak
Pendaftaran Pasien mengetahui pasien membayar
membawa kartu
baru keharusan membawa biaya pendaftaran
identitas
kartu identitas
pasien tidak kesulitan

Pendaftaran Pasien pasien tidak punya mengetahui identifikasi pasien
baru kartu identitas keharusan membawa dan verifikasi
kartu identitas pengunjung
tidak adanya
proses identifikasi
pasien tidak informasi bahwa
Pendaftaran Pasien pasien memanjang
membawa kartu pasien harus
lama di meja
pengunjung membawa kartu
pendaftaran
pengunjung
pasien tidak diberikan

tidak ada nomor
informasi kegunaan
pasien tidak rekam medis yang
Pendaftaran Pasien kartu pengunjung
membawa kartu menjadi panduan
lama pada setiap pasien
pengunjung pencarian rekam
datang berobat ke
medis
Puskesmas
Membuat kartu pembuatan ulang

pasien tidak tau
pengunjung dan kartu pengunjung kartu pengunjung
kepentingan adanya
membuat status hilang dan lembar rekam
kartu pengunjung
Rekam Medis pasien medis baru

petugas tidak
pengunjung dan kartu pengunjung kesulitan
mengetahui standar
membuat status dan rekam medis identifikasi pasien
penulisan identitas
Rekam Medis pasien tidak lengkap
Membuat kartu penulisan identitas tidak ada

kesalahan
pengunjung dan kartu pengunjung keseragaman
pemanggilan
membuat status dan rekam medis prosedur penulisan
pasien
Rekam Medis pasien tidak jelas identitas
RM hilang atau belum

Petugas gagal
Membuat tracer kembali dari unit
menemukan pembuatan rekam
mencari Rekam pelayanan saat
rekam medis medis ganda
Medis kunjungan
pasien
sebelumnya
Petugas gagal riwayat penyakit

Membuat tracer penyimpanan RM
menemukan pasien dan data
mencari Rekam tidak diatur dengan
rekam medis kunjungan pasien
Medis baik
pasien hilang
riwayat kunjungan
Petugas pasien tidak
Membuat tracer pasien dalam
menemukan membawa kartu
mencari Rekam rekam medis
rekam medis identitas atau kartu
Medis menjadi tidak
ganda pengunjung
berurutan
petugas tidak
Membuat tracer
Salah mengambil memperhatikan rekam medis
mencari Rekam
rekam medis identifikasi rekam tertukar
Medis
medis
rekam medis waktu tunggu

Rekam Medis di tidak ada informasi
dibawa ke ruangan untuk
bawa ke ruang mengenai letak
yang tidak sesuai mendapatkan
pelayanan yang ruangan yang dituju
dengan tujuan pelayanan
dituju pasien
pasien memanjang
rekam medis
Distribusi Rekam tidak ada informasi
dibawa ke ruangan pasien tidak
Medis ke ruang mengenai letak
yang tidak sesuai terlayani sesuai
pelayanan yang ruangan yang dituju
dengan tujuan urutannya
dituju pasien
pasien
rekam medis
Distribusi Rekam
dibawa ke ruangan
Medis ke ruang tidak ada tata denah ketidakpuasan
yang tidak sesuai
pelayanan yang ruangan Puskesmas pelanggan
dengan tujuan
dituju
pasien
rekam medis
Distribusi Rekam
dibawa ke ruangan tidak adanya petugas
Medis ke ruang Rekam medis
yang tidak sesuai pengantar rekam
pelayanan yang terbawa pulang
dengan tujuan medis
dituju
pasien
rekam medis
Distribusi Rekam
dibawa ke ruangan tidak adanya petugas
Medis ke ruang kerahasiaan rekam
yang tidak sesuai pengantar rekam
pelayanan yang medis tidak terjaga
dengan tujuan medis
dituju
pasien
Pasien dipersilahkan tidak ada informasi

pasien menunggu waktu tunggu
menunggu di dekat mengenai letak
di ruangan yang pelayanan
ruang pelayanan ruangan yang dituju
salah memanjang
yang dituju pasien
RPN
Upaya yang sudah dilakukan Rekomendasi PJ
Setiap pasien yang datang akan

Merencanakan pemasangan alur mendapatkan informasi untuk Petugas
2
pendaftaran di ruang pendaftaran pengambilan nomor antrian di informasi
loket pendaftaran
Pemanggilan pasien sistem digital

Pemanggilan pasien sistem digital Petugas unit
48 dengan pengeras suara
dengan pengeras suara pendaftaran
dipertahankan

persyaratan pendaftaran Mengadakan
penyuluhan di ruang tunggu secara Memberikan edukasi pada pasien
berkala Terkait alur pendaftaran yang tidak membawa kartu
Petugas unit
96 identitas terkait persyaratan
pendaftaran
pendaftaran dan PERDA tarif
Pemasangan standing banner tentang retribusi pelayanan Puskesmas
peraturan daerah tarif retribusi
pelayananan Puskesmas

persyaratan pendaftaran Memberikan edukasi pada pasien
yang tidak membawa kartu
Petugas unit
pendaftaran
Menganjurkan pasien untuk segera retribusi pelayanan Puskesmas
membuat kartu identitas
Memberikan edukasi pada pasien

Petugas unit
Penggunaan data based p-care 189 identitas terkait persyaratan
pendaftaran
retribusi pelayanan Puskesmas

menyimpan dan membawa kartu Petugas unit
pengunjung setiap berkunjung ke pendaftaran
Puskesmas

menyimpan dan membawa kartu Petugas unit
pengunjung setiap berkunjung ke pendaftaran
Puskesmas
RPN
Mengingatkan kembali ke unit Petugas menuliskan identitas

Petugas unit
pendaftaran apabila menemukan 144 kartu pengunjung dan rekam
pendaftaran
identitas yang tidak lengkap medis secara lengkap sesuai SOP
Kesepakatan penulisan identitas Penulisan identitas dengan huruf Petugas unit

180
dengan huruf kapital kapital pendaftaran
RPN

penyimpanan RM

dan pengembaliannya kembali ke Membuat tracer untuk melacak
Petugas unit
unit pendaftaran 280 RM yang keluar dan kembali ke
pendaftaran
unit pendaftaran

Tracking RM yang belum kembali
secara harian ke masing-masing unit
pelayanan

penyimpanan RM

dan pengembaliannya kembali ke Membuat tracer untuk melacak
Petugas unit
unit pendaftaran 280 RM yang keluar dan kembali ke
pendaftaran
unit pendaftaran

Tracking RM yang belum kembali
secara harian ke masing-masing unit
pelayanan
Petugas unit
Penggunaan data based p-care 80 Penggunaan data based p care
pendaftaran
Segera mengkonfirmasi kembali ke Penggunaan tracer dan

Petugas unit
unit pendaftaran bila terdapat 70 menerapkan SOP identifikasi
pendaftaran
ketidaksesuaian rekam medis pasien pasien
Petugas unit
Kebijakan penomoran ruangan di tiap Pengiriman rekam medik oleh pendaftaran
54
ruangan Puskesmas transporter ke unit tujuan pasien dan
Transporter
Petugas unit
Kebijakan Pemasangan penunjuk arah Pengiriman rekam medik oleh pendaftaran
54
ruangan transporter ke unit tujuan pasien dan
Transporter
RPN
Petugas unit
Pembuatan denah tata ruang Pengiriman rekam medik oleh pendaftaran
54
Puskesmas transporter ke unit tujuan pasien dan
Transporter
Petugas unit
Kebijakan dan perencanaan
Pengiriman rekam medik oleh pendaftaran
pembuatan prosedur petugas 54
transporter ke unit tujuan pasien dan
pengantar rekam medis
Transporter
Petugas unit
Kebijakan dan perencanaan
Pengiriman rekam medik oleh pendaftaran
pembuatan prosedur petugas 54
transporter ke unit tujuan pasien dan
pengantar rekam medis
Transporter
Petugas pendaftaran
Prosedur pemberian informasi pada Petugas unit
84 mengarahkan pasien ke ruangan
pasien pendaftaran
yang dituju

5.2.2.d FMEA EXCEL Fix

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

5.2.2.d FMEA EXCEL Fix

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

FORM FAILURE MODE & EFFECT ANALYSIS

Unit Kerja UNIT PELAYANAN PENDAFTARAN

1.3. Tugas dan Tanggung Jawab Tim :

Ambil nomor antrian

Pemanggilan nomor antrian

Pendaftaran Pasien Rawat

Pasien Baru Pasien Lama

Membuat kartu pengunjung dan Membuat tracer dan mencari

Distribusi Ke Ruang Pelayanan

No Tahapan proses Failure modes

Pasien tidak mengetahui tempat pengambilan

Pasien tidak membawa kartu identitas

Petugas gagal menemukan Rekam Medis pasien

2.3 Tujuan melakukan analisis FMEA:

No Tahapan Proses Failure modes Akibat

pasien tidak membawa kartu identitas pasien membayar biaya pendaftaran

Salah mengambil rekam medis rekam medis tertukar

pasien tidak terlayani sesuai urutannya

kerahasiaan rekam medis tidak terjaga

Pasien dipersilahkan menunggu di

No Tahapan Proses Failure modes Akibat

pasien tidak membawa kartu pasien membayar biaya

3 Pendaftaran pasien baru

pasien tidak punya kartu kesulitan identifikasi pasien

pembuatan ulang kartu

penulisan identitas kartu

Membuat tracer mencari Petugas gagal menemukan pembuatan rekam medis

riwayat penyakit pasien dan

Membuat tracer mencari

Salah mengambil rekam medis rekam medis tertukar

waktu tunggu untuk

kerahasiaan rekam medis

Penyebab Upaya yang sudah dilakukan

Pemasangan standing banner tentang

pasien tidak diberikan informasi Mengingatkann pasien untuk

Mengingatkann pasien untuk

Mengingatkan kembali ke unit

tidak ada keseragaman prosedur Kesepakatan penulisan identitas dengan

Merencanakan pembuatan SOP

merencanakan pembuatan prosedur

pasien tidak membawa kartu identitas

Segera mengkonfirmasi kembali ke unit

tidak ada informasi mengenai letak Kebijakan penomoran ruangan di tiap

tidak ada informasi mengenai letak Kebijakan Pemasangan penunjuk arah

Kebijakan dan perencanaan pembuatan

tidak ada informasi mengenai letak Prosedur pemberian informasi pada

No Tahapan Proses Failure modes Penyebab

pasien tidak mengetahui tidak ada informasi mengenai

tidak ada informasi bahwa

pasien tidak mengetahui

pasien tidak mengetahui

tidak adanya informasi bahwa

pasien tidak diberikan informasi

RM hilang atau belum kembali

penyimpanan RM tidak diatur

Membuat tracer Petugas menemukan rekam pasien tidak membawa kartu

Membuat tracer petugas tidak memperhatikan

Distribusi Rekam Medis rekam medis dibawa ke

Distribusi Rekam Medis rekam medis dibawa ke

Distribusi Rekam Medis rekam medis dibawa ke

Distribusi Rekam Medis rekam medis dibawa ke

Distribusi Rekam Medis rekam medis dibawa ke

pasien tidak masuk antrian