From Controlling to

Coaching
Kepemimpinan dan Etos Kerja I
Pengertian

• Controlling : fungsi manajemen untuk memastikan bahwa

kegiatan dalam organisasi dilakukan sesuai rencana dan sumber-
sumber daya organisasi telah digunakan secara efisien dan efektif
untuk mencapai tujuan organisasi

• Tentang bagaimana strategi perlu ditingkatkan dan bagaimana

harus diubah jika tidak bekerja dengan baik
Langkah dalam Pengendalian

1. Menetapkan standar
a. Merupakan kriteria untuk menilai kinerja organisasi atau unit kerja dari
organisasi tersebut
b. Standar dapat berupa standar waktu, biaya, penjualan, pasar,
produktivitas maupun laba yang harus dicapai
c. Standar dapat juga berupa standar yang tidak dapat diukur dengan angka,
misalnya kesetiaan pelanggan, sikap dan perilaku karyawan, kreativitas
dll
Langkah dalam Pengendalian

2. Mengukur kinerja
a. Tolok ukur harus terdefinisi dengan baik dan seragam
sepanjang proses penilaian
b. Misalnya kita menentukan standar produktivitas dalam bentuk
satuan persentase (%) maka kita harus tetap menggunakan
persentase (%) tidak menggunakan satuan lain misalnya
rupiah dll
Langkah dalam Pengendalian

3. Membandingkan kinerja aktual dengan standar yang ditentukan

a. Pembandingan akan memperlihatkan apakah ada atau tidak
penyimpangan/ kesenjangan antara kinerja aktual dengan standar
yang ditetapkan
b. Ketika terdapat penyimpangan, pemimpin harus mengetahui bentuk
dan penyebab terjadinya penyimpangan yang terjadi dan mampu
membedakan apakah penyimpangan termasuk minor atau mayor
Langkah dalam Pengendalian

4. Mengambil tindakan koreksi/ perbaikan

a. Jika penyimpangan yang terjadi merupakan penyimpangan
minor, maka kita tidak perlu melakukan tindakan korektif
b. Bila penyimpangan yang terjadi merupakan penyimpangan
mayor, maka perlu adanya tindakan perbaikan dan langkah
pencegahan
Kebanyakan milenial tidak suka diatur, ingin memiliki
kebebasan dalam melakukan pekerjaannya dan berorientasi
pada hasil daripada proses.

Lantas, bagaimana seorang pemimpin mengendalikan

kinerja tim milenial?
Jawab : Pendekatan GROW
Pendekatan GROW

• Merupakan salah pendekatan dalam metode coaching

• GROW adalah akronim dari :
1. Goal,
a. Tetapkan tujuan yang disepakati bersama dan JELAS.
b. Kita bisa memotivasi anggota tim untuk memiliki target pribadi yang melampaui
target yang dibebankan kepadanya.
c. Harus ada parameter yang jelas kapan sebuah tujuan gagal dan kapan dianggap
berhasil.
d. Capaian harian bisa dievaluasi dalam briefing pagi atau sore
Pendekatan GROW

2. Current Reality, perhatikan kondisi saat ini

a. Merupakan proses menggali semua hal yang terjadi saat
ini, bagaimana kondisi asli atau aktual saat ini.
b. Dapat dilakukan survey dan riset agar didapat kondisi yang
terukur terkait situasi saat ini, dengan cara :
Pendekatan GROW

1) Define, definisikan semua kondisi dan keadaan real secara

jelas agar semua indikator penyebab dapat diketahui. Minta
semua anggota menjelaskan dengan definisi masing-masing,
baru buat definisi yang jelas secara bersama-sama
2) Measurement, buat dan sepakati ukuran tentang baik dan
buruknya goal dan action. Ukuran harus bisa dibandingkan
dan dianalisis dengan jelas
Pendekatan GROW

3) Analysis, lakukan analisis kembali terhadap ukuran yang

ditetapkan, apakah ada yang luput dari pembahasan awal. Bila
perlu undang pihak independen untuk memberikan masukan
dan analisis mereka.
4) Improve, buat catatan bagian mana yang perlu dikembangkan.
Bila terkait SDM kita bisa merencanakan pelatihan dll, bila
terkait proses, maka kita perlu merencanakan pembuatan SOP
atau efisiensi tahapan agar menjadi lebih baik
Pendekatan GROW

5) Control, yakni menentukan sistem kontrol untuk memantau

proses kerja dan pembenahan yang dilakukan

Jika kondisi real tergambar dengan jelas dan lengkap, maka proses
untuk penemuan solusi yang tepat akan mudah serta cepat untuk
diperoleh
Pendekatan GROW

3. Melihat pilihan yang tersedia (option)

Merupakan proses ketika kita sudah memahami di mana posisi dan
bagaimana kondisi saat ini, sehingga dapat ditentukan :
a. Siapa yang melakukan (who)
b. Apa yang akan dilakukan (what)
c. Kapan akan dilakukan implementasi (when)
Peran pemimpin di sini adalah sebagai fasilitator
Pendekatan GROW

4. Bangkitkan motivasi (will) tim

Merupakan tahap untuk meninjau langkah selanjutnya
Anda bisa melihat pendekatan GROW pada link berikut

https://www.youtube.com/watch?v=wXgG_njX8dk
Bagaimana jika terjadi gap?

• Gap atau kesenjangan, bisa terjadi karena :

1. Kurang terampil  diberikan pelatihan
2. Kurang pengalaman  ?
• Seseorang yang bisa melakukan sesuatu belum tentu terampil
• Seseorang yang memiliki ketrampilan belum tentu berpengalaman
Kesenjangan Pengalaman

• Individu yang berpengalaman dapat mengajarkan pengalaman

mereka kepada anggota tim lainnya
• Ide, saran dan masukan anggota tim yang berpengalaman akan
sangat besar pengaruhnya bagi kinerja tim secara keseluruhan
• Bagaimana mengurangi kesenjangan akibat kurangnya
pengalaman ?
Mengurangi kesenjangan pengalaman

1. Berikan wewenang
a. Biasanya ada ketidakyakinan dalam diri pemimpin apakah anggota tim
memiliki kemampuan untuk melakukan wewenang yang diberikan,
sehingga pemimpin sering mengerjakan semuanya sendirian
b. Memberikan wewenang memang beresiko kualitas kerja akan menurun,
meski anggota tim telah mengikuti pelatihan, namun tekanan dan
tingkat kesulitan tertentu bisa jadi sangat berbeda dengan situasi pada
masa pelatihan
Mengurangi kesenjangan pengalaman

c. Dari sini kita belajar, bila anggota tidak diberikan kesempatan

dan kepercayaan untuk menampilkan usaha terbaiknya, maka
selamanya mereka tidak akan berani melakukan sesuatu,
meski sudah berlatih cukup lama.
Contoh : seorang petinju menghadapi tekanan fisik dan mental
sesungguhnya dan belajar dari kesalahan ketika bertanding di
ring yang sesungguhnya
Mengurangi kesenjangan pengalaman

2. Berikan Tanggung Jawab

a. Ada tipe individu yang lebih memilih zona nyaman dan tidak mau
menerima tanggung jawab yang lebih besar
b. Namun akan lebih banyak tipe individu/ tim yang akan merasa bangga
ketika kita berikan tanggung jawab lebih kepada mereka
c. Pemberian tanggung jawab sebetulnya merupakan sarana melatih
individu/ tim untuk mengerjakan pekerjaan dengan level yang lebih tinggi
dibanding kemampuan mereka saat ini
Apa yang bisa dipelajari, ketika kita diberikan
tanggung jawab yang lebih besar dari kemampuan kita
saat ini ?

Ada tekanan/ stres, namun bagaimana kita memaknai

stres yang muncul tersebut?
Jawab :

Bila stres kita maknai secara positif, maka kita akan

belajar lebih waspada, lebih teliti, lebih fokus dengan
apa yang dikerjakan agar berhasil memenuhi
tanggung jawab yang diberikan
Mengurangi kesenjangan pengalaman

3. Izinkan untuk melakukan kesalahan

a. Saking takut dan tidak tolerannya kita dengan sebuah kesalahan,
seringkali kita menemukan pemberian hukuman bagi siapapun yang
melakukan kesalahan
b. Hukuman di satu sisi dapat menimbulkan mental tidak berani
mencoba dan bertumbuh. Sehingga sering muncul kalimat “mending
ngga usah coba-coba, daripada salah dan kena hukuman” atau “ngga
usah bergerak sebelum ada perintah”
Mengurangi kesenjangan pengalaman

3. Izinkan untuk melakukan kesalahan

c. Dampaknya, tim menjadi kurang kreatif, kurang inovasi, tidak mau bergerak
sebelum ada perintah dan satu-satunya pengambil keputusan adalah
pemimpin itu sendiri
d. Kesalahan bisa terjadi di manapun dan kapanpun. Sejatinya kesalahan atau
kegagalan memberikan kita pengalaman
e. Yang terpenting sebenarnya adalah bukan tidak melakukan kesalahan, tetapi
bagaimana kita bangkit dan belajar dari kesalahan untuk tidak jatuh pada
kesalahan yang sama di kemudian hari
Mengurangi kesenjangan pengalaman

4. Tukar Posisi/Rolling Posisi

a. Tujuan tukar posisi adalah untuk saling memahami pekerjaan antar
anggota tim
b. Selain menguasai bidang pekerjaannya, seseorang akan mampu
mendapatkan pengalaman di posisi anggota lainnya
c. Mengurangi kebosanan pada pekerjaan yang bersifat monoton
d. Bisa menjadi back-up, ketika anggota tim yang melakukan pekerjaan
terkait sedang berhalangan
Adaptive Learning

• Kita hidup di masa ketika dunia bergerak cepat

• Perubahan terjadi dengan ritme yang cepat, sehingga adaptive learning
menjadi sebuah kebutuhan
• Kita harus memiliki ketrampilan lain yang menunjang pelaksanaan tugas
yang terus berubah sepanjang waktu
• Seorang pemimpin akan belajar bagaimana menghadapi tim yang merespon
perubahan secara positif dan anggota tim yang bereaksi negatif terhadap
perubahan
Bagaimana menghadapi tim yang
negatif?
Tim yang menunjukkan sikap negatif

1. Tidak menyerahkan pekerjaan tepat waktu

2. Tujuan tidak realistis atau tidak memiliki tujuan
3. Tidak ingin terlibat
4. Tidak memiliki inisiatif
5. Melakukan kesalahan
6. Kasar pada orang lain
7. Tidak mau bersosialisasi dengan orang lain
8. Suka bergosip
9. Pengelolaan waktu buruk
10. Kinerja menurun, dll
Menghadapi Tim yang Negatif

1. Kontrol emosi kita, hindari memberikan umpan balik atau kritikan

ketika kita sedang marah atau kesal
2. Fokus pada perilaku saat kerja bukan pada pribadi anggota tim
3. Harus spesifik terhadap kinerja atau performa yang buruk yang
dilakukan anggota tim
4. Tepat waktu, dilakukan pada saat/ momen yang tepat
Menghadapi Tim yang Negatif

5. Tetap tenang, tenangkan diri untuk mendapatkan kemenangan

6. Tegaskan harapan organisasi, ajak untuk kembali berkomitmen
7. Biarkan anggota tim memberikan respon, pelajaran apa yang
diperoleh dari kejadian ini. Anggota tim yang tetap dihargai,
meski bersikap negatif, akan menunjukkan komitmennya
8. Definisikan dan sepakati rencana yang dapat diterima
9. Tetapkan waktu untuk melakukan tindak lanjut (follow up)
Cara Memberikan Umpan Balik

Tujuan pemberian umpan balik adalah :

1. Meningkatkan kinerja anggota tim

2. Anggota tim merasa dihargai
3. Anggota tim dapat termotivasi untuk memberikan kinerja terbaik
Cara Memberikan Umpan Balik

Ketika memberikan umpan balik, pastikan kita menyentuh :

1. Perilaku, apa yang dilakukan anggota tim dan cara mereka melakukannya
2. Hasil, hasil yang didapatkan dari perilaku dan dampaknya bagi tim serta
organisasi
3. Langkah selanjutnya, bagaimana memelihara hasil positif, meningkatkan
hasil rata-rata dan memperbaiki hasil yang negatif
Jika anggota tim tidak menyerahkan pekerjaan
tepat waktu

1. Sampaikan bahwa pekerjaan yang diberikan tidak tepat waktu

2. Minta anggota tim yang terlambat menjelaskan
3. Sampaikan juga bahwa kita semua berusaha untuk mengerjakan dengan
baik secara bersama-sama, dan apabila ada yang terlambat, maka akan
berpengaruh terhadap performa tim, seperti memperlambat sistem kerja tim
4. Berikan kesempatan pada proyek berikutnya, agar anggota tim dapat
membuat dan mengatur jadwalnya agar tidak terlambat lagi
Jika anggota tim tidak memiliki tujuan yang
realistis

1. Kekecewaan bisa timbul dari tujuan yang tidak realistis

2. Katakan kepada anggota tim, bahwa mereka telah menyelesaikan
pekerjaan dengan hebat,
3. Sampaikan gambaran mengenai tujuan mereka, bisa jadi tujuan mereka
masih terlalu luas
4. Berikan kesempatan mereka untuk mempersempit tujuan, agar lebih
mudah dicapai dan diukur
Jika anggota tim tidak ingin terlibat

1. Sampaikan bahwa semangat mereka tidak seperti biasa

2. Hal ini akan mempengaruhi kinerja yang bersangkutan
3. Tanyakan kepada mereka ketrampilan apa yang ingin ditingkatkan atau
proyek khusus apa yang ingin mereka kerjakan
4. Atur jadwal dan diskusikan mengenai peran dan tanggung jawab
mereka dalam menjalankannya
Jika anggota tim tidak memiliki inisiatif

Bila kita ingin anggota tim merasa nyaman mencoba hal baru, tidak takut gagal, maka
kita bisa mengatakan kepada mereka bahwa :
1. Sampaikan bahwa kita melihat anggota tim kurang memiliki inisiatif dalam
beberapa pekerjaan
2. Kita ingin melihat anggota tim berada dalam posisi kepemimpinan, dan ini baik
untuk meningkatkan peranan anggota tim
3. Sampaikan bahwa kita akan selalu mendukung ide-ide mereka dan bila ada ide yang
tidak bekerja dengan baik, maka kita akan mengambil pelajaran yang berharga
Jika anggota tim melakukan kesalahan

1. Setiap orang tentu pernah berbuat kesalahan

2. Daripada harus menyalahkan, lebih baik kita mengambil pelajaran dari
kesalahan tersebut
3. Sampaikan bahwa kita tahu akan perasaan bersalah anggota tim kita, namun
minta agar ini tidak berlarut-larut
4. Kita bisa membicarakan solusi lebih lanjut dan bagaimana memastikan
kesalahan tidak terulang kembali ketika anggota tim sudah merasa lebih baik
Jika anggota tim terlalu kasar

1. Bicaralah secara pribadi

2. Ketika pembicaraan dilakukan secara personal, biasanya akan ada
penjelasan mengenai kondisi yang sebenarnya
3. Kesalahpahaman perlu diluruskan dan dibicarakan penyelesaiannya
secara baik-baik
4. Ekspresi emosi maupun respon seseorang bisa berbeda-beda tergantung
karakter maupun kondisi saat peristiwa itu muncul
Jika anggota tim tidak mau bersosialisasi

1. Bicarakan secara pribadi

2. Sampaikan kondisi yang sedang terjadi
3. Tanyakan bagaimana cara dia mengekspresikan emosi atau perasaannya
dan mencoba alternatif untuk membuat kondisi menjadi lebih baik bagi
individu tersebut
Kesimpulan

• Dari pengendalian kita belajar untuk memajukan tim secara bersama-

sama untuk mencapai tujuan organisasi
• Dalam proses pengendalian banyak ditemukan permasalahan dan
kesenjangan terkait kondisi saat ini dengan kondisi yang diharapkan
• Bagaimana sikap pemimpin dalam mengendalikan dan mengembangkan
tim untuk bertumbuh bersama akan memudahkan organisasi untuk
mencapai tujuannya dengan baik
Terima Kasih