Evaluating Inventory

Management
• The most common ratio used to determine how well a pharmacy is
managing its inventory is the inventory turnover rate (ITOR).

• It can be calculated for the entire pharmacy, for departments (e.g.,

prescriptions or OTC products), and even for individual products.
• Rasio Perputaran Persediaan atau dalam bahasa Inggris disebut
dengan Inventory Turnover Ratio adalah jenis rasio efisiensi yang
menunjukan seberapa efektif persediaan dikelola dengan
membandingkan harga pokok penjualan (HPP) dengan persediaan
rata-rata untuk suatu periode.
• Rasio Perputaran Persediaan ini mengukur rata-rata persediaan
“diputar” atau “dijual” selama suatu periode. Dengan kata
lain, Inventory Turnover Ratio mengukur berapa kali perusahaan
menjual total persediaan rata-rata sepanjang tahun yang
bersangkutan. Rasio ini merupakan indikator yang baik untuk menilai
kualitas persediaan dan praktek pembelian yang efektif dalam
manajemen persediaan (Inventory Management).
• Terdapat dua komponen utama dalam Rasio Perputaran Persediaan
ini, yang pertama adalah pembelian barang (stock purchasing) untuk
persediaan dan yang kedua adalah Penjualan (sales).

• Jika jumlah barang yang dibelinya banyak sehingga menyebabkan

jumlah persediaannya besar maka perusahaan harus berusaha untuk
menjualnya dalam jumlah yang besar juga untuk meningkatkan
kinerja perputaran persediaannya (Inventory Turnover).
• Jika tidak, maka akan timbul biaya-biaya penyimpanan persediaan
dan biaya-biaya penanganan persediaan lainnya. Penjualan harus
sesuai dengan pembelian barang/persediaan agar persediaannya
dapat berputar secara efektif.
• The ITOR is expressed as a ratio and is calculated by using the
following formula (Tootelian and Gaedeke, 1993; West, 2003, 2006):
• Rasio Perputaran Persediaan ini dihitung dengan membagi harga
pokok penjualan (HPP) untuk suatu periode dengan rata-rata
persediaan untuk periode tersebut. Berikut ini adalah Rumus Rasio
Perputaran Persediaan atau Inventory Turnover Ratio.

• Rasio Perputaran Persediaan = Penjualan / Rata-rata Persediaan

• Rata-rata Persediaan atau Average Inventory dihitung dengan cara
menambahkan persediaan awal dan persediaan akhir dan kemudian
membaginya dengan dua.

• Rata-rata Persediaan = (Persediaan Awal + Persediaan Akhir) / 2

• Sehingga Rumus Rasio Perputaran Persediaan juga dapat ditulis

seperti berikut ini :
• Rasio Perputaran Persediaan = Penjualan / ((Persediaan Awal +
Persediaan Akhir) / 2)
• The cost of goods sold (COGS) can be found on the pharmacy’s
income (profit-and-loss) statement for a given period of time.

• The average inventory value can be found by obtaining the

pharmacy’s balance sheets for both the beginning and the end of the
period represented on the income statement.

• The balance sheets should contain the value of the pharmacy’s

inventory at each point in time.
• The ITOR indicates the efficiency with which inventory is used.
• It measures how quickly inventory is purchased, sold, and replaced.

• Two advantages of increasing the ITOR are that reducing the

investment in inventory frees capital for other business activities and
increases the return on investment in inventory.
• In this example, the pharmacy’s overall annual ITOR is 10.

• This means that this pharmacy, on average, sells all the inventory that
is typically kept in the pharmacy a total of 10 times over the course of
a year.

• This is similar to the national average for independent pharmacies

(West,2006), indicating that the pharmacy manager probably is
managing inventory efficiently.
• Contoh kasus
• Sebuah Apotek melaporkan biaya pokok penjualan pada laporan
laba/ruginya sebesar Rp. 500 juta. Persediaan awal adalah sebesar
Rp. 800 juta sedangkan persediaan akhirnya adalah sebesar Rp. 700
juta. Berapakah Rasio Perputaran Persediaan atau Inventory Turnover
Ratio Apotek tersebut?
• Diketahui :
• Penjualan : Rp. 500.000.000,-
Persediaan Awal = Rp. 800.000.000,-
Persediaan Akhir = Rp. 700.000.000,-
• Rasio Perputaran Persediaan (Inventory Turnover Ratio) = ?
• Jawaban :
• Rasio Perputaran Persediaan = Penjualan / ((Persediaan Awal + Persediaan
Akhir) / 2)
Rasio Perputaran Persediaan = Rp. 500.000.000 / ((Rp. 800.000.000 + Rp.
700.000.000)/2)
Rasio Perputaran Persediaan = 0,6 kali
• Jadi Rasio Perputaran Persediaan atau Inventory Turnover Ratio Toko
Ponsel ini adalah sebesar 0,6 kali.
• Penilaian Rasio Perputaran Persediaan (Inventory Turnover Ratio)
• Perputaran Persediaan adalah ukuran seberapa efisien sebuah
perusahaan dapat mengendalikan barang dagangan atau
persediaannya.
• Semakin tinggi rasio perputarannya semakin efisien perusahaan
tersebut dalam mengendalikan persediaannya.
• Rasio perputaran yang tinggi menandakan perusahaan yang
bersangkutan tidak mengeluarkan biaya yang terlalu banyak untuk
membeli barang dagangannya dan dapat menghindari pemborosan-
pemborosan pada sumber daya perusahaanya apabila persediaan
tersebut tidak terjual sesuai dengan harapan.

• Rasio Perputaran Persediaan yang tinggi juga menunjukan bahwa

perusahaan dapat secara efektif menjual persediaan yang dibelinya.
• Bagi Investor, Rasio ini dapat digunakan untuk mengukur likuidasi
pada perusahaan yang bersangkutan. Hal ini dikarenakan Persediaan
merupakan salah satu aset atau aktiva tersebut perusahaan terutama
pada perusahaan retail.
• Pengukuran rasio ini menunjukan seberapa mudah perusahaan
mengubah persediaanya menjadi uang tunai. Sedangkan bagi
Kreditur, Persediaan juga sering dijadikan sebagai jaminan pinjaman.
Kreditur atau Bank menggunakan rasio perputaran persediaan ini
untuk mengetahui seberapa mudahnya persediaan tersebut dapat
dijual sehingga dapat dikonversi menjadi uang tunai.
• Perlu diketahui bahwa setiap jenis industri memiliki Perputaran
Persediaan atau Inventory Turnover yang berbeda.

• Sebagai contoh, Perputaran Persediaan bagi perusahaan yang

menjual beras atau perusahaan yang menjual sembako akan lebih
tinggi jika dibandingkan dengan perputaran persediaan perusahaan
yang menjual mobil mewah. Jadi, jika kita ingin membandingkannya,
bandingkanlah dengan perusahaan yang bergerak di bidang industri
yang sejenis
• Comparing the current year’s ratio with last year’s ratio also indicates
that the manager is improving her efficiency in managing inventory
because the ITOR has increased over time.

• Note that if the COGS remained constant for the year and the average
inventory increased, the ITOR would have decreased. This would have
indicated that inventory was sitting on the shelf and not selling.
• The pharmacy manager then would want to determine if she was
ordering too much product or the wrong products.

• Overall, pharmacy managers need to make sure that the ITOR is not
too high. This may indicate that out-of-stocks may be occurring too
frequently.
• Alternatively,if the ITOR is too low, then the pharmacy may be
carrying too much inventory that is not salable or not being used.
• Hence cash is being spent to purchase the product,but cash is not
flowing in from the sale of the product. Deciding what is too high or
too low is pharmacy-dependent.
• The pharmacy manager should consider national or regional
benchmarks as well as the pharmacy’s trends when interpreting the
ITOR.
• The ITOR is one indicator that should be considered when managing
inventory, but it must be interpreted given the context of the
pharmacy.
• For example, an ITOR of 30 may be acceptable if the pharmacy can
order and receive items quickly from the vendor and there have not
been complaints of shortages. It maybe more helpful for the
pharmacy manager to look at the ITOR within product lines or
departments to facilitate decision making.
• Another indicator of a pharmacy manager’s ability to manage the
investment in inventory efficiently is the net-profit-to-average-
inventory ratio.

• This ratio indicates whether the inventory is being used efficiently to

make a profit. Pharmacy managers desire to have a ratio greater than
20 percent.
Factors to Consider in Inventory Management
Pharmacy managers must consider multiple factors when evaluating
their inventory:

• Selection of generic products. Generic drug products usually have a

lower acquisition cost, and therefore, by stocking generic products,
the amount of money invested in inventory is reduced.
• Reduction of inventory size. A pharmacist may decide to have a small
front end in his or her store to reduce the amount invested in
inventory. He or she may carry only basic product lines (i.e., a smaller
numbers of brands and items) as opposed to full product lines (i.e.,
every brand and every item).
• Returned-goods policies. One critical component is the evaluation of
returned-goods policies.
• Many manufacturers and wholesalers have established policies regarding
merchandise that may be returned. In exchange for returning unsalable
goods, these vendors may provide credit on future purchases, replacement
goods, or even cash back to the pharmacy

• Pharmacy managers should monitor products closely that qualify for the
various returned-goods policies, making certain that such returns are made
on a regular, periodic basis before time limitations take effect.
• Management of unclaimed prescriptions. Approximately 1.5 percent
of all prescriptions received and/or filled in community pharmacies
remain unclaimed (McCaffrey et al., 1998).

• A pharmacist must be aware of the amount of inventory that has

been used to fill these unclaimed prescriptions. It is important for
pharmacists to monitor these unclaimed prescriptions and after a
specified period (e.g., 14 days) return the stock to the shelf.
• Monitoring shrinkage. Inventory shrinkage includes losses owing to
shoplifting, employee theft, and robbery. It is estimated that 0.7 to
4.5 percent of sales are lost to shrinkage (Garner, 1994).

• The largest source of shrinkage for most retailers is employee theft. It

is important to recruit honest personnel and monitor their activities,
especially those working in the prescription area of a pharmacy,
because theft of controlled substances in pharmacies is increasingly
problematic.
• Use of formularies. As stated previously, institutional pharmacies
commonly use formularies to facilitate inventory management
(Pearce and Begg, 1992).

• A formulary allows the pharmacy manager to carry one therapeutic

equivalent within a class of drugs instead of each drug product within
the class. This allows pharmacy managers to lower their overall
investment in inventory.
Methods of Inventory Management
• Three methods are used commonly in pharmacy to manage
inventory: the visual method, the periodic method, and the perpetual
method (Carroll, 1998)

• The visual method requires the pharmacist or designated person to

look at the number of units in inventory and compare them with a
listing of how many should be carried. When the number falls below
the desired amount, an order is placed.
• The periodic method requires the pharmacist or designated person to
count the stock on hand at predetermined intervals and compare it
with minimum desired levels. If the quantity is below the minimum,
the product is ordered.

• Usually, a designated person is responsible for checking the shelves

and placing orders. The pharmacy manager may have a specific
checklist, indicating that the person should conduct a stock review
weekly or look for expired products monthly, in addition to placing
orders and keeping inventory orders to a specific level.
• The perpetual inventory systems are common in all pharmacy
settings. These perpetual systems are computerized inventory
management systems. Perpetual inventory management systems are
the most efficient method to manage inventory.
• This method allows the inventory to be monitored at all times. The
entire inventory may be entered into the computer, and with the
filling of each prescription, the appropriate inventory can be reduced
automatically.
• A perpetual system can tell precisely the amount of inventory on
hand for any product at any time. Moreover, the pharmacy manager
can quickly assess the value of current inventory.
Pay Back Period
• Payback Period adalah periode atau jumlah tahun yang diperlukan
untuk mengembalikan nilai investasi yang telah dikeluarkan. Payback
Period dalam bahasa Indonesia dapat disebut juga dengan Periode
Pengembalian Modal.
• Para Investor atau Pengusaha sering menggunakan Payback
Period (PP) atau Periode Pengembalian Modal ini sebagai penentu
dalam mengambil keputusan Investasi yaitu keputusan yang
menentukan apakah akan menginvestasikan modalnya ke suatu
proyek atau tidak.
• Suatu proyek yang periode pengembaliannya sangat lama tentunya
kurang menarik bagi sebagian besar investor.
• Payback Period atau Periode Pengembalian Modal dapat dihitung
dengan cara membagikan nilai investasi (cost of invesment) dengan
aliran kas bersih yang masuk per tahun (annual net cash flow).

Berikut ini adalah rumus Payback Period (PP) :

Payback Period = Nilai Investasi / Kas Masuk Bersih

Catatan : Rumus ini mengasumsikan bahwa besarnya kas masuk bersih

adalah sama pada setiap periode atau sama pada setiap tahunnya.
• Contoh kasus perhitungan Payback Period

• Manajemen PT. AAYY sedang mempertimbangkan pembelian mesin

produksi komponen elektronika. Dengan membeli Mesin produksi
yang berharga Rp. 250 juta ini, keuntungan atau pendapatan bersih
didapat dari penambahan mesin tersebut adalah sebesar Rp. 70 juta
pertahun. Berapakah Payback Period untuk Mesin Produksi ini?
• Payback Period = Nilai Investasi / Kas Masuk Bersih
Payback Period = Rp. 250.000.000,-/ Rp. 70.000.000,-
Payback Period = 3,57
• Jadi Periode pengembalian modal atau payback period untuk mesin
produksi tersebut adalah selama 3,57 tahun.