PENGGUNAAN HURUF DAN KERTAS

1. Untuk Naskah Dinas Arahan, Korespondensi, dan Khusus :

 Jenis Huruf : ARIAL ukuran : 11 / 12
 Ukuran kertas:
 Naskah Dinas Arahan : F4 berukuran 210 x 330 mm
 Naskah Dinas Korespondensi : A4 berukuran 297 x 210 mm
 Naskah Dinas Khusus : A4 berukuran 297 x 210 mm
 Laporan dan Telaahan Staf : A4 berukuran 297 x 210 mm
 Sertifikat Pelatihan dan Surat Tanda Tamat Pelatihan (STTP) menggunakan
kertas concorde warna putih berukuran A4 yang memiliki gramasi minimal 150gr.
2. Untuk Naskah Dinas Peraturan :
 Jenis huruf : Bookman Old Style ukuran : 12
 Kertas : F4
(Sesuai UU Nomor 12 Tahun 2011 Tentang Pembentukan Peraturan
1 Perundang-undangan)
PENENTUAN BATAS/RUANG TEPI
 SUSUNAN NASKAH DINAS
1. KOP SURAT
a. Kop Surat Nama Jabatan
adalah kepala surat yang menunjukkan jabatan tertentu. Kertas dengan kop surat nama jabatan hanya digunakan
untuk surat yang ditandatangani oleh pejabat negara.

Kop surat nama jabatan terdiri dari :

1. Lambang Negara posisi di tengah dan;
2. Nama jabatan yang ditulis paling banyak tiga baris (apabila nama jabatan terlalu panjang bisa digunakan singkatan atau
akronim tanpa mengorbankan kejelasannya). Perbandingan ukuran disesuaikan dengan kertas.

Contoh Kop Surat Dinas Menteri

MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA

REPUBLIK INDONESIA

3
 SUSUNAN NASKAH DINAS
b. Kop Surat Nama Unit Kerja
Menunjukan nama dan alamat unit kerja di lingkungan Kementerian Hukum dan HAM

Kop Surat Nama Unit Kerja tediri dari :

 Logo Pengayoman sesuai dengan Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 16 Tahun 2012 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan
Menteri Hukum dan HAM Nomor M.HH-05.UM.01.01 Tahun 2011 tentang Logo Kementerian Hukum dan HAM
 Frasa “KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA” menggunakan huruf kapital dengan jenis huruf Arial
warna hitam diletakkan secara simetris;
 Frasa “NAMA UNIT KERJA” menggunakan huruf kapital dengan jenis huruf Arial 11/12 Warna hitam
 Alamat unit kerja hingga alamat email meggunakan huruf besar pada awal kata dengan jenis huruf Arial 10 atau menyesuaikan (warna
hitam); dan
 Garis pembatas dibawah logo dan alamat unit kerja menggunakan garis tunggal berwarna hitam dengan ukuran ketebalan 1 ½ pt

Contoh KOP Naskah Dinas Arahan

yang ditandatangani selain Menteri KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
( UNIT KERJA )

KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA

Contoh KOP naskah dinas REPUBLIK INDONESIA
SEKRETARIAT JENDERAL
Unit Kerja Eselon I Jalan H.R. Rasuna Said Kav. 6-7, Kuningan Jakarta Selatan
Telepon: (021) 5253004, Faksimile: (021) 5253140
Laman : www.kemenkumham.go.id, surel : setjen@kemenkumham.go.id
 SUSUNAN NASKAH DINAS
Contoh KOP naskah dinas unit kerja Kantor Wilayah

KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA

REPUBLIK INDONESIA
KANTOR WILAYAH DKI JAKARTA
Jalan MT. Haryono No.24, Jakarta Selatan 13630
Telepon: (021) 8090704, Faksimile: (021) 5253140
Laman : www.kemenkumham.go.id, surel : kanwildki@kemenkumham.go.id

Contoh KOP naskah dinas unit kerja Unit Pelaksana Teknis

KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA

REPUBLIK INDONESIA
KANTOR WILAYAH DKI JAKARTA
LEMBAGA PEMASYARAKATAN KELAS I CIPINANG
Jalan Raya Bekasi Timur Nomor 170, Jakarta Timur 13410
Telepon: (021) 5253004, Faksimile: (021) 5253140
Laman : www.kemenkumham.go.id, surel : lapas@kemenkumham.go.id
LALU SETELAH KOP SURAT, ADA TANGGAL SURAT, HAL SURAT, ALAMAT SURAT ...........
2. Tanggal surat
a. Tanggal ditulis dengan angka arab
b. Bulan ditulis lengkap; dan
c. Tahun ditulis lengkap empat digit dengan angka arab.

3. Hal surat
Hal adalah materi pokok surat yang dinyatakan dengan kelompok kata singkat tetapi jelas.
Hal perlu dicantumkan dengan alasan berikut :
a. Menyampaikan penjelasan singkat tentang materi yang dikomunikasikan dan menjadi rujukan dalam komunikasi;
b. Memudahkan identifikasi; dan
c. Memudahkan pemberkasan dan penyimpan surat.

4. Alamat surat
a. Surat dinas ditujukan kepada nama jabatan pimpinan dari instansi yang dituju. Surat dinas tidak dapat ditujukan kepada
identitas nama individu, dan nama instansi
b. Surat dinas yang ditujukan kepada pejabat negara ditulis dengan urutan sebagai berikut :
1) nama jabatan;
2) kota; dan
3) kodepos
Contoh :

Yth. Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia

Jalan H.R Rasuna Said Kav. 6-7, Kuningan
Jakarta 12190
LALU SETELAH KOP SURAT, ADA TANGGAL SURAT, HAL SURAT, ALAMAT SURAT ...........
5. Paragraf dan spasi surat
Isi surat dinas diketik satu spasi dan diberi jarak 1,5 (satu setenga) s.d 2 (dua) spasi di antara paragraf yang satu dengan
paragraf yang lainnya. Surat yang terdiri atas satu paragraf jarak antar barisnya adalah dua spasi. Pemaragrafan ditandai
dengan takuk, yaitu ± 6 (enam) ketuk atau spasi.

6. Penulisan NIP
Penulisan NIP pada naskah dinas yang sesuai dengan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara (BKN) Nomor 22
Tahun 2007 tentang Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil adalah sbb:
NIP 198002021994041001
 PENOMORAN NASKAH DINAS BERPEDOMAN PADA
PERATURAN MENTERI HUKUM DAN HAM NOMOR 55 TAHUN 2016 TENTANG
KLASIFIKASI ARSIP FASILITATIF DAN SUBSTANTIF KEMENTERIAN HUKUM DAN HAM

CONTOH PENOMORAN NASKAH DINAS KLASIFIKASI ARSIP

FASILITATIF
1. Surat Keputusan Menteri :

04.05 Tahun 2021

Kode Masalah yaitu KP.04.05 tentang Kenaikan Pangkat yang termasuk Klasifikasi Arsip Fasilitatif

2. Surat Keputusan Kepala Kantor Wilayah:

Tahun 2021

Kode Masalah yaitu KU.03.03 tentang Pengelola Keuangan yang termasuk Klasifikasi Arsip Fasilitatif
 PENOMORAN NASKAH DINAS BERPEDOMAN PADA
PERATURAN MENTERI HUKUM DAN HAM NOMOR 55 TAHUN 2016 TENTANG
KLASIFIKASI ARSIP FASILITATIF DAN SUBSTANTIF KEMENTERIAN HUKUM DAN HAM

CONTOH PENOMORAN NASKAH DINAS KLASIFIKASI ARSIP

SUBSTANTIF
1. Keputusan Menteri :

AH 02.01 Tahun 2021

Keterangan : Kode Masalah yaitu AH.02.01 tentang Pengangkatan Notaris (termasuk didalamnya pengangkatan
Notaris Pengganti) yang termasuk Klasifikasi Arsip Substantif yang ditandatangani oleh Menteri

2. Keputusan Kepala Kantor Wilayah :

AH 02.01 Tahun 2021

Keterangan : Kode Masalah yaitu AH.02.01 tentang Pengangkatan Notaris (termasuk didalamnya pengangkatan
Notaris Pengganti) yang termasuk Klasifikasi Arsip Substantif yang ditandatangani oleh Kepala Kanwil
 PENOMORAN NASKAH DINAS BERPEDOMAN PADA
PERATURAN MENTERI HUKUM DAN HAM NOMOR 55 TAHUN 2016 TENTANG
KLASIFIKASI ARSIP FASILITATIF KEMENTERIAN HUKUM DAN HAM

1. Contoh penomoran surat usulan penghapusan BMN dari Kanwil DKI Jakarta

PB 06.04

2. Contoh penomoran Surat Keputusan Kepala Rutan Kelas IIb Wates terkait Alih Tugas Pegawai:

W.14 PAS. Tahun 2021

8
Keterangan : Kode W.14 adalah kode Kanwil Jogyakarta, PAS.8 adalah Nama UPT Kanwil Jogya yaitu Rutan Wates Kelas
IIb Wates
 PENOMORAN NASKAH DINAS BERPEDOMAN PADA
PERATURAN MENTERI HUKUM DAN HAM NOMOR 55 TAHUN 2016 TENTANG
KLASIFIKASI ARSIP FASILITATIF KEMENTERIAN HUKUM DAN HAM

1. Contoh surat usulan biaya pindah pensiun yang ditandatangani oleh Kepala Kantor Imigrasi Kelas I Medan
Kode
Tand
Unit Tanda Kode Unit Tanda Kode Garis Kode Kode Garis
a Nomor Urut
Kerja titik Utama titik UPT Datar Masalah Angka Datar
titik
Kanwil

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
W.2 . IMI . IMI.2 - KU . 01.01 - 02

Keterangan : Kode W.2 adalah kode Kanwil Sumatera Utara, IMI.2 adalah Nama UPT Kanwil Sumatera Utara yaitu
Kepala Kantor Imigrasi Kelas I Medan
 PENANDATANGANAN NASKAH DINAS

1. PENANDATANGANAN NASKAH DINAS ARAHAN

a. Penandatanganan naskah dinas arahan (Pedoman, Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis, Instruksi,

Prosedur Tetap (Standar Operasional Prosedur), Surat Edaran berada disebelah kanan bawah dengan
menyebutkan nama jabatan pejabat yang menandatangani naskah dinas dengan huruf kapital dan diakhiri
dengan tanda baca koma(,)
b. Tanda tangan pejabat yang mendantangani naskah dinas dan cap dinas; dan
c. Nama lengkap pejabat yang menandatangani naskah dinas, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa
mencantumkan gelar
 PENANDATANGANAN NASKAH DINAS

2. PENANDATANGANAN NASKAH DINAS PENETAPAN

a. Penandatanganan naskah dinas penetapan yaitu Keputusan berada disebelah kanan bawah dengan
menyebutkan nama jabatan pejabat yang menandatangani naskah dinas dengan huruf kapital dan diakhiri
dengan tanda baca koma(,)
b. Tanda tangan pejabat yang mendantangani naskah dinas dan cap dinas; dan
c. Nama lengkap pejabat yang menandatangani naskah dinas, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa
mencantumkan gelar
 PENANDATANGANAN NASKAH DINAS

3. PENANDATANGANAN NASKAH DINAS PENUGASAN

a. Penandatanganan naskah dinas penugasan yaitu Surat Perintah/Surat Tugas berada disebelah kanan
bawah dengan menyebutkan nama jabatan pejabat yang menandatangani naskah dinas dengan huruf awal
kapital pada setiap kata dan diakhiri dengan tanda baca koma(,)
b. Tanda tangan pejabat yang memerintahkan/menugaskan dan cap dinas; dan
c. Nama lengkap pejabat yang menandatangani naskah dinas, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap
awal kata, tanpa mencantumkan gelar
 PENANDATANGANAN NASKAH DINAS

4. PENANDATANGANAN NASKAH DINAS KORESPONDENSI

a. Penandatanganan naskah dinas korespondensi internal yaitu Nota Dinas berada disebelah kanan bawah
yang terdiri atas tanda tangan, nama pejabat (tanpa menggunakan gelar), NIP, dan tembusan.
b. Nota dinas tidak dibubuhi cap dinas;
c. Jika nota dinas disertai lampiran, pada kolom lampiran dicantumkan jumlahnya,
 PENANDATANGANAN NASKAH DINAS
5. PENANDATANGANAN NASKAH DINAS KORESPONDENSI
a. Penandatanganan naskah dinas korespondensi eksternal yaitu Surat Dinas berada disebelah kanan bawah dengan
menyebutkan nama jabatan pejabat yang menandatangani naskah dinas dengan huruf awal kapital dan diakhiri dengan
tanda baca koma(,)
b. Tanda tangan pejabat yang memerintahkan/menugaskan dan cap dinas; dan
c. Nama lengkap pejabat yang menandatangani naskah dinas, yang ditulis dengan huruf awal kapital, tanpa mencantumkan
gelar
PENGAWASAN REGISTRASI SURAT MASUK
DANDINAS SURAT KELUAR
PEDOMAN PERATURAN MENTERI HUKUM DAN HAM NOMOR 31 TAHUN 2020 TENTANG TATA
NASKAH KEMENTERIAN HUKUM DAN HAM
PELAKSANAAN PENGAWASAN REGISTRASI SURAT MASUK
Surat-surat yang diterima
telah di input dan didata di
aplikasi Sumaker

Surat-surat yang sudah di

input sudah diproses

17
PENGAWASAN REGISTRASI SURAT MASUK
DAN SURAT KELUAR
PEDOMAN PERATURAN MENTERI HUKUM DAN HAM NOMOR 31
TAHUN 2020
PELAKSANAAN PENGAWASAN REGISTRASI SURAT KELUAR
Surat-surat yang dibuat
ditujukan kepada penanda
tangan surat

Surat-surat yang sudah disetujui

wajib diberikan security
printing berupa Qr Code dan
Tanda Tangan Digital

18
Terima Kasih