PERSYARATAN

PERSONIL ADMINISTRASI
Pertemuan ke -2
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, personil dapat diartikan sebagai
pegawai, anak buah atau awak. Ada yang mengatakan personil kantor sebagai
karyawan, pegawai negeri, pegawai swasta, karyawan tetap, ataupun
karyawan honorer.

1. Pegawai Negeri, yaitu pegawai yang bekerja pada instansi pemerintah dan
digaji oleh pemerintah.
2. Pegawai Swasta, yaitu pegawai yang bekerja pada perusahaan swasta/di
luar instansi pemerintah dan digaji oleh perusahaan swasta tersebut.
3. Pegawai Tetap, yaitu pegawai yang telah diangkat secara resmi memiliki
status pegawai dengan gaji dan tunjangan tetap, baik bekerja di instansi
pemerintah maupun swasta.
4. Pegawai Honorer, yaitu pegawai tidak tetap dan belum memiliki status, gaji
dan tunjangan tetap, baik bekerja di instansi pemerintah maupun swasta.
Dari beberapa pengertian di atas dapat
disimpulkan bahwa personil kantor adalah
orang-orang atau karyawan/pegawai yang
menjalankan atau melayani pekerjaan-
pekerjaan dalam suatu organisasi/kantor
pemerintahan atau swasta untuk mencapai
suatu tujuan tertentu, dengan mendapat
imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan. 
Tahapan-Tahapan Pengadaan
Personil Kantor
1. Analisis Jabatan

Menurut KBBI, adalah penyelidikan terhadap suatu peristiwa (karangan,

perbuatan) untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya (sebab musabab,
duduk perkara). Manfaat analisa jabatan adalah untuk memberikan informasi
mengenai hal-hal yang berhubungan dengan uraian pekerjaan (job
description), spesifikasi pekerjaan (job specification), dan evaluasi pekerjaan
(job evaluation). Analisis jabatan berguna untuk:
 Perekrutan dan seleksi karyawan;

 Kompensasi gaji karyawan;

 Evaluasi jabatan;

 Penilaian prestasi kerja karyawan;

 Pelatihan (training);
 Promosi dan pemindahan karyawan;
 Organisasi;
 Memperkaya pekerjaan;
 Penyederhanaan pekerjaan;
 Penempatan karyawan;
 Rekrutmen.
2. Rekrutmen
    Menurut KBBI, rekrutmen adalah pengerahan, masalah
tenaga kerja. Rekrutmen adalah proses usaha untuk
mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau
melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu
perusahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun
pemerintah. Rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasi
pekerjaan yang telah ditentukan unuk mengisi jabatan
tersebut. Spesifikasi harus diuraikan secara jelas agar
pelamar mengetahui kualifikasi apa saja yang
dibutuhkan. Penentuan sumber-sumber rekrutmen
 Sumber internal adalah tenaga kerja atau
karyawan yang akan mengisi suatu lowongan
kerja diambil dari dalam perusahaan tersebut,
dengan cara mutasi atau pemindahan
karyawan yang memenui spesifikasi ke suatu
bagian tertentu yang kosong atau untuk
mengisi tugas baru
 Sumber eksternal adalah tenaga kerja atau

karyawan yang akan mengisi mengisi kerja

yang diambil dari luar perusahaan.
3. Seleksi
Menurut KBBI, seleksi adalah pemilihan (untuk
mendapatkan yang terbaik); metode prosedur yang
dipakai oleh bagian personalia ketika memilih orang
untuk mengisi lowongan pekerjaan. Langkah-
langkah seleksi personil kantor :
 Seleksi administratif;

 Penarikan tenaga kerja;

 Klasifikasi jabatan;

 Tes dan wawancara;

 Penempatan personil kantor.

Syarat-syarat personil kantor
1) Persyaratan pengetahuan, biasanya diukur
dengan tingkat pendidikan formal.
2) Persyaratan ketrampilan, menurut The Liang
Gie dalam buku administrasi perkantoran
modern, seorang personil kantor dinyatakan
terampil bekerja, apabila karyawan
administrasi tersebut telah mampu dengan
baik melaksanakan tugas-tugas pelayanan
yang mencakup enam pola kegiatan:
 Menghimpun;
 Mencatat;
 Mengolah;
 Menggandakan;
 Mengirim;
 Menyimpan;
 Persyaratan kepribadian.
3) Kepribadian adalah keseluruhan watak dan sifat
seseorang. Ciri-ciri yang menyangkut kepribadian:
 Cara berbicara dan cara berjalan;
 Sikap badan pada saat duduk;
 Sikap luwes dan cara berbusana yang serasi
disesuaikan dengan waktu dan acaranya;
 Sifat bersih dan rapi;
 Sifat yang berkaitan dengan menjaga kesehatan diri;
 Sifat yang berkaitan dengan kemampuan dari
ketrampilan dalam bekerja;
 Sifat agamis yang berkaitan dengan segi kerohanian.
Syarat kepribadian yang diperlukan seorang
personil kantor:
 Loyalitas (kesetiaan terhadap perusahaan)
sehingga tercipta “sense of belonging” atau
rasa memiliki dan saling menjaga;
 Tekun dan rajin;
 Kesabaran;
 Kerapian;
 Dapat menyimpan rahasia;
 Pengertian pelatihan dan pengembangan.