Coaching & Counseling

By sujadi
Apa itu Coaching ?
Coaching : adalah mengajarkan,
membimbing, memberikan instruksi
kepada seseorang (atau kelompok) agar
dia (atau mereka) memperoleh
ketrampilan atau metode baru dalam
melakukan sesuatu untuk mencapai suatu
sasaran yang dikehendaki
Apa itu Counseling ?
Counseling adalah suatu kegiatan untuk
mengubah perilaku, sikap seseorang.
Counseling membantu seseorang untuk
menyadari perilaku, sikapnya yang
menghambat atau menimbulkan masalah.
 PERBEDAAN
COACHING COUNSELING

1. Mengajarkan ketrampilan 1. Mengubah sikap atau

atau tugas baru perilaku

2. Coach menunjukkan apa 2. Counselor meneliti sikap

yang harus dilakukan dan atau perilaku seseorang
bagaimana melakukannya bersama orang tersebut

3. Fokus pada mengajarkan 3. Fokus pada mendengarkan

4. Coach memberikan solusi 4. Counselor membantu orang

untuk permasalahan untuk menemukan solusinya
sendiri
Ciri-ciri Coaching
Coach yang memulai diskusi / pembahasan
Berhubungan dengan mengajarkan suatu
ketrampilan atau tugas
Tindakan bersifat positif dan korektif
Coach menunjukkan atau memberikan instruksi
yang spesifik mengenai apa yang harus dilakukan
dan bagaimana melakukannya
Sasarannya adalah untuk memperbaiki kinerja
Mengapa Coaching ?
Untuk memperbaiki kinerja kelompok secara
proaktif
Agar orang lain menjadi trampil dalam hal tertentu
Membantu orang lain melakukan pekerjaan atau
menangani situasi dengan benar dan lebih baik
Memberikan kesempatan kepada Coach dan si
murid untuk bersama-sama menemukan solusi
yang terbaik
Membangun pengertian yang lebih baik antara
Coach dan si murid
Memperbaiki kinerja indivual
Kapan Melakukan Coaching ?

Pada saat:
Muncul suatu permasalahan yang harus
dipecahkan
Ada kesempatan untuk bertindak
Seseorang datang kepada Anda untuk
membahas suatu permasalahan / situasi
Bawahan Anda baru mempelajari suatu
ketrampilan baru dalam training
Anda melihat bahwa bawahan Anda
melakukan sesuatu dengan tidak benar
 Apa Karakter Seorang Coach Yang
Berkualitas?
Yakin akan kemampuan dan memahami
ketidakmampuan diri-sendiri
Percaya pada orang lain dan secara tulus ingin
melihat mereka berhasil
Kesediaan untuk menempati urutan kedua dan
tidak mencari popularitas
Empati, mampu melihat dari sisi pandang orang
lain
Kepekaan, mengerti kapan harus masuk dan
kapan harus diam
Kesabaran dan kesediaan untuk meluangkan
waktu untuk orang lain
 6 Langkah Melakukan Coaching
1. Menjelaskan tujuan dan kepentingan dari
diskusi
2. Mendiskusikan dan menjelaskan situasi
dengan detil
3. Menyepakati hasil yang diharapkan
4. Mendiskusikan cara yang paling efektif
untuk menangani situasi tersebut
5. Menyimpulkan tindakan yang harus diambil
6. Tunjukkan kepercayaan dan keyakinan
Anda dan tetapkan tanggal untuk follow-up
 Apa yang Dilakukan Dalam Setiap Langkah?
1. Menjelaskan tujuan dan kepentingan dari diskusi
Jelaskan secara spesifik situasi yang ingin Anda
diskusikan dan alasannya
Mengacu pada data dan informasi (fakta) mengenai
situasi

2. Mendiskusikan dan menjelaskan detil mengenai diskusi

Mencari informasi (input)
Mengumpulkan data dan fakta
Menjelaskan informasi

3. Menyepakati hasil yang diharapkan

Bertanya kepada bawahan apa hasil yang ingin dicapai
dalam situasi tersebut
4. Mendiskusikan cara yang paling efektif untuk menangani
situasi tersebut
Mengajukan pertanyaan terbuka, misalnya:
Bagaimana menurut Anda cara yang terbaik untuk ?
Apa yang akan Anda lakukan untuk ?
Apa yang akan Anda katakan untuk ?

5. Menyimpulkan tindakan yang harus diambil

Simpulkan tindakan yang akan diambil dan periksa
apakah bawahan telah mengerti

6. Tunjukkan kepercayaan dan keyakinan Anda dan tetapkan

tanggal untuk follow-up
Tunjukkan keyakinan Anda bahwa dia (bawahan) akan
mampu menangani situasi
Tunjukkan kesediaan Anda untuk membantu dan
mendukungnya
Tetapkan tanggal untuk follow-up
Ciri-ciri Counseling
Biasanya dimulai oleh karyawan
Dilakukan saat ada masalah atau saat karyawan
ingin bantuan dalam penyelesaian masalah
Permasalahan biasanya berhubungan dengan
perilaku atau sikap karyawanatau personal
problem
Peran Counselor dititik-beratkan pada
mendengarkan
Counselor tidak memberikan solusi, namun
membantu karyawan untuk menemukan
solusinya sendiri
Sasarannya adalah untuk memecahkan masalah
dan/atau meringankan beban karyawan
 Kapan Melakukan Counseling?
Pada saat:
Seseorang memiliki masalah pribadi
Seseorang memiliki masalah dengan
perilakunya
Seseorang memiliki masalah dengan sikapnya
Seseorang mengetahui alternatif solusi tapi ragu
mana yang harus dipilih
 Ketrampilan Makro
Counseling
Pertanyaan Terbuka
Apa
Dimana
Kapan
Kenapa
Siapa

Pertanyaan Terbuka memberikan kesempatan kepada lawan bicara untuk

lebih leluasa menyatakan perasaannya atau pendapatnya

Pertanyaan Tertutup
Apakah
Menurutmu
Bagaimana kalau

Pertanyaan Tertutup biasanya dijawab dengan Ya atau Tidak

 Ketrampilan Mikro
Counseling
1. Mengklarifikasi
Maksudmu apa
Apakah kamu mengatakan bahwa
Biar saya coba untuk mengerti
Bisakah kamu lebih spesifik

Pada Saat:
Counselor ingin lebih memahami apa yang dimaksud
oleh lawan bicara
Counselor ingin menguji adanya saling pengertian
Counselor ingin memastikan apa yang akan dilakukan
oleh lawan bicara
 Ketrampilan Mikro
Counseling
2. Merefleksikan
Saya dapat melihat bahwa masalah itu sangat mengganggumu,
Ali. Kira-kira bagaimana cara untuk mengatasinya
Saya tahu kalau terjebak macet itu bisa membuat orang frustasi.
Bisakah dicoba untuk dihindari
Menurutmu itu tidak adil dan kamu tidak suka. Tidak ada yang
lebih buruk daripada diperlakukan tidak adil. Apakah kamu ada
ide bagaimana menghindarinya

Pada Saat:
Lawan bicara sedang marah atau kecewa
Lawan bicara terlihat emosional
Lawan bicara kelihatan defensif
 Ketrampilan Mikro
Counseling
3. Mengkonfrontasi
Kamu mengatakan tertarik, tapi tidak menghadiri meeting sama
sekali
Saya tidak bisa menyelesaikan laporan ini bila kamu terus
mengganggu saya

Pada Saat:
Lawan bicara mengatakan sesuatu yang tidak sesuai dengan
perilakunya
Lawan bicara mengatakan sesuatu yang berbeda dengan yang
dikatakannya sebelumnya
Lawan bicara menghindari tanggungjawab dengan menyalahkan
orang lain, mengubah pembicaraan, dsb.
 Ketrampilan Mikro
Counseling
4. Memuji
Penilaianmu sangat baik
Kamu adalah orang yang baik
Kamu telah melakukan tugas yang baik
Kamu memiliki potensi yang sangat baik

Pada Saat:
Counselor ingin memotivasi lawan bicara
Counselor ingin menciptakan suasana yang terbuka
Counselor ingin membangun hubungan yang baik
dengan lawan bicara
 Ketrampilan Mikro
Counseling
5. Meyakinkan
Tenang saja, keadaan pasti akan membaik
Ayo, kita makan dan lupakan saja
Bukankah dibalik mendung selalu ada matahari
Coba istirahat dulu, baru nanti dipikirkan lagi

Pada Saat:
Lawan bicara sedang dalam keadaan tertekan
Lawan bicara merasa bahwa dia diperlakukan tidak
adil
Lawan bicara mempunyai masalah dan terus
memikirkannya
 Ketrampilan Mikro
Counseling
6. Menyimpulkan
Jadi kesimpulannya
Jadi intinya adalah
Sekarang kita lihat, yang akan kamu lakukan adalah
Coba kita ulangi pembicaraan ini dan membuat sedikit
catatan

Pada Saat:
Counselor ingin mengkonfirmasikan apa yang akan
dilakukan lawan bicara
Di akhir diskusi
Tanda-tanda Karyawan Yang Bermasalah

Menunjukkan penurunan dalam berusaha

Menjadi sangat sensitif dan defensif
Menunjukkan mood yang tidak baik
Kebiasaan atau perilakunya berubah drastis
Disiplinnya menurun (sering absen, ijin, dsb)
Pendekatan Counseling

Berpusat Pada Solusi

Menganjurkan

Menyuruh
Menawarkan

Konsultasi Refleksi

Berpusat Pada Masalah

 Berpusat Pada Masalah
Digunakan untuk memahami permasalahan dengan lebih mendalam. Dalam hal
ini, si Counselor jangan memberikan penilaian, kesimpulan atau solusi.
Konsultasi - menanyakan atau memberikan informasi untuk
mengidentifikasikan permasalahan lebih baik
Refleksi - mengkonfirmasikan / merumuskan kembali pandangan /
informasi dari bawahan untuk menunjukkan bahwa Anda
telah paham

Berpusat Pada Solusi

Digunakan pada saat Counselor ingin membantu bawahan dalam menemukan
solusi. Sebelumnya, Counselor perlu memastikan perlu / tidaknya dia
menawarkan solusi.

Menyuruh - meminta bawahan untuk melakukan tindakan tertentu

Menganjurkan - Merekomendasikan tindakan tertentu yang dapat
diambil oleh bawahan
Menawarkan - mengajukan ide dan menegosiasikan kesepakatan
Respon yang Harus Dihindari
Memperingati, mengancam
Sebaiknya kamu melakukan ini, kalau tidak
Kalau kamu tidak melakukan ini, maka
Lebih baik kamu jangan melakukan itu
Saya peringatkan, kalau kamu melakukan itu
Menceramahi
Kamu harus melakukan ini
Adalah tanggungjawabmu untuk melakukan ini
Sudah menjadi tugasmu untuk melakukan ini
Mencemooh, menyindir
Kamu adalah karyawan yang ceroboh
Cara berpikirmu sangat lamban
Cara bicaramu seperti insinyur saja
Menghakimi, menyalahkan
Kamu salah kalau melakukan itu
Seharusnya kamu sudah tahu
Itu semua adalah salahmu
 6 Langkah Melakukan
Counseling
1. Mempersiapkan suasana
2. Mendengarkan dan memahami
3. Mencari penyebab permasalahan
4. Mendiskusikan cara yang paling efektif
untuk menyelesaikan permasalahan
5. Membantu membuat keputusan
6. Tunjukkan kepercayaan dan keyakinan
Anda dan tetapkan tanggal untuk follow-up
Apa yang Dilakukan Dalam Setiap Langkah?
1. Mempersiapkan suasana
Ciptakan suasana yang nyaman dan membuka diskusi
dengan ramah
Jelaskan tujuan diskusi

2. Mendengarkan dan memahami

Mencari masukan (input)
Dengarkan permasalahan dengan seksama
Tanggapi dengan empati

3. Mencari penyebab permasalahan

Temukan penyebab dan alasan dari masalah
Jangan membuat penilaian
4. Mendiskusikan cara yang paling efektif untuk menyelesaikan
permasalahan
Menanyakan ide dan jalan keluar dari permasalahan
Menanyakan kepada bawahan pendapatnya mengenai
alternatif solusi

5. Membantu membuat keputusan

Membantu bawahan dalam memutuskan apa yang
harus dia lakukan, bagaimana, dan kapan agar
permasalahan dapat diselesaikan

6. Tunjukkan kepercayaan dan keyakinan Anda dan tetapkan

tanggal untuk follow-up
Tunjukkan keyakinan Anda bahwa dia (bawahan) akan
mampu menangani situasi
Tunjukkan kesediaan Anda untuk membantu dan
mendukungnya
Tetapkan tanggal untuk follow-up
 Hambatan Pada Saat Coaching

1. Kesalahpahaman
Anda merasa bahwa apa yang telah Anda katakan tidak
dapat dimengerti

Yang Anda Lakukan:

Tanyakan Bisakah Anda mengulangi apa yang barusan
saya katakan?
Memecahkan topik pembahasan ke dalam potongan-
potongan kecil yang sistematis dan menjelaskannya kembali

Hindari:
X Minta kepada mereka untuk memperhatikan dan
mendengarkan
X Marah dan mulai menguliahi
 Hambatan Pada Saat Coaching

2. Menceramahi
Anda tiba-tiba sadar bahwa Anda menceramahi si murid

Yang Anda Lakukan:

Periksa pemahaman mereka
Tanyakan pendapat atau pandangan mereka
Tanyakan Bagaimana bila apa yang barusan saya katakan itu
salah?

Hindari:
X Minta kepada mereka untuk memperhatikan dan
mendengarkan
X Marah
 Hambatan Pada Saat Coaching
3. Waktu yang Sempit
Anda sedang sibuk dan hanya memiliki waktu 30 menit untuk
melakukan coaching dengan bawahan yang baru membuat
kesalahan

Yang Anda Lakukan:

Gunakan waktu 30 menit sebaik-baiknya dan hindari gangguan
(telepon, dsbnya)
Lakukan segera setelah kesalahan dibuat

Hindari:
X Menghabiskan waktu 30 menit hanya untuk memberitahu bahwa
mereka salah dan bagaimana membetulkannya
X Menanyakan terlalu banyak pertanyaan
X Meninggalkan diskusi tanpa kesepakatan
 Hambatan Pada Saat Coaching
4. Tidak ada perbaikan
Anda telah melakukan diskusi (coaching) beberapa kali
namun kinerja bawahan tidak membaik

Yang Anda Lakukan:

Yakinkan bahwa Anda mengerti dengan jelas area yang harus
diperbaiki
Review apa aspek kinerja yang belum diperbaiki tersebut
Tekankan bahwa Anda ingin itu diperbaiki & minta pendapat

Hindari:
X Kesan bahwa diskusi sebelumnya tidak pernah terjadi
X Memarahi yang bersangkutan
X Membiarkan dan menjadi frustasi
 Hambatan Pada Saat Coaching

5. Kehilangan arah
Anda tiba-tiba menyadari bahwa Anda terlalu banyak fokus
pada masa lalu (apa yang telah dilakukan), daripada masa
depan (apa yang akan dilakukan)

Yang Anda Lakukan:

Tekankan bahwa masa lalu itu penting untuk dibahas
Hubungkan masa lalu dengan yang akan datang secara positif

Hindari:
X Mengatakan bahwa masa lalu itu tidak penting
X Menyatakan bahwa masa lalu Anda lebih baik atau lebih
penting
 Hambatan Pada Saat Coaching
6. KE-ENGGAN-AN
Bawahan Anda enggan menjalankan suatu tugas yang telah
Anda berikan. Padahal dia cocok untuk tugas tersebut dan
berkesempatan untuk mengembangkan diri.

Yang Anda Lakukan:

Cari tahu penyebab mereka enggan melaksakan tugas
Tawarkan bantuan dan dukungan Anda
Terangkan mengapa Anda ingin mereka melakukan tugas
tersebut
Review cara / proses yang terbaik untuk menyelesaikan tugas

Hindari:
X Mengasumsikan penyebab mereka enggan
X Mengambil alih dan melakukannya sendiri
 Hambatan Pada Saat Counseling

1. Terburu-buru

Anda ingin melihat sikap / perilaku bawahan berubah

dengan segera
Hambatan Pada Saat Counseling

2. Intimidasi
Anda merasa takut untuk meminta karyawan merubah
sikap / perilakunya
Hambatan Pada Saat Counseling

3. Merasa kasihan
Anda merasa kasihan dengan bawahan dan bersikap
lunak kepadanya
Hambatan Pada Saat Counseling

4. Sesama teman

Anda dan bawahan adalah teman sehingga Anda

merasa sungkan
Hambatan Pada Saat Counseling

5. Merasa tidak mampu

Anda merasa tidak memiliki ketrampilan yang cukup
dalam hal komunikasi
Hambatan Pada Saat Counseling

6. Senioritas
Bawahan Anda lebih senior dalam hal usia dan lama
bekerja, sehingga Anda merasa sungkan.
 SUMMARY

COACHING & COUNSELING IS A SKILL

TO LEARN A SKILL YOU MUST DO

KNOWING IS NOT ENOUGH

WE MUST APPLY

WILLING IS NOT ENOUGH

WE MUST DO
Coaching adalah:
Membantu orang lain untuk belajar
Menciptakan atmosfir bagi orang lain untuk
belajar
Membuat orang lain untuk bertanya
Membantu orang lain untuk berubah

APA YANG AKAN TERJADI BILA KITA SELALU

MELAKUKAN SESUATU DENGAN
CARA YANG SAMA?
Perilaku yang baik

Bersedia untuk membagi pengetahuan

Bersedia untuk meluangkan waktu demi
orang lain
Percaya bahwa orang lain mampu
mencapai kinerja yang lebih tinggi
Tidak ingin popularitas
Menikmati bekerja dengan orang lain