MENETAPKAN RENCANA AKSI

- STRATEGIC PLANNING -

By Febrian Yalisman– 165020204111005

 POKOK BAHASAN
RENCANA AKSI

RENCANA
RENCANA
KONTINJENSI
KOMUNIKASI

CHANGE PERBAIKAN
MANAGEMENT BERKELANJUTAN
PLAN
 RENCANA AKSI ORGANISASI
Mengapa sedemikian pentingnya?

Yang telah dibuat Rencana Aksi

• Tahapan keberhasilan jangka panjang dan • Memahami organisasi secara menyeluruh

jangka pendek • mengenai bagaimana organisasi akan mencapai
• Maksud Strategis kesuksesan jangka pendek dan jangka panjang.
• Perhatian dan fokus  upaya-upaya yang lampau,
• Tujuan Strategis
dimodifikasi, dan/atau baru.
• Alokasi dana dan sumber daya.
• Penekanan, bobot, dan kepentingan yang diarahkan
pada cara yang berkelanjutan, termodifikasi, dan/atau
baru

KEBERHASILAN JANGKA PENDEK & JANGKA PANJANG

 RENCANA AKSI
FORMAT/ELEMEN

INDIVIDU YANG
BERTANGGUNG
JAWAB

DESKRIPSI TUJUAN
TENGGAT WAKTU
STRATEGIS

DESKRIPSI MATRIKS
SARANA YANG PROGRESS
DIGUNAKAN KEBERHASILAN
 MENYUSUN RENCANA AKSI
Yang Efektif
Papan Kerja
Satu atau lebih anggota tim membuat papan
kerja (work surface) menggunakan beberapa
lembar kertas flip chart

Sasaran Strategis
Seorang anggota tim menulis sasaran strategis
pertama di paling kiri atau paling atas dari
papan kerja
Isi Sticky Notes
anggota tim menulis masing-masing cara di
mana organisasi akan mencapai tujuan strategis
tertentu

Tempel Sticky Notes

Anggota tim menempatkan semua sticky notes
ke papan kerja

Anggota Tim
• Sticky Notes yg lebih luas  sebelah kanan tujuan
• Sticky Notes Taktis  bawah atau di kanan SNS
• Identifikasi Taktik, Tugas Mayor, Tugas Minor
 MENYUSUN RENCANA AKSI
Yang Efektif
Lengkapi semua Tujuan Strategis
Lakukan 5 proses sebelumnya untuk semua tujuan
strategis  taktik yang terkait, tugas utama (mayor),
dan tugas-tugas minor

Kaji Hasil
mengkaji hasil dari proses perencanaan aksi berbagai
sarana yang dengannya organisasi akan mencapai tujuan
strategisnya telah diidentifikasi
Tahap Akhir
Tim Perencanaan:
• Mengidentifikasi individu.
• Menetapkan tenggat waktu
• Menentukan ukuran kemajuan sementara dan
keberhasilan akhir
ILUSTRASI
Tujuan Strategis Mengembangkan dan mempertahankan talenta terbaik dalam semua
disiplin ilmu untuk mencapai target penjualan, pengembangan, dan sasaran
laba perusahaan.
Taktik, Tugas Utama, Tugas Tambahan Mengevaluasi kebutuhan pengembangan profesi pada organisasi
- Menentukan kebutuhan talenta yang berkaitan dengan kesuksesan jangka pendek dan jangka
panjang organisasi
- Memperoleh benchmarking dan best practice MSDM meliputi rekrutmen, seleksi, orientasi,
manajemen kinerja, evaluasi, dan kompensasi
• Menganalisis data benchmarking
• Menganalisis data best practice
Mengembangkan atau merekrut bakat yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi.
- Menetapkan kriteria untuk perekrutan
• Menyusun spesifikasi pekerjaan: skill, knowledge, dan attitude untuk tiap-tiap posisi
- Melakukan training
• Melakukan internal training (TOT)
• Melakukan eksternal training

Pihak yang Bertanggung Jawab John Doe

Deadline 8 Bulan ke depan (11/5/2019)
Ukuran (Metrik)  Retention Rate
 Employee Satisfaction Level
RENCANA KONTINJENSI
Your Subtitle

MENGAPA?
• Rintangan dan hambatan yang tak diharapkan dan/atau tak terduga
dapat saja muncul ketika organisasi menerapkan rencana
strategisnya.
• Jika dibiarkan tidak tertangani, tantangan ini dapat secara signifikan
menghambat organisasi untuk menyampaikan proposisi nilai,
memenuhi misinya, atau mencapai visinya.

APA MANFAATNYA?
Rencana kontinjensi mengidentifikasi tindakan yang akan diambil
oleh organisasi untuk secara cepat dan efektif mengatasi halangan,
rintangan, atau hambatan yang tidak terduga
 RENCANA KONTINJENSI
Yang Perlu Diperhatikan

Tim Perencanaan
Strategis harus
bergantung pada
prinsip

Tantangan yang dimasukkan ke dalam

Penanggulangan (Countermeasure) yang
Rencana Kontinjensi harus berhubungan
disarankan harus relevan dan dapat
dengan taktik, tugas mayor, tugas minor
dilakukan.
yang diidentifikasi
 MENYUSUN RENCANA
KONTINJENSI Menunjuk Fasilitator
Yang Efektif Fasilitator  membaca setiap tujuan strategis
organisasi dan uraiannya

Tulis Tujuan Strategis

Fasilitator menulis tujuan strategis pertama di
bagian atas selembar kertas flip chart

Brainstorming
Anggota tim melakukan brainstorming terhadap
tantangan yang kemungkinan akan berdampak
negatif pada pencapaian tujuan tertentu

Tulis Tantangan
Fasilitator mencantumkan tantangan pada
kertas flip chart

Menetapkan Prioritas Tantangan

Anggota tim meninjau daftar tantangan dan
mengidentifikasi dua hingga tiga tantangan yang paling
mungkin terjadi, mengingat kondisi dan keadaan yang
berlaku
 MENYUSUN RENCANA
KONTINJENSI Highlight Tantangan
Yang Efektif Fasilitator menyoroti masing-masing dari dua
hingga tiga tantangan pada kertas flip chart

Brainstorming Tindak Lanjut

anggota tim melakukan brainstorming langkah-langkah
yang memungkinkan organisasi untuk menghindari,
mengurangi, atau mengatasi hambatan
Tulis. Tulis..
Fasilitator mencantumkan langkah-langkah
tersebut pada kertas flip chart

Kaji Rencana Tindak Lanjut

memilih tindak lanjut yang paling realistis dan
dapat dilakukan,

Highlight Tindak Lanjut

Fasilitator menyoroti tindakan pencegahan yang
direkomendasikan pada kertas flipchart.

Ulangi Proses
menerapkan proses di atas untuk setiap
tantangan sampai seluruhnya teridentifikasi
MEMASTIKAN EKSEKUSI PERENCANAAN
Pada Organisasi Secara Menyeluruh

MENGAPA?
• Tim perencanaan umumnya gagal untuk mengkomunikasikan
rencana strategis organisasi yang baru dibuat atau diperbarui di
seluruh organisasi.
• Karena itu sangat disarankan agar tim perencanaan
mempertimbangkan untuk membuat rencana komunikasi.

APA MANFAATNYA?
Rencana komunikasi akan memfasilitasi kesadaran dan pemahaman
dengan membantu tim perencanaan mengelola dan
mengoordinasikan berbagai macam komunikasi yang harus terjadi
untuk mendukung pelaksanaan strategi di seluruh organisasi
 RENCANA KOMUNIKASI
Yang Harus Diidentifikasi

KONDISI PESAN KUNCI

Situasi, peristiwa, dan peluang di Pesan-pesan kunci yang perlu dibagikan
mana pesan akan dikirim dengan berbagai kelompok pemangku
kepentingan

INDIVIDU
TOOLS
Individu yang bertanggung jawab
untuk menyampaikan pesan- Media, alat, dan mekanisme
pesan kunci tersebut, bersama dalam penyampaian pesan-pesan
dengan tanggal kritis dan kunci
langkah-langkah sukses
MATRIKS KOMUNIKASI
Rencana Komunikasi

Sebuah nomor urut untuk setiap komunike, Berbagai media atau alat yang digunakan
untuk dimasukkan ke dalam kalender untuk mengirimkan komunike
komunikasi.

Individu, tingkat, atau posisi yang

Pesan kunci atau konten yang harus
bertanggung jawab untuk mengirim
ditekankan atau dimasukkan dalam komunike
komunike.

Para peserta yang menerima komunike. Frekuensi atau tanggal kritis dari komunike

Situasi atau peristiwa di mana komunike akan Berbagai ukuran keberhasilan, untuk
dibagikan. digunakan dalam menentukan efektivitas
komunike.
COMMUNICATION MATRIX
Ilustrasi

Pertimbangan Informasi Terkait

Komunike 1 Pihak yang Bertanggung Leadership Team
Jawab
Target Audiens Seluruh Member Organisasi

Situasi atau Kondisi Dalam sesi rapat khusus

Media Presentasi dan Selebaran
Pesan Kunci • Informasi tentang sesi perencanaan strategis, para peserta yang terlibat, proses, key result
&.
• Manfaat dari perencanaan strategis dalam mendukung pencapaian visi dan misi
• Bagaimana setiap orang dalam organisasi memiliki peran penting dalam pencapaian
kesuksesan jangka pendek dan jangka panjang organisasi

Tanggal Kritis Dlaam 5 hari kerja setelah tanggal akhir dari sesi perencanaan strategis.

Ukuran kesuksesan Member dari organsiasi dapat menguraikan:

• Visi dan misi organisasi
• Tujuan, manfaat dan intisari dari sesi perencanaan strategis
• Bagaimana perencanaan strategis bermanfaat untuk pencapaian visi dan misi organisasi
MEMASTIKAN PEMAHAMAN DAN DUKUNGAN PEGAWAI
Change Management Plan

MENGAPA?
• Pengalaman dan pengamatan menunjukkan bahwa tim perencanaan strategis
mungkin perlu untuk lebih meningkatkan rencana strategis organisasi
untuk membantu meningkatkan tingkat kesadaran karyawan, pemahaman,
dan dukungan.
• Karena itu disarankan agar tim perencanaan mempertimbangkan untuk
membuat rencana manajemen perubahan (change management
plan).
MANAJEMEN PERUBAHAN
Dalam Perencanaan Strategis

1) Jelajahi sifat dan besarnya perubahan yang terkait dengan rencana strategis yang baru dibuat atau dimodifikasi.
2) Menilai kondisi organisasi terkait kapasitas dan kemampuan untuk perubahan.
3) Identifikasi tantangan dan hambatan (mis. ketidakmampuan kepemimpinan tim untuk mengelola secara strategis
atau riwayat upaya perubahan yang gagal) yang cenderung menghambat kemajuan dan keberhasilan organisasi.
4) Kembangkan dan terapkan tindakan yang memanfaatkan kekuatan organisasi, atasi tantangan organisasi, dan
percepat perubahan seluruh organisasi.
5) Analisis dan implementasikan cara untuk mengoptimalkan manfaat (rewards) — dan meminimalkan tantangan
yang terkait dengan — strategi baru, proses kerja, dan teknologi yang terkait dengan rencana strategis.
6) Pantau dan kelola perilaku dan kinerja yang terkait dengan dan dengan demikian berdampak pada perubahan
yang terkait dengan rencana strategis.
7) Mendorong dan memperkuat perilaku yang menghasilkan hasil yang diinginkan.
8) Pantau kemajuan, bagikan pelajaran yang didapat, dan bila perlu, tanggapi tantangan yang tidak terduga
MANAJEMEN PERUBAHAN
Case: Change Management and Communication pada DJPb
Komite Implementasi SPAN dan
SAKTI
Survey Kesiapan Perubahan
1. Wadah resmi kegiatan operasional implementasi SPAN di direktorat teknis,Kanwil dan KPPN serta
membantu implementasi SAKTI pada satuan kerja.
2. Wadah formal perwujudan komitmen dan dukungan pimpinan direktorat teknis dan kantor-kantor
wilayah dalam kegiatan implementasi dan operasional pelaksanaan SPAN dan SAKTI.
3. Dasar formal bagi Duta SPAN Unit untuk menjalankan tugasnya.
4. Salah satu media penyebaran informasi yang efektif di direktorat teknis, kantor wilayah, KPPN,
dan satuan kerja.
5. Saluran umpan balik yang dapat dipercaya oleh Tim SPAN untuk mengetahui keadaan dan isu-isu
di lapangan.
6. Memastikan keterlibatan seluruh jajaran pimpinan dan pegawai direktorat teknis, kantor wilayah,
dan KPPN dalam implementasi SPAN.
1. Memahami tingkat kesadaran, pemahaman, dan penerimaan para pemangku kepentingan akan
implementasi SPAN.
2. Memahami tingkat kesiapan unit-unit kerja di dalam organisasi Kemenkeu yang terlibat
implementasi SPAN secara keseluruhan.
3. Mengidentifikasi hal-hal positif yang perlu dipertahankan serta isu/masalah seputar kesiapan para
pemangku kepentingan dalam rangka implementasi SPAN yang perlu diperhatikan.
4. Mengidentifikasi hal-hal yang perlu disiapkan sebagai bagian dari strategi program manajemen
perubahan dan komunikasi SPAN.
PERBAIKAN BERKELANJUTAN (CONTINUOUS IMPROVEMENT)

Langkah-langkah yang disusun dan diambil dalam sesi perencanaan strategis

kemungkinan akan menghasilkan hasil dan hasil yang positif,
Namun penting bagi organisasi untuk meningkatkan secara lebih lanjut:
1. Upaya perencanaan strategis berikutnya untuk membantu memastikan
formulasi strategi yang lebih efektif dan efisien.
2. Cara menyebarkan dan menerapkan strategi untuk membantu memastikan
pelaksanaan yang lebih efektif dan efisien.

Penting bagi anggota tim untuk memantau proses dan penyampaian

selama sesi perencanaan strategis, mengidentifikasi peluang untuk
perbaikan dan peningkatan, dan ketika memungkinkan, mengambil
keuntungan dari peluang tersebut.
 PERBAIKAN BERKELANJUTAN
Langkah -Langkah

LANGKAH 1: TENTUKAN BAGAIMANA ORGANISASI MELAKUKANNYA

•

1
Pilih anggota tim perencanaan strategis dan buat pertemuan untuk melakukan tinjauan strategi.
• Para anggota Tim meninjau tujuan, tindakan, kerangka waktu dan tanggal-tanggal penting, serta matriks
yang ditetapkan dalam rencana aksi.
• Anggota tim mengkaji kemajuan sampai saat ini untuk menentukan sejauh mana (1) kemajuan telah dibuat
dan/atau (2) tujuan strategis dan taktik terkait, tugas utama, dan tugas-tugas minor telah diselesaikan.

LANGKAH 2: TENTUKAN APAKAH ORGANISASI HARUS MENINGKATKAN

2
• Untuk taktik, tugas-tugas utama, dan tugas-tugas minor yang telah mengalami eksekusi optimal, anggota
tim mengidentifikasi dan mencatat pelajaran potensial yang dipetik dan praktik terbaik.
• Untuk setiap pencapaian yang tidak optimal, anggota tim menganalisis dampaknya pada matriks dan
menentukan apakah akan menginvestasikan sumber daya, waktu, dan energi untuk meningkatkan kinerja.
 PERBAIKAN BERKELANJUTAN
Langkah -Langkah

LANGKAH 3: TENTUKAN BAGAIMANA ORGANISASI DAN ANGGOTA TIM

•

3
Menganalisis gap antara progress aktual atau pencapaian yang sebenarnya dengan kinerja yang diinginkan atau
dibutuhkan.
• Elaborasi faktor-faktor yang berkontribusi terhadap gap kinerja.
• Mengumpulkan ide dari karyawan.
• Identifikasi dan pilih solusi yang paling mungkin untuk mengarah pada hasil yang optimal.
• Memasukkan solusi ke dalam tindakan dan/atau rencana kontijensi organisasi, menugaskan pihak yang
bertanggung jawab, tanggal atau jangka waktu kritis, dan matriks.

4
LANGKAH 4: MENERAPKAN DAN MENENTUKAN EFEKTIVITAS DARI PERBAIKAN

• Taktik, tugas mayor, dan tugas minor dilaksanakan sesuai dengan rencana aksi.
• Pihak yang bertanggung jawab dalam memantau dan mencatat kemajuan dan pencapaian.
 PERBAIKAN BERKELANJUTAN
Langkah -Langkah

LANGKAH 5: TENTUKAN BAGAIMANA ORGANISASI HARUS TERUS MENINGKATKAN

•

5
Orang yang bertanggung jawab atas tindakan perbaikan membagikan hasil dan dampak sesuai dengan rencana
aksi organisasi.
• Tindakan, situasi, dan keadaan berkontribusi pada hasil dan hasil optimal dieksplorasi; pembelajaran dan praktik
terbaik diidentifikasi.
• Pelajaran yang didapat dan praktik terbaik dibagikan ke seluruh organisasi dan diterapkan pada upaya perbaikan
berkelanjutan organisasi secara terus menerus.
• Kerangka lima tahap perbaikan berkelanjutan diterapkan pada hasil dan hasil yang marginal dan suboptimal.
 ….TERIMA
KASIH….
MENETAPKAN RENCANA AKSI
- STRATEGIC PLANNING -

By Febrian Yalisman– 165020204111005