Sistem Informasi

Manajemen
#6 Otomatisasi Kantor
Endang Supriyadi, M.Kom
endangs2013@gmail.com

Endang Supriyadi., M.Kom

Sistem Informasi

Pengantar
Sistem otomatisasi perkantoran (office
automation) adalah sistem yang memberikan
fasilitas tugas-tugas pemrosesan informasi
sehari-hari di dalam perkantoran dan
organisasi bisnis
Sistem ini menyediakan aneka ragam
pemrosesan informasi disamping pengolahan
kata (word processing), pengolah lembar kerja
(spreadsheet), pengolah grafik, aplikasi
presentasi, pengaksesan basis data, surat
elektronik (email), surat bersuara (voice mail)
Endang Supriyadi., M.Kom

Sistem Informasi

 OA meliputi sistem elektronik formal

maupun informal yang terutama
berhubungan dengan komunikasi
informasi dari dan ke orang-orang
yang ada di dalam maupun di luar
organisasi

Endang Supriyadi., M.Kom

Sistem Informasi

Pemecahan Masalah
Manajerial
Aplikasi-aplikasi otomatisasi kantor
sebelumnya digunakan untuk
mendukung karyawan bagian
sekretariat dan administratif, saat ini
sudah banyak digunakan oleh para
manager dan profesional untuk
membantu memecahkan
permasalahan yang dihadapinya
Endang Supriyadi., M.Kom

Sistem Informasi

Tujuan OA
Pendapatan yang lebih tinggi vs
Penghindaran biaya
Pemecahan masalah kelompok
Kelengkapan, bukan sebagai
penggantian

Endang Supriyadi., M.Kom

Sistem Informasi

Pengguna OA

Manajer
Profesional
Sekretaris
Pegawai Administratif

Endang Supriyadi., M.Kom

Sistem Informasi

Aplikasi OA

Pengolah kata (word processing)

Surat elektronik (email)
Jasa surat elektronik (electronic mail service)
Voice mail
Kalender elektronik (electronic calendaring)
Konferensi Audio (audio conferencing)
Konferensi video
Konferensi komputer
Transmisi faksimil
Videotex
Pencitraan
Desktop publishing (DTP)

Endang Supriyadi., M.Kom

Sistem Informasi

Contoh penggunaan OA
Pengolah lembar kerja digunakan untuk
menganalisa berbagai kemungkinan harga
Pengolah kata digunakan untuk membuat kontrak
kerja penjualan
Surat elektronis untuk memberikan deskripsi produk
kepada calon pelanggan
Video konferensi digunakan untuk melakukan
pertemuan virtual secara jarak jauh untuk
melakukan koordinasi sejumlah orang yang berada
di berbagai tempat yang berjauhan, dalam hal ini
wajah para peserta rapat dapat terlihat dalam
monitor
Endang Supriyadi., M.Kom

Sistem Informasi

Kantor Maya (Virtual Office)

Perkembangan otomatisasi kantor yang
menghubungkan orang secara elektronik telah
membuka peluang-peluang baru dalam bagaimana
pekerjaan kantor dilaksanakan.
Otomatisasi kantor telah membuat pekerjaan tidak
harus dikerjakan di kantor dan bisa dikerjakan
dimana saja serta kapan saja
Konsep kantor maya (Virtual office) memungkinkan
pekerjaan kantor dapat dilakukan hampir di semua
lokasi geografi selama tempat tersebut terhubung
dengan satu atau lebih kokasi dengan kemampuan
komunikasi elektronik
Endang Supriyadi., M.Kom

Sistem Informasi

 Sejak tahun 1970-an, konsep VO sudah

dimulai, seiring dengan murahnya
peralatan komputer dan komunikasi data
yang memungkinkan individu untuk
berkerja di rumah

Endang Supriyadi., M.Kom

Sistem Informasi

Keuntungan Kantor Maya

Biaya fasilitas yang lebih murah, perusahaan tidak
membutuhkan kapasitas kantor yang besar,
sehingga biaya sewa kantor turun
Biaya peralatan yang lebih rendah, perusahaan tidak
perlu memberikan peralatan kepada setiap karyawan
Berkurangnya penghentian pekerjaan, dalam kondisi
apapun pekerjaan dapat terus dilakukan karena
pekerjaan dapat dikerjakan di mana pun dan kapan
pun
Kontribusi sosial, perusahaan dapat mempekerjaan
orang-orang yang memiliki keterbatasan fisik karena
mereka dapat bekerja di rumah
Endang Supriyadi., M.Kom

Sistem Informasi

Kerugian Kantor Maya

Moral yang rendah, hal ini
dikarenakan salah satunya tidak
adanya umpan balik positif yang
berasal dari interaksi tatap muka
dengan atasan atau sesama rekan
kerja
Kekhawatiran resiko keamanan,
keamanan data dan informasi akan
lebih sulit di kendalikan di dalam
lingkungan kantor maya

Endang Supriyadi., M.Kom

Sistem Informasi

Kesuksesan VO
Disiplin, tanpa adanya disiplin diri
untuk melakukan pekerjaan tanpa
supervisi dan motivasi maka VO tidak
dapat dijalankan
Independen, karyawan diharapkan
dapat bekerja sendiri dan menjadi
atasan bagi diri sendiri

Endang Supriyadi., M.Kom

Sistem Informasi

Telecommuting
Telecommuting merupakan istilah
yang diperkenalkan untuk
menggambarkan bagaimana
karyawan dapat secara elektronik
pergi ke tempat kerja
Telecommuter yang pertama adalah
ilmuwan komputer seperti
programmer sistem, dimana mereka
dapat membuat produk piranti lunak
di rumah atau di mana pun

Endang Supriyadi., M.Kom

Sistem Informasi

Keuntungan Telecommuting bagi

karyawan
Fleksibiltas, yang diberikan dalam
menjadwalkan tugas pekerjaan
sehingga tugas pribadi juga dapat di
akomodir
Perusahaan akan memberikan
perhatian yang lebih besar pada
kebutuhan komunikasi para
telecommuter
Endang Supriyadi., M.Kom

Sistem Informasi

Kerugian Telecommuting bagi

karyawan
Karyawan yang melakukan telecommuting
dapat merasa menjadi anggota organisasi
yang kurang dianggap penting
Kekhawatiran kehilangan pekerjaan atau
akan menjadi korban dari suatu
pemecatan elektronik
Meningkatnya ketegangan keluarga,
karena batasan antara pekerjaan rumah
dan pekerjaan kantor menjadi kabur

Endang Supriyadi., M.Kom

Sistem Informasi

Hoteling
Telecommuting ternyata meluas sampai meliputi
seluruh karyawan yang hanya datang ke kantor
apabila diperlukan
Perusahaan menyediakan fasilitas terpusat yang
dapat dibagi bersama oleh karyawan jika terdapat
kebutuhan akan ruangan dan dukungan kantor
Karyawan yang menggunakan fasilitas ini dengan
cara yang sama seperti ketika mereka menggunakan
sebuah hotel apabila sedang bepergian.
Agar tujuan tercapai, fasilitas kantor terpusat harus
di kelola oleh pegawai pendukung yang memadai
dan menawarkan teknologi yang dibutuhkan
Endang Supriyadi., M.Kom

Sistem Informasi

Keuntungan Hoteling
Pemanfaatan sumber daya dan
ruangan yang lebih efektif dan fokus
yang lebih baik pada apa yang
dibutuhkan untuk mendukung
personel kantor

Endang Supriyadi., M.Kom

Sistem Informasi

Kerugian Hoteling
Anggapan hilangnya bonus oleh
karyawan yang tidak lagi memiliki
ruangan kantor pribadi
Hilangnya perasaan berada dalam
suatu komunitas dan potensi dampak
negatif pada budaya korporat

Endang Supriyadi., M.Kom

Sistem Informasi

Organisasi Maya
Keberhasilan kantor maya,
memperluas penggunaannya pada
keseluruhan perusahaan sehingga
menjadi organisasi maya (virtual
organization)
Organisasi maya merupakan operasi
keseluruhan perusahaan dirancang
sedemikian rupa sehingga tidak
terikat pada lokasi-lokasi fisik
Endang Supriyadi., M.Kom

Sistem Informasi

Referensi
Laudon, C. Kenneth., Management
Information Systems Managing the
Digital Firm, Twelth Ed., Prentice Hall,
2012
Zakiyudin, Ais, Sistem Informasi
Manajemen, Mitra Wacana Media,
2011

Endang Supriyadi., M.Kom

Sistem Informasi