Effective Presentation Skill

Effective Presentation Skill
Human Resources
Cirebon
Bangkitkan Energi Negeri
CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY

Any use of this material without specific permission of PT Pertamina EP is strictly prohibited
1
A. Data Pribadi:
Nama :
Status :
Suami :
Anak :
Alumni : FISIP UI dan Fakultas Hukum UI
Alamat :
No. telp :
Email :
B. Data Pekerjaan:
Riwayat Pekerjaan:
-Jurnalis di majalah Teknologi
-Pekerja Sosial di Yayasan Purba Danarta, Semarang
-1990: Pendidikan di Pertamina
-1991-1996: Pertamina Pangkalan Berandan, Sum-Ut
-1996-2000: Pertamina Cilacap, Jawa Tengah
-Mei 2000: Elnusa Petro Teknik
-2001-sekarang: Pertamina Kantor Pusat, Jakarta
-2009: HR Services Manager
-2010: HR Transformation Project Coordinator
-2012: Performance & Competency Mgmnt Manager
-2014: HR Services Manager PEP
C. Pengalaman menjadi Pemateri:
1.Instruktur KPPD/KPPL/KMKP
2.Sharing tentang People Review
3.Sharing tentang HR Transformation
4.Sharing tentang Competency Management
5.Mengajar BPS atau Induction Training
6.Presentasi HR World Class di PPM
7.Menjadi pembicara di S1 FISIP UI
8.Menjadi pembicara di S2 Atmajaya
9. Sharing mengenai hydroponik di PWP Total
10. Sharing mengenai hydroponik di sekolah2 untuk
murid dan guru
Agenda
1. Introduction
2. Effective Presentation Skill
3. Practice
4. Closing

Agenda
1. Introduction
3. Practice
4. Closing

Presentation Skill…

Presentasi
Presentasi
Yang
Yang Efektif
Efektif
Presentation  Present (kata dasar)
 Present = to Give (v.); Gift (n.)
 Present = Now (adj.)
R
e
Why do you want to present…? m
e
m
b
e
r

Look for a while….

Bagaimana Trust Bekerja?
CHARACTER Credibility COMPETENCE

& Knowledge
Attitude
TRUST Skill

Bagaimana jika ini yang terjadi?
“ Maaf saya belum siap/ belum belajar/ belum latihan menyampaikan presentasi ini ”
“ Seharusnya orang lain yang menyampaikan presentasi ini, jadi …. ”
“ Maaf saya tidak biasa/ tidak pintar berbicara di depan umum ”
“ Maaf saya gugup/ grogi/ gemetar/ deg-degan ”
“ Saya kurang tidur/ kerja semalaman, jadi harap maklum kalau saya … ”
“ Saya sedang flu/ tidak enak badan/ kurang fit/ jadi …. ”
“ Slide ini saya buat dengan buru-buru dan kurang waktu, jadi …. ”
“ Saya belum pernah/ sudah lama/ tidak biasa menyampaikan presentasi ini ”
Permintaan maaf dan dalih yang tidak perlu saat

membuka presentasi
• Berharap audiens memaklumi

• Dampak  menurunkan tingkat kredibilitas presenter di mata audiens.
 apakah audience akan mendapatkan manfaat maksimal
 Audiens ragu presentasi tidak akan berjalan baik
 Presenter merusak kepercayaan dan harapan audiens
Bangkitkan Energi Negeri Kunjungi http://www.presentasi.net

Presenter yang Efektif
PRESENTER yang efektif …

bukan dilahirkan/ bawaan, tetapi dapat dilatih
sehingga
Anda dapat belajar, berlatih untuk melakukan

presentasi bisnis secara
EFEKTIF

Peran Seorang Presenter
Aktor
Anda
Penulis Designer

Tujuan Pembelajaran
Setelah mengikuti pelatihan ini, para peserta diharapkan
mampu melakukan:
1. Merancang sebuah presentasi efektif

2. Teknik penggunaan media presentasi berbasis aplikasi komputer
3. Teknik menyampaikan presentasi efektif
4. Membuat peserta lebih percaya diri
5. Membuat peserta menyadari, berminat dan mempraktekkan

materi yang disampaikan

Agenda
1. Introduction
3. Practice
4. Closing

?
Who is Your
Favorite Presenter
Presentasi itu….
“Presentation is like an iceberg, the

delivery is only the tip. The major
chunk is the time and effort spent in
planning and preparing for
presentation.”
YOU TALK, THEY LISTEN

3 Tahap Utama Presentasi yang Efektif


Langkah-langkah Kunci
1. Menetapkan TUJUAN Presentasi
2. Memahami SIAPA Audience
3. Memahami WAKTU dan kondisi TEMPAT presentasi

Langkah 1: Menetapkan Tujuan
INGAT..!!
 Menginformasikan AIDA Mechanism:

• Awareness
 Meyakinkan • Interest
 Merekomendasikan • Desire
• Action
TUJUAN akan menjadi acuan anda dalam menyiapkan

ISI maupun PENYAJIAN dari presentasi Anda

Langkah 2: Memahami Audience
Kebutuhan
Tujuan Keselarasan
Audience
 Siapa?
Who ?  Berlatar belakang sama atau berbeda?
 Apakah ada target audience kunci?
 Seberapa besar/ banyak audience ?
Apa yang
 Apa yang perlu diketahui?
mereka
perlu  Seberapa penting/ relevan bagi audience?
ketahui ?  Seberapa siap audience memahami topik?

Langkah 3: Memahami Waktu dan Tempat Presentasi
 Berapa lama waktu yang

tersedia/disediakan untuk presentasi
 Bagaimana tempat dan layout ruangan
 Mengetahui peralatan apa yang dapat/

disyaratkan untuk dibawa


Struktur Presentasi
Pendahuluan
Isi Utama
Kesimpulan

Pendahuluan: Perkenalan Diri
1. Perkenalan diri berarti Anda

menjelaskan siapa Anda dan
informasi lainnya tentang Anda,
misalnya apa pekerjaan Anda, apa
kegemaran atau hobby Anda, atau
keluarga Anda, dll
2. Perkenalan diri dapat menciptakan
kesan yang baik kepada audience.
3. Merupakan perkenalan formal
kepada orang lain.

Pendahuluan Presentasi
Pendahuluan sangat penting, dimana hal tersebut dimaksudkan untuk menangkap/

mendapatkan atensi pendengar dan memotivasi mereka untuk mendengarkan.
Pendahuluan yang baik bisa berupa cerita yang menarik, akan:

 Secara cepat mendapatkan atensi dari pendengar
 Menyatakan latar belakang atau tujuan presentasi
 Merupakan klarifikasi dari ruang lingkup isi
 Penjelasan dari agenda presentasi
o Cerita yang menarik :

 Cerita yang menarik dapat memenuhi kebutuhan atau keingintahuan hadirin
 Cerita yang menarik terdiri dari masalah dan solusinya
 Cerita yang menarik selalu disampaikan dengan bahasa yang sederhana dan mudah
dimengerti

Pendahuluan = Opening
5 Ways “Opening Presentation” Sajikan

Killer Fact
1. Sampaikan Maksud dan Tujuan
• “what they will get” & “how long”.
2. Bertanya
• Ikut berpikir & cari jawabannya  fokus pada tema.
3. Bercerita
• Cerita disenangi & mudah diingat. DATA STATISTIK KECELAKAAN
• Quick connecting : audience  presenter. TAHUN 2010 - 2013
4. Sajikan Data atau Fakta Pihak Yang Menjadi Pihak Yang Menjadi
Korban Kecelakaan Korban Kecelakaan Fatality
• Data & fakta yang menarik & dibutuhkan Audience.
• Ciptakan efek dramatis tanpa harus didramatisir.
5. Sajikan Kutipan atau Pernyataan
• Kutip perkataan tokoh yang dikenal relevan.
Bisa dikombinasikan
Sumber: HSSE PT Pertamina EP

Isi Utama
Isi utama dari presentasi Anda harus mendukung tujuan Anda.

Fokus pada poin-poin utama sebagai gagasan utama.
Pengembangan lebih lanjut kerangka presentasi Anda dengan dukungan
data untuk tiap-tiap gagasan utama
Contoh: Gagasan Utama A
Informasi-informasi
Pendukung
Gagasan Utama B
Informasi-informasi
Pendukung

Isi Utama
1. Bagian utama dari suatu presentasi.

2. Walaupun merupakan bagian ke-2,
tetapi harus dipersiapkan pertama
kali.
3. Setelah isi presentasi selesai maka
bagian lain akan mudah dibuat
4. Selalu gunakan transisi.

Metode Penyampaian Isi Utama*)
1. Pemaparan
2. Diskusi Kelompok
3. Role Play
4. Coaching
5. Tanya Jawab
6. Tugas Pribadi/project
…. It’s a blended learning
7. Pre dan Post test
50 - 80 % dari apa yang mereka dengar, lihat, dan lakukan
*) Kombinasi
Kesimpulan
Dimaksudkan untuk:
 Menyatakan ulang maksud Anda

 Ringkasan dari gagasan utama Anda
 Menyatakan kesimpulan dan/atau
evaluasi Anda
 Memotivasi audience untuk bertindak
 Membuat rekomendasi
 Penutup presentasi

Membuat dan Menggunakan Bantuan Visual
Bantuan visual yang efektif akan

meningkatkan pemahaman audience terhadap
topik dan meningkatkan rata-rata serapan.
…. daya visual slide yang kuat sangat penting

untuk menggunakan lebih dari sekedar kata-kata
ketika menyampaikan presentasi

Teknik Penggunaan Media Presentasi Berbasis
Aplikasi Komputer

Bantuan visual Anda :
 Memperlihatkan 1 (satu) pesan kunci tiap visual
 Menyederhanakan informasi, membuat jelas, konsisten dan mudah dibaca
 Menggunakan kontras dan warna berdasarkan poin-poin penting
 Minimalisasi teks berdasarkan gambar-gambar/grafik/chart
 Membuat font cukup besar/nampak untuk dibaca dari belakang

Ukuran Huruf
Ini adalah font Arial 12

MENGGUNAKAN HURUF KAPITAL SEMUA
MAKA TULISAN AKAN SULIT DIBACA

Jenis Huruf
• Terlalu banyak warna
• Terlalu banyak jenis huruf & gaya
Gunakan maximal 3 warna dan 2 jenis huruf

Times New Roman Footlight MT Light

Arial
Arial Narrow
Verdana
Tahoma
Gill Sans MT

Penggunaan Warna
Gunakan warna yang kontras
Warna kurang kontras
Warna tidak kontras
Perhatikan bahwa warna yang ada dilayar monitor anda akan

berbeda dengan yang akan terlihat di layar

Tabel Diagram
Stretch 95%
VS
Base 90%

MODELING WORK FLOW

KALENDER PMS
Jika digambarkan sepanjang tahun, berikut ini adalah kalender aktivitas
Performance Management System
Diskusi
Kinerja
Tahun yang
Dialog Kinerja Q1 baru dimulai
Dialog Kinerja
(April) Q2
(Juli)
PD Reward &
PD Consequences End Year People
Review
tahun berjalan
Pulse check/ (Jan-Feb)
Coaching
Pulse
Expectation-setting check/
Conversation (Feb – Coaching
Maret) TEAM PD
Mid Year People Dialog Kinerja Q3
review (Oktober) Dialog Kinerja Q4
(Januari )
End Year People (Juli-Agt)
Review tahun PD
sebelumnya
Source: Team Analysis 46

55% Pekerja Akan Pensiun dalam Kurun Waktu 10 Tahun kedepan, dan
Meninggalkan 3 (tiga) GAP Besar di Direktorat Pengolahan
Age Demographic for All Workforce in Refinery Directorate
2011 2020
Capability GAP Capacity GAP Generation GAP
Technical Competencies Critical Position Map Succession Plan & Coaching

Pemenuhan kompetensi pekerja Prioritasi pengisian posisi kritikal Mempersiapkan leader baru melalui
melalui : program Individual Development Plan
▪ RSDP Academy Recruitment Strategy
proses rekrutasi yang optimal untuk Secondee
▪ EPDP Academy mendapatkan calon engineer/operator
▪ CPDP Academy Pengelolaan tacit knowledge melalui re-
berkualitas Hire pekerja senior sebagai coach &
Leadership Compentency mentor CPDP/EPDP (pension)
Recruitment Number for Fresh
OLDP Academy Secara konstan melakukan rekrutasi Operation Excellence
fresh graduates ▪ Pertamina Production System
Acceleration Program Experience Hired:
Crash program untuk akselerasi Melakukan rekrutasi pekerja
▪ KMS (Tacit Knowledge)
kompetensi berpengalam dengan competency yang ▪ Manajemen kinerja
sesuai dengan jabatan critical ▪ Formal System - ISO 10015

4
Enhancement [50]
EVALUATORS/CHALLENGERS
Memberi presentasi secara menyeluruh
mengenai evaluee, merekomendasikan rating
CHAIRMAN
MENGAWASI JALANNYA
dan tindakan pengembangan diri. Evaluator
DISKUSI, lainnya bertugas men-challenge rating tersebut
MENGARAHKAN dengan bukti
KEPADA PERILAKU
YANG BENAR DAN
MEBIMBING PADA
PENCAPAIAN RATING
ASSISTING FACILITATOR
•Mencatat notulen
•Membantu menempatkan rating evaluee pada Matrix
•Mengawasi distribusi rating keseluruhan

5
50
Enhancement [51]
EVALUATORS/CHALLENGERS
Memberi presentasi secara menyeluruh mengenai evaluee,
merekomendasikan rating dan tindakan pengembangan diri. Evaluator lainnya
CHAIRMAN bertugas men-challenge rating tersebut dengan bukti
Mengawasi jalannya
diskusi, mengarahkan
kepada perilaku yang
benar dan membimbing
pada pencapaian rating LEAD FACILITATOR
• Memastikan proses rapat dilaksanakan
dengan baik dan fair
• Men-challenge evaluator untuk memastikan
rating berdasarkan bukti yang kuat
ASSISTING FACILITATOR
•Mencatat notulen
•Membantu menempatkan rating evaluee pada Matrix
•Mengawasi distribusi rating keseluruhan

5
51
Mempersiapkan Alat Bantu Lainnya
1.Flipchart
2.Papan Tulis/whiteboard
3.Alat peraga
4.Hand out *)
…. Media lainnya dapat menambah variasi,

engagement peserta, dan membuat presentasi lebih
menarik.
*) Hati-hati dengan pembagian hand out

Pre Presentasi
1. Persiapkan semua materi dan perangkat

lainnya
2. Berpakaian yang patut dan pantas
3. Pastikan waktu dan tempat yang tepat
4. Persiapkan waktu sebelum mulai acara
5. Awali presentasi dengan perkenalan diri

Presenter Efektif
Dalam menyajikan presentasi, tujuan Anda adalah

memastikan bahwa audience Anda memahami,
menerima, mengingat dan bertindak atas dasar apa
yang Anda katakan (ingat AIDA).
Dua syarat Presenter Efektif:
Kredibilitas
Performance

Presenter Efektif
 Kredibilitas
 Kuasai Materi
 Kuasai Perangkat Peraga
 Performance
Ada 2 area utama yang perlu Anda
fokuskan, yaitu:
 Kemampuan verbal
 Kemampuan non-verbal

Menguasai Materi dan Perangkat Peraga
 Persiapkan semua materi sendiri

 Pelajari sebelum tampil
 Melihat kembali materi dan alat peraga sebelum mulai
 Pastikan materi up to date
 Kenali audience

Menggunakan Alat Bantu
 Persiapkan semua tools terkait pointer
 Pahami semua tombol
 Pastikan sinar lasser bisa berfungsi karena ada layar tertentu yang tidak
tembus sinar lasser
 Pastikan sinar menunjuk apa yang sedang dibahas
 Pastikan penggunaan lasser pointer secara efektif

Kemampuan Verbal
 Gunakan kata-kata / terminologi yang dipahami audience
 Langsung pada pokok masalah (to the point)
 Bicara keras (sesuaikan volume suara anda)

 Bicara jelas (sesuaikan kecepatan bicara Anda)
 Tampil antusias
 Persiapkan cerita/humor/penyegar
 Gunakan Metode MEAO (saat tanya jawab)

(Mirroring, Exploring, Acknowledgement, Offering suggestion)

Kemampuan Non Verbal
Lebih dari 60% efektivitas presentasi dihasilkan dari indikasi non-verbal
Tip-tip kunci:
Postur & Gerakan Rileks namun tetap percaya diri/profesional
Bergerak sewajarnya
Gestur Gunakan gestur/body language sewajarnya untuk

menekan poin-poin tertentu
Kontak mata & senyum Adakan kontak mata dengan audience –

bukan “main mata”
Energik & senyum

Situasi yang Membuat Rasa Takut/Gugup
1. Pertama kali perform

2. Membawakan materi orang lain
3. Mendadak/tanpa persiapan
4. Pengaruh pikiran lain
5. Siapa dan jumlah audience
6. Tempat dan situasi yang asing

Mengurangi Rasa Takut/Gugup
Presentasi adalah suatu kemampuan yang dapat dipelajari.
Cara terbaik untuk belajar adalah PERSIAPAN dan BERLATIH
Fear
Preparation & Practice
Ketakutan/ kecemasan Anda berkurang/ menurun secara langsung sesuai

jumlah/ banyaknya persiapan dan latihan.

Agenda
1. Introduction
3. Practice
4. Closing

Seberapa Hebat Aku
No. Pernyataan tidak pernah jarang sesekali sering sangat sering
1 Visual presentasiku sesuai dengan materi/informasi yang saya

komunikasikan sehingga mendukung verbal
2 Persiapan presentasiku sudah sesuai dengan pesan yang akan
kusampaikan
3 Sebelum memulai presentasi biasanya saya mengenal ruang & tempat
4 Saya merencanakan dan menyiapkan presentasi hingga bisa bicara

lancar & nyaman
5 Saya menganggap audiens hanya tahu sedikit dan saya melengkapinya
6 Saya menggunakan pendekatan sub judul/poin pokok untuk memaparkan

pada audiens
7 Gelisah membuat saya stress dan berakibat energy negative
8 Saya memastikan panitia/staf saya telah melengkapi semua keperluan

presentasi saya sehingga saya datang tepat jadwal dan memulainya
9 Memberi kesempata Q&A pada akhir sesi presentasi
10 Saya selalu memperhatikan sikap non verbal seperti ekspresi muka dan
eye contact untuk meyakinkan keterlibatan audiens
11 Saya menggunakan contoh-contoh nyata untuk mensuport penjelasan
12 Presentasi saya sering molor dari jadwal/rencana
13 Saat saya ingin membujuk audiens, saya ajak mereka memikirkan masa
depan bila mereka tidak melakukan perubahan
14 Saya lebih fokus pada pokok materi daripada pembukaan dan

kesimpulan karena disitulah informasi pokoknya
TOTAL (a)
Nilai (b) 1 2 3 4 5
Total (c) = (a)x(b)
Interpertasi Skor Anda = Total (c)

Intepretasi Skor
Total Skor Penjelasan
14 - 32 Presentasi anda sangat lemah & membosankan. Tetap bisa ditingkatkan

dengan mencoba dan berlatih lagi
33 - 51 Presentasi anda cukup OK, tapi kesan yang anda tinggalkan untuk audiens
biasa-biasa saja, materi anda cepat dilupakan. Segera review dan perbaiki.
52 - 70 Hebat. Luar biasa meski belum menyamai Mario Teguh. Presentasi anda
sangat menarik, audiens senang. Tapi anda tetap perlu melakukan review
terus menerus.
 Pilih kolom yang sesuai dengan yang anda yakini dan beri tanda silang atau centang.
65
Latihan
 Baca
1. energia weekly tgl. 19/26 Januari 2015 No. 03 TAHUN LI halaman 16 :
…………… HULU TRANSFORMATION corner.
2. Artikel Pemansan Global
 Catatan : 1. Kelas dibagi 5 kelompok

2. Pilih salah satu menjadi presenter
3. Baca & memahami - 10 menit
4. Membuat slides ( 4-5 ) - 30 menit
5. Presentasi masing-masing 15 menit
6. Feedback setiap kelompok
 Tugas Peserta : 1. Buat Slide Pendahuluan: perkenalan
2. Buat Slide sesuai Referensi tsb diatas
3. Kesimpulan (optional)

Latihan

Latihan

Agenda
1. Introduction
3. Practice
4. Closing

Kesimpulan

Kesimpulan
Ingat… kunci sukses Anda tergantung pada:
Persiapan, Persiapan, Persiapan
Latihan, Latihan, Latihan
Terbuka , Menerima, Masukan

Do we learn something ….?

…..Selalu
ada langkah
pertama
untuk
sebuah
…important thing is the first step….
perjalanan.
7
Terima
Kasih

Effective Presentation Skill

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Effective Presentation Skill

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Effective Presentation Skill

Bangkitkan Energi Negeri

CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY

Bangkitkan Energi Negeri

Bangkitkan Energi Negeri

Bangkitkan Energi Negeri

 Present = to Give (v.); Gift (n.)

 Present = Now (adj.)

Bangkitkan Energi Negeri

Bangkitkan Energi Negeri

CHARACTER Credibility COMPETENCE

Bangkitkan Energi Negeri

Permintaan maaf dan dalih yang tidak perlu saat

• Berharap audiens memaklumi

Bangkitkan Energi Negeri Kunjungi http://www.presentasi.net

PRESENTER yang efektif …

Anda dapat belajar, berlatih untuk melakukan

Bangkitkan Energi Negeri

Bangkitkan Energi Negeri

1. Merancang sebuah presentasi efektif

3. Teknik menyampaikan presentasi efektif

4. Membuat peserta lebih percaya diri

5. Membuat peserta menyadari, berminat dan mempraktekkan

Bangkitkan Energi Negeri

Bangkitkan Energi Negeri

“Presentation is like an iceberg, the

YOU TALK, THEY LISTEN

Bangkitkan Energi Negeri

Bangkitkan Energi Negeri

Bangkitkan Energi Negeri

1. Menetapkan TUJUAN Presentasi

2. Memahami SIAPA Audience

3. Memahami WAKTU dan kondisi TEMPAT presentasi

Bangkitkan Energi Negeri

 Menginformasikan AIDA Mechanism:

TUJUAN akan menjadi acuan anda dalam menyiapkan

Bangkitkan Energi Negeri

Bangkitkan Energi Negeri

 Berapa lama waktu yang

 Mengetahui peralatan apa yang dapat/

Bangkitkan Energi Negeri

Bangkitkan Energi Negeri

Bangkitkan Energi Negeri

1. Perkenalan diri berarti Anda

Bangkitkan Energi Negeri

Pendahuluan sangat penting, dimana hal tersebut dimaksudkan untuk menangkap/

Pendahuluan yang baik bisa berupa cerita yang menarik, akan:

o Cerita yang menarik :

Bangkitkan Energi Negeri

5 Ways “Opening Presentation” Sajikan

Bangkitkan Energi Negeri

Isi utama dari presentasi Anda harus mendukung tujuan Anda.

Contoh: Gagasan Utama A

Bangkitkan Energi Negeri

1. Bagian utama dari suatu presentasi.

Bangkitkan Energi Negeri

50 - 80 % dari apa yang mereka dengar, lihat, dan lakukan

 Menyatakan ulang maksud Anda

Bangkitkan Energi Negeri

Bantuan visual yang efektif akan

…. daya visual slide yang kuat sangat penting

Bangkitkan Energi Negeri

Bangkitkan Energi Negeri

Bantuan visual Anda :