PROGRAM KERJA DITJEN KESEKRETARIATAN

ILMIKI SCHOOL DITJEN KESTARI 2019

ILMIKI BERSATU UNTUK INDONESIA

HEBAT
 DATABASE
PENANGGUNG JAWAB EKA NADYA RAHMANIA/081247994388
Data merupakan komponen penting dalam suatu organisasi.
Terkadang, data juga dapat menjadi suatu kelemahan dan
LATAR BELAKANG ancaman dari organisasi. Maka dari itu, diperluhkan
pengarsipan dan pengelolahan data guna mendukung kelancaran
dan keefektifan proses organisasi.
1. Sebagai arsip kepengurusan ILMIKI Periode 2017-2019.
TUJUAN KEGIATAN 2. Sebagai alat atau pedoman yang digunakan untuk
keperluan organisasi ILMIKI Periode 2017-2019.
1. Database anggota : PHN ILMIKI Periode 2017-2019 dan
Ex-PHN periode sebelumnya.
2. Database lembaga : Lembaga Mahasiswa Institusi S-1
Keperawatan di Indonesia (baik anggota maupun non
SASARAN PESERTA anggota ILMIKI).
3. Database keaktifan lembaga dalam agenda ILMIKI :
Lembaga Mahasiswa Institusi S-1 Keperawatan di
Indonesia yang hadir dalam agenda wajib dan nasional
ILMIKI (baik anggota maupun non anggota ILMIKI).
 DATABASE
Database pada kepengurusan ILMIKI Periode 2017-2019 terdiri atas :
• Database Pengurus : Pengurus kesekretariatan nasional membuat format
curriculum vitae dan surat pernyataan komitmen yang ditujukan kepada Pengurus
Harian Nasional (PHN) ILMIKI Periode 2017-2019. Kemudian disebarluaskan
kepada PHN ILMIKI untuk melengkapi data sesuai format yang tersedia. Pihak
kesesekretariatan nasional akan mengumpulkan dan mengarsipkan data tersebut
guna menunjang keperluan organisasi ILMIKI.
• Database Lembaga : Pengurus kesekretariatan nasional bermitra dengan
pengurus kesekretariatan wilayah dalam mengumpulkan dan mengarsipkan data
lembaga (baik anggota maupun non anggota) institusi S-1 keperawatan di seluruh
wilayah yang telah ditetapkan sesuai AD dan ART ILMIKI. Setiap 3 bulan sekali,
DESKRIPSI data tersebut akan diupgrade oleh pengurus kesekretariatan dikarenakan adanya
KEGIATAN pergantian kepengurusan di lembaga terkait.
• Database Keaktifan Lembaga : Pengurus kesekretariatan ILMIKI akan
bermitra dengan panitia pelaksana agenda ILMIKI dalam mendata institusi
yang hadir dan turut serta dalam agenda ILMIKI baik wajib maupun
nasional. Data tersebut akan menjadi bahan pertimbangan bagi ILMIKI
untuk mengetahui institusi yang aktif maupun tidak aktif dibuktikan
dengan lampiran data.
 DATABASE

Tempat : -
DESKRIPSI KEGIATAN Waktu : Selama periode kepengurusan ILMIKI Periode 2017-2019
 32% Terkumpulnya arsip data institusi ILMIKI dibuktikan dengan
database lembaga.
 32% Terkumpulnya arsip data PHN periode kepengurusan 2017-
PARAMETER 2019 dan Ex-PHN periode sebelumnya dibuktikan dengan database
KEBERHASILAN PHN.
 32% Terkumpulnya arsip data keaktifan institusi ketika mengikuti
agenda wajib dan nasional ILMIKI dibuktikan dengan database
keaktifan institusi.
SIFAT KEGIATAN Rutin

SUMBER DANA -

KATEGORI KEGIATAN Leadership dan Organisasi

LINGKUP KEGIATAN Nasional

JENIS KEGIATAN Non Event

 DATABASE
Strength
 Data terarsipkan secara sistematis, simpel dan praktis dengan menggunakan hardisk dan
media online (dropbox, google docs, email dll)
 Mempermudah koordinasi pengurus dengan memberikan informasi pengurus yang ada.
 Membuat pengurus dapat menghubungi pengurus sebelumnya untuk meminta saran dan
evaluasi terhadap kinerjanya.
Weakness
 Tidak semua lembaga keperawatan ILMIKI dapat didata oleh kesekretariatan.
 Tidak semua PHN memiliki media sosial dan informasi identitas lainnya yang
dibutuhkan demi melegkapi data.
SWOT Opportunity
 Sosial media dan web browser dapat digunakan sebagai media yang membantu
pengumpulan data.
 Lembaga dapat dimintai datanya pada saat datang pada agenda nasional.
 Memudahkan kepengurusan selanjutnya untuk mengumpulkan informasi database
pengurus sebelumnya.
Threat
 Kesalahan dalam menginput data lembaga anggota dan non-anggota dapat menghambat
hubungan komunikasi ILMIKI dengan lembaga.
 Tidak semua anggota tetap selalu hadir dalam agenda ILMIKI.
 KALENDER ILMIKI
PENANGGUNG JAWAB ROSHELLA AVINKA PRAMESWARI/ 085748748614

Dalam sebuah organisasi terdapat banyak kegiatan yang akan

dilaksanakan dengan tujuan kemajuan dan perkembangan organisasi
tersebut dengan waktu yang terkadang bisa berubah sesuai dengan
situasi kondisi penyelenggara kegiatan. Maka dari itu diperlukan
LATAR BELAKANG penyusunan jadwal kegiatan ILMIKI dengan fungsi target kegiatan
yang bisa sebagai acuan lembaga untuk ikut berpatisipasi dalam
kegiatan ILMIKI. Sekaligus kalender event untuk lembaga anggota
ILMIKI dengan fungsi saling berpartisipasi dan menjalin silaturahmi
antar lembaga dalam kegiatan lembaga (event).

 Sebagai alarm kegiatan.

 Sebagai acuan waktu dalam pelaksanaan kegiatan.
TUJUAN KEGIATAN  Mempermudahkan pengurus ILMIKI, panitia dan peserta dalam
menjalankan progam kerja atau pelaksanaan kegiatan.
 Partisipasi dan silaturahmi antar lembaga yang kontinuitas.

SASARAN PESERTA Lembaga Anggota ILMIKI

 KALENDER ILMIKI
Pada progam kerja Kalender ILMIKI ini dirjend Kesekretariatan menggandeng
Dirjend Informasi dan Komunikasi dalam kelancarakan dan keberhasilan progam
kerja ini :
Kegiatan Nasional ILMIKI : Dirjend Kesekretariatan mendata kegiatan ILMIKI
baik agenda wajib maupun agenda nasional dengan membuka pemihan “Open
Tender” ke semua lembaga anggota ILMIKI dan kemudian pihak pengaju tender
mempromosikan sekaligus presentasikan mengenai alasan dan kekuatan dengan
adanya melaksanakan agenda tersebut beserta jadwal kegiatan akan
berlangsung.
DESKRIPSI KEGIATAN Kegiatan Event Lembaga ILMIKI : Dirjend Kesekretariatan memberikan peluang
kepada lembaga institusi untuk mempromosikan kegiatan event di lembaga
tersebut dengan maksut dan tujuan lembaga anggota ILMIKI bergabung di
ILMIKI juga mendapatkan feedback berupa promosi kegiatan event yang bisa
juga sebagai pengerat silaturahmi antar lembaga anggota ILMIKI dan daya
tarik lembaga non anggota ILMIKI untuk ikut serta untuk bergabung di anggota
ILMIKI.

TEMPAT : -
WAKTU : Awal Periode Kepengurusan
 KALENDER ILMIKI
- 32% Lembaga institusi yang mengambil tender kegiatan ILMIKI
mengkonfirmasi mengenai waktu pelaksanaan kegiatan pada
pihak kesekretariatan.
- 32 % Waktu pelaksanaan terdata dan terdokumentasi dengan
PARAMETER butki lembar jadwal kegiatan yang dibantu oleh Direktorat
KEBERHASILAN Jenderal Informasi dan Komunikasi.
- 32% Silaturahmi antar lembaga anggota ILMIKI terjaga dan
kontinuitas.

1 kali dalam awal periode kepengurusan

SIFAT KEGIATAN

SUMBER DANA -

KATEGORI KEGIATAN Leadership dan Organisasi

LINGKUP KEGIATAN Nasional

JENIS KEGIATAN Non event

 KALENDER ILMIKI
Strength
• Mempermudah panitia dan pengurus ILMIKI dalam
melaksanakan progam kerja
• Adanya persiapan untuk mengadakan kegiatan event
• Partisipasi antar lembaga yang kontinuitas
• Antar lembaga dapat saling berkompetisi (event) dalam
akademika
Weakness
• Kemunduran waktu atau ketidaksesuaian waktu pelaksanaan
SWOT
kegiatan dengan jadwal yang telah ditetapkan dan
disebarluaskan
Opportunity
• Meminta bantuan Kesekretariatan Wilayah dalam pendataan
kalender event lembaga
Threat
• Apabila ada lembaga yang mengambil tender kegiatan
ILMIKI tidak mengkonfirmasi penggantian jadwal
kegiatan pada pihak ILMIKI
 PENGARSIPAN PROPOSAL, LPJ, DAN NOTULENSI RAPAT / KEGIATAN

PENANGGUNG JAWAB EKA SAWITRI//081351310128

Pengarsipan Proposal dan LPJ merupakan suatu program kerja dalam

menyimpan tanda bukti berupa hard / softfile pernah diadakannya
suatu kegiatan di ILMIKI. Pergasipan file ini juga yang akan menjadi
tolak ukur keberhasilan suatu kegitan. Notulensi rapat / kegiatan
LATAR BELAKANG merupankan pencatatan hasil rapat yang akan menjadi sumber
informasi baik dalam pertemuan langsung maupun online. Selain
menjadi sumber informasi, hasil notulensi juga akan sebagai
dokumen kesekretariatan bilamana terdapat kerancuan dalam
penyampaian informasi.

• Sebagai dokumentasi.
• Sebagai sumber informasi.
TUJUAN KEGIATAN • Sebagai pedoman untuk rapat selanjutnya.
• Sebagai bahan evaluasi kegiatan.
• Sebagai alat pengingat bagi peserta rapat.

SASARAN PESERTA • PHN ILMIKI Periode 2017-2019.

• Panitia agenda wajib dan nasional ILMIKI.
 PENGARSIPAN PROPOSAL, LPJ, DAN NOTULENSI RAPAT / KEGIATAN

Pengarsipan proposal, LPJ dan notulensi rapat / kegiatan

merupakan dokumentasi yang dapat digunakan sebagai evaluasi
maupun acuan kegiatan selanjutnya.
DESKRIPSI KEGIATAN
Tempat : -
Waktu : Selama kepengurusan ILMIKI periode 2017-2019
PARAMETER - 48% tersimpannya hard / softfile proposal dan LPJ agenda
KEBERHASILAN wajib dan nasional.
- 48% hasil rapat terdokumentsai dengan bukti lampiran
notulensi rapat.
SIFAT KEGIATAN Rutin
SUMBER DANA -
KATEGORI KEGIATAN Leadership dan organisasi
LINGKUP KEGIATAN Nasional
JENIS KEGIATAN Non event
PENGARSIPAN PROPOSAL, LPJ, DAN NOTULENSI RAPAT / KEGIATAN

Strenght
• Mempermudah kinerja PHN disetiap program kerjanya.
• Mempermudah panitia agenda wajib dan nasional ILMIKI
dalam memperoleh informasi dan evaluasi.
• Tanda bukti pernah diadakannya suatu kegiatan dan sabagai
bukti bila terdapat kerancuan dalam penyampaian informasi.
• Sebagai pengingat bagi peserta rapat.
Weakness
• Rapat ILMIKI tidak selalu diadakan dalam pertemuan
SWOT langsung
Opportunity
• Sebagai dokumentasi, acuan ke pengurus selanjutnya.
• Sebagai tempa saran dan masukan untuk kegiatan
selanjutnya.
Threat
• Terhambatnya pengumpulan proposal dan LPJ jika jarang di
followup.
• Jaringan komunikasi yang terhambat jika terdapat salah satu
wilayah yang sedang mengalami gangguan jaringan.
 INVENTARISASI ASET ORGANISASI
PENANGGUNG JAWAB Vara Al Kautsarina / 082277488993
Program kerja Inventarisasi asset organisasi ILMIKI merupakan
LATAR BELAKANG sistem untuk menyimpan atau mengarsipkan inventarisasi asset yang
dimiliki ILMIKI.
Menyimpan dan menjaga inventaris aset organisasi yang dimiliki
TUJUAN KEGIATAN ILMIKI.
SASARAN PESERTA Direktorat Jenderal ILMIKI
Direktorat Jenderal Kesekretariatan akan mengarsipkan dan
mengelola barang yang menjadi aset kepemilikan ILMIKI berupa
bendera, cap ILMIKI, dan lain-lain yang terlampir di format
inventarisasi.
DESKRIPSI KEGIATAN
Tempat : Sekretariat ILMIKI – STIKES Sari Mulia Banjarmasin
Jalan Pramuka No.2 Pemurus Luar, Kecamatan Banjarmasin Timur,
Kota Banjarmasin, Kalimantan Selatan 70238
Waktu : Selama periode kepengurusan ILMIKI Periode 2017-2019.
 INVENTARISASI ASET ORGANISASI
PARAMETER 96 % aset organisasi kepemilikan ILMIKI terarsipkan dan
KEBERHASILAN
dibuktikan di format inventarisasi ILMIKI.
SIFAT KEGIATAN Rutin
SUMBER DANA -
KATEGORI KEGIATAN Leadership dan Organisasi
LINGKUP KEGIATAN Nasional
JENIS KEGIATAN Non event
SWOT Strength
- Memudahkan pengurus untuk mengetahui aset yang
dimiliki ILMIKI.
- Aset yang dimiliki lebih terjaga dengan baik dan terpusat.
Weakness
- Pengurus ILMIKI tersebar di seluruh indonesia.
INVENTARISASI ASET ORGANISASI
SWOT Strength
• Memudahkan pengurus untuk mengetahui aset yang dimiliki
ILMIKI.
• Aset yang dimiliki lebih terjaga dengan baik dan terpusat.
Weakness
• Pengurus ILMIKI tersebar di seluruh indonesia.
Opportunity
• Media pencatatan dengan komputer lebih praktis dan cepat.
• Jasa pengiriman sudah terjangkau di berbagai kota indonesia.
Threat
• Barang yang banyak, besar dan jangkauan yang jauh
tentunya membutuhkan biaya yang besar.
“Jangan pernah berorientasi bahwa kita yang memiliki
jabatan tinggi adalah yang terbaik, semua yang
direncanakan dan dilakukan akan diminta
pertanggungjawabannya. Belajarlah untuk selalu
mengeksplore diri bahwa diri kita ini penuh dengan
kekurangan.”

BEST REGARDS,
Ditjen Kestari 2017-2019
Terima Kasih