Standar Praktisi Manajemen

Informasi Kesehatan (MIK) dalam

memenuhi kriteria JCI 2012

Gemala Hatta
SEMINAR SEHARI di AULA GEDUNG
SERBAGUNA POLITEKNIK NEGERI JEMBER
27 Agustus, 2016
 Pembahasan
• Dasar hukum
• Standar kriteria apa yang harus disiapkan
praktisi MIK ?
– Edukasi : GHWC, orgs profesi ?
– mencari informasi baru: JCI ?
– perkembangan IPTEK
 Dasar Hukum
• UU Praktik Kedokteran 29/2004
• PMK 269/MenKes/Per/III/2008 - Rekam Medis
• KMK 377/2007 Std Profesi Perekam Medis
dan Infokes
• PMK 55/2013 ttg Penyelenggaraan Pekerjaan
Perekam Medis X
• Kompetensi GHWC vs Hasil Kongres PORMIKI VII 2014
• UU RS no 44 thn 2009
• PMK 12/2012 ttg Akreditasi RS
– JCI 2012 (KARS)
 UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 44 TAHUN 2009
TENTANG
RUMAH SAKIT
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA,

KARS
 UU Praktik Kedokteran
29/2004 membahas RM

$ 46 tenaga kesehatan wajib buat RM

$ 47 kepemilikan dan isi
$ 48 rahasia kedokteran dapat dibuka
$ 49 audit medis menggunakan RM
$ 50 standar profesi terkait dg bukti RM
$ 51 merahasiakan terkait dg isi RM
$ 52 pasien mendapatkan isi RM
$ 79 Sanksi pidana bila dr/g tidak buat RM

5
 PerMenKes 269/MenKes/PER/III/2008
tentang Rekam Medis
 1. Ketentuan Umum
 2. Jenis dan isi rekam medis
 3. Tata cara penyelenggaraan
 4. Penyimpanan, pemusnahan dan kerahasiaan
 5. Kepemilikan, pemanfaatan dan tg jawab
 6. Pengorganisasian
 7. Pembinaan dan pengawasan
 8. Ketentuan peralihan
 9. Ketentuan penutup 6
B
BARU

7
 KMK 55/2013 Penyelenggaraan
Pekerjaan Perekam Medis

• Bab I Ketentuan Umum

• Bab II Perizinan
• Bab III Pelaksanaan Pekerjaan Perekam Medis
• Bab IV Pembinaan dan Pengawasan
• Bab V Ketentuan Peralihan
• Bab VI Penutup

(23 Agustus 2013)

 Kepmenkes 377/2007
Std Profesi Perekam Medis
dan Infokes
1. Klasifikasi dan Kodifikasi
Penyakit, Masalah2 yang
berkaitan dengan Kesehatan
dan TindakanMedis
2. Aspek Hukum & Etika Profesi
3. Manajemen RekamMedis
dan InformasiKesehatan
4. MenjagaMutuRekamMedis
5. Statistik Kesehatan
6. Manajemen di Unit Kerja
Manajemn Infokes/Rekam
Medis
7. KemitraanProfesi
Hasil Kongres VIII
PORMIKI 2014
1. Profesionalitas yang luhur
2. Mawas diri dan
pengembangan diri
3. Manajemen data kesehatan
4. Statistik kesehatan, riset bio
medis & manajemen kualitas
5. Organisasi penyelenggara dan
pemberi layanan kesehatan
6. Sistem dan teknologi
informasi
7. Organisasi dan manajemen
GHWC : 29 kompetensi dlm MIK !!
= standard praktisi MIK global
FINAL 29 KOM-
PETENSI
30 Juni 2015
http://www.ahima.org/about/global
11
 Global Health Workforce Council utk 29 kompetensi MIK
1.0 Analytics and Statistics
2.0 Change Management
3.0 Classification of Disease, Coding Diagnoses and Procedures:
4.0 Clinical Documentation Improvement (CDI)
5.0 Health Statistics
6.0 Management of Medical Record Department
7.0 Ethics
8.0 Financial Management:
9.0 Health Information Access, Disclosure, and Exchange
10.0 Health Information Systems and Application Design and Planning
 Global Health Workforce Council utk 29 kompetensi MIK
11.0 Health Information Systems and Application Development
and Deployment

12.0 Health Information Systems and Application Support

13 Health Law, Regulation, Accreditation, and/ or Certification
14.0 Health Record Content & Documentation
15.0 Human Resource Management
16.0 Information and Information Systems Governance
17.0 Information Protection - Data Privacy, Confidentiality and
Security
18.0 Information Security Strategy and Management
19.0 Organisational Management and Leadership
20.0 Project Management
 Global Health Workforce Council utk 29 kompetensi MIK

22.0 Quality Management:

23. Research Design and Methods

25.0 Standards for Data Content, Health Information Exchange,

and Interoperability
26.0 Strategic Planning

27.0 Training and Development

28.0 Work Design and Process Improvement

29.0 Healthcare Delivery Systems

 Standar kriteria Praktisi MIK
• Praktisi MIK harus mengetahui
perkembangan kebijakan yang terjadi utk
edukasi ? Acuan GHWC = untuk go international

Al. ttg akreditasi…

Tujuan utama akreditasi adalah:
meningkatkan mutu pelayanan (UURS no 44 thn
2011. Psl 40 ayat 1 )
16
 Perubahan kontinyu JCI (AS)
• 7 Jan 2013 Joint Commission International (JCI)
mengumumkan bahwa edisi baru Standar Akreditasi
Rumah Sakit JCI akan segera terbit menggantikan edisi 4
yang saat ini berlaku.
• Standar Edisi 5 yang telah disusun di AS sejak tahun 2012
diterbitkan pada tanggal 1 September 2013 dan
diberlakukan pada tanggal 1 April 2014.
• Yang baru dalam edisi 5 ini meliputi proses survey di
lapangan, misalnya akan ada survey tanpa pemberitahuan
dan beberapa tipe telusur (tracers) baru.
• RS di Indonesia merujuk kepada akrediasi KARS.
• Terakreditasi dahulu pada KARS menjadi batu loncatan
sebelum terakreditasi secr internasional (JCI).
 Isi JCI 2012 terkait rekam medis
PERUBAHAN CARA DAN PROSES SURVEI

METODE TELUSUR
Metode evaluasi untuk menelusuri
sistem pelayanan RS secara efektif dengan mencari
bukti-bukti implementasi mutu pelayanan dan
keselamatan pada pelayanan pasien yang dirawat di
rumah sakit
• tenaga praktisi MIK menyiapkan RM berkualitas
dan membantu surveyor !
 Apa itu metode telusur JCI 2012 ?
1. TELUSUR PASIEN:
MENGIKUTI ALUR TERAPI PASIEN DI DALAM
RUMAH SAKIT

2. TELUSUR SISTEM:
MENGIKUTI PROSES DI RUMAH SAKIT DARI AWAL
SAMPAI AKHIR

Syaratnya : REKAM MEDIS HARUS TERISI BAIK

ARTINYA : PRAKTISI MIK HARUS PAHAM ISI RM itu :
kuasai terminologi medis dan ilmu kesehatan
 1. Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien (PMKP)

2. Pencegahan dan Pengendalian Infeksi (PPI)

3. Tata Kelola, Kepemimpinan, dan

Pengarahan (TKP)

b 4. Manajemen Fasilitas dan Keselamatan

(MFK)
II. Kelompok Standar
Manajemen Rumah Sakit
5. Kualifikasi dan Pendidikan Staf (KPS)

6. Manajemen Komunikasi dan Informasi (MKI)

KARS
Standar Akreditasi JCI
Rekam Medis Standar Akreditasi Rumah Sakit
(edisi 4) berlaku sejak Januari 2011)
Standar Manajemen Komunikasi
dan Informasi (MKI) (ed.4)
• MKI 7
• MKI 8
• MKI 9
• MKI 10
• MKI 11
• MKI 12
• MKI 13
• MKI 14
• MKI 15
• MKI 16
• MKI 17
• MKI 19 (19.1; 19.1.1. 19.2, 19.3,
19.4)
• MKI 20 (20.1, 20.2)
• MKI 21
 Manajemen Komunikasi dan Informasi 7 - 17
7 Data pasien tersedia bg para prakti
- si kesehatan utk mempermudah
8 informasi yang berkaitan dg
perawatan pasien ditransfer
bersama pasien
9 RS merencanakan dan merancang
poses manajemen informasi utk
memenuhi kebutuhan informasi
internal dan eksternal
10 Terjaganya privasi dan kerahasiaan
informasi
11 Terjadinya keamanan informasi
termasuk integritas data
12 RS memiliki kebijakan sampai
berapa lama catatan, data dan
informasi akan disimpan
13 RS menggunakan kode diagnosis,
prosedur, simbol, singkatan dan
definisi yang terstandar
14 Kebutuhan data dan informasi dari
pihak dalam dan luar RS dipenuhi sec
tepat waktu dlm format yang memenuhi
harapan pengguna dan dg frekuensi
yang diinginkan.
15. Petugas klinis dan manajerial yg
tepat berpartisipasi dalam memilih,
mengintegrasikan dan menggunakan
teknologi manajemen informasi
16 Catatan dan informasi terlindung dari
risiko hilang, rusak, diubah, juga tidak
dapat diakses atau digunakan oleh pihak
yang tidak berwenang
17. Para pengambil keputusan dan
anggota staf lainnya edukasi dan dilatih
dalam prinsip manajemen Informasi
 Pengembangan Rincian MIK 19
Standar MIK . 19.1
• Rekam medis memuat informasi yang memadai/cukup untuk
mengidentifikasi pasien, mendukung diagnosis, justifikasi/dasar pembenaran
pengobatan, mendokumentasikan
• pemeriksaan dan hasil pengobatan. dan meningkatkan kesinambungan
pelayanan diantara para praktisi pelayanan kesehatan
Standar MKI.19.1.1.
• Rekam medis setiap pasien yang menerima pelayanan emergensi
memuat/mencantumkan jam kedatangan, kesimpulan saat mengakhiri
pengobatan, kondisi pasien pada saat
• dipulangkan, dan instruksi tindak lanjut pelayanan.
Standar MKI. 19.2
• Kebijakan rumah sakit mengidentifikasi mereka yang berhak untuk
mengisi rekam medis pasien dan menentukan isi dan format rekam medis.
Standar MKI.19.3.
• Setelah mengisi catatan di rekam medis setiap pasien, dituliskan juga
identitas penulisnya
23
Manajemen Komunikasi dan Informasi 19
19 .RS membuat/memprakarsai dan
memelihara RM utk setiap pasien yg
menjalani asesmen /pemeriksaan atau
diobati
19.2 Kebijakan RS menerapkan siapa yang
berwenang utk mmbuat entri ke dlm catatan
klinis pasien dan menentukan isi dan format
catatan tersebut

19.1 Catatan klinis berisi informasi yg
cukup utk mengidentifikasi pasien,
mendukung diagnosis, memberikan
penjelasan pengobatan, mendokumen -
tasikan penerbitan dan hasil pengobatan
dan utk mempromosikan kesinambungan
perawatan di kalangan praktisi kesehatan
19.3 Setiap entri catatan klinis pasien
mencantumkan identitas penulisnya dan
kapan entri tersebut dibuat dalam catatan
19.4 Sebagai bagian kegiatan perbaikan
kinerja secara teratur RS menilai isi dan
kelengkapan catatan klinis pasien

19.1.1 Catatan klinis setiap pasien yg

menerima perawatan darurat meliputi
waktu kedatangan, kesimpulan pd akhhir
perawatan, kondisi pasien saat pulang
dan instruksi perawatan selanjutnya
Manajemen Komunikasi & Informasi 20 - 21
20 Kumpulan data dan informasi 21 RS mendukung perawatan pasien,
mendukung perawatan pasien, pendidikan, penelitian dan manajemen
manajemen organisasi dan program dg informasi secara tepat waktu dari
manajemen kualitas sumber yang mutakhir

20.1 RS memiliki proses untuk pengum -

pulan data dan menetukan data dan
informasi yg harus dikumpulkan secara
teratur utk memenuhi kebutuhan para
staf klinis dan manajerial RS maupun
badan-badan di luar RS

20.2 RS memiliki proses untuk menggu -

nakan atau berpartisipasi dalam data
base eksternal
 Surveyor versi baru :
• TELAAH REKAM MEDIS TERTUTUP
• SURVEIOR AKAN MEMINTA DAFTAR PASIEN PULANG 4 BULAN
KEBELAKANG
• MENGAMBIL SECARA RANDOM SAMPLING REKAM MEDIS

INGAT PRAKTISI MIK bekerja untuk beberapa kepentingan :

• akreditasi KARS ;
• riset internal medis (ICD 10 murni, perkembangan ilmu
pengetahuan kedokteran)
• BPJS (ICD 10 terbatas bagi penentuan tarif INA-CBG)
 7 lingkaran Hak Pasien & Keluarga
HPK
Manajemen Pelyn
Penggunaan MPO PAB Anestesi &
Obat Bedah

Rekam
Pendidikan Asesmen
Pasien & medis
RM TERTUTUP Pasien
Keluarga tertutup
PPK AP

Pelayanan
Akses ke Pelyn & APK PP Pasien
Kontinuitas Plyn
KARS
• Rekam medis tertutup
– 7 lingkaran itu merupakan Standar Pelayan
Berfokus pada Pasien ( kelompok I dlm Standard
Akreditasi RS yg baru)

Praktisi MIK juga harus memperhatikan :

• kualitas rekam medis sesuai
SOP = patient care audit criteria
• Analisis rekam medis untuk riset, audit RM
 Harapan pada praktik MIK pada
pelayanan, pendidikan, manajerial dan
penelitian
Dasar
Hukum

Praktisi
BOK
MIK JCI

INA
CBG BOK = body of knowledge
 Analytics and Statistics (AS)

• INGAT: AS sbg Kriteria Pertama standard

kompetensi praktisi MIK versi GHWC
• AS sbg trend kompetensi utama dlm praktik
MIK di tahun-tahun ke depan
• Praktik AS SPSS/Epidata dll :
evaluasi dan riset data medis !!
evaluasi implementasi kriteria JCI 2012
 Analisis Versi Hatta (2002)
• Analisis kuantitatif
• Analisis kualitatif
– kembangkan sesuai dg perkembangan jaman
– teknologi informasi kesehatan harus diberdayakan
– informasi harus lebih informatif dan tidak statis
– Analisis kualitatif yang statis versis Huffman (cenderung
ADMINISTRATIF)

Analisis kualitatif dikembangkan CARA BARU

Analisis RM dg Analisis KUALITATIF MEDIS

31
 Mengapa harus ada analisis kualitatif
MEDIS ?
• Analisis kualitatif tidak semata menangani
unsur administratif
• Analisis kualitatif di abad 21 harus terlibat
dengan unsur menelaah kualitas klinis

• kuantitas

Kualitatif :2
• KUALITAS • Administratif dan
• menelaah kualitas klinis = MEDIS
32
Contoh patient care audit criteria (1)

DIABETES MELLITUS
(I)
DIABETES MELLITUS
(2)
Contoh patient care audit criteria (3)

DIABETES MELLITUS
(3)
HINDARI REKAMAN OBAT YANG BURUK – cek dan
kembalikan segera sejak di Rawat inap/jalan

Sutoto.KARS 36
 Standar praktisi MIK
dlm JCI
• Kuasai apa itu cara kerja metoda telusur JCI
• patient care audit criteria
• Kuasai terminologi medis
• Kuasai dasar-dasar ilmu kesehatan
• Kuasai prinsip dasar terminologi farmakologi
terkait dengan dosis obat
• Klasifikasi diagnosis atau kondisi
Modul ICD 10
 The International Classification of Diseases 11th
Revision is due by 2017

ICD is the international

standard to measure
health & health services
 Mortality Statistics

 Morbidity Statistics

βeta
 Health Care Costs

 Progress towards MDGs

39
 Model Manajemen Kualitas Data
(AHIMA)

There are four key processes for data:

1. Application: the purpose for which the data are
collected.
2. Collection: the processes by which data elements
are accumulated.
3. Warehousing: the processes and systems used to
store and maintain data and data journals.
4. Analysis: the process of translating data into
information utilized for an application.

40
Each aspect is analyzed with 10 different data
characteristics: (AHIMA 2014)

1. Accuracy: Data are the correct values and are valid.

2. Accessibility: Data items should be easily obtainable and legal to collect.
3. Comprehensiveness: All required data items are included. Ensure that the
entire scope of the data is collected and document intentional limitations.
4. Consistency: The value of the data should be reliable and the same across
applications.
5. Currency: The data should be up to date. A datum value is up to date if it
is current for a specific point in time. It is outdate if it was current at some
preceding time yet incorrect at a later time.
6. Definition: Clear definitions should be provided so that current and future
data users will know what the data mean. Each data element should have
clear meaning and acceptable values.
7. Granularity: The attributes and values of data should be defined at the
correct level of detail.
8. Precision: Data values should be just large enough to support the
application or process.
9. Relevancy: The data are meaningful to the performance of the process or
application for which they are collected.
10.Timeliness: Timeliness is determined by how the data are being used and41
their context.
Dari kanan ke kiri :
Jelas (clear)
Ringkas (Concise )
Lengkap (complete)
Terkini (Contemporary)
Berlanjut (consecutive)
Tepat (correct)
Lengkap (comprehensive)
Kerjasama (collaborate)
Terpusat pada pasien (patient
centered)
Pribadi - privat (Confidential)

TENGAH:
MR and Clinical Documentation

42
 PRAKTIK MIK ke depan
1.Trend HIM: ICD-11, Privacy & Security,
EHR, CDI, IG
2. EHR
3.CDI = CLINICAL DOCUMENTATION IMPROVEMENT
 yankinkan isi RM berkualitas
• 4. IG = information governance
• Buka :
https://www.scribd.com/document/319316535/Medi
cal-Record-Manual-a-Guide-for-Developing-Countries
 MIK, HI, HICT, IG

• APA ITU MIK ?

• APA ITU HI ?
• APA ITU HICT ?
• APA ITU IG ?

44
Health Information Professions and
Information Governance Domain

45
IPTEK MIK di lapangan pd 3 tingkatan
(GHWC)
 Kesimpulan
dalam memenuhi kriteria JCI 2012 PRAKTISI MIK
HARUS :
• Menguasai keilmuan (BOK) terbarukan harus
dimulai dari masa pendidikan D3, D4, S2 MIK sd
akhir karier
• Kriteria dalam J C I akan terus berubah namun
KUALITAS DATA yg baik tetap sbg ujung tombak
• Kata kunci : lakukan perbaikan isi rekaman MT
• Libatkan kerjasama dg dokter, tenaga kesehatan
lain & praktisi MIK
 Referensi
• Hatta, Gemala (ed. 2016) Pedoman Manajemen
Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan
Kesehata, UI Press, Jakarta
• JCI, 2012. Internet
• Nurul Aini, (2016) Mengapa Rekam Medis
Penting, Materi KARS.
• Kettenbach, Ginge. 2009. Writing Patient/Client
Notes. Ensuring Accuracy in Documentation, F.A
Davis Co. Philadelphia, PA. USA
 Referensi Lanjut
• AHIMA. “Managing an Effective Query Process.” Journal of AHIMA
79(10): October 2008, pp. 83–88.
• AHIMA. "Guidance for Clinical Documentation Improvement
Programs." Journal of AHIMA 81, no.5 (May 2010): expanded web
version.
• AHIMA, Clinical Documentation Toolkit, 2010
• CMS. Documentation Guidelines 1995, 1997. USA, 2010.
• Departemen Kesehatan. Indikator Kinerja Rumah Sakit. Dit.Jen.Yan
Med. 2004.
• Kruse, Marion dan Taillon, Heather. The Clinical Documentation
Improvement Specialist’s Handbook. ACDIS, HCPro. 2011.
• Standar Akreditasi Rumah Sakit, ed. 4. PERSI. 2011 (terjemahan dari
Joint Commission International, Inc.- 2010)
• Sullivan, Debra D. Guide to Clinical Documentation, 2nd ed. USA,
2012
• WHO, Quality of Care a Process for Making Strategic Choices in
Health Systems, 2006, Geneva
• WHO SEARO, Guidelines for Medical Record and Clincial
Documentation, Coding workshop September 2007 50
 Gemala Hatta (Dr, Dra, MRA, MKes) (e-mail: g_hatta@yahoo.com)
 Lulusan School of Medical Record Administration – Australia (Program Colombo Plan 1976)
 Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi – LAN (1983); Magister Kesehatan – Biostatistik, FKMUI (1994)
 Doktor Kesehatan Masyarakat UI (2002) (cumlaude)
 Ketua Umum Panitia Kerja Pengembangan dan Pembinaan Sistem Pencatatan Medik, Dinas
Kesehatan DKI Jakarta (1980-1989)
 Pendiri Perhimpunan Profesional Perekam Medis dan Informasi Keehatan Indonesia (PORMIKI)
(1989), Ketua UMUM PORMKIKI 1989 – 1999 (3 periode)
 Pendiri program D3 Administrasi Rekam Medis pertama di Indonesia (1990)
 Salah satu kontributor penulis dalam manual IFHRO yang kini disebarkan WHO dengan nama
Medical Records Manual – A Guide for Developing Countries (2002), aslinya berjudul Learning
Packages for Medical Record Practice – 9 modul (1992) dan Manual on Primary Care (1989)
 Merit Award IFHRO (Hadiah penghargaan internasional, Dallas, USA, 1989)
 Honorary Member (Anggota Kehormatan) American Health Information Management Association
(AHIMA) – sejak 2001 sd sekarang
 Regional Director IFHRO (International Federation of Health Record Organization) untuk Asia
Tenggara (2007-2010)
 National Director IFHIMA (International Federation of Health Information Management
Association) sd sekarang
 Sekretaris Konsil Kedokteran Indonesia, Kementerian Kesehatan (2009 -2010)
 SK Lektor (Kementerian Kesehatan RI) – Penulis dan Pembicara dalam dan luar negeri ttg MIK
 Kini Dosen Poltekkes Jakarta I – Sudah lulus SERDOS 2015

51
SUMATERA KALIMANTAN

IRIAN JAYA

JAVA

TERIMA KASIH 52