Pengolahan dokumentasi

Nama kelompok:
1. Andhika Utam
2. Bella Maufika
3. Nilam Yuniari
4. Hanaan Aulia
• Pengertian Dokumentasi
Dokumentasi adalah suatu usaha aktif atau ragkaian pekerjaan yang bertugas
mengumpulkan, menyusun, menyelidiki atau meneliti dan mengolah serta memelihara
bahan guna menyiapkan informasi yang bermanfaat. Perkataan dokumen dan
dokumentasi merupakan dua istilah yang pertama menekankan bentuk bendanya,
seperti surat, memo, buku, dan foto.
• Istilah dokumentasi atau documentation (Bahasa inggris) akan diuraikan secara
garis besar dengan menggunakan beberapa sumber acuan yang mungkin berakibat
beda tafsir jika dihadapkan pada pandangan ahli Bahasa dan ahli dokumentasi.
• Suatu aktivitas dari dokumentasi yang dimulai dari pencarian, penyelidikan,
pengumpulan, pengawetan, penyusunan, pemakaian, dan penyediaan dokumen
dengan tujuan untuk mendapatkan keterangan, pengetahuan dan bukti.
1. Aktivitas atau kegiatan mencari dokumen adalah dapat dilakukan dengan cara:
2. Membeli dokumen dari lembaga lain baik pemerintah, swasta maupun perorangan.
3. Langganan dokumen seperti majalah, jurnal yang diterbitkan oleh lembaga-lembaga
lain.
4. Tukar menukar dokumen anatar perorangan, instansi, lembaga, dan Negara lain.
Pengolahan Dokumen Menjadi Bahan
Dokumentasi
• Dokumen yang terdapat di perpustakaan terdiri dari buku-buku dengan beraneka
macam jenisnya. Ada buku fiksi dan buku non fiksi dan masih banyak lagi
jenisnya. Arsip pun bermacam-macam, seperti arsip statis, dinamis,, aktif, pasif,
permanen dan arsip semi permanen. Demikian pula dokumen permusiuman pun
beraneka ragam.
• Secara ringkas prosedur pengolahan dokumen menjadi bahan dokumentasi
adalah sebagai berikut:
• - Mencari dan memilih dokumen yang akan dijadikan bahan dokumentasi
• - Mengkaji dengan melengkapi serta mempelajari secara seksama isi
informasi dokumen
• - Membuat ringkasan, synopsis, abstrak atau sekedar menerjemahkan
• - Menetapkan dokumentasi yang telah selesai menjadi bahan documenter
Pencatatan Dokumen
• Dokumen yang berupa buku, lembaran, laporan atau benda-benda tertentu barulah berguna kalau dapat diketemukan bila
diperlukan. Banyak dokumen kurang berarti bila dokumen tersebut sulit diketahui isi informasi yang terkandung didalamnya.
Karena sulit diketemukannya maka itu sangat penting membuat system pencatatan.
• Salah satu alat untuk mencatat dokumen ialah buku induk dokumen yang mencatat antara lain:
• 1. Nomor urut
• 2. Tanggal dokumen diperoleh
• 3. Penyusun dokumen
• 4. Nama/judul dokumen
• 5. Kota tempat terbit
• 6. Nama penerbit
• 7. Tahun penerbitan
• 8. Jumlah halaman
• 9. Cara memperoleh dokumen
• 10. Dan lain-lain
Pencarian Dokumen
• Bahan-bahan dokumen sebagai sasaran pengurusan dokumentasi itu
bermacam-macam, seperti bahan dokumen literer dan korporil. Tentu
saja sulit suatu lembaga dokumentasi mampu menyediakan
dokumentasi dari seluruh ilmu pengetahuan secara lengkap. Pada
umumnya suatu lembaga dokumentasi banyak yang mengkhususkan
diri mengurus dokumentasi khusus bidang pengetahuan tertentu.
Misalnya Direktorat Imigrasi akan mengurus dokumentasi khusus
tentang dokumen keimigrasian. Tentu saja masalah imigrasi banyak
berkaitan antara lain dengan masalah keuangan, perdagangan,
pariwisata, penerbangan, bea cukai, dan lain-lain.
Peranan Dokumentasi
• Dokumentasi menurut rumusan FID (Federation International Documentation) mempunyai tugas
mengumpulkan, mengklasifikasikan dan menyebarluaskan dokumen-dokumen dalam bidang
keaktifan kemanusiaan.
• Masalah mengumpulkan mengklasifikasikan dokumen yang bersifat literer menjadi tanggung
jawab disiplin ilmu kearsipan/filing dan perpustakaan, sedangkan dokumen yang bersifat korporil
menjadi tanggung jawab disiplin ilmu permusiuman. Namun, kedua bidang tersebut baik yang
berobyek dokumen literer maupun korporil juga memiliki tugas kewajiban melayani dokumen
untuk kepentingan kemanusiaan. Tugasnya kedua bidang itu sepenuhnya termasuk disiplin ilmu
dokumentasi.
• Lebih lanjut dapat dikemukakan bahwa dari tugas-tugas dokumentasi akan jelas pula peranan
yang harus dimainkan suatu badan dokumentasi. Tugas-tugas dokumentasi tersebut tertera
dibawah ini:
• 1. Mengumpulkan bahan-bahan yang bernilai
• 2. Menyusun bahan-bahan dokumentasi secara teratur
• 3. Mengolah dan melengkapi bahan-bahan yang telah ada
• 4. Mempersatukan bahan-bahan yang bersamaan dan yang ada hubungannya satu sama lain