PEMERINTAH KOTA JAYAPURA

DINAS KESEHATAN
PUSAT KESEHATAN MASYARAKAT ABEPURA
JL. RAYA ABEPANTAI-TANAH HITAM, KEL.ASANO. (HOTLINE: 082197827879)
Email:puskesmasabepura_dinkeskota@yahoo.co.id, puskesmasabepura_dinkeskota@gmail.com, Kode Pos:99322

FORM FAILURE MODE & EFFECT ANALYSIS

Unit Kerja Ruangan Pendaftaran dan Rekam medik
Proses yang SOP Pendaftaran (Pasien lama)
dianalisis
Tim FMEA Nama Peran
Ketua dr. Ririn J. harar Koordinator
Anggota Karsiti PMKP
Heri purwantoro PJ. Ruangan Pendaftaran
dan Rekam medik
Atonius thomas Petugas Ruang
pendaftaran dan Rekam
medik
Riska Agaki Petugas Ruang
pendaftaran dan Rekam
medik
Jack oropa Petugas Ruang
pendaftaran dan Rekam
medik
Petugas pencatat Purwanengsy Notulen
(notulis)

I. Gambarkan alur proses yang akan dianalisis:

1. Petugas mempersilahkan pasien mengambil nomor antrian
2. Petugas memanggil pasien sesuai nomor antrian
3. Petugas menanyakan apakah pasien sudah pernah datang berobat
sebelumnya
4. Petugas menanyakan apakah pasien mempunyai kartu jaminan kesehatan
(BPJS, KPS, Jamkesmas, Askes)
5. Petugas menanyakan kartu berobat pada pasien yang sudah pernah
berobat.
6. Petugas menanyakan identitas pasien yang akan berobat.
7. Petugas menanyakan unit layanan tujuan pasien.
8. Petugas mencatat identitas pasien di buku register kunjungan pasien.
9. Petugas mengambil family folder.
10. Petugas mencari rekam medis sesuai dengan identitas pasien pada family
folder.
 11. Petugas membuat rekam medis baru pada pasien yang baru pertama kali
berobat sesuai identitas pasien.
12. Petugas meminta biaya retribusi untuk pasien umum sesuai dengan perda
yang berlaku.

13. Petugas menyerahkan karcis retribusi dan mengembalikan kartu berobat

kepada pasien.

II. Identifikasi failure modes:

No Tahapan Proses Failure Modes
1. Petugas mempersilahkan pasien 1. Pasien salah mengambil nomor
mengambil nomor antrian antrian
2. Pasien mengambil nomor antrian
kemudian pulang

2. Petugas memanggil pasien sesuai 1. Pasien tidak ada saat dipanggil

nomor antrian nomor antriannya
2. Pasien tidak mendengar saat
dipanggil
3. Petugas menanyakan apakah pasien 1. Pasien tidak jujur jika sudah pernah
sudah pernah datang berobat datang berobat
sebelumnya.

4. Petugas menanyakan apakah pasien 1. Pasien lupa membawa kartu jaminan

mempunyai kartu jaminan kesehatan kesehatan
(BPJS, KPS, Jamkesmas, Askes) 2. Kartu jaminan kesehatan pasien
hilang

5. Petugas menanyakan kartu berobat 1.Pasien lupa / tidak membawa kartu

pada pasien yang sudah pernah berobat.
berobat. 2. Kartu berobat pasien hilang

6. Petugas menanyakan identitas pasien 1. Pasien tidak kooperatif

yang akan berobat. 2. Pasien salah dalam memberikan
identitas yang lengkap

7. Petugas menanyakan unit layanan 1. Pasien salah memilih unit layanan

tujuan pasien. yang dituju

8. Petugas mencatat identitas pasien di 1. Petugas salah menulis identitas

buku register kunjungan pasien. pasien yang lengkap
2. Pasien memberikan alamat yang
berbeda setiap kunjungan

9. Petugas mengambil family folder. 1. Petugas salah mengambil family

 folder

10. Petugas mencari rekam medis sesuai 1. Petugas salah mengambil rekam
dengan identitas pasien pada family medis pasien
folder. 2. Rekam medis pasien tercecer /
hilang

11. Petugas membuat rekam medis baru 1. Petugas tidak menulis identitas
pada pasien yang baru pasien dengan lengkap
pertama kali berobat sesuai identitas
pasien.

12. Petugas meminta biaya retribusi untuk 1. Pasien tidak membawa uang untuk
pasien umum sesuai dengan perda membayar retribusi
yang berlaku.

13. Petugas menyerahkan karcis retribusi 1. Petugas lupa memberikan karcis

dan mengembalikan kartu berobat retribusi kepada pasien
kepada pasien. 2. Petugas lupa memberikan kartu
berobat kepada pasien

I. Tujuan melakukan analisis FMEA:

1. Meminimalkan resiko -resiko dari pelayanan di ruangan pendaftaran dan
rekam medik di Puskesmas Abepura
2. Mengetahui penyebab terjadinya insiden yang kemungkinan bisa terjadi
3. Merumuskan kemungkinan-kemungkinan yang bisa menjadi penyebab
terjadinya insiden

II. Identifikasi akibat jika terjadi failure mode untuk tiap-tiap failure mode:
No Tahapan Proses Failure Modes Akibat
1. Petugas mempersilahkan 1. Pasien salah 1. Waktu pelayanan
pasien mengambil nomor mengambil nomor menjadi lebih lama
antrian antrian karena petugas harus
2. Pasien mengambil memberi pengertian
nomor antrian kepada pasien yang
kemudian pulang salah mengambil
nomor antria
1.
2. Petugas memanggil pasien 1. Pasien tidak ada saat 1. Pemanggilan nomor
sesuai nomor antrian dipanggil nomor antrian pasien ditunda
antriannya.
2. Pasien tidak
mendengar saat
2. dipanggil

3. Petugas menanyakan 1. Pasien tidak jujur jika 1. Pemanggilan nomor

apakah pasien sudah sudah pernah datang antrian pasien
pernah datang berobat berobat ditunda.
sebelumnya.
3.

4. Petugas menanyakan 1. Pasien lupa 1. Pasien komplain dan

apakah pasien mempunyai membawa kartu menanyakan kembali
kartu jaminan kesehatan jaminan kesehatan. mengapa belum
4. (BPJS, KPS, Jamkesmas, 2. Kartu jaminan dipanggil
Askes) kesehatan hilang. 2. Pasien dibuatkan
kartu berobat yang
baru sehingga nomor
family folder menjadi
double.
3. Riwayat penyakit
sebelumnya tidak bisa
ditelusuri.
4. Petugas P-care tidak
dapat mengentri data
pasien JKN ke dalam
aplikasi e-Pcare.
5. Status pasien JKN
menjadi pasien
swasta (membayar
retribusi).

5. Petugas menanyakan 1. Pasien lupa / tidak 1. Waktu pencarian

kartu berobat pada pasien membawa kartu rekam medis menjadi
yang sudah pernah berobat. lebih lama.
 berobat. 2. Kartu berobat pasien 2. Rekam medis tidak
hilang ditemukan
3. Pembuatan rekam
medis yang baru

6. Petugas menanyakan 1. Pasien tidak 1. Pembuatan identitas

identitas pasien yang akan kooperatif. pasien menjadi tidak
berobat. 2. Pasien salah dalam lengkap.
memberikan identitas 2. Kesalahan dalam
yang lengkap. pembuatan rekam
medis.
7. Petugas menanyakan unit 1. Pasien salah memilih 1. Pasien salah
layanan tujuan pasien. unit layanan yang memasuki unit yang
dituju dituju

8. Petugas mencatat identitas 1. Salah dalam menulis 1. Waktu pencarian

pasien di buku register nama pasien yang rekam medis lebih
kunjungan pasien. lengkap. lama.

2. Pasien memberikan 1. Pencarian rekam

Petugas mengambil family alamat yang berbeda medis tidak
9. folder. setiap kunjungan. ditemukan.
2. Pembuatan rekam
medis yang baru
1.

10. Petugas mencari rekam 1. Petugas salah 1. Petugas mencari

medis sesuai dengan
identitas pasien pada
family folder.
2.
11. Petugas membuat rekam
medis baru pada pasien
3. yang baru pertama kali
berobat sesuai identitas
pasien.
mengambil family kembali family folder
folder yang sesuai.
2. Petugas salah 2. Waktu pelayanan
mengambil rekam menjadi lebih lama
medis pasien. 3. Pemanggilan pasien
lebih lama atau
diulang-ulang.
1. 1.
2. Rekam medis pasien 2. Riwayat penyakit
tercecer / hilang pasien yang
3. Petugas tidak menulis sebelumnya tidak
identitas pasien diketahui
dengan lengkap 3. Identitas pasien di
rekam medis tidak
lengkap
12. Petugas meminta biaya 1. Pasien tidak 1. Pasien digratiskan
retribusi untuk pasien membawa uang untuk
umum sesuai dengan membayar retribusi.
perda yang berlaku.
13. Petugas menyerahkan 1. Petugas lupa 1.Petugas sulit mencari
karcis retribusi dan memberikan karcis family folder pada
mengembalikan kartu retribusi dan kartu kunjungan pasien
berobat kepada pasien. berobat kepada berikutnya.
pasien

III. Identifikasi kemungkinan penyebab dari tiap failure mode, dan

deskripsikan upaya-upaya yang sudah dilakukan (kalau ada) untuk
mengatasi failure mode:
No Tahapan Failure Akibat Penyebab Upaya yang
Proses Modes telah dilakukan
1. Petugas 1. Pasien salah 1. Waktu 1. Pasien belum 1. Melakukan
mempersilahkan mengambil pelayanan mengetahui sosialisasi alur
pasien mengambil nomor menjadi jika ada pendaftaran sesuai
nomor antrian antrian lebih lama pembagian dengan SOP.
karena jenis antrian 2. Membuat nomor
2. Pasien petugas berdasarkan antrian dengan
mengambil harus warna nomor warna yang
nomor memberi antrian dan berbeda-beda
antrian pengertian usia serta sesuai layanan
kemudian kepada layanan yang yang dituju
pulang pasien yang dituju.
salah
mengambil
nomor
antrian.
2.
1. Pasien tidak 1. Sosialisasi kepada
Petugas ada di 1. Pemanggilan 1. Pasien tidak pasien jika telah
memanggil pasien tempat saat nomor ada di tempat mengambil nomor
sesuai nomor dipanggil antrian pada saat antrian agar tetap
antrian nomor pasien nomor berada di ruang
antriannya ditunda antriannya tunggu
2. Pasien tidak 2. Pemanggilan dipanggil 2. Sosialisasi kepada
mendengar nomor 2. Pasien pasien untuk
saat antrian pulang mendengarkan
dipanggil pasien setelah pemanggilan nomor
ditunda mengambil antrian
3. Pasien nomor antrian 3. Sosialisasi kepada
komplain pasien agar
dan memberikan
menanyakan keterangan yang
kembali sebenarnya tentang
mengapa riwayat kunjungan
3. belum berobat
sebelumnya
 dipanggil
1. Mengedukasi
1. Pasien tidak pasien untuk
jujur jika 1. Dibuatkan membawa kartu
sudah kartu berobat jaminan kesehatan
1. Pasien pada kunjungan
pernah yang baru
Petugas sedang berikutnya
datang sehingga nomor
menanyakan melakukan 2. Mengedukasi
berobat family folder
apakah pasien aktifitas lain pasien untuk
menjadi double. 2. Pasien ingin
sudah pernah mencari atau
datang berobat cepat dilayani mebuat kembali
sebelumnya. kartu jaminan
4. kesehatan

1.Mengedukasi pasien
untuk membawa kartu
berobat pada
kunjungan berikutnya
1. Pasien lupa
membawa 1. Petugas P- 2.Mengedukasi pasien
kartu care tidak 1. Pasien agar mencatat nomor
jaminan dapat
Petugas terburu-buru kartu berobat di hp atau
kesehatan mengentri
menanyakan sehingga catatan kecil
2. Kartu data pasien
apakah pasien lupa
jaminan
5. mempunyai kartu kesehatan
JKN ke membawa
jaminan kesehatan dalam kartu jaminan
hilang aplikasi e-
(BPJS, KPS, kesehatanny
Jamkesmas, Pcare a
Askes)
1.Mengedukasi pasien
agar memberikan
identitas yang lengkap
2. Pasien lupa di
1. Pasien lupa / mana menyimpan 1.
tidak membawa 1. Status kartu jaminan
kartu berobat pasien JKN kesehatannya
Petugas
menanyakan kartu menjadi
2. Kartu berobat pasien 1.Pasien terburu-
6. berobat pada
pasien hilang swasta buru sehingga
pasien yang sudah
(membayar lupa membawa
pernah berobat.
retribusi) kartu berobat
2. Waktu 2. Pasien lupa di
pencarian mana menyimpan
rekam medis kartu berobatnya
menjadi
lebih lama
1.Pasien tidak
kooperatif
7. 1. Rekam medis
2.Pasien salah tidak ditemukan
Petugas dalam
menanyakan memberikan
identitas pasien 2.Pembuatan
identitas yang identitas pasien 1.Pasien tidak
yang akan berobat lengkap sabar dan ingin
menjadi tidak
lengkap cepat dilayani

3.Kesalahan 2.Petugas tidak

8. dalam mencatat dengan
pembuatan lengkap identitas
rekam medis pasien di rekam
medis
 Petugas 1. Pasien 1. Pasien salah 1.Kurangnya 1. Membuat media
menanyakan unit salah memilih memasuki unit pemahaman informasi berupa
layanan tujuan unit layanan yang dituju pasien tentang leaflet, brosur, poster
pasien. yang dituju. jenis-jenis unit tentang jenis-jenis
layanan yang unit layanan
terdapat di
puskesmas

Petugas 1.Salah dalam 1. Mengganti 1.Petugas 1.Mengedukasi

9. mencatat menulis nama pendaftaran petugas agar lebih
alamat pada
identitas pasien pasien yang rekam medis kurang teliti teliti dalam mencatat
di buku register lengkap 2. Pembuatan dalam mencatat identitas pasien di
kunjungan rekam medis identitas pasien buku register
pasien. yang baru
2.Tempat
2. Pasien
tinggal pasien
memberikan
berpindah-
10 alamat yang pindah
berbeda setiap
kunjungan

Petugas 1.Petugas 1.Petugas 1.Petugas 1.Mengedukasi

mengambil salah mencari kurang teliti petugas agar lebih
family folder. mengambil kembali family dalam teliti dalam
family folder folder yang mengambil mengambil family
11. sesuai family folder folder

1. Petugas
Petugas mencari salah dalam 1. Waktu 1.Kurangnya 1.Mensosialisasikan
rekam medis mengambil pelayanan ketelitian SOP akses rekam
sesuai dengan rekam medis menjadi lebih petugas dalam medis kepada
identitas pasien pasien lama mengambil petugas
pada family 2. Rekam 2.Pemanggilan rekam medis
folder. medis pasien pasien lebih
12. tercecer / lama atau
hilang diulang-ulang

Petugas 1.Petugas 1.Riwayat 1.Rekam medis 1.Mensosialisasikan

membuat rekam tidak menulis penyakit pasien pasien terselip SOP penyimpanan
medis baru pada identitas yang 2.Petugas tidak rekam medis kepada
pasien yang pasien dengan sebelumnya menjalankan petugas
13. baru pertama lengkap tidak diketahui SOP
kali berobat 2.Identitas penyimpanan
sesuai identitas pasien di rekam medis
pasien. rekam medis dengan benar
tidak lengkap

Petugas 1.Pasien tidak

meminta biaya membawa 1.Pasien 1.Petugas tidak
uang untuk digratiskan 1.Mensosialisasikan
retribusi untuk menjalankan
membayar SOP penilaian
pasien umum SOP penilaian
retribusi. kelengkapan dan
sesuai dengan kelengkapan
ketepatan isi rekam
perda yang dan ketepatan
medis
 berlaku. isi rekam medis

Petugas 1.Petugas lupa 1.Petugas sulit 1.Pasien 1.Mengedukasi

menyerahkan memberikan mencari family terburu-buru pasien untuk
karcis retribusi karcis retribusi folder pada sehingga lupa membuat kartu
dan dan kartu kunjungan membawa uang JKN/KPS
mengembalikan berobat pasien
kartu berobat kepada pasien berikutnya. 2.Pasien 2.Mengatur jadwal
kepada pasien. banyak dan kegiatan luar bagi
petugas yang petugas pendaftaran
melayani
terbatas karena
adanya kegiatan
di luar gedung
1.

IV. Tetapkan threshold untuk memilih failure mode yang akan diselesaikan
dan, tetapkan failure mode apa saja yang akan diselesaikan. (Gunakan
Diagram Pareto)

No Failure modes: RPN KumulatiF Persentase Keterangan

(urutkan dari RPN kumulatif
tertinggi ke terendah)

1 Petugas salah dalam

mengambil rekam medis 490 490 16,8%
pasien
2 Pasien lupa / tidak
300 790 27,1%
membawa kartu berobat
3 Salah dalam menulis
nama pasien yang 300 1090 37,4%
lengkap
4. Rekam medis pasien
270 1360 46,7%
tercecer / hilang
5. Pasien salah memilih unit
189 1549 53,2%
layanan yang dituju.
6. Pasien mengambil nomor
antrian kemudian pulang 168 1717 59,0%

7. Pasien tidak ada di

tempat saat dipanggil 168 1885 64,8%
nomor antriannya
8. Pasien tidak mendengar
saat dipanggil 120 2005 68,9%

9. Pasien tidak kooperatif

120 2125 73,0%

10. Pasien salah dalam

memberikan identitas 120 2245 77,2%
 yang lengkap

11. Petugas tidak menulis

identitas pasien dengan
120 2365 81,3% Cutt of point
lengkap

12. Pasien salah mengambil

nomor antrian 108 2473 85,0%

13. Kartu jaminan kesehatan

hilang 90 2563 88,1%

14. Kartu berobat pasien

hilang 90 2653 91,2%

15. Petugas salah

mengambil family folder 84 2737 94,1%

16. Petugas lupa

memberikan karcis
retribusi dan kartu 60 2797 96,2%
berobat kepada pasien

17. Pasien tidak jujur jika

sudah pernah datang
40 2837 97,5%
berobat

18. Pasien lupa membawa

kartu jaminan kesehatan 40 2877 98,9%

19. Pasien memberikan

alamat yang berbeda 20 2897 99,6%
setiap kunjungan

20. Pasien tidak membawa

uang untuk membayar
10 2907 100%
retribusi.

V. Susun SOP baru sesuai dengan hasil analisis dan pelaksanaan FMEA:

1. Petugas mempersilahkan pasien mengambil nomor antrian

2. Petugas memanggil pasien sesuai nomor antrian
3. Petugas menanyakan apakah pasien sudah pernah datang berobat
sebelumnya
4. Petugas menanyakan apakah pasien mempunyai kartu jaminan kesehatan
(BPJS, KPS, Jamkesmas, Askes)
5. Petugas menanyakan kartu berobat pada pasien yang sudah pernah
berobat.
6. Petugas menanyakan identitas pasien yang akan berobat.
7. Petugas menanyakan unit layanan tujuan pasien.
8. Petugas mencatat identitas pasien di buku register kunjungan pasien.
9. Petugas mengambil famili folder.
10. Petugas mencari rekam medis sesuai dengan identitas pasien pada family
folder.
11. Petugas membuat rekam medis baru pada pasien yang baru pertama kali
berobat sesuai identitas pasien.
12. Petugas meminta biaya retribusi untuk pasien umum sesuai dengan perda
yang berlaku.
13. Petugas menyerahkan karcis retribusi dan mengembalikan kartu berobat
kepada pasien.