PEMERINTAH KABUPATEN BLITAR

DINAS KESEHATAN
UPT PUSKESMAS WATES
Jl Merdeka No 12 Wates, Kec.Wates Telp 085655510200
Email : puskesmas.wates@gmail.com

FAILURE MODE & EFFECT ANALYSIS (FMEA)

UNIT PELAYANAN LOKET PENDAFTARAN

UPT PUSKESMAS SEPAUK

Unit Kerja Rekam Medis

Alur Dokumen Rekam Medis Wilayah
Proses yang dianalisis
TIM FMEA Nama
Ketua
Anggota

Notulen
Alur Proses yang akan dianalisis:
A. Dokumen Rekam Medis Wilayah
1. Pasien datang menyerahkan KTP/KK
2. Petugas menulis identitas pasien di register
3. Petugas membuat RM dengan berdasar nomer register masing2 wilayah
4. Petugas memberikan kartu berobat
5. Petugas melakukan pemeriksaan
a. Apabila membutuhkan rujukan, pasien dirujuk ke induk
b. Apabila tidak membutuhkan rujukan, pasien langsung ditangani
5. Petugas memberikan obat sesuai kebutuhan
6. Pasien Pulang
Identifikasi Failure Modes :
No Tahapan Proses Failure Modes
1 Pasien datang menyerahkan KTP/KK Pasien tidak membawa KTP/KK
2 1. Petugas menulis identitas pasien di Salah menulis identitas pasien
register
3 2. Petugas membuat RM dengan berdasar Double nomer RM / No RM tidak
terpusat
nomer register masing2 wilayah
3. DRM habis
4 4. Petugas memberikan kartu berobat Kartu berobat habis
5 5. Petugas melakukan pemeriksaan Petugas tidak mengetahui riwayat
penyakit pasien
Apabila membutuhkan rujukan, pasien Petugas tidak membuatkan form
rujukan internal
dirujuk ke induk
Apabila tidak membutuhkan rujukan, -
pasien langsung ditangani
a.
7. Petugas memberikan obat sesuai Obat terbatas
kebutuhan
8. Pasien Pulang Petugas tidak melakukan retribusi
6.
Tujuan Melakukan FMEA :
1. Meminimalkan resiko dari pelayanan pendaftaran-RM di Puskesmas
2. Mengetahui penyebab terjadinya insiden yang kemungkinan bisa terjadi
3. Merumuskan kemungkinan-kemungkinan yang bisa menjadi penyebab terjadinya insiden

Identifikasi akibat dan kemungkinan penyebab dari tiap Failure Modes, :

No Tahapan Proses Failure Modes Effect Causes Current Control
1 Pasien datang Pasien tidak membawa Data pasien tidak lengkap Pasien tidak paham -
KTP/KK dan tidak valid persyaratan
menyerahkan KTP/KK
7. Petugas menulis identitas Salah menulis identitas Double data Petugas tidak tidak -
pasien melakukan identifikasi
pasien di register ulang
2 8. Petugas membuat RM Double nomer RM / No Riwayat penyakit tidak Petugas menerapkan -
RM tidak terpusat kronologis budaya lama
dengan berdasar nomer
register masing2 wilayah
9. DRM habis Pasien tidak punya DRM Petugas tidak cek restock -
3 10. Petugas memberikan Kartu berobat habis Pasien tidak mendapat Petugas tidak cek restock -
KIB
kartu berobat
11. Petugas melakukan Petugas tidak Tidak tepat diagnosa Pasien berobat tidak -
mengetahui riwayat hanya di satu tempat
pemeriksaan penyakit pasien
Apabila membutuhkan Petugas tidak Petugas induk tihau Tidak ada form rujukan -
membuatkan form riwayat dan terapi yang internal
rujukan, pasien dirujuk
rujukan internal sudah diberikan
ke induk
Apabila tidak -
membutuhkan rujukan,
pasien langsung
ditangani
b.
9. Petugas memberikan Obat terbatas Terapi obat tidak Keterbatasan obat LPLPO
maksimal
obat sesuai kebutuhan
10. Pasien Pulang Petugas tidak melakukan Tidak adanya pemasukan Tidak memberlakukan -
retribusi perda tarif
Melakukan perhitungan RPN (Risk Priority Number) dengan menggunakan matriks, :

No Tahapan Failure Modes Effect Sever Causes Occu Current Detectab RPN
Proses ity rance Control ility x
1 Pasien datang Pasien tidak Data pasien 7 Pasien tidak 2 - 4 56
membawa tidak lengkap paham
menyerahkan KTP/KK dan tidak valid persyaratan
KTP/KK
12. Petugas Salah menulis Double data 4 Petugas 5 - 2 40
identitas pasien tidak tidak
menulis melakukan
identitas pasien identifikasi
ulang
di register
2 13. Petugas Double nomer Riwayat 8 Petugas 8 - 6 384
RM / No RM penyakit tidak menerapkan
membuat RM tidak terpusat kronologis budaya lama
dengan
berdasar nomer
register
masing2
wilayah
14. DRM habis Pasien tidak 5 Petugas 6 - 5 150
punya DRM tidak cek
restock
15. Petugas Kartu berobat Pasien tidak 3 Petugas 3 - 5 45
habis mendapat KIB tidak cek
memberikan
 kartu berobat restock
16. Petugas Petugas tidak Tidak tepat 6 Pasien 4 - 3 72
mengetahui diagnosa berobat
melakukan riwayat tidak hanya
pemeriksaan penyakit pasien di satu
tempat
Apabila Petugas tidak Petugas induk 7 Tidak ada 5 - 3 105
membuatkan tahu riwayat form
membutuhkan
form rujukan dan terapi rujukan
rujukan, pasien internal yang sudah internal
diberikan
dirujuk ke
induk
Apabila tidak -
membutuhkan
rujukan, pasien
langsung
ditangani
c.
11. Petugas Obat terbatas Terapi obat 6 Keterbatasa 7 LPLPO 3 126
tidak n obat
memberikan maksimal
obat sesuai
kebutuhan
12. Pasien Pulang Petugas tidak Tidak adanya 7 Tidak 7 - 5 245
melakukan pemasukan memberlaku
retribusi kan perda
 tarif

Menetapkan threshold untuk memilih failure mode yang akan diselesaikan dan ditetapkan failure mode apa saja yang akan
diselesaikan (Cut off Point), :
N Failure Modes (Urutkan dari RPN RPN Komulatif Presentase Keterangan
o tertinggi ke rendah) Komulatif (Cut off point 80%)
1 Double nomer RM / No RM tidak 384 384 31,4%
terpusat
2 Petugas tidak melakukan retribusi 245 629 51%
3 DRM habis 150 779 63,7%
4 Obat terbatas 126 905 74%
5 Petugas tidak membuatkan form 105 1010 82,6% Cut off point
rujukan internal
6 Petugas tidak mengetahui riwayat 72 1082 88,5%
penyakit pasien
7 Pasien tidak membawa KTP/KK 56 1138 93%
8 Kartu berobat habis 45 1183 96,7%
9 Salah menulis identitas pasien 40 1223 100%
Rencana solusi kegiatan yang perlu dilakukan untuk mengatasi failure modes :

No Tahapan Failure Effect Causes Current RPN Solusi Penanggung Waktu

Proses Modes Control x Jawab
1 Double Sistem RM terpusat dan 2022
nomer RM / simpustronik
No RM
tidak
terpusat
2 Petugas Pemasangan tarif perda di 2022
tidak masing2 wilayah
melakukan
retribusi
3 DRM habis Buffer stok DRM 2022
4 Obat Penyediaan obat sesuai
terbatas formularium
5 Petugas Pembuatan form rujukan
tidak internal
membuatka
n form
rujukan
internal
Pelaksanaan kegiatan dan evaluasi :
Menghitung ulang RPN

No Failure S O D RPN Solusi Penanggun Waktu Kegiatan yang S O D RPN

Modes x g Jawab sudah dilakukan x
1 Double Perbaika 2022
nomer RM / n SOP
No RM (nomor
tidak antrian
terpusat dipanggi
l 3x)
2 Petugas
tidak
melakukan
retribusi
3 DRM habis Sosialisa 2022
si
4 Obat
terbatas
5 Petugas
tidak
membuatka
n form
rujukan
internal
SOP baru sesuai dengan Hasil Analisis dan Pelaksanaan FMEA
Diagram alir
A. Dokumen Rekam Medis Wilayah
1. Pasien datang menyerahkan KTP/KK
2. Petugas cek identitas pada simpustronik (pasien baru/lama)
a. Pasien baru -> petugas wilayah konfirmasi ke petugas RM induk untuk mendapat No RM baru
b. Pasien lama -> petugas langsung mendaftar sesuai simpustronik
3. Petugas membuat RM dengan berdasar nomer register masing2 wilayah
4. Petugas memberikan kartu berobat
5. Petugas melakukan pemeriksaan
c. Apabila membutuhkan rujukan, pasien dirujuk ke induk
d. Apabila tidak membutuhkan rujukan, pasien langsung ditangani
6. Petugas memberikan obat sesuai kebutuhan
7. Pasien Pulang
Analisan dan Uji Coba Proses Baru
PDSA
Implementasi dan Monitoring Proses Baru
Sosialisasi
Monitoring